Si të organizoni hapësirën e punës dhe kohën e zyrës

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

E gjithë puna në zyrë fillon me hapësirën e tyre të punës, por shpesh njerëzit nuk i kushtojnë vëmendje të mjaftueshme këtij momenti. Hapësira e punës nuk është vetëm mobilje dhe një kompjuter, por edhe planifikimi, rrjedha e punës, mjete shtesë. Ky artikull përmban këshilla të thjeshta se si të organizoni siç duhet vendin tuaj të punës.

Gjithçka fillon nga vendi i punës.

D. Carnegie

Puna fillon me vendin e punës dhe organizimin e tij. Ka, sigurisht, përjashtime në formën e personaliteteve krijuese dhe unike për të cilët kjo çështje nuk është aq e rëndësishme. Por edhe ata kanë sistemin e tyre të çrregullimit krijues, edhe nëse nuk e pranojnë atë. Shumica e njerëzve punojnë në tavolina të zakonshme në hapësira të zakonshme zyrash dhe këshillat e mëposhtme janë të destinuara për ta.

Desktop

Mjedisi i duhur i punës e akordon mendjen në ritmin e duhur. Ju nuk e mbani shtëpinë tuaj në rrëmujë dhe e dini saktësisht se ku dhe çfarë është. Është e njëjta gjë në vendin e punës: gjithçka duhet të jetë në vendin e vet dhe asgjë e tepërt që mund të shpërqendrojë nga detyrat kryesore.

Si fillon gjithçka kur sapo vini në punë? Nga desktopi. Dhe zakonisht ka grumbuj letrash, shkrimi të shpërndara, gota, disa suvenire të padobishme dhe pluhur në kompjuter. Dhe cila do të jetë gjendja e brendshme pas një vendi të tillë pune? I pamontuar. Ju, sigurisht, nuk do të mendoni kështu, por mendja nënndërgjegjeshëm ka vendosur tashmë gjithçka. Cilido qoftë realiteti përreth, jeni edhe ju. Dhe vetëdija e kapi këtë mendim, dhe humori juaj është zhdukur.

Mbajeni tavolinën tuaj të rregullt gjatë gjithë kohës. Filloni ditën tuaj duke hequr pluhurin, rregulloni ndriçimin, shkruani informacione të dobishme në ngjitëse, lani filxhanin e kafesë, plotësoni kalendarin tuaj - ngrihuni në punë. Këto veprime të thjeshta do t'i japin energji punës që vijon.

Vendi ideal i punës është një mjet për punë, ndriçim i rehatshëm, kancelari esencial dhe mobilje të thjeshta për punëtorin.

Si të punoni: në këmbë apo ulur? Ti vendos. Mendoj se është më mirë të ulesh, por patjetër duhet të bësh pushime: ec, bëj pak ngrohje, merr ajër të pastër, ngjit shkallët 2-3 kate. Orari im i punës: 45 minuta - një detyrë pa ndërprerje, një pushim 15 minuta, pastaj 1 orë punë të vazhdueshme dhe 15 minuta pushim. Kështu është strukturuar dita e punës.

Mos harroni për dollapin ose arkivin tuaj, pasi çdo punonjës ka gjithmonë dosjen e tij personale ose arkivin e letrës. Ju gjithashtu mund të ruani sende personale në dollap me kyç që nuk do të dëshironit t'i ekspozoni. Çdo raft dhe dollap duhet të përmbushë funksionin e tij dhe të mos kryqëzohet me elementë të tjerë. Kjo do ta bëjë më të përshtatshëm punën me dokumente dhe aksesorë të ndryshëm.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve

Bëni kopje rezervë të punës, dokumenteve, projekteve, informacionit të shërbimit të ruajtur në kompjuterin tuaj të punës dhe dërgojini ato te serveri i kompanisë ose ruajtja në renë kompjuterike.

Sa energji dhe nerva shpenzojnë njerëzit për shkak të informacionit të humbur! Kompjuteri u rrëzua, u var, dikush fshiu aksidentalisht të dhëna të rëndësishme. Mos e përsëritni gabimin e tyre dhe bëni kopje rezervë. Mos lejoni që rrethanat të kontrollojnë ju dhe punën tuaj.

Mos instaloni aplikacione të panevojshme, shumica e operacioneve të nevojshme kryhen në paketat standarde të softuerit. Nëse zotëroni rrjedhshëm një mjet të caktuar për punë, kërkoni nga menaxhmenti ose departamenti i IT-së ta instalojnë atë, duke justifikuar punën tuaj efektive në të.

Një këshillë tjetër e thjeshtë: përpiquni t'i përmbaheni një gjëje në hapësirën tuaj elektronike. Nëse ju pëlqejnë shërbimet Yandex, zgjidhni ato, nëse shërbimet e Google - punoni me to. Do të njihni të gjitha pikat e forta dhe të dobëta të mjeteve dhe gjithashtu do të jeni në gjendje të konfiguroni shpejt sistemin tuaj në një vend të ri. Gara për programe të reja nuk është gjithmonë e justifikuar.

Në stacionin e punës, krijoni hierarkinë tuaj personale të thjeshtë elektronike. Ju duhet të gjeni ndonjë nga dokumentet tuaja të vjetra në një kohë të shkurtër. Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur ju kërkohet të zgjidhni urgjentisht diçka dhe keni harruar se ku ruhet ky informacion.

Skanoni të gjitha dokumentet më të rëndësishme. Shumë konflikte pune midis departamenteve u ngritën për shkak të disa dokumenteve të rëndësishme të humbura.

