Si të bëni një tabelë të punës në projekte në Excel në 10 hapa

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Duke përdorur mjetet e zakonshme të redaktuesit më të njohur të fletëllogaritjes MS Excel, mund të hartoni një diagram vizual të punës në projekte, i cili do t'ju ndihmojë të gjurmoni se si çdo detyrë po përparon dhe sa shumë mbetet për të bërë.

Nëse jeni duke menaxhuar projekte, është e rëndësishme të dini gjithmonë sa detyra keni dhe kur ato duhet të përfundojnë. Dhe nëse hartoni një diagram vizual, do të jetë më e lehtë t'i shpjegoni pikat kryesore në jetën e projekteve ekipit të përfshirë në punë, si dhe palëve të tjera të interesuara.

Programe speciale përdoren shpesh për të menaxhuar projektet, por gjithashtu mund të krijoni një orar të qartë dhe të arritshëm në MS Excel-in e njohur.

Diagrami i punës së projektit tregon se si ngjarjet dhe detyrat lidhen me njëra-tjetrën me kalimin e kohës. Një diagram i dizajnuar mirë pasqyron informacione të rëndësishme në lidhje me ekzekutimin e një detyre specifike dhe zhvillimin e projektit në tërësi, duke ndihmuar për të parë pamjen e madhe.

Për të krijuar një grafik të tillë në MS Excel (versionet 2007 dhe më vonë), duhet të bëni vetëm 10 hapa.

Çfarë është ajo në këtë diagram? Detajet kryesore tregohen me vija dhe dërrasa me ngjyra:

• vija e ditës aktuale - një vijë vertikale e kuqe që tregon se ku jeni sot;
• afatet e detyrave - shirita horizontale gri që tregojnë se sa kohë do të duhet për të përfunduar çdo detyrë;
• gatishmëria e detyrave - vija të gjelbra horizontale që tregojnë se në cilën fazë detyra është duke u përfunduar dhe sa shumë mbetet për t'u bërë.

Në versione të ndryshme të MS Excel, veprimet mund të ndryshojnë pak, por në një mënyrë ose në një tjetër procesi do të jetë universal dhe çdo përdorues mund të përballojë planifikimin.

Ju mund të shikoni një udhëzim të detajuar video (në anglisht), do t'ju marrë gjysmë ore nga koha juaj.

Hapi 1. Fillimi, mendoni për rezultatin

Për ta përballuar detyrën pa asnjë problem, printoni ose vizatoni në një fletë letre orarin ashtu siç duhet të duket në fund. Mbajeni copën e letrës përpara jush për të krahasuar çdo hap me një model. Diagrami nuk ka nevojë të vizatohet me kujdes, thjesht rregulloni formën e diagramit dhe mbajeni të dobishëm, do të jetë një kujtesë e mirë.

Hapi 2. Krijoni një tabelë me të dhëna

Për të ndërtuar një grafik, së pari duhet të hartoni një tabelë. Në shembull, projekti është i ndarë në katër faza, secila me detyra.

Formoni një tabelë poshtë grafikut. Rreshti i 30-të përmban titujt e kolonave.

Le të kuptojmë se çfarë do të thotë të dhënat në tabelë:

• Faza: "Faza 1", "Faza 2", "Faza 3", "Faza 4" ose "Sot". Tregon se në cilën fazë të projektit korrespondon ngjarja.
• Lloji i: "Faza", "Detyra", "Sot". Tregon llojin e ngjarjes, detyrat kufizuese dhe fazat e ekzekutimit të projektit.
• Data e fillimit: data e fillimit të ngjarjes.
• Ngjarja: tregon emrin e ngjarjes në diagram.
• Koha: tregon se sa ditë duhen për të përfunduar detyrën.
• Përqindja e gatishmërisë: tregon shkallën e përfundimit për secilën detyrë dhe fazë, 0% - detyra nuk ka filluar, 100% - e përfunduar. Ky tregues për kategorinë "Fazë" nuk lidhet me përfundimin e detyrave dhe vendoset si vlerësim. Për të vendosur se në çfarë përqindje është përfunduar një fazë, duhet të zbatoni rregullat tuaja.
• Gati ne dite: periudha për të cilën u arrit treguesi i gatishmërisë për ngjarje në përqindje. Për një detyrë që zgjat 10 ditë dhe është 50% e përfunduar, kjo shifër do të jetë pesë ditë (10 ditë × 50%).
• Lartësia: vlera e lartësisë është e rëndësishme për dekorimin sepse përcakton se sa e lartë ose e ulët do të pasqyrohet ngjarja në hartën e orarit. Ju mund të specifikoni çdo vlerë, por është më mirë të merrni numra të vegjël afër zeros. Shembulli përdor një gamë nga +25 në -25. Nëse lartësia është pozitive, ngjarja do të pasqyrohet në grafikun mbi boshtin horizontal, nëse është negative - nën boshtin.

