Si të planifikoni takime për t'i bërë ato efektive

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Mos e humbni kohën tuaj.

Mbase nuk ju pëlqejnë takimet, por gjithsesi duhet t'i mbani. Kjo është një pjesë thelbësore e rrjedhës së punës në çdo kompani. Një mënyrë për t'i bërë takimet më të dobishme dhe më të shpejta është t'i planifikoni ato me kujdes. Libri i Olga Demyanova, doktoreshë e ekonomisë, “Takime të shpejta dhe efektive. Nga përgatitja deri te marrja e rezultatit të dëshiruar.”

Me lejen e shtëpisë botuese “Alpina PRO” Lifehacker publikon një fragment nga kapitulli i dytë.

Vetë takimet nuk janë problem. Madje janë të nevojshme dhe janë një atribut menaxherial i pushtetit. Ju duhet të hiqni qafe mbledhjet e zgjatura të padobishme dhe joefektive.

Llojet më të zakonshme të takimeve:

• javore;
• strategjike;
• punëtorët;
• raportimi;
• planifikimi i takimeve;
• stuhi mendimesh;
• biseda dhe takime biznesi;
• informime.

Të gjitha këto lloje mund të grupohen në katër grupe kryesore:

1. sipas kohëzgjatjes: i shpejtë (deri në 30 minuta) dhe i zgjatur (më shumë se një orë);
2. nga numri i pjesëmarrësve: deri në 10 persona ose më shumë;
3. sipas qëllimit: pune, politik dhe informativ;
4. sipas kohës: e planifikuar dhe e paplanifikuar.

Atributet e kërkuara të planifikimit të takimeve

Për çfarë të planifikoni:

• qëllimet;
• axhendë;
• lista e të ftuarve;
• orari;
• materiale informative;
• përgjegjës për mbajtjen e protokollit;
• afati kohor për fjalime.

Para së gjithash, udhëheqësi duhet të marrë parasysh objektivat e takimit. Kjo është pika fillestare për rendin e ditës dhe listën e pjesëmarrësve, kohën dhe rregulloret.

Objektivat kryesore të takimeve:

1. Informacion i ri - për takimin informues:

• lajme të rëndësishme dhe ndryshime të politikave;
• diskutimi i planeve dhe strategjive;
• parashikimi afatshkurtër;
• prezantimi i produkteve dhe qasjeve të reja;
• diskutimi i buxhetit;
• çështjet e personelit.

2. Monitorimi i ngjarjeve dhe marrja e vendimeve operacionale - për takime të rregullta:

• rreziqet dhe vështirësitë kryesore;
• parametrat për vlerësimin e progresit;
• vlerësimi i proceseve kyçe dhe ndryshimeve të nevojshme;
• diskutimi i asaj që po ndodh: çfarë po shkon mirë, çfarë ka nevojë për përmirësim;
• mësimet kryesore dhe rezultatet e veprimeve;
• koordinimi i përpjekjeve;
• komunikimet.

3. Motivimi - takime kreative, zhvillimi i qasjeve të reja dhe ndërtimi i ekipit:

• motivimi për veprim;
• vendimmarrje kolektive;
• duke nderuar suksesin individual dhe kolektiv.

Kështu, qëllimi ndikon në llojin e takimit dhe modelin e organizimit të tij. Për shembull, seancat informuese ndryshojnë në numrin e pjesëmarrësve dhe gjatësinë e kohës. Ato të rregullta janë të natyrës së planifikuar, janë më të shpejta në kohë dhe me numër të kufizuar pjesëmarrësish. Takimet krijuese kërkojnë përgatitje të veçantë: organizimi i mobiljeve (zakonisht tavolinave të ndara), çajit, kafes dhe ambienteve joformale; nuk kërkojnë respektimin e kodit të veshjes.

Matrica Eisenhower për renditjen e pyetjeve të takimeve

Duhet mbajtur mend se një takim është një platformë ku merren vendime të rëndësishme dhe kapërcehen problemet. Matrica Eisenhower është fusha ku mblidhen të gjitha problemet dhe pyetjet. Ato renditen për nga rëndësia dhe urgjenca.