Planifikimi

A e keni vënë re se puna ndonjëherë kthehet në rrëmujë: një mori detyrash, biseda, takime, kontrollime letrash. Dhe ju po rrotulloheni në këtë pafundësisht. Duket se po punoni, por është e vështirë ta quash punë. Pas gjithë kësaj, pamja e përgjithshme e asaj që po ndodh nuk është e dukshme, dhe ky është një nga problemet e produktivitetit modern: ka veprime, ka edhe rezultate, por ato nuk janë shumë të dukshme në rutinë.

Për të shmangur këtë, është e nevojshme të hartoni një plan detyrash dhe aktivitetesh për ditën, javën dhe madje edhe për një muaj.

Shumica përdorin fletore ose ditarë. Po, është mirë, por letra është "memorie me akses të rastësishëm", ruan të gjithë rrjedhshmërinë dhe informacioni kryesor humbet në bollëkun e faqeve. Një fletore apo ditar është tashmë një mënyrë arkaike e planifikimit. Në ditar, ju nuk e shihni të gjithë pamjen e ngjarjeve, nuk kuptoni se kur është më mirë të bëni një gjë dhe kur një tjetër, dhe gjithashtu mund të humbisni ndonjë ngjarje të rëndësishme. Nuk ka asnjë mënyrë për të nxjerrë të dhënat e kërkuara dhe për të kryer një analizë gjithëpërfshirëse. Imagjinoni sa faqe duhet të shfletoni për të mbledhur informacionin e nevojshëm.

Tani ka shumë aplikacione dhe shërbime online për organizimin e kohës tuaj të punës. Më besoni, kjo duhet bërë nëse doni të punoni produktivisht, pavarësisht nga situata dhe disponimi. Lista e detyrave sot ka të bëjë me menaxhimin efektiv të detyrave dhe kohës.

Unë përdor sistemin e planifikimit të kontekstit në mjedisin Outlook të Gleb Arkhangelsky. Ajo që më pëlqen tek ai: thjeshtësia dhe efikasiteti i mjetit, një aplikacion i njohur, kombinimi i kalendarit, detyrave dhe postës në një hapësirë informacioni, integrimi me aplikacionet e zyrës. Çdo punonjës mund të trajnohet në këtë sistem planifikimi në një kohë të shkurtër.

Këtu janë disa këshilla për të organizuar kohën tuaj të punës:

• Planifikoni në mënyrë fleksibël, në kontekst, jo në mënyrë të ngurtë në kohë.
• Mësoni të kuptoni se çfarë është e rëndësishme dhe çfarë jo.
• Ndahuni lehtësisht nga çështjet e parëndësishme.
• Vlerësoni cilësinë e kohës së shpenzuar, jo vetë kohën.
• Thuaj jo vetes dhe njerëzve të tjerë kur është e nevojshme.
• Filloni ditën tuaj me detyra sfiduese dhe të pakëndshme.
• Kur planifikoni detyra dhe projekte në punë, vendosni afate për to.

Një truk i fuqishëm psikologjik është të kryqëzoni një detyrë të përfunduar ose t'i vendosni një shenjë përpara. Kjo do t'ju japë energji shtesë të brendshme për të arritur rezultate të shkëlqyera. Do të shihni që gjithçka nuk është e kotë.

Puna me postë

Si të organizoni punën me postë?

Së pari, duhet të vendosni kohën e funksionimit me të në mënyrë që të zvogëloni numrin e ndërprerjeve. Është më mirë ta bëni këtë në mëngjes, kur fillojnë të formohen detyrat, dhe pasdite, kur duhet të kontrolloni se si janë gjërat.

Së dyti, nuk duhet t'u përgjigjeni menjëherë letrave të paqarta. Ju duhet të mendoni për gjithçka: apel, ndërtimi i një përgjigjeje, informacion shtesë. Mundohuni të mbani subjektivitetin sa më të ulët të jetë e mundur. Harrojini përgjigjet e shpejta, siç bënin të gjithë në rrjetet sociale.

Së treti, mos e mbingarkoni tekstin e letrës me informacione që janë të kuptueshme vetëm për vetë dërguesin. Mundohuni të përgjigjeni shkurt dhe shkurt, duke peshuar secilën fjalë. Në epokën tonë dixhitale, kjo është shumë e rëndësishme: askush nuk është i interesuar të kalojë nëpër përfundime unike.

Dhe së fundi, mos harroni për rrjetet: adresimi i marrësit, stili i të shkruarit, informacioni i rastit, informacioni i kontaktit. Mësoni se si të shkruani një letër, të analizoni atë që keni shkruar dhe si të aplikoni.

Mjet shtesë

Një tjetër gjë që ju ndihmon ta bëni punën tuaj më efikase është tabela e bardhë. Një mjet i domosdoshëm, veçanërisht kur departamenti po bën stuhi mendimesh ose zgjidh një problem serioz me faza të ndërmjetme.

Në karrierën time profesionale, bordi ishte një atribut i domosdoshëm i mjedisit të punës. Është gjithashtu i dobishëm për sa i përket kursimit të letrës. Nuk do ta besoni se sa fletë janë shpenzuar për të shpjeguar idetë dhe zgjidhjet tuaja.

Falë të menduarit vizual (të gjithë e kanë atë), njerëzit mund të vizatohen së bashku në tabelë, të shpjegojnë mendimet e tyre dhe të sugjerojnë zgjidhjet më të mira për një problem. Të gjithë mund të shohin dhe kuptojnë gjithçka.

Dua të shtoj se muzika më ndihmon në punën time. Ka një efekt pozitiv në produktivitetin tim, veçanërisht kur më duhet të punoj me detyra të përsëritura në një kompjuter ose të hartoj një paketë të madhe dokumentesh. Në përgjithësi është mirë ta nisni mëngjesin me muzikë pozitive. Por nuk duhet ta ndizni për të gjithë, mbani mend: nuk po punoni vetëm, për dikë muzika vetëm do të ndërhyjë.