Pse listat e detyrave nuk funksionojnë dhe si ta rregulloni atë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Për të qenë produktiv, fokusohuni në kohë, jo në detyra.

Menaxhimi i mirë i kohës do të thotë të arrish më shumë rezultate në më pak kohë. Blogeri dhe sipërmarrësi i njohur Thomas Oppong shpjegon se si të bëni plane të mira për të arritur qëllimet tuaja dhe pse listat e thjeshta të detyrave mund të pengojnë vetëm produktivitetin.

Pse listat e rregullta të detyrave nuk funksionojnë

Në një listë të thjeshtë detyrash, ju nuk reflektoni se sa kohë do të duhet për të përfunduar ndonjë detyrë. Dhe ka shumë të ngjarë, ju filloni me ato të vogla dhe të pakomplikuara që zgjasin jo më shumë se pesë minuta.

Gradualisht, arrini në përfundimin se vazhdimisht merrni vetëm gjëra të thjeshta dhe vazhdimisht i shtyni ato të rëndësishme dhe që kërkojnë kohë për më vonë. Si rezultat, projektet e mëdha nuk lëvizin. Dhe pjesa më e madhe e pikave të planit mbeten të paplotësuara, sepse ju vazhdoni t'i shtoni të reja, pa pasur asnjë sistem kontrolli.

Këtu aktivizohet efekti Zeigarnik, sipas të cilit njerëzit kujtojnë më mirë veprimet e paplota ose të ndërprera sesa ato të kryera. Kjo do të thotë që mendimet e detyrave të papërfunduara nga lista e detyrave do të vazhdojnë të rrotullohen në kokën tuaj derisa t'i përfundoni ato. Do të jeni të përhumbur nga një ndjenjë obsesive që e bën të vështirë përqendrimin në kryerjen e punës. Kjo përfundimisht mund të çojë në stres dhe pagjumësi.

Si të planifikoni në mënyrë efektive

Përshkruani ditën tuaj ideale

Jason Womack, trajner ekzekutiv, folës dhe autor mbi produktivitetin, rekomandon qasjen e tij për organizimin e procesit për të arritur një qëllim. Ai sugjeron të shkruani një skenar për ditën e përsosur ku të përqendroheni. Kuptimi se ideali është për ju, ju motivon të punoni.

Për të krijuar një skenar, përgjigjuni pyetjeve të mëposhtme.

• Si dëshironi ta kaloni ditën tuaj?
• Cilat detyra saktësisht duhet të kryhen sot?
• Kur jeni më produktiv?

Bazuar në përgjigjet, mund ta ndani kohën e punës në segmente, secila prej të cilave do të përmbajë detyra të caktuara nga lista juaj e detyrave.

Kjo metodë do t'ju ndihmojë të punoni në mënyrë më efektive me listën tuaj të detyrave dhe të përballeni me detyra urgjente dhe të rëndësishme në kohë.

Planifikoni gjithçka në kalendar

Për t'i bërë listat tuaja të detyrave sa më efektive për ju, mos bëni plane të thjeshta pa afate dhe afate, por mësoni të përdorni kalendarin me mençuri.

Përshkruani në detaje ditën e ardhshme ose një javë të tërë. Shënoni të gjitha gjërat tuaja në kalendar dhe jetoni sipas orarit të krijuar. Kjo do t'ju ndihmojë të vendosni se cilin projekt të trajtoni së pari dhe nëse mund të shtoni më shumë detyra.

Në vend të prioriteteve tuaja të zakonshme, formoni artikujt e planit me një datë dhe orë të saktë - veçanërisht për detyrat më të rëndësishme. Kjo do të japë një ndjenjë urgjence dhe ju do të jeni në gjendje t'i përfundoni ato deri në një pikë të caktuar.

Vlerësoni çdo detyrë

Nëse nuk analizoni se si kaloni çdo ditë, ka shumë mundësi që po e humbisni pjesën më të madhe të saj.

Një nga rregullat e rëndësishme të produktivitetit është të mos lejoni që një detyrë të zgjasë më shumë sesa duhet.

Për menaxhim efektiv të kohës, nuk mjafton vetëm të dish se çfarë duhet bërë. Ju duhet të konsideroni se sa kohë do të zgjasë. Është më mirë të thuash, "Sot kam vetëm 40 minuta për ta bërë këtë", në vend që t'i planifikoj gjërat në një renditje të thjeshtë rëndësie pa afate specifike.

Shtoni në listën tuaj të detyrave një vlerësim se sa kohë do të duhet për të përfunduar çdo artikull. Mundohuni të planifikoni çdo minutë nga ora 8 e mëngjesit deri në 5 pasdite. Përcaktoni paraprakisht se kur do të ketë pushime. Programoni për të kontrolluar njoftimet, emailet dhe mediat sociale.

