Si të shpenzoni më pak kohë në email

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Kontrollimi i emailit është bërë një varësi për shumë njerëz. Por ju mund ta hiqni qafe atë dhe të rrisni produktivitetin tuaj.

Kontrollimi i emailit është shumë si një varësi. Ka disa arsye për këtë.

• Ashtu si gjatë seksit, lojërave të fatit apo marrjes së drogës, hormoni i kënaqësisë dopamina çlirohet në tru gjatë kontrollit të emailit.
• Ne vazhdojmë të kontrollojmë kutinë tonë hyrëse sepse duam të jemi të përditësuar dhe kemi frikë se do të humbasim diçka.
• Ne analizojmë emailet që të mund të relaksohemi dhe të mos bëjmë gjëra më të vështira.

Por kjo kohë mund të shpenzohej shumë më mirë. Kevin Cruz, autor i 15 sekretet e menaxhimit të kohës: Si njerëzit e suksesshëm bëjnë gjithçka, ofron pesë këshilla për t'ju ndihmuar të shkurtoni kohën tuaj të emailit në gjysmë.

1. Shtoni analizën në orarin tuaj

Mos e kontrolloni emailin tuaj, por përpunoni atë. Trajtoni mesazhet e analizës ashtu si çdo punë tjetër. Planifikojeni, shtojeni në kalendarin tuaj dhe më pas filloni. Cruz këshillon të renditni postën tuaj tre herë në ditë: mëngjes, pasdite dhe mbrëmje.

Nuk është sasia e kohës së kaluar duke punuar me postën ajo që ka rëndësi. Dikujt do t'i duhen tre orë në ditë për të analizuar mesazhet, ndërsa të tjerëve 30 minuta. Gjëja kryesore është t'i qaseni këtij biznesi me vetëdije, si një punë e rregullt.

Kevin Cruz

2. Mos i dërgoni të gjithëve një kopje të letrës

Sa më pak email që dërgoni, aq më pak merrni në këmbim. Prandaj, përpiquni të mos vendosni kaq shumë njerëz në kopjen e letrës. Përfshirë, mos kontrolloni kutinë "Përgjigju të gjithëve".

Disa ishin në gjendje të ulnin trafikun e postës elektronike me 50% kur e trajnuan veten të mendonin dy herë përpara se të dërgonin një email të ri.

3. Filtro mesazhet

Vendosni filtra për të vendosur lloje të ndryshme shkronjash në dosje të ndryshme. Në këtë mënyrë, ju mund të humbni kohën tuaj vetëm në mesazhet vërtet të rëndësishme dhe të mos mbingarkoheni nga pjesa tjetër.

4. Mos e përdorni kutinë tuaj hyrëse si një listë detyrash

Shumë njerëz i dërgojnë vetes mesazhe me detyra të ndryshme për më vonë, duke e kthyer kutinë postare në një listë tjetër detyrash. Por kjo vetëm dëmton produktivitetin.

Cruz sugjeron këtë qasje. Kur hapni një email të ri, fillimisht pyesni veten nëse mund ta fshini. Nëse jo, mendoni nëse mund t'ia delegoni atë dikujt. Nëse kjo nuk është e mundur, kuptoni nëse mund ta përballoni atë në më pak se pesë minuta. Nëse po, shkëlqyeshëm. Nëse jo, lëreni letrën mënjanë për më vonë. Por mos e lini në kutinë tuaj hyrëse, por transferojeni në kalendarin tuaj dhe zgjidhni një datë dhe orë specifike kur mund ta bëni.

5. Komunikoni qëllimin tuaj me të tjerët

Diskutoni këtë me kolegët tuaj, kështu që do ta keni më të lehtë t'i përmbaheni planit. Tregojini shefit tuaj se për të përmirësuar produktivitetin tuaj, do të çaktivizoni sinjalizimet e reja me email dhe do të analizoni vetëm emailet në momente të caktuara.

Gjithashtu bini dakord se si mund të kontaktoheni në rast të çështjeve urgjente.

Duke u përpjekur të reduktoni kohën që duhet për të punuar me e-mail, ju duhet të ndryshoni zakonet tuaja dhe kjo është gjithmonë e vështirë për t'u arritur menjëherë. Ju lutemi jini të durueshëm dhe jini gati të kuptoni se nuk ka nevojë të shpenzoni kaq shumë kohë në postë.