Pse nuk ka kohë dhe energji të mjaftueshme për gjërat më të rëndësishme dhe çfarë të bëni për këtë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Fajin e ka kurthi i urgjencës. Ne kuptojmë se si funksionon dhe si të mos futemi në të.

Sa herë në fund të një dite të vështirë dhe të ngarkuar keni kuptuar se dukej se po rrotulloheshit si një ketër në një rrotë për shumë orë dhe keni zgjidhur shumë probleme, por nuk i keni kushtuar kohë projekteve vërtet të rëndësishme? Sa herë i keni premtuar vetes se do të merreni me çështje personale që kanë kuptim për ju: sport, kreativitet, studim, por nuk mund t'i filloni ato për muaj të tërë? Nëse kjo ju ka ndodhur, atëherë, si shumica e njerëzve, ju keni rënë në grackën e urgjencës.

Cili është kurthi i urgjencës

Hulumtimet nga Shkolla e Biznesit e Universitetit Johns Hopkins kanë treguar se më shpesh ne braktisim detyrat interesante dhe të rëndësishme në favor të atyre urgjente. Dhe ne jemi fjalë për fjalë të predispozuar të shtyjmë projekte të rëndësishme për më vonë, para së gjithash, duke marrë përsipër ato që, siç na duket, duhet të bëhen tani.

Kjo quhet kurthi i urgjencës. Na çon drejt stresit, rraskapitjes emocionale dhe, çuditërisht, humbjes së parave. Studiuesit kanë zbuluar se ne priremi të marrim përsipër një detyrë që duket më urgjente, edhe nëse paguajmë më pak për të sesa për një detyrë me një afat më të butë. Kjo ndodh për disa arsye.

Pse biem në grackën e urgjencës

1. Ne vuajmë nëse nuk mund ta përfundojmë detyrën

Kjo u zbulua në vitin 1927, dhe më pas u konfirmua më shumë se një herë: njerëzit ndihen të pakëndshëm nëse mbi ta ka një punë të papërfunduar. Kjo veçori e të menduarit u quajt efekti Zeigarnik. Dhe meqenëse detyrat urgjente, si rregull, janë mjaft të vogla dhe nuk kërkojnë shumë kohë, ne nuk mund t'i shtyjmë ato, sepse atëherë artikulli tjetër në listën e detyrave nuk do të fshihet. Dhe ne kapemi për këto detyra të vogla, i zgjidhim ato një nga një dhe nuk mund të ndalemi. Ashtu si me një pako patate të skuqura: derisa të hani gjithçka, nuk do të qetësoheni.

2. Jemi ngecur në një tunel dhe nuk shohim asgjë përreth

Kjo do të thotë, ne e gjejmë veten aq të mbingarkuar nga punët afatshkurtra saqë fjalë për fjalë nuk mund të nxjerrim frymë, të shikojmë orarin tonë nga jashtë dhe të vlerësojmë se çfarë është me të vërtetë e rëndësishme dhe çfarë jo. Kjo situatë mund të krahasohet me vizionin e tunelit: ne nuk shohim pamjen e plotë, por vetëm një fragment që është në qendër të vëmendjes sonë tani.

3. Nuk jemi në gjendje të organizojmë siç duhet ditën e punës

Nëse proceset nuk korrigjohen për fajin tuaj ose për fajin e menaxhmentit, detyrat rutinë fillojnë të konsumojnë fjalë për fjalë kohë dhe përpjekje. Le të themi se jeni shumë dembel për të krijuar shabllone për dokumente dhe letra - dhe çdo herë që kaloni shumë orë të çmuara duke punuar me dokumentacionin ose postën në hyrje. Ose menaxheri i projektit tuaj nuk ka rënë dakord me klientin që të bëjë të gjitha modifikimet menjëherë, dhe ju duhet të shpërqendroheni nga komentet e reja shumë herë.

4. Na duket se nëse neglizhojmë një detyrë urgjente, do të ndodhë fatkeqësi

Do të vijë një udhëheqës apo klient i keq dhe do të shajë shumë, do t'ju privojnë paratë, do të bjerë qielli në tokë, do të vdesim të gjithë.

Të gjitha këto njoftime për mesazhe të reja, telefonata, modifikime, porosi të vogla shtesë krijojnë iluzionin se nuk mund të shtyhen. Megjithëse, në fakt, nuk ka aq shumë detyra vërtet të ndezura.

Si të shmangni bllokimin në urgjencë

1. Filloni ditën tuaj me detyra të rëndësishme dhe jo urgjente

Librat klasikë të menaxhimit të kohës thonë se gjëja e parë që duhet të bëni është "të hani bretkosën". Kjo do të thotë, të heqësh dorë nga një detyrë e vogël dhe jo shumë e këndshme. Ka logjikë në këtë qasje: pasi bëjmë një telefonatë të vështirë ose iu përgjigjemi letrave të mërzitshme, ndihemi fitues dhe në rritje marrim gjëra të tjera.

Por ekziston rreziku që "bretkosa" e parë të pasohet nga e dyta, pastaj e treta, e katërta … Dhe tani është mbrëmje, "bretkosat" janë ngrënë pa masë, por duart nuk kanë arritur në të vërtetë të rëndësishme. detyrat. Prandaj, mund të provoni të kundërtën: filloni ditën me atë që është më domethënëse, por jo urgjente, dhe vetëm atëherë kaloni në gjithë këtë grumbull detyrash të vogla.

2. Mësoni të bëni një pushim

Mos nxitoni t'i përgjigjeni menjëherë mesazheve të reja dhe të kryeni ndonjë detyrë dhe kërkesë të vogël. Merrni frymë brenda dhe jashtë dhe vlerësoni se sa urgjente është në të vërtetë kjo. Nëse detyra vuan, shtyjeni atë duke i dhënë përparësi projektit më të madh dhe më të vlefshëm.

3. Mundohuni të punoni në blloqe

Le të themi 40 minuta për detyra të rëndësishme dhe 15 minuta për detyra urgjente. Vendosni një kohëmatës në mënyrë që rutina e vogël të mos ju thithë shumë dhe sapo të bjerë bip, kthehuni te gjërat e mëdha. Me shumë mundësi, një telefonatë ose letër do të jetë në gjendje të presë për 40 minutat e ardhshme.

4. Kombinoni gjërat

Shumë gjëra të vogla mund të bëhen ndërsa jeni duke hipur në metro, duke qëndruar në radhë në zyrën postare, duke pritur për një fëmijë nga një mësim vizatimi. Nuk ka gjasa që në momente të tilla të jetë e mundur të përfshiheni në një disertacion, një libër, një raport ose një plan, por është mjaft e mundur t'i përgjigjeni shpejt mesazheve, të plotësoni disa formularë, të bëni modifikime të vogla.

5. Mos harroni se detyrat urgjente nuk do të mbarojnë kurrë

Është një gabim shumë i madh të mendosh se tani do ta pastroni shpejt gjithë këtë rutinë: lini një takim me një mjek, përgjigjeni letrave, porosisni fëmijës tuaj atlete të reja, plotësoni një kartë raporti - dhe më pas, me një zemër të lehtë, ju do të marrë punë të rëndësishme dhe projekte personale: përditësoni portofolin dhe rezymenë tuaj, lexoni një libër në një gjuhë të huaj, kërkoni informacione për kërkime. Mjerisht, kjo nuk do të jetë kështu. Gjërat e vogla do të vazhdojnë t'ju bien derisa t'i merrni nën kontroll.