Si të bëni një orar për çdo ditë dhe të mos e prishni kurrë atë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Koha është padyshim burimi më i vlefshëm që posedojmë. Prandaj, aftësitë e menaxhimit të kohës janë kritike. Por nuk mjafton të bësh një orar të mirë. Këto këshilla do t'ju ndihmojnë ta kompozoni atë në mënyrë që të mos dëshironi të prishni rendin e vendosur.

Mirëqenia, produktiviteti, disponimi i mirë varet nga mënyra se si e menaxhoni kohën tuaj. Përdorni këto këshilla dhe krijoni një orar që do të ishte pothuajse një mëkat i vdekshëm për t'u thyer.

1. Duhet të punoni pa ndërprerje

Nëse jeni të angazhuar kryesisht në punë intelektuale (për shembull, jeni një projektues, inxhinier, shkrimtar, shkencëtar), duhet të përqendroheni në detyrën në fjalë dhe të kapni të ashtuquajturën rrjedhë. Për të punuar mirë dhe me produktivitet, lini në orar intervale të qarta gjatë të cilave nuk do të shpërqendroheni, nuk do të ndërpriteni ose do të largoheni nga vendi i punës. Përdorni këto dritare kohore vetëm për punë.

Koha optimale është e lehtë për t'u llogaritur sipas rregullit të sugjeruar nga menaxheri i Facebook, David Gillis.

Orari juaj javor duhet të ketë të paktën gjashtë boshllëqe, të paktën tre orë e gjysmë në gjatësi, të lënë mënjanë rreptësisht për punë pa ndërprerje.

Është e vështirë, por është e nevojshme të përpiqesh për të. Në thelb, ju duhet të punoni tre orë e gjysmë çdo ditë deri në drekë. Dhe gjeni një ditë kur do të punoni tre orë e gjysmë pa pushim dhe pasdite.

Rishikoni orarin tuaj. A ka vend në të që ky rregull të zbatohet? Nëse nuk ka vend, ju keni një problem. Dhe ju duhet urgjentisht ta zgjidhni atë.

Çfarë ndodh nëse nuk e ndiqni këtë rregull?

• Nuk do të jeni produktiv.
• Do t'ju duhet të përfundoni punën pas orarit të punës, gjatë natës, ose të kaloni fundjavat në të.

Sigurisht që nuk do të qëndroni gjatë në këtë gjendje. Prandaj, përpiquni të riorganizoni orarin tuaj për t'iu përshtatur rregullit. Për ta bërë këtë, ju mund të:

• riplanifikoni takimet në mënyrë që të mos ju shpërqendrojnë nga puna;
• gjeni një ditë gjatë së cilës nuk do të ketë takime, as takime, as takime planifikimi;
• bisedoni me menaxherin tuaj: me siguri ai është gati të optimizojë ditën tuaj në mënyrë që të punoni në mënyrë më efikase.

Pasi të keni përpiluar një orar që përcakton rreptësisht këto blloqe kohore, trajtojeni sikur të ishte bizhuteri e gjyshes. Lopë e shenjtë. Shishe verë koleksioni.

Për ta bërë më të lehtë ndjekjen e orarit të ri, shpjegoni vetes pse ju nevojitet. Vendosni një qëllim për veten tuaj. Për shembull, thuaj, "Unë dua të përfundoj një projekt brenda një jave".

Do të jetë e lehtë dhe e këndshme për ju të punoni. Gjeni një vend të rehatshëm, fikni njoftimet në telefonin tuaj, pini një kafe. Kapni rrjedhën dhe përfshihuni në proces.

2. Rishikoni orarin tuaj çdo javë

Vendosni për prioritetet tuaja

Orari juaj duhet të ketë një dritare prej 30 minutash të planifikuar për të hënën. Përdoreni këtë kohë për të rishikuar kalendarin tuaj për javën e ardhshme. Vendosni se cilat tre synime kryesore duhet të arrini në shtatë ditët e ardhshme. Cilat janë prioritetet tuaja?

Sigurohuni që të kontrolloni të gjitha takimet për këtë javë. Ata nuk duhet të ndërpresin blloqet e kohës së punës.

• Nëse jeni të ftuar të merrni pjesë në një ngjarje për të cilën nuk dini asgjë, shkruani organizatorit dhe kërkoni programin e ngjarjes.
• Nëse keni një takim të planifikuar me një person, por nuk keni asgjë për të diskutuar këtë herë, anuloni atë.
• Nëse keni një takim ose prezantim të planifikuar, planifikoni edhe një kohë përgatitjeje.
• Nëse nuk ka takim të planifikuar, por keni disa pyetje të rëndësishme për një person ose ekip, caktoni një takim, takim ose të paktën një telefonatë.

Planifikimi aktiv nuk është i lehtë. Por në këmbim, ju do të merrni ndjenjën e këndshme të kontrollit të plotë mbi kohën tuaj për shtatë ditë.

3. Pyesni veten nëse kështu duhet të jeni në këtë takim

Takime, takime, prezantime - e gjithë kjo ju ha shumë nga koha. Zakonisht, ngjarje të tilla janë të planifikuara në mënyrë të papërshtatshme dhe plotësisht joefektive. Pse nevojiten fare?

Pse shfaqemi në to?