Hapi 3. Krijoni një grafik me akset X dhe Y, shtoni në të të dhënat e para nga kolona "Timeline"

Është koha për të krijuar një grafik për të vizualizuar të dhënat e ngjarjes nga tabela e bërë në hapin e mëparshëm. Përdorni një grafik shpërndarjeje me boshtet X dhe Y sepse ju lejon të vendosni lirshëm koordinatat bazë në të dy akset.

Ndiqni udhëzimet:

• Zgjidhni skedën "Fut" në menunë kryesore.
• Më pas zgjidhni "Grafikët" → "Scatter" → "Shpërndani me shënues", do të shfaqet një tabelë bosh para jush.
• Lidhni skajet e grafikut dhe ndryshoni madhësinë dhe madhësinë e grafikut në mënyrë që fusha e grafikut të mbulojë diapazonin nga qeliza B4 në qelizën K26 (shtypni dhe mbani tastin Alt për të rreshtuar zonën e grafikut saktësisht me kufijtë e qelizës).
• Klikoni me të djathtën në diagram dhe zgjidhni artikullin e menusë "Zgjidh të dhënat".

Shtoni një seri të dhënash në diapazonin duke klikuar në butonin "Shto" në kutinë e dialogut që hapet.

1. Për të ndryshuar emrin "Emri i serisë" vendosni në fushën përkatëse vlerën e qelizës E30 "Data".
2. Për vlerën e boshtit X, zgjidhni fushën e duhur dhe zgjidhni qelizat C33: C46 Data e fillimit.
3. Për vlerën e boshtit Y, zgjidhni fushën e duhur dhe zgjidhni qelizat H33: H46 Lartësia.
4. Kliko OK për të mbyllur dritaren e shtimit të të dhënave.
5. Kliko OK për të mbyllur dritaren e përzgjedhjes së të dhënave.

Këta hapa do të na japin një tabelë të thjeshtë shpërndarjeje me formatim automatik.

Le t'i bëjmë shënuesit e ngjarjes të gjelbër:

• Klikoni me të djathtën në çdo shënues të përzgjedhur të të dhënave, zgjidhni ndryshimin "Formati i serisë së të dhënave".
• Në listën që hapet në të majtë, zgjidhni skedën "Parametrat e shënuesit", më pas zgjidhni llojin e integruar të shënuesit "Crystal". Rritni madhësinë në 10 pt.
• Në skedën Mbushja e Shënuesit, zgjidhni një mbushje të fortë. Ndrysho ngjyrën e mbushjes në jeshile.

Tani kemi një komplot shpërndarës që përfaqëson vijën kohore. Deri më tani, shënuesit e gjelbër tregojnë vetëm fillimin e detyrave.

Ndryshoni emrin e grafikut: klikoni dy herë në fushën e tekstit me emrin dhe shkruani emrin tuaj.

Ne do të kthehemi te opsionet e kohës në hapin 5, do të shtojmë shirita horizontalë përgjatë boshtit X, por tani për tani vazhdoni të formatoni grafikun.

Hapi 4. Renditja e pamjes së diagramit dhe shtimi i emrave të ngjarjeve

Ne heqim qafe atë që nuk na nevojitet në diagram.

boshti Y … Fshih boshtin vertikal, sepse nuk mbart ngarkesë informacioni. Zgjidhni një diagram, në menunë kryesore në skedën "Puna me diagrame", zgjidhni "Layout". Pastaj zgjidhni Akset → Boshti Vertikal Kryesor → Mos Shfaq.

Udhëzues horizontale … Ata janë gjithashtu të padobishëm. Zgjidhni grafikun, në menunë kryesore, shkoni te skeda Layout, më pas zgjidhni Grid → Gridlines Horizontal Along Major Axis → Mos Show.

Legjenda e grafikut … Më pas do ta zëvendësojmë me një më të bukur, por për momentin çaktivizoni: "Layout" → "Legend" → "Jo".

Së fundi, ne shfaqim etiketat e të dhënave për çdo shënues. Në menynë kryesore në skedën "Layout", zgjidhni "Nënshkrimet e të dhënave" → "Majtas".

Si të ndryshoni të dhënat në nënshkrimin e shenjës

Futja e të dhënave për secilën ngjarje në diagram është e gjatë dhe e vështirë, sepse duhet të zgjidhni secilin shënues veçmas dhe ta riemërtoni.

Por ky proces mund të përshpejtohet katër herë:

• Klikoni mbi titullin e shënuesit të parë (këndi i sipërm i majtë i grafikut) për të zgjedhur të gjitha vlerat menjëherë. Mos klikoni në shënuesin e gjelbër, kjo do të zgjedhë objekte të tjera!
• Klikoni përsëri në titullin e shënuesit për të modifikuar emrin e vetëm.
• Në fushën e futjes së formulës, shkruani simbolin =.
• Klikoni në qelizën D33, ajo përmban ngjarjen "Faza 1", shtypni Enter.
• Përsëritni katër hapat e parë për etiketat e mbetura për çdo shënues.

