Si të jesh punonjësi më produktiv në zyrë dhe prapë të shkosh në shtëpi në orën 17:30

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Ndonjëherë lista e detyrave na duket e pafundme. Vetëm duke e parë, ne tashmë ndihemi të rraskapitur nga puna e palodhur. Të gjithëve na mundon pyetja se si të jemi produktivë, të kemi kohë për të përballuar të gjitha detyrat e punës, por në të njëjtën kohë të mos kalojmë ditë e netë në punë. Në këtë artikull ne do të përpiqemi t'i përgjigjemi.

Ky është Cal Newport. Dhe ai mund të quhet vërtet produktiv, pasi ai:

• një profesor në universitet, i cili kalon aty me kohë të plotë dhe përveç çifteve, organizon aktivitete të ndryshme për studentët;
• shkruan gjashtë (ose edhe më shumë) artikuj në vit për revista shkencore;
• autor i katër librave të shkëlqyer dhe aktualisht është duke punuar në të pestin;
• burri dhe babai i kujdesshëm;
• mban një blog për produktivitetin dhe efikasitetin, i cili përditësohet rregullisht me hyrje të reja.

Pavarësisht të gjitha sa më sipër, ai mbaron punën në orën 17:30 dhe rrallëherë bën biznes në fundjavë.

Jo, ai nuk është një superhero dhe nuk ka një ekip prej 15 ndihmësish. Le të ndalojmë së qeni xheloz për një organizim dhe efikasitet të tillë dhe të mendojmë sesi Cal ia del të bëjë gjithçka.

Më poshtë do të gjeni këshilla që do t'ju ndihmojnë të mësoni se si të menaxhoni në mënyrë efektive kohën tuaj, të mos jeni dembelë, thjesht të filloni të bëni më shumë dhe të largoheni nga zyra për në shtëpi në orën 17:30. Pra, le të fillojmë.

1. Listat e detyrave janë të këqija. Programoni veten

Listat e detyrave janë të padobishme më vete. Ata janë vetëm hapi juaj i parë. Ju duhet të krijoni një orar të qartë për veten tuaj. Per cfare? Kjo do t'ju ndihmojë të planifikoni se çfarë mund të bëni në të vërtetë. Kjo do t'ju lejojë të përfundoni një detyrë specifike saktësisht kur mund ta përmbushni atë në mënyrë më efikase, dhe jo vetëm sepse është numri katër në listë.

Për sa kohë që nuk keni një datë dhe orë të caktuar në listën tuaj për secilën detyrë, ju jeni thjesht mendim i dëshiruar.

Cal Newport

Planifikimi ju inkurajon të përballeni me realitetin. Ju keni një kohë të kufizuar dhe një numër të caktuar detyrash. Por ju nuk mund të përcaktoni saktësisht se sa kohë do t'ju marrë çdo detyrë. Kur i hidhni një sy të gjithë fushës së punës, do të jeni në gjendje të kaloni çdo orë pune në mënyrë produktive, të merrni më shumë nga ajo dhe të punoni ku, kur dhe ku është më e përshtatshme për ju.

Ekspertët pajtohen se nëse nuk e llogaritni kohën e saktë që do t'ju duhet për të përfunduar detyrat, atëherë e dënoni veten me dështim paraprakisht.

Me siguri shumë prej jush tani mendojnë se shumica e detyrave shfaqen papritur dhe nuk mund të parashikohen dhe planifikohen. Po, sigurisht, detyra të tilla të papritura janë shumë të vështira për t'u përfshirë në orarin tuaj. Por për këtë nuk keni nevojë të keni shtatë hapje në ballë. Gjithçka mund të ndryshojë në çdo moment. Sidoqoftë, duhet të keni një plan, përndryshe do të humbisni kohën tuaj.

Dëshironi të ndaloni së qeni një zvarritës? Orari do t'ju ndihmojë.

