Pse listat e detyrave nuk funksionojnë dhe çfarë të bëni për këtë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Këtu janë disa këshilla se si ta ktheni "trupin" tuaj nga një fletore e thjeshtë në një mjet të fuqishëm për vendimmarrje, planifikim dhe analizim të ecurisë së detyrave të caktuara.

Menaxhimi i listave të detyrave nuk mund të ishte më i lehtë. Unë i shkrova punët e mia në një rubrikë, dhe më pas ju vetëm e merrni dhe e kaloni atë siç bëni. Çfarë tjetër mund të mendoni?

Sidoqoftë, nëse shikoni numrin e aplikacioneve të ndryshme desktop, celular dhe ueb që zbatojnë këtë koncept, bëhet e qartë se gjithçka nuk është aspak aq e thjeshtë. Pavarësisht nga shumëllojshmëria e mjeteve dhe funksioneve, listat e detyrave ende nuk funksionojnë! Ndoshta thjesht nuk dini si t'i përdorni ato?

Të gjithë njerëzit fillojnë të përdorin menaxherët e detyrave në momentin që mendojnë se rutina e tyre e përditshme po kthehet në kaos. Ata fillojnë të harrojnë gjëra të rëndësishme, ngatërrojnë rendin e detyrave dhe detyrave, i zhgënjejnë kolegët e tyre dhe vonohen për takime. Në një moment të tillë, një person zgjedh një "tudushka" për shijen e tij dhe përpiqet të sjellë organizim në jetën e tij. Dhe, si rregull, në fillim ai ia del mbanë. Por kalon ca kohë dhe listat e detyrave pushojnë së funksionuari dhe rrëmuja origjinale kthehet në jetë.

Pse ndodh?

Çështja është se menaxherët e detyrave janë vetëm një mjet. E cila duhet të konfigurohet saktë që të funksionojë mirë. Dhe këtu janë disa këshilla se si ta bëni atë.

1. Ndani

Në asnjë rast nuk duhet t'i hidhni të gjitha gjërat tuaja të mëdha dhe të vogla në një listë të madhe dhe të gjatë. Nuk ka asgjë më dëshpëruese sesa të mendosh listën tënde të detyrave me dhjetëra hyrje. Në këtë rast, probabiliteti për të arritur ndonjëherë në bishtin e listës priret në zero. Studime të ndryshme të produktivitetit sugjerojnë përgjithësisht që numri i detyrave tuaja në një fletë nuk duhet të kalojë 7-8 copë. Prandaj, ndani listat e detyrave sipas kategorisë, projektit, temës, urgjencës dhe kritereve të tjera.

2. Shtoni afate

Sipas ligjit të Parkinsonit, puna kërkon gjithmonë aq kohë sa i jepni. Prandaj, mbajtja e një liste detyrash ka kuptim vetëm nëse shkruani kohën e përafërt të ekzekutimit pranë secilit artikull. Po, në realitet, mund të ketë devijime; po, në disa ditë gjërat shkojnë keq, por në shumicën e rasteve kjo qasje funksionon. Pasi të keni caktuar kohën e përafërt për të përfunduar një detyrë të caktuar, ju në mënyrë të ndërgjegjshme do të përpiqeni t'i korrespondoni asaj, dhe kjo ndryshon rrënjësisht rregullat e lojës. Provojeni dhe do të habiteni se sa e fuqishme mund të bëhet lista juaj e detyrave.

3. Prioritet

Kjo pikë është e thjeshtë dhe e drejtpërdrejtë. Ne kryejmë punë të rëndësishme para së gjithash, ato të vogla dhe jo urgjente - nëse kemi kohë. Gjithçka që mbetet është t'i jepni përparësi listës suaj dhe ta bëni atë siç duhet. Në fund të fundit, ka çështje shumë urgjente, por krejtësisht të parëndësishme për ju. Dhe ndodh anasjelltas. Prandaj, ne ju ofrojmë prioritetet e mëposhtme:

• çështje të rëndësishme dhe urgjente;
• e rëndësishme por jo urgjente;
• urgjente, por jo shumë e rëndësishme;
• jo urgjente dhe e parëndësishme.

4. Vlerësoni

Dhe rregulli i fundit në këtë listë, por jo më pak i rëndësishëm për nga rëndësia, është nevoja për të analizuar dhe vlerësuar përmbushjen e listës suaj. Mos kërkoni të fshiheni menjëherë dhe të harroni përgjithmonë detyrën e përfunduar. Mundohuni të lini mënjanë disa orë në fund të çdo jave, dhe ndoshta edhe një ditë të tërë në fund të muajit, për të bërë një bilanc. Merrni elementët e kryqëzuar nga arkivi dhe vlerësoni se çfarë ju dha zbatimin e tyre.

• Sa mirë dhe shpejt e keni bërë punën tuaj?
• A mund të ishte bërë më mirë, apo ndoshta nuk duhet të kishte ia vlente fare?
• Sa larg keni përparuar drejt qëllimit tuaj?
• Çfarë duhet bërë për të ecur një hap më tej?

Pasi t'u përgjigjeni këtyre dhe pyetjeve të ngjashme, lista juaj do të marrë një kuptim krejtësisht të ndryshëm për ju. Do të shndërrohet nga një fletore e thjeshtë “për të mos harruar diçka” në një mjet të fuqishëm për vendimmarrje, planifikim dhe analizë të arritjeve.