Si t'i rregulloni gjërat dhe të vazhdoni me gjithçka: një udhëzues i plotë për sistemin GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Nga teoria në shabllon për të ndihmuar në planifikimin e çdo projekti.

Pse GTD është e mirë?

Problemi me shërbimet e produktivitetit është se të gjithë e pozicionojnë veten si një vend ku mund të zgjidhin të gjitha problemet, të ruajnë informacione, të komunikojnë. Shumica e shërbimeve ju kërkojnë t'i jepni përparësi dhe të veproni sipas tyre.

Por pak mund të përqendrohen në kryerjen e detyrave të rëndësishme dhe të mos i kushtojnë vëmendje të gjitha llojeve të gjërave të vogla: detyrave urgjente, kërkesave nga kolegët, miqtë ose të njohurit. Kur ka shumë detyra, është e vështirë të përballesh me to. Prandaj, në praktikë, ju duhet të përdorni disa shërbime për menaxhimin e punëve. Kur ka shumë gjëra për të bërë, ne fillojmë të ngatërrohemi në këto shërbime dhe lista dhe përfundimisht të ndalojmë përdorimin e tyre.

Metodologjia Getting Things Done (GTD) ofron një plan universal për ndërtimin e një sistemi të vetëm në të cilin mund të zgjidhni çdo problem. Do të jeni në gjendje të relaksoheni dhe të mos shqetësoheni, pasi do të jeni të sigurt se nuk do të harroni asgjë. Në kohën e duhur, sistemi do të tregojë se çfarë duhet bërë dhe në çfarë të fokusohet.

Pra, pse kaq shumë punojnë në mënyrë joproduktive?

Njerëzit fillojnë të punojnë në mënyrë joproduktive kur ka shumë projekte, raste dhe detyra. E kanë të vështirë t'i mbajnë të gjitha këto në kokë, e lëre më t'i japin përparësi. Prandaj, ose nuk bëhet asgjë, ose bëhet ajo që është më e lehtë, dhe çështjet e rëndësishme shtyhen për më vonë. Shfaqet një problem tjetër: kur detyrat urgjente duhej të zgjidheshin dje.

Përveç kësaj, personi fillon të lodhet më shpejt, bëhet nervoz. Ai vrapon vazhdimisht si një ketër në timonin e rutinës dhe projektet vërtet të rëndësishme, monetare dhe strategjike janë lënë anash.

Sistemi Getting Things Done, i përshkruar nga David Allen në një libër që u botua në 2001 dhe u bë një bestseller botëror, do të ndihmojë për të përballuar këtë situatë.

Më tregoni për konceptet bazë të GTD që duhet të dini

Rutinë - këto janë ato vepra, mendime dhe shqetësime që shqetësojnë, shpërqendrojnë dhe harxhojnë energji. Derisa rutina të përkthehet në detyra, ajo nuk mund të kontrollohet. Mendimi i shumëfishtë i të njëjtave probleme është një përdorim joefektiv i energjisë krijuese që krijon zhgënjim dhe stres.

Qëllimi i GTD është të çlirojë kokën tuaj nga rutina dhe të largojë stresin e brendshëm.

Kujtesa operative e njeriut- zona e trurit ku ndodhet kujtesa afatshkurtër. Këtu zakonisht vendosim punët aktuale të papërfunduara, premtimet e bëra njerëzve të tjerë dhe mendime të tjera që na shqetësojnë. Fatkeqësisht, ekziston një kufi në sasinë e rutinës që mund të ruani në mënyrë që truri juaj të funksionojë siç duhet. Nëse RAM-i juaj është plot, ju shpërqendroheni nga detyrat e vogla dhe harroni qëllimet tuaja, gjë që çon në stres.

Mjetet e mbledhjes së informacionit- ku shkon informacioni dhe ku regjistroni se çfarë duhet bërë. Për shembull:

• organizatorë;
• fletore;
• Email;
• kalendar;
• regjistrues zëri.