	Urgjentisht	Mos nxito
E rëndësishme	A	B
S'ka rëndësi	C	D

Sheshi A: çështje të rëndësishme dhe urgjente

Sheshi i çështjeve të rëndësishme dhe urgjente duhet të jetë bosh ose i vogël. Kjo do të tregojë se po përmbushni datën e caktuar. Nëse ka shumë raste të tilla, kjo është shenjë e çorganizimit. Shembuj të rasteve që mund të vihen në katror:

• raste që lidhen drejtpërdrejt me detyrat tuaja funksionale dhe që ndikojnë në performancën tuaj;
• rastet, dështimi i të cilave mund të krijojë probleme;
• çështjet që lidhen me klimën shëndetësore dhe psikologjike në ekip;
• çështjet që ndikojnë në sigurinë e ekipit;
• rastet, rezultatet e të cilave duhet të koordinohen ose t'i paraqiten menaxhmentit tuaj.

Sheshi B: çështje të rëndësishme por jo urgjente

Kur detyrat ose çështjet nuk kanë urgjencë dhe nuk ka specifika se kur duhet të kryhen, vetë ekzekutuesi cakton kohën. Ky shesh përfshin të gjitha gjërat që kanë të bëjnë me funksionalitetin tuaj në ndërmarrje, gjërat që bëni rregullisht dhe, si rregull, zbatimi i tyre lidhet me orarin e përgjithshëm në ndërmarrje (për shembull, përgatitja përfundimtare raportimi). Detyra kërkimore që kërkojnë një kohë të caktuar mund t'i atribuohen gjithashtu rasteve të tilla, por shuma e kostove të punës është e paqartë deri në momentin e përfundimit. Detyrat e sheshit të parë dhe të dytë duhet të monitorohen vazhdimisht dhe për këtë arsye këshillohet përfshirja e tyre në axhendën e mbledhjeve.

Sheshi C: biznes urgjent por i parëndësishëm

Këto janë shpërqendrime. Shpesh, ato thjesht ndërhyjnë në fokusimin në detyra të rëndësishme dhe ulin efikasitetin. Gjithmonë mbani mend qëllimet tuaja dhe mësoni të dalloni midis të rëndësishmes dhe dytësore.

Ja vlen të futesh në këtë shesh:

• takime a negociata të imponuara nga dikush nga ana;
• diskutimi i çështjeve që mund të zgjidhin vartësit;
• diskutimi i çështjeve jo-biznesore;
• diskutimi i temave abstrakte.

Sheshi D: çështje jo urgjente dhe të parëndësishme

Rastet e kësaj kategorie nuk ju promovojnë në projekte, por ju largojnë vëmendjen nga puna për to.

• mos sjell fare dobi;
• është e dobishme të mos merresh fare me to;
• Ngrënësit e kohës.

Për çdo qëllim, udhëheqësi bën pyetjet e mëposhtme:

• Kush ka informacion dhe njohuri në lidhje me çështjen në shqyrtim?
• Interesat e kujt prek kjo çështje?
• Nga kush varet vendimi?
• Kush duhet të dijë informacionin që do të diskutohet?
• Kush do të zbatojë vendimet e marra?

Ju mund të përdorni metodologjinë 99/50/1 kur planifikoni takime të projektit.

Udhëheqësi organizon takime në tre pika të rëndësishme të projektit:

• në fillim - për të zhytur të gjithë pjesëmarrësit në ritmin e projektit dhe për ndërtimin e ekipit të grupit;
• në një fazë të ndërmjetme - për të diskutuar rezultatet e punës së bërë dhe rregullime të mëtejshme, nëse është e nevojshme;
• në vijën e finishit, kur mbetet për t'u realizuar 1% e vëllimit të përgjithshëm - për përmbledhje paraprake.

Kjo kohë do t'ju ndihmojë të përdorni më mirë kohën tuaj në takime.

Rendi i ditës

Rendi i ditës është një plan detyrash që do të zgjidhen në takim. Është e nevojshme të përcaktohet qartë koha e çdo fjalimi, të caktohet një kohë e veçantë për diskutim dhe reagime nga të gjithë pjesëmarrësit.