Cal Newport

Kuptimi se keni një fushë pune të planifikuar qartë tashmë redukton dëshirën për të zvarritur bërjen e gjërave. Ju nuk mendoni nëse duhet të punoni apo jo tani - vendimi tashmë është marrë.

A ju duket kjo tepër e rregullt dhe jo shumë argëtuese? Mendoni gabim.

Hulumtimet vërtetojnë se planifikimi jo vetëm i kohës së punës, por edhe i kohës së lirë është një ide e mirë. Kështu do të përmirësoni cilësinë e jetës suaj: standardi i jetesës së njerëzve që planifikojnë qartë edhe kohën e lirë është shumë më i lartë se ai i atyre që nuk e bëjnë këtë.

Mirë, hodhëm listën e detyrave dhe përpiluam një orar specifik. Tani le të mësojmë se si të vendosim përparësi, sepse nuk mund të punosh 24 orë shtatë ditë në javë, apo jo?

2. Supozoni se do të shkoni në shtëpi në orën 17:30 dhe më pas planifikoni gjërat që duhet të bëni përpara asaj kohe

Puna do të marrë gjithë kohën që i jepni. Jepini asaj 24 orë, shtatë ditë në javë dhe jini të sigurt, puna do t'i konsumojë të gjitha ato 168 orë.

Duhet të vendosni kufij nëse doni të balanconi punën dhe jetën personale. Kufizimet kohore do të kontribuojnë në efikasitetin tuaj.

Vendosni një afat për veten tuaj: largoheni nga puna në orën 17:30. Dhe më pas planifikoni sasinë e detyrave që mund të zotëroni deri në këtë kohë.

Cal e quan këtë program të ngushtë performancë.

Mund të shkoni edhe në anën tjetër: krijoni vetes orarin ideal të punës për një person të dëmtuar dhe më pas bëni të kundërtën. Punoni shumë dhe pa u ndjerë keq për veten tuaj. Më besoni, kur punoni shumë, zgjidhjet e zgjuara dhe të dobishme do t'ju gjejnë vetë.

Por mos harroni se duhet të mbroni veten nga puna e tepërt. Duhet të ndiheni sikur po kontrolloni orarin tuaj. Sa më shumë të ndiheni në kontroll të situatës, aq më pak stres përjetoni.

Mirë, ju imagjinoni ditën e përsosur për një budalla dhe bëni të kundërtën. Kjo do t'ju ndihmojë të përballoni me efikasitet detyrat tuaja aktuale. Po projektet afatgjata?

3. Bëni një plan për javën aktuale

Mendoj se do të bini dakord që planet afatshkurtra nuk janë më të lezetshme. Nëse mendoni vetëm për sot, nuk do të jeni kurrë përpara.

Dëshironi të shkruani libra, të përfshiheni në aktivitete të ndryshme, të bëni kërkime dhe të jeni një prind i mirë në të njëjtën kohë? Ju duhet një plan specifik për javën.

Cal Newport

Njerëzve nuk u pëlqen të shikojnë planet afatgjata, por harrojnë sa përfitime mund t'u sjellin. Unë e di se çfarë bëj çdo orë, ditë, javë, muaj të jetës sime. A mendoni se kjo është e vështirë? Më e lehtë se sa mendoni. Duhet një orë të hënën në mëngjes. Vetëm.

Të hënën në mëngjes bëj një plan për javën. Unë kaloj nëpër postën time, mendoj për detyrat që duhet të kryej, kontrolloj kalendarin tim dhe mendoj se si ta planifikoj kohën time në këtë mënyrë. Pasi të kem një plan, ia dërgoj me email vetes, tani do ta shoh gjithmonë në Inbox. Këtu mund ta vëzhgoj atë çdo ditë, dhe gjithashtu mund t'i rikthehem gjithmonë shumë herë në ditë nëse papritur harroj përparësitë e mia.

