6 këshilla për menaxhim efektiv të emailit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Email-i është një nga mjetet më të mira të komunikimit dhe, ndoshta, i vetmi që përdoret nga të gjithë përdoruesit pa përjashtim. Ju mund ose nuk mund t'ju pëlqejnë mesazhet e çastit, përdorni Skype ose bisedën në Facebook, por ndoshta keni një adresë emaili.

Çdo ditë ne marrim në inbox jo vetëm mesazhe nga miqtë dhe kolegët, por edhe dhjetëra letra reklamuese, njoftime, thjesht spam. Për të shmangur mbytjen në vëllimin e madh të mesazheve hyrëse, është shumë e rëndësishme të zhvilloni dhe zbatoni aftësi efektive të emailit.

E drejta e autorit

Programoni një kohë të kontrollit të emailit

Nëse mendoni se po shpenzoni shumë kohë për të përpunuar postën dhe numri i letrave në kutinë tuaj hyrëse ende nuk po zvogëlohet, atëherë përpiquni të planifikoni më rreptësisht kohën për të kontrolluar kutinë tuaj postare. Zakonisht fillojmë të kontrollojmë postën, gjejmë një lidhje interesante në letër, shkojmë në sit, prej andej në një tjetër … dhe pas gjysmë ore kujtojmë dhe kthehemi në analizimin e letrave. Si rezultat, koha ka kaluar, por çështja nuk ka lëvizur.

Prandaj, përpiquni t'i lini vetes një kohë të caktuar të kufizuar për të punuar me postën. Të gjithë mund të vendosin frekuencën dhe kohëzgjatjen e këtyre intervaleve për veten e tyre në mënyrë të pavarur, në varësi të vëllimit të korrespondencës së tyre. Ndoshta do të jetë një orë në mëngjes dhe një orë në fund të ditës së punës, ose mund të jetë më e përshtatshme për ju të regjistroheni në llogarinë tuaj të postës çdo orë për pesë minuta. Më e rëndësishmja, përpiquni t'i përmbaheni rreptësisht orarit të caktuar për veten tuaj dhe të mos shpërqendroheni nga asgjë e jashtme. Vetëdija që koha juaj është e kufizuar, në mënyrë të pashmangshme do të çojë në një rritje të efikasitetit të përpunimit të faturave postare.

Çdo shkronjë do të thotë një veprim

Rregulli kryesor që duhet të zbatoni kur analizoni postën është se çdo letër e hapur kërkon që ju të bëni diçka. Nëse keni hapur një letër, atëherë në asnjë rast nuk duhet ta lini përsëri në Inbox. Ju ose duhet t'i përgjigjeni menjëherë letrës, ose t'ia dërgoni atë dikujt që është më mirë në trajtimin e kësaj çështjeje, ose të planifikoni një detyrë për veten tuaj në Google Task ose në kalendar - në çdo rast, si rezultat i veprimit tuaj, letra duhet të fshihet ose të zhvendoset në arkiv, d.m.th lini inbox … Nëse ndiqni këtë rregull të thjeshtë, kutia juaj hyrëse do të pastrohet herët a vonë.

E drejta e autorit

Filtra dhe shkurtore

Nëse merrni një numër të madh emailesh çdo ditë, atëherë analizimi i tyre kërkon shumë kohë dhe përpjekje nga ana juaj. Pse nuk i përdorni burimet e shërbimit postar për këtë, veçanërisht pasi shumica e shërbimeve e kanë këtë veçori dhe janë zbatuar në mënyrë perfekte?

Bëhet fjalë për vendosjen e filtrave për përpunimin automatik të postës. Në vend që të klikoni manualisht në çdo postim dhe çdo klikim juaj është i njëjti kohë dhe përpjekje, thjesht vendosni një herë filtrat që dëshironi. Për shembull, të gjitha mesazhet nga adresat e të afërmve tuaj do të shkojnë automatikisht në dosjen Family dhe do të shënohen me një shënues si të rëndësishëm. Të gjitha njoftimet për shtyp shkojnë në një dosje të veçantë duke anashkaluar dosjen e Inbox dhe njoftimet nga rrjetet sociale dërgohen menjëherë në Kosh.

Në këtë mënyrë, ju mund të kategorizoni mesazhet sipas temave kryesore dhe të përgatiteni në përputhje me rrethanat për përpunimin e tyre. Nuk do të keni më një situatë ku truri juaj, kur analizon postën, kalon nga punët e shtëpisë në çështjet e biznesit, dhe më pas menjëherë në postimet argëtuese dhe më pas kthehet.

Ekziston një numër i madh opsionesh për krijimin e filtrave të ndryshëm, dhe jam i sigurt se sapo të ndërtoni një sistem automatik filtrimi, do të kurseni ditë dhe muaj nga koha juaj. Përveç kësaj, duke përdorur etiketat e caktuara ose shpërndarjen sipas dosjeve, mund të gjeni lehtësisht letrat që ju nevojiten në arkiv (a mbani mend që dosja jonë e Inbox është plotësisht bosh?).

Përdorni kërkimin

Shumë përdorues, veçanërisht fillestarët, i mbajnë të gjitha emailet e tyre në Inbox sepse mendojnë se nuk do t'i gjejnë më kurrë kur i arkivojnë. Nëse vendosni një sistem filtrash dhe shkurtoresh, siç përshkruhet në paragrafin e mëparshëm, atëherë arkivi juaj është tashmë i organizuar dhe shumë më i lehtë për t'u lundruar në të. Por mos harroni edhe për shiritin e kërkimit. Për shembull, në Gmail, sistemi i kërkimit të shkronjave është aq i përsosur (kush do ta dyshonte!) sa nuk do të jetë e vështirë të gjesh ndonjë shkronjë.

Përdorni shenja

Shumë shërbime të postës elektronike kanë një veçori për të shënuar mesazhe me shënues të veçantë (në Gmail, këta janë yje). Me ndihmën e tyre, është e lehtë të nënvizoni mesazhet e nevojshme që kërkojnë vëmendjen tuaj dhe t'i vendosni ato në një dosje të veçantë. Në Gmail, ju mund të zgjidhni grupin tuaj të flamujve dhe t'i përdorni ato në mënyrë mjaft fleksibël. Kështu, një shikim në përmbajtjen e kutisë suaj hyrëse do të mjaftojë për të dalluar emailet sipas rëndësisë së tyre.

Përdorni shkurtoret e tastierës

Përdorimi i çelësave të nxehtë mund të përshpejtojë përpunimin e korrespondencës aq shumë sa ia vlen të shpenzoni disa orë për t'i studiuar ato. Por para kësaj, hidhini një sy cilësimeve (në Gmail është Settings - General - Shortcuts) dhe sigurohuni që ato të jenë të aktivizuara. Pas kësaj, thjesht shtypni pikëpyetjen në tastierë dhe do të shihni një kërkesë me të gjithë çelësat e nxehtë të Gmail.

Email-i është një mjet i shkëlqyer komunikimi, por kjo nuk do të thotë që ju duhet t'i kushtoni gjysmën e jetës suaj këtij procesi. Automatizimi maksimal i të gjitha proceseve, përgjigjet e shpejta ose përcjellja e mesazheve, planifikimi i kohës, së bashku me këshilla të tjera nga ky artikull, do t'ju lejojë të përballeni me çdo numër shkronjash mjaft shpejt dhe të kurseni më shumë kohë për aktivitete më të këndshme.