Si të gozhdoni zonat

Është e dobishme të fiksoni rajonet në rreshtin 28 në mënyrë që të mund ta shihni gjithmonë diagramin gjatë punës me dokumentin.27 rreshtat e parë do të mbeten para syve tuaj, edhe nëse lëvizni nëpër pjesën tjetër të rreshtave.

Për të ngrirë zonat:

• Zgjidhni qelizën A28.
• Zgjidhni skedën "Shiko" nga menyja kryesore.
• Zgjidhni Dritarja → Zonat e ngrira.
• Zgjidhni "Zonat e ngrira" nga menyja rënëse.

Një vijë e zezë horizontale do të shfaqet mbi vijën e 28-të. Gjithçka e mësipërme tani është e lidhur dhe vetëm vijat e poshtme do të lëvizin kur lëvizni.

Hapi 5. Shtoni shiritat e gabimeve për të shfaqur afatet kohore për ta kthyer grafikun në një orar vizual

Shiritat e gabimeve horizontale në diagram do të tregojnë se sa kohë duhet për të përfunduar çdo detyrë. Për t'i bërë ato:

• Theksoni grafikun.
• Nga menyja kryesore e veglave të grafikut, zgjidhni skedën Layout.
• Në listën rënëse në këndin e sipërm të majtë (zona e komplotit), zgjidhni serinë e të dhënave "Timeline".
• Në skedën Layout, zgjidhni Shiritat e gabimeve → Cilësimet e avancuara të shiritave të gabimeve. Do të hapet një kuti dialogu.
• Në listën rënëse në këndin e sipërm të majtë, zgjidhni shiritat e gabimit të boshtit X për të formatuar grafikun.
• Në kutinë e dialogut për të ndryshuar shiritat horizontale, zgjidhni kutinë e kontrollit për pinin Plus. Stili i Fundit → Pa pikë.
• Në listën "Vlera e gabimit", zgjidhni artikullin "Custom" dhe klikoni butonin "Specifiko vlerën". Në dritaren e re "Konfigurimi i shiritit të gabimit" që hapet, specifikoni "vlerën e gabimit pozitiv". Për ta bërë këtë, vendosni kursorin në fushën përkatëse dhe zgjidhni gamën e qelizave nga E33 në E74. Klikoni OK.

Tani linjat gri shtrihen nga shënuesit e gjelbër në të djathtë, ato tregojnë se sa kohë duhet të shpenzoni për këtë apo atë detyrë. Ato duhet të formatohen për qartësi:

• Në dritaren Format Error Bars, shkoni te skedari Line Color. Zgjidhni Linjën e ngurtë. Bëjeni mbushjen gri.
• Në skedën Linetype, rrisni gjerësinë e linjës në 4 pt.

Për të lundruar më mirë në diagram, vizatoni vija të holla vertikale poshtë nga shënuesit. Për ta bërë këtë, në listën rënëse në këndin e sipërm të majtë, zgjidhni "Shifrat e gabimit përgjatë boshtit Y". Kutia e dialogut shfaq shiritat vertikal të gabimit. Zgjidhni drejtimin Minus, Stili i Fundit → Pa pikë, Shuma e Gabimit → Vlera Relative, shkruani 100% në këtë fushë. Zgjidhni vetë ngjyrën dhe trashësinë e vijave.

Hapi 6. Shtoni vlerën e gatishmërisë në grafik

Është koha për të shtuar një seri të dhënash në grafik që tregon përqindjen e detyrës së përfunduar.

Nëse një detyrë zgjat 10 ditë dhe është 50% e përfunduar, shiriti për përfundimin do të jetë gjysmë i mbushur. Kjo është një masë për gjurmimin e punës dhe nuk përfshin fundjavat dhe festat. Për të shtuar informacion të ri në grafik, ndiqni udhëzimet e mëposhtme.

• Klikoni me të djathtën në zonën e grafikut, zgjidhni "Zgjidhni të dhënat" nga menyja e kontekstit.
• Klikoni butonin "Shto", në dritaren që shfaqet, përcaktoni "Emrin e rreshtit" duke zgjedhur qelizën G30. Gama e të dhënave për akset X dhe Y është e njëjtë si në hapin # 3.
• Në diagram do të shfaqen shënuesit e kuq, të cilët do të fshehin të gjelbërt.