Kur planifikoni kohën e takimit tuaj, është e rëndësishme të merrni parasysh sa vijon:

• rëndësia e pikës së rendit të ditës;
• afati kohor për çdo performancë;
• prishet nëse është e nevojshme;
• 20% të kohës për informacione shtesë të rëndësishme.

Rendi i ditës u dërgohet të gjithë pjesëmarrësve në takim.

Rendi i ditës me fiksim të kohës dhe specifikave të fjalimeve

1. Rezultatet e punës për lidhjen e kontratave. Raporti i I. Ivanovit (15 minuta).
2. Probleme në transportin e furnizimeve. Raporti i I. Petrovit (15 minuta).
3. Rezultatet dhe planet e punës së projektit. Raporti i T. Sidorov (20 minuta).

Fillimi në orën 11:00.

Përfundon në orën 12:15.

Duhet të stërviteni që të keni takime të shpejta dhe efektive!

Udhëzimet për kohën tuaj:

E rëndësishme dhe urgjente	12 minuta
E rëndësishme dhe jo urgjente	24-36 minuta Urgjente dhe e rëndësishme: 12 minuta - këtu funksionon parimi Pareto: 20% e kohës krijon 80% të rezultatit, me një takim mesatar prej një ore (60 minuta), koha më produktive është 12 minuta (20% e 60 minutave). E rëndësishme dhe jo urgjente: zakonisht të planifikuara. Koha efektive për takime të tilla është 24–36 minuta. Metoda 60/40 funksionon këtu, sipas së cilës, kur hartoni një plan për ditën, 40% e kohës duhet të lihet e lirë, 60% duhet të ndahet për punën e planifikuar, duke përfshirë 20% për "të paparashikueshme" dhe 20% për ato që lindin spontanisht ose bëhen shoqëruese. Me një kohë mesatare takimi prej një ore (60 minuta), koha për çështjet e planifikuara të rëndësishme por jo urgjente është 24–36 minuta (40–60% e 60 minutave).
E parëndësishme dhe urgjente	Delegimi dhe kontrolli me telefon dhe mjete të tjera komunikimi, jo më shumë se tre minuta për kontroll.
E parëndësishme dhe jo urgjente	Delegimi dhe kontrolli nga menaxhmenti, jo më shumë se një minutë për delegacion.

Lista e të ftuarve

Numri optimal i pjesëmarrësve në takime të shpejta është 5-7 persona. 8 deri në 12 persona janë të pranueshëm nëse drejtuesi i takimit ka aftësi lehtësuese.

Për gjenerimin e ideve, vendosjen e qëllimeve dhe fluturimet, përbërja ideale nuk është më shumë se 15 persona.

Ekziston një rregull i pashprehur në Google - numri maksimal i pjesëmarrësve nuk është më shumë se 10.

Amazon ka një rregull me dy pica: duhet të ketë aq shumë njerëz në një takim sa mund të ushqeni dy pica.

Ekziston një rregull 8-18-1800:

• jo më shumë se 8 persona - zgjidhjen e çështjeve të punës;
• jo më shumë se 18 - stuhi mendimesh, zgjidhja kolektive e problemeve;
• deri në 1800 persona - informacion dhe mundësi për të komunikuar.

Një studim nga Bain and Company thotë se në grupet vendimmarrëse, shtimi i më shumë se shtatë nga secili pjesëmarrës rezulton në rreth 10% më pak efikasitet.

Personat drejtpërdrejt përgjegjës janë të detyruar të marrin pjesë në mbledhje.

Apple rendit emrin e personit përgjegjës pranë çdo artikulli të takimit. Kështu, çdo punonjës ka një fushë të qartë përgjegjësie brenda kuadrit të detyrës së caktuar.

Nëse organizoni shpesh takime, ky libër patjetër do t'ju vijë në ndihmë: Olga Demyanova ofron 16 metoda dhe katër mjete për të studiuar që do të ndihmojnë në rritjen e efektivitetit të të gjithë pjesëmarrësve në takime të tilla.