• Ne nuk duam të mërzitim personin tjetër. Ai ka caktuar një takim për ju, që do të thotë se ai duhet të diskutojë diçka. Pa dëshirë, pranoni të vini në takim, duke sakrifikuar punët tuaja të rëndësishme.
• Ndihemi të përfshirë në proces. Për shembull, nëse i gjithë ekipi mblidhet për të diskutuar një projekt, ju mendoni se duhet të vini patjetër. Përndryshe, kolegët tuaj do të mendojnë se ju nuk jeni aq të përkushtuar sa të tjerët.
• Dëshira për të qenë në dijeni. Nëse takimi duket i rëndësishëm (për shembull, dikush nga menaxhmenti do të jetë i pranishëm në të ose është planifikuar të merret një vendim fatal), natyrisht ju dëshironi të jeni atje.

Në fakt, efikasiteti juaj mund të jetë më i lartë nëse qëndroni në vendin e punës dhe nuk shkëputeni nga procesi. Si e dini se në cilin takim duhet të merrni pjesë dhe cilin mund të anashkaloni? Përdoreni këtë rregull.

Ju duhet të vini në takim nëse:

a) keni besim se prania juaj do të ndikojë në rezultatin e takimit, b) do të rrisni efikasitetin tuaj nëpërmjet këtij takimi.

Për të parë nëse prania juaj do të ndikojë në rezultatin e takimit, pyesni veten nëse do të flisni për punën tuaj apo nëse dëshironi të uleni në heshtje. Ndoshta do të jetë dikush në sallë që mund të shprehë mendimin tuaj më me siguri dhe më mirë.

Për të parë nëse do të jeni më efektiv pas këtij takimi, pyesni veten nëse do të mësoni ndonjë gjë të re në këtë takim. Nëse nuk mësoni asgjë të re, nuk keni ndërmend të bëni pyetje, mos flisni për punën tuaj dhe, për rrjedhojë, nuk prisni kritika konstruktive, atëherë efektiviteti juaj nuk ka gjasa të rritet.

Nëse as në rastin e parë dhe as në rastin e dytë nuk mund t'i shpjegoni vetes pse duhet të vini në këtë takim, kalojeni. Koha juaj është e kufizuar dhe ju duhet ta përdorni çdo minutë me mençuri.

4. Bëjini takimet tuaja efektive

Disa takime dhe takime mund të jenë më efikase dhe produktive. Kontrolloni nëse ngjarja juaj e punës i plotëson këto kritere dhe përgjigjuni disa pyetjeve.

• Ka një axhendë të qartë dhe qëllimin e takimit. Nëse jo, kërkoni nga organizatori të njoftojë saktësisht se çfarë duhet të arrihet në fund të takimit.
• A janë të pranishëm në takim ata që nuk marrin pjesë në mbledhje? Sa më i madh të jetë takimi i planifikimit, aq më shumë i kushton çdo anëtari të ekipit, aq më shumë aftësi dhe aftësi kërkohen nga udhëheqësi.
• A mund ta ndani një takim të madh në disa takime më të vogla? Kështu, i gjithë ekipi do të punojë gjatë takimit, do të shprehë mendimin e tij, do të diskutojë punën e bërë.
• A shkon mënjanë diskutimi? Mbani gjurmët e kohës: Kur ndryshon tema e bisedës, është e lehtë të shpërqendrohesh dhe të harrosh se sa minuta kanë mbetur deri në fund të takimit. Mos e lejoni veten të humbni kohën tuaj të çmuar në mënyrë të pamenduar. Kujtojuni kolegëve tuaj: “Na kanë mbetur edhe 10 minuta dhe nuk kemi prekur disa çështje”.

5. Lini kohë për studim dhe kreativitet

Jo të gjitha detyrat e rëndësishme duhet të kryhen urgjentisht. Por sigurohuni që të planifikoni një kohë për këto aktivitete.

Në varësi të qëllimit që i vendosni vetes, lini një dritare për studim, kreativitet ose kërkim frymëzimi. Mund të jetë mjaft i vogël - vetëm disa orë. Por pas pak vitesh do t'i thoni vetes faleminderit për këto orë të lumtura. Edhe një investim kaq i vogël do të sjellë fitim në të ardhmen.

Për shembull, më pëlqen shumë të vizatoj dhe besoj se kjo aftësi nuk mund të humbet. Prandaj, në orarin tim ka dy orë të caktuara vetëm për vizatim. Unë pikturoj të dielën, që është dita më pak e ngarkuar në orarin tim. Kjo është e mjaftueshme për t'u argëtuar dhe për të mos harruar se si të mbani një furçë në duar.

6. Mos harroni: ju duhet të bëni gjithçka që keni planifikuar

Pavarësisht nëse ju pëlqen ta bëni atë apo jo.

Më pëlqen shumë cheeseburger-i i dyfishtë, por e ha shumë më rrallë sesa sallatat, drithërat dhe supat. Thjesht sepse ngrënia e dyfishtë cheeseburger gjatë gjithë kohës nuk do të jetë e shëndetshme dhe e fortë. Ndonjëherë është shumë e vështirë të detyrosh veten të hani ushqimin e duhur. Por këto dobësi duhen kapërcyer, sepse i bën mirë shëndetit.

E njëjta gjë vlen edhe për orarin tuaj. Bëni atë që ju pëlqen. Bëj atë që të pëlqen jo aq shumë, por atë që është e mirë për ty, karrierën, shëndetin, zhvillimin. Artikujt në orarin tuaj u shfaqën për një arsye: ne kemi hedhur tashmë gjithçka të panevojshme, ka vetëm atë që do t'ju ndihmojë të bëheni më të mirë.

Tani orari nuk mund të shkelet.