Shporta "Inbox"- një depo e vetme për rutinën që e ktheni në detyra dhe detyra. Një nga rregullat më të rëndësishme për të punuar me Inbox-in tuaj është ta pastroni atë rregullisht.

Veprime të thjeshta - veprime me një hap që kërkojnë më pak se dy minuta për t'u përfunduar. Në praktikë, është më e përshtatshme të ndahen pesë minuta për çështje të tilla.

Projekti - një detyrë që kërkon më shumë se një hap për të përfunduar. Është e nevojshme të lihet një kujtesë për projektin dhe të përshkruhen hapat e parë për zbatimin e tij. Si rezultat, projekti kthehet në një veprim të thjeshtë që mund të përfundojë në pesë minutat e ardhshme dhe të marrë rezultatin përfundimtar.

Projekti duhet të ketë një lidhje me një kartë ose skedar, i cili përshkruan detajet: përgjegjësia, afatet, kategoria (për shembull, "Marketing", "Ligjore", "Zhvillimi"), lidhje me kartat më të vogla me detyra. Kjo strukturë është e përshtatshme për t'u organizuar në Trello.

Lista e kontekstit - një listë detyrash që janë të përshtatshme për t'u kryer në kushte të caktuara. Për shembull, në listën kontekstuale "Blerjet" do të ketë një listë të gjërave dhe produkteve që duhet të blihen në dyqan. Lista e telefonatave mund të përmbajë një listë telefonatash që duhet të bëni kur jeni të lirë.

Është i përshtatshëm për të bërë lista individuale kontekstuale për njerëzit me të cilët punoni dhe komunikoni. Kur takoheni me një person specifik, mund të hapni shpejt listën dhe të zgjidhni çështjet e nevojshme.

Si ta përdor kalendarin?

Të dhënat e mëposhtme duhet të futen në kalendar:

• veprimet që duhet të kryhen në një kohë të caktuar (takime, takime biznesi, seminare);
• veprimet që duhen bërë në një ditë të caktuar (përfundoni projektin në një datë të caktuar, merrni pjesë në konferencë);
• informacion për data specifike (përvjetorë, ditëlindje, festa).

Unë përdor Google Calendar për të mbajtur gjurmët e të gjitha këtyre gjërave. Ky shërbim është i përshtatshëm sepse:

• i aksesueshëm si nga telefoni ashtu edhe nga kompjuteri;
• disa kalendarë mund të shfaqen në një ekran në të njëjtën kohë;
• ka përkujtues në smartphone.

Nëse keni shtuar diçka në kalendar, ose e bëni ose e shtyni për një datë tjetër. Nuk ka nevojë të rëndoni kalendarin me një listë detyrash që riplanifikohet rregullisht nga dita në ditë. Ekzistojnë zgjidhje të veçanta për lista të tilla.

Nëse keni nevojë të telefononi rregullisht klientët, furnitorët ose kontraktorët në një kohë të caktuar, është më mirë të përdorni një sistem CRM për këtë.

Cilat lista duhet të krijoni?

Listat e veprimeve me përparësi

Përpilimi i një raporti javor, ekzaminimi i faqes së internetit të një konkurrenti, pastrimi i kutisë hyrëse në kutinë tuaj postare, hartimi i një detyre teknike për projektuesit - të gjitha këto veprime zgjasin më shumë se dy minuta, por ato nuk mund t'i delegohen askujt. Këto gjëra i vendosim në listat e veprimeve prioritare dhe i kryejmë gjatë ditës.