Dhe Cal ka të drejtë. Ju e shpenzoni kohën tuaj në mënyrë më efikase kur ndiqni një plan.

Ndoshta ju mendoni se mjafton vetëm të mendoni për të gjitha detyrat e ardhshme për javën në kokën tuaj, por nuk është e nevojshme t'i shkruani ato. Jo, nuk është kështu.

Nëse shkruani një plan punësh, atëherë ka më shumë të ngjarë që t'i përmbaheni atij: do të keni diçka të prekshme, jo ideale, do t'ju kujtojë prioritetet tuaja.

Pra, tani keni një plan të qartë dhe një plan javor. Por ju ndjeni se diçka tjetër mungon. Dhe ju mendoni drejt.

4. Bëni më pak detyra, por bëjeni me pasion

Ju ndoshta po mendoni diçka si: "Unë kam shumë për të bërë. Unë kurrë nuk do të jem në gjendje t'i përballoj ato në periudhën e caktuar kohore."

Dhe Cal pranon se mund të kesh të drejtë. Por nuk duhet të dorëzoheni apo të punoni në panik deri në orën 22:00.

Ju duhet të keni më pak për të bërë se sa keni tani. Mos harroni se jo të gjitha punët tuaja janë aq të rëndësishme sa mund të duken. Ju thoni po më shpesh sesa duhet. Pyete veten: "Çfarë është me të vërtetë e vlefshme për mua në jetë?" Dhe pastaj hiqni sa më shumë të panevojshme që të jetë e mundur.

Cal Newport

Ne jemi gjithmonë të vlerësuar për atë që bëjmë më mirë. Pra, nëse doni të jeni të suksesshëm, mos u mbingarkoni, lërini të bëni më pak detyra, por do të keni mundësinë t'i kryeni ato më mirë. Njerëzit thonë po shumë shpesh. Unë u them jo shumë dhe shumë. I shmang pa mëshirë detyrat që më relaksojnë nëse mendoj se nuk kanë vërtet rëndësi për mua.

Ndiheni sikur nuk keni fare kohë, por John Robinson, një specialist i menaxhimit të kohës, nuk pajtohet me ju dhe beson se sot mund të kemi shumë më tepër kohë të lirë se kurrë.

Ai këmbëngul që njerëzit modernë nuk punojnë më shumë se paraardhësit e tyre (edhe pse shumica prej nesh mendojnë ndryshe). Hulumtimet tregojnë se gjatë 40 viteve të fundit, njerëzit kanë shpenzuar shumë më pak kohë duke përfunduar detyrat e punës dhe kanë shumë më shumë gjasa të përfshihen në shpërqendrime joproduktive. Të gjithë, sipas Gjonit, kanë kohë për të pushuar.

Cili është përfundimi nga kjo? Ndiheni sikur nuk keni kohë, sepse ajo është e ndarë në detyra të vogla të bezdisshme që shterrojnë jetën tuaj dhe ju.

Pra, bëni më pak. Por bëjeni “më pak” me pasion dhe emocion.

Planet tuaja janë të strukturuara dhe përshtaten në mënyrë të përkryer në orarin tuaj. Por një pyetje mbetet ende e hapur: çfarë detyrash duhet të kryeni?

5. Kushtojini më pak vëmendje detyrave të vogla - përqendrohuni në atë që është me prioritet më të lartë

Në punë bëjmë gjëra të ndryshme. Gjërat e vogla si analizimi i postës elektronike, takimet aktuale dhe, nëse mendoni, jo gjithmonë të nevojshme dhe përgjimi i thashethemeve të radhës në zyrë, nuk kërkojnë ndonjë përpjekje të veçantë mendore nga ne. Ju nuk i përdorni talentet tuaja këtu. Nëse jeni të angazhuar në ndonjë biznes të rëndësishëm, atëherë ai kërkon aktivizimin e të gjitha aftësive dhe aftësive tuaja. Kjo çon në rezultate cilësore.