Hapi 7. Formatimi i matjeve të reja të të dhënave

Për ta bërë grafikun të reflektojë në të njëjtin stil dhe të dhënat të mos mbivendosen, ne formatojmë shënuesit:

• Në listën rënëse në këndin e sipërm të majtë, zgjidhni "Rreshti gati". Menjëherë nën listën rënëse ka një buton "Formati i fragmentit të zgjedhur". Klikoni mbi të, do të hapet një kuti dialogu.
• Ndryshoni parametrat e shënuesit. Zgjidhni llojin e formës "Crystal", vendosni madhësinë në 10 pt dhe zgjidhni një mbushje të gjelbër të fortë për shënuesin. Mbyll dialogun.
• Pa hequr përzgjedhjen e shënuesve, në menunë kryesore në skedën "Layout", klikoni butonin "Etiketat e të dhënave", zgjidhni artikullin "Mos shfaq" në menunë që shfaqet.

Hapi 8. Shtoni shirita gabimi për të gjurmuar përqindjen e përfundimit të detyrave

Tani ju duhet të shtoni dërrasa të reja në mënyrë që të shihni me një shikim se në cilën fazë janë detyrat.

• Zgjidhni përsëri gati rreshtin nga lista rënëse në të majtë. Shtypni butonin "Shiritat e gabimit" në menynë kryesore. Zgjidhni "Opsionet e Avancuara" nga menyja rënëse. Do të hapet një kuti dialogu. Vendosni shiritat vertikal në një vlerë fikse duke futur zero në fushën përkatëse.
• Kaloni në parametrat e dërrasave paralele me boshtin X. Vendosni drejtimin në "Plus". Stili i përfundimit → Pa pikë, Shuma e gabimit → Me porosi. Në kutinë e dialogut të vlerës së gabimit pozitiv, specifikoni gamën e qelizave G33-G47.
• Ndryshoni ngjyrën e vijave në jeshile duke zgjedhur një mbushje të fortë. Vendosni gjerësinë e linjës në 7 pt.

Vijat jeshile horizontale tregojnë nëse detyrat janë kryer pjesërisht ose plotësisht.

Hapi 9. Shtoni një vijë vertikale që përfaqëson ditën aktuale

Vija e kuqe tregon se çfarë dite është dhe e bën të qartë se si projekti në tërësi përshtatet me afatin.

• Thirrni menunë e kontekstit për diagramin me butonin e djathtë. Zgjidhni "Zgjidhni të dhënat".
• Klikoni butonin "Shto", shkruani fjalën "Sot" në fushën "Emri i serisë". Fut gamën e qelizave C31-C32 për vlerën e boshtit X dhe H31-H32 për vlerën e boshtit Y.

Dy shënues të rinj janë shfaqur në tabelë. Etiketoni ato: zgjidhni etiketat e të dhënave dhe shkruani fjalën "Sot" në shiritin e formulave. Klikoni me të djathtën mbi nënshkrimin dhe zgjidhni artikullin "Formati i të dhënave" në menunë e kontekstit. Vendosni pozicionin e titullit "Sipër".

• Shkoni te menyja kryesore në skedën "Layout".
• Zgjidhni "Today Row" në listën rënëse në këndin e sipërm të majtë.
• Shtoni shirita gabimi me parametra shtesë duke ndjekur udhëzimet si në hapin e pestë. Do t'ju duhet një dërrasë përgjatë boshtit vertikal, me drejtimin Minus, stili përfundimtar i Pa pikë, me një vlerë relative prej 100%.

Tani keni një vijë vertikale që përfaqëson ditën aktuale. Ndryshoni ngjyrën e vijës në të kuqe, rrisni madhësinë në 3 pt.

Në mostër, data aktuale është fikse, kështu që nuk do të ndryshojë. Por për projektet që zhvillohen në mënyrë aktive, rekomandohet një mënyrë tjetër e regjistrimit të të dhënave. Për ta bërë këtë, vendosni datën në qelizën B2 duke futur formulën = SOT () dhe specifikoni në kutinë e dialogut të përzgjedhjes së të dhënave për vlerën e qelizës së boshtit X B2 në vend të intervalit që specifikuat më herët.

Hapi 10. Shtoni blloqe teksti

Tani diagramit i mungon vetëm legjenda për legjendën në mënyrë që të kuptohet nga i gjithë ekipi.

• Zgjidhni diagramin, shkoni te menyja kryesore në skedën "Fut". Zgjidhni "Shkronja".
• Vendoseni zonën e etiketës në këndin e sipërm të djathtë të grafikut. Zgjidhni kufirin e kutisë së tekstit me butonin e djathtë të miut, zgjidhni artikullin "Format Shape" në menunë e kontekstit. Në dritaren që hapet, zgjidhni llojin e mbushjes "Solid", ngjyra është gri. Formatoni etiketën. Mund të futni çdo numër blloqesh.

Tani mund të bëni një diagram në 20-30 minuta duke përdorur vetëm redaktorin tuaj të preferuar MS Excel.