Mund të duket se ky aktivitet është vetëm humbje kohe. Por në realitet, ajo vendos shiritin që ju përpiqeni të takoni. Si rezultat, do të shihni se përqendrimi juaj është përmirësuar.

Mbajtja e shënimeve se sa kohë shpenzoni në detyra mund të jetë një zbulim i vërtetë për ju. Kjo do të përcaktojë stilin e punës suaj dhe mund ta përmirësojë atë. Gjithashtu ju ndihmon të kuptoni se në cilën orë të ditës jeni pak a shumë efektiv.

Matja është hapi i parë që kërkohet për të monitoruar dhe përfundimisht për të përmirësuar performancën. Nëse nuk mund të matni diçka, nuk mund ta kuptoni atë. Nëse nuk mund të kuptoni diçka, nuk mund ta kontrolloni atë. Dhe nëse nuk mund ta kontrolloni, definitivisht nuk mund ta përmirësoni.

James Harrington Sipërmarrës, Specialist i Menaxhimit të Procesit

Analizoni kohën tuaj dhe më pas mund ta shpërndani saktë.

Afati kohor

Hapni programin tuaj të ditës ose aplikacionin e planifikimit dhe shtoni afate në listën tuaj të detyrave. Caktoni një nivel prioriteti për secilin.

Dhe për të kuptuar se çfarë ia vlen të shpenzoni më shumë kohë, përgjigjuni vetes disa pyetjeve:

• Cilat detyra do të zgjasin më pak se 20 minuta?
• Cilat detyra do të zgjasin më shumë se një orë?
• Cila është gjëja më e mirë për të bërë në mëngjes kur keni më shumë energji?

Tani në vend të "Përfundoni projektin e projektimit" shkruani "Përfundoni projektin e projektimit në dy orë". Edhe nëse nuk keni kohë për ta përfunduar, të paktën do të zbrisni pa kaluar gjithë ditën për të.

Nëse nuk keni një qëllim për të përfunduar detyrën në një datë të caktuar, planifikoni të shpenzoni një sasi të caktuar kohe për të çdo ditë. Dhe pastaj kaloni në gjëra të tjera po aq të rëndësishme. Në këtë mënyrë ju mund të shpëtoni gradualisht nga detyrat e mëdha.

Ndani detyrat e mëdha në më të vogla

Disa detyra mund të zgjasin orë apo edhe ditë. Nëse keni një projekt të madh përpara jush, merrni disa minuta për të menduar për të. Nga cilat pjesë përbëhet? Sa përpjekje kërkon dhe sa kohë do të duhet? Shkruaje.

Më pas, ndani projektin në disa detyra me një afat të qartë dhe zgjidhini ato një nga një derisa të përfundojë. Sa më shumë veprime të vogla të bëni, aq më të realizueshme do të duken ato.

Kur një sasi e paarritshme pune bëhet diçka e vogël, truri fokusohet në atë që duhet bërë tani - në një detyrë specifike dhe një qëllim të vogël. Prandaj, është më mirë të organizoni sprinte prej 40-60 minutash me pushime të shkurtra.

Punoni në një detyrë në një kohë

Kushtojini vëmendjen tuaj të plotë dhe atëherë do të jeni në gjendje të jeni sa më efektiv.

Mark Murphy i Forbes shpjegon: "Kur njerëzit mund të shmangin ndërprerjet e punës, ka një shans 67% që ata të kenë përshtypjen se "sot ishte një ditë shumë produktive".

Me të vërtetë ka kuptim të punosh për një orë në një detyrë pa u shpërqendruar. Por mund të jetë e vështirë, veçanërisht nëse jeni duke marrë vazhdimisht njoftime ose duhet t'u përgjigjeni pyetjeve nga kolegët.

Për shembull, teknika Pomodoro ndihmon për t'u përqëndruar në punë. Ai përfshin 25 minuta sprinte pune me pushime të shkurtra prej 5 minutash. Pas disa qasjeve të tilla, mund të relaksoheni plotësisht.

Kjo metodë nuk është universale: kohëzgjatja e përqendrimit dhe stili i punës janë të ndryshme për të gjithë. Pra, provoni teknika të ndryshme të menaxhimit të kohës dhe përmbajuni asaj që funksionon për ju personalisht.

Për shembull, nëse jeni më produktiv në mëngjes, atëherë shtyni detyrat që kërkojnë më shumë kohë. Kjo do t'ju ndihmojë të bëheni më të organizuar dhe të arrini më shumë.