Cili është problemi me detyrat e vogla? Po mbytemi në “ujë të cekët”.

Njerëzit që shpesh punojnë fundjavave dhe netëve mendojnë se po bëjnë shumë më pak se ata që i thonë lamtumirë punës në orën pesë të mbrëmjes. Kjo sepse ata punojnë shumë, por rëndësia e detyrave që kryejnë nuk është e madhe.

Nuk ka gjasa që dikush të bëhet CEO vetëm sepse ata iu përgjigjën të gjitha emaileve ose morën pjesë në një takim të vogël të panevojshëm. Po, ekzekutimi skrupuloz i detyrave edhe të vogla do t'ju shpëtojë nga shkarkimi, por do të jeni në gjendje të zhvilloheni vetëm kur detyrat në shkallë të gjerë të bëhen prioriteti juaj kryesor.

Keni kohë për t'iu kushtuar ekskluzivisht detyrave prioritare. Si të filloni këtë biznes të vështirë?

Gjëja kryesore është të ndaloni së kontrolluari emailin tuaj gjëja e parë në mëngjes.

Tim Ferris autori më i shitur i librit Si të punosh 4 orë në javë

Mundohuni të mos kontrolloni emailin tuaj në dy orët e para pas zgjimit. Është madje e vështirë për disa njerëz që ta imagjinojnë këtë, ata me siguri do të kenë pyetje si: “Si mund ta bëj këtë? Më duhet patjetër të kontrolloj postën time, përndryshe nuk do të mund të shkoj në punë. Do të habiteni kur të dini se në shumicën e rasteve nuk është aspak kështu.

Po, ndoshta vërtet duhet të futeni në emailin tuaj dhe të grumbulloni informacione që do t'ju lejojnë të përfundoni detyrën 100%. Por së pari mund ta plotësoni me 80 ose 90%, dhe vetëm më pas të zvarriteni në letrat tuaja për informacion shtesë. Kështu që ju do të kurseni veten në mëngjes nga informacionet e panevojshme dhe të jashtme, tek të cilat vëmendja juaj do të kalojë patjetër dhe do të jeni në gjendje t'i përkushtoheni ekskluzivisht punës.

Pra, si t'i lidhim të gjitha sa më sipër? Mjaft e çuditshme, vetëm për të përmbledhur.

Cal na dha pesë këshilla të mira:

1. Listat e detyrave janë të këqija. Bëni një orar për veten tuaj.
2. Supozoni se do të shkoni në shtëpi në orën 17:30 dhe më pas planifikoni gjërat që duhet të bëni përpara asaj kohe.
3. Bëni një plan për javën aktuale.
4. Bëni më pak detyra, por bëjeni me pasion.
5. Kushtojini më pak vëmendje detyrave të vogla - fokusohuni në prioritet më të lartë.

Tani fjalët "program" dhe "plane" ju tingëllojnë të ftohta dhe nuk i kuptoni përfitimet specifike që do t'ju sjellin. Por sapo t'i bëni ato pjesë të jetës tuaj, kuptoni se keni kohë të lirë për familjen dhe miqtë. Plus, do të bëni gjëra për të cilat mund të jeni krenarë.

Cal Newport

Puna intelektuale është në fakt punë mjeshtërore. Por nuk është aq e vështirë sa duket: ju nuk po bëni gdhendje druri, por punoni me informacion. Ju zhvilloni ide. Ju duhet të ndani grurin nga byku dhe ndonjëherë të krijoni ide nga lënda e parë. Nëse filloni ta shikoni këtë proces nga këndvështrimi i një mjeshtri, do të bëheni më të lumtur, më të kënaqur me punën tuaj dhe, natyrisht, më të suksesshëm në jetën tuaj profesionale.

Zgjidhni kush dëshironi të jeni: një zyre e izoluar apo një krijues i suksesshëm?