Si të ndaloni së humburi kohë në aktivitete të padobishme

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Për të qenë më produktiv, mos e detyroni veten të përqendroheni. Thjesht bëni rregullime të vogla në ditën tuaj të punës.

1. Kryeni sa më pak takime

Ne kalojmë deri në katër orë në mbledhje në javë. Më shumë se gjysma e kësaj është humbje kohe. Nëse mundeni, përpiquni të zvogëloni numrin e takimeve.

• Merrni parasysh numrin e pjesëmarrësve. Mos i ftoni kolegët në një takim vetëm për të qenë në anën e sigurt. Lërini ata të kalojnë më mirë kohën e tyre duke i bërë punët e tyre në mënyrë më produktive.
• Bisedat ballë për ballë shpesh mund të jenë një zëvendësues i mirë për takimet. Është shumë më e lehtë që fillimisht të diskutosh detajet e projektit me punonjësin përgjegjës dhe vetëm më pas t'ia prezantosh idenë të gjithë ekipit.
• Përpara se të planifikoni ose të merrni pjesë në një takim zyrtar, merrni parasysh me kujdes se çfarë informacioni keni ndërmend të ndani me kolegët tuaj. Më shpesh, informacioni bazë mund të komunikohet në ndonjë mënyrë tjetër, për shembull, duke u lidhur me një dokument, duke shkruar në një bisedë, apo edhe thjesht duke e transmetuar atë gojarisht mbi një filxhan kafeje. Më pas punonjësit do të jenë në gjendje t'i përgjigjen informacionit tuaj pa ndërprerë rrjedhën e tyre të punës.

2. Ndryshoni ndërveprimin me kolegët

Sigurisht, bashkëpunimi zakonisht ndihmon në rritjen e produktivitetit. Por nuk është kaq e thjeshtë. Sipas të dhënave, çdo punonjës shpërqendrohet mesatarisht shtatë herë në orë. Dhe 80% e këtyre shpërqendrimeve janë gjëra të vogla, të parëndësishme.

Prandaj, në vend që të bëni një pyetje sapo t'ju vijë në mendje, mos nxitoni të shpërqendroni kolegët tuaj. Bëni një listë dhe më pas pyesni menjëherë kur punonjësi është i lirë. Për më tepër, shpesh ndodh që pas njëfarë kohe ne vetë të gjejmë përgjigjen e pyetjes sonë ose të kuptojmë se tre pyetjet e para thjesht na çuan në një të katërtën e madhe.

Nëse jeni të hutuar, nuk keni pse të krijoni një komunikim kompleks me kolegët. Për shembull, veshja e kufjeve zakonisht është e mjaftueshme për të sinjalizuar "Mos shqetëso". Nëse kjo nuk funksionon, provoni të lëvizni në një pjesë tjetër të zyrës ku nuk do të shqetësoheni. Shumica e kolegëve do të mësohen me këto sinjale dhe nuk do t'ju shqetësojnë kur jeni të zënë.

3. Reduktoni rrjedhën e emailit

Problemi nuk është me vetë emailin, por me mënyrën se si e përdorim atë. Ndërsa emailet e mëparshme përmbanin një sasi të madhe informacioni, tani ato janë bërë më shumë si SMS. Një letër tipike tani përmban nga 5 deri në 43 fjalë - informacion të shkurtër dhe pyetje të thjeshta vijuese. Letrat e tilla shumohen shpejt në kutinë tuaj hyrëse, duke kërcënuar se do t'ju mbytin fjalë për fjalë në një lumë mesazhesh të palexuara.

Para se të dërgoni një email, mendoni nëse do të ishte më i përshtatshëm të përdorni një metodë tjetër të transmetimit të informacionit.

Për shembull, me ndihmën e lajmëtarëve të ndryshëm të çastit, mund të dërgoni shpejt mesazhe të shkurtra dhe t'u përgjigjeni atyre pa formalitetin e panevojshëm që imponon e-mail. Dhe në komentet e dokumenteve me akses të hapur, disa njerëz mund të lënë menjëherë propozimet e tyre për një projekt, në vend që të rrëmojnë kutitë postare të kolegëve të tyre me to.

4. Punoni nga shtëpia dhe flini mjaftueshëm

Një punonjës i pushuar mirë shpesh bën më shumë në gjashtë orë sesa një punonjës i përgjumur në të dhjetë. Prandaj, puna nga shtëpia po bëhet opsioni ideal për shumë njerëz. Dhe falë mjeteve moderne të komunikimit, punonjësit nuk kanë nevojë të jenë në të njëjtën dhomë për të zgjidhur ndonjë problem.

Duke u çliruar nga nevoja për të shpenzuar disa orë në transport, mund të flini mjaftueshëm dhe kjo do të ketë një efekt pozitiv në produktivitetin.

Sigurisht, në disa fusha të aktivitetit, komunikimi më i ngushtë me kolegët është i nevojshëm, por një ose dy ditë pune në javë të kaluara në shtëpi do të jenë të dobishme për përfaqësuesit e çdo profesioni. Kjo do t'ju japë mundësinë të përqendroheni në projektin tuaj dhe thjesht të flini. Çelësi është të gjeni një ritëm javor që ju përshtatet juve dhe ekipit tuaj.

5. Bëni pushime të shpeshta

Pushimet janë po aq të rëndësishme sa vetë puna. Megjithatë, një ndryshim i thjeshtë i aktivitetit shpesh nuk mjafton. Për t'u rimbushur, duhet të ngriheni nga tavolina çdo një orë e gjysmë.

Pushimet më të gjata, të tilla si dreka me miqtë ose një shëtitje, janë të dobishme për njerëzit krijues. Kjo pushim është ajo që duhet për ta kthyer një pasdite joproduktive në një zbulim krijues.

Nuk do të pushoni nëse shpërqendroheni për disa minuta çdo gjysmë ore. Është më mirë të largoheni nga vendi i punës për të paktën dhjetë minuta disa herë në ditë.

Ndërsa këto pushime do të zvogëlojnë numrin e orëve që punoni, do të jeni më efikas në pjesën tjetër të kohës. Një ditë pune vërtet produktive është e mundur vetëm duke pushuar dhe rikuperuar.