Rregullat për të punuar me lista të tilla:

• Nuk duhet të ketë shumë lista, mjaftojnë dy ose tre. Për shembull, Personal, Punë, Familje. Nëse keni një detyrë nga lista për një ditë të caktuar, vendosni një kujtesë në kalendarin tuaj.
• Është i përshtatshëm për të shënuar detyrat në këtë listë sipas kontekstit: "Në rrugë", "Në kompjuter", "Lexo", "Blej", "Premtimet". Detyrat mund të kenë një ose më shumë etiketa. Për shembull, detyra "Walk the Dog" do t'i referohej projektit "Personal" dhe etiketës "Promises".
• Përpara se të shtoni një detyrë në listë, merrni parasysh nëse duhet ta bëni fare. Nëse përgjigja është po, vendosni nëse duhet ta përfundoni personalisht çështjen. Në fund të fundit, mund t'i dërgoni një mesazh zanor një vartësi dhe t'ia delegoni atij. Detyrat që keni caktuar do të emërtohen "Caktuar". Ai do të përmbajë raste si nga lista e punës ashtu edhe nga lista personale.
• Rishikoni rregullisht listat. Bëjeni këtë kur të keni një minutë të lirë. Ngrini lart detyrat që duhet të bëhen së pari.
• Pastroni listat tuaja të detyrave të paktën një herë në muaj.

Lista "Një ditë"

Kjo listë do të përfshijë gjëra që nuk kërkojnë veprim aktiv. Ajo mund të jetë:

• libra, regjistrime, video trajnime që dëshironi të blini;
• aftësi të dobishme që dëshironi të zotëroni;
• vendet që dëshironi të vizitoni;
• gjërat që dëshironi të blini.

Ju duhet të shikoni periodikisht në këtë listë, të mbani shënime dhe t'i ktheni ato në qëllime mbi të cilat do të kryhet puna.

Si e ruani informacionin e referencës që do të jetë i dobishëm në të ardhmen?

Ky informacion nuk kërkon ndonjë veprim. Kriteret kryesore për depon e këtij informacioni:

• Kërkim i përshtatshëm sipas titujve, etiketave, përshkrimeve të shkurtra.
• Lehtësia e vendosjes së informacionit në depo.
• Struktura intuitive e ruajtjes së informacionit. Kur futen të dhëna të reja, duhet të zgjidhni shpejt kategorinë dhe nënkategorinë ku t'i vendosni ato.
• Disponueshmëria e ruajtjes nga çdo pajisje.

A ka rituale të detyrueshme GTD?

Po, ka disa prej tyre.

Mbledhja e të gjitha informacioneve në shportën "Inbox"

Ka shumë mjete për mbledhjen e informacionit. Por e gjithë kjo duhet të rrjedhë në një vend, me të cilin do të vazhdoni të punoni.

Po zbraz koshi i kutisë hyrëse

Një ose dy herë në javë, do t'ju duhet të rishikoni listën e Inbox-it dhe të renditni ato të grumbulluara sipas dosjeve ose shkurtoreve. Ky ritual duhet të bëhet një zakon, i cili formohet nga një algoritëm i kuptueshëm i veprimeve dhe përsëritja sistematike e tyre.

Ju duhet të keni një plan të thjeshtë, hap pas hapi për mënyrën se si pastroni sistemin tuaj të detyrave çdo javë. Krijoni një kalendar në të cilin do të shënoni ditët kur janë trajtuar rastet. Caktojini vetes një çmim nëse, për shembull, në 30 ditë të paktën 20, zbrazni kutinë tuaj hyrëse dhe shënoni ditët në kalendarin tuaj.

Rishikimi i listës së veprimeve prioritare dhe listës "Një ditë", prioritizimi

Kur rishikoni listat, është e rëndësishme t'i jepni përparësi në mënyrë korrekte dhe të jeni realistë për pikat tuaja të forta. Kjo është e nevojshme në mënyrë që të mos mbingarkoni veten me detyra dërrmuese dhe të mos vuani nga realizimi i joefikasitetit tuaj.

Shkatërrimi i shportave të panevojshme

Shpesh, gjatë komunikimit me kolegët dhe partnerët, shfaqen kuti postare, dokumente dhe lista të reja.

Detyra juaj është të automatizoni gjithçka sa më shumë që të jetë e mundur në mënyrë që të dhënat të rrjedhin në dosjen Inbox.

Mund të jetë ose një kuti postare ose një planifikues elektronik. Për automatizimin dhe ridrejtimin e informacionit, shërbimet IFTTT dhe Zapier janë të përshtatshme. Duhet të ketë më pak shporta për mbledhjen e informacionit.

Si të punoni me shportën e Inbox dhe të renditni kutitë e grumbulluara?

Së pari, nxirrni detyrën, rastin ose informacionin nga kutia juaj hyrëse dhe përgjigjuni pyetjes: “Çfarë është kjo? A keni vërtet nevojë të bëni diçka?"

Nëse nuk duhet të bëni asgjë, keni dy mundësi. Nëse janë mbeturina që nuk janë më të dobishme, ju i hidhni ato. Nëse është informacion i dobishëm, vendoseni në arkiv. Duhet të strukturohet sipas kategorisë dhe etiketës, kështu që është e lehtë të gjesh atë që po kërkon.

Nëse duhet të bëni diçka me informacionin, ekzistojnë tre opsione:

1. Plotësoni atë që kërkohet. Nëse veprimi është i rëndësishëm dhe nuk do të zgjasë më shumë se 2-5 minuta.

2. Delegoja dikujt. Nëse veprimi zgjat më shumë se dy minuta, mendoni nëse mund t'ia delegoni dikujt.

Kur i delegoni dikujt, duhet të shkruhet sa vijon:

• rezultati përfundimtar;
• plani i punës (rruga drejt qëllimit);
• afatin e përfundimit të detyrës;
• data e kontrollit dhe rezultati që duhet të jetë gati për të (i ndërmjetëm ose përfundimtar).

3. Shtyje për të ardhmen. Duke vepruar kështu, tregoni:

• rezultati i dëshiruar;
• veprimi më i afërt i radhës që do të ndërmerret. Mos harroni: është e pamundur të përfundoni projektin në tërësi, mund të ndërmerrni vetëm hapa të thjeshtë specifikë që do t'ju afrojnë me rezultatin përfundimtar;
• Afati i fundit. Nëse nuk ka një afat kohor të saktë, shtoni veprimin në listën "Një ditë".

Ju mund t'i dërgoni mesazhe vetes për t'i marrë ato në ditën e caktuar. Për këtë, janë të përshtatshëm si "Kalendari Google" me një kujtesë në ditën e duhur, ashtu edhe aplikacioni i postës Boomerang, i cili do t'ju dërgojë një email në një kohë të caktuar.

Si të planifikoni punën tuaj?

E gjithë puna mund të ndahet në tre hapa:

1. Zbatimi i planifikuar paraprakisht. Mund të jenë gjëra të rëndësishme strategjike që ju afrojnë qëllimit tuaj, ose një rutinë që thjesht duhet bërë.
2. Kryerja e punës siç duket papritur. Kjo është kur detyrat nga kolegët, menaxherët, letrat nga klientët mbërrijnë gjatë ditës.
3. Planifikimi për punë të mëtejshme: hartimi dhe rishikimi i listave, përcaktimi i prioriteteve. Kjo pikë nuk duhet të marrë shumë kohë që ju të bëni planifikimin për hir të planifikimit.

Praktika e planifikimit të rasteve dhe detyrave (libër memo) është përshkruar në librin e David Allen.

David Allen Konsulent i Performancës Personale dhe Menaxhimit të Kohës, autor i Metodologjisë së Produktivitetit të GTD

Për një libër përkujtimor ju nevojiten 43 dosje: 31 të shënuara me numra nga 1 deri në 31, 12 të tjera me emrin e muajve. Dosjet ditore vendosen përpara duke filluar nga nesër. Pas dosjes me numrin 31 është dosja për muajin e ardhshëm dhe pas saj janë dosjet me pjesën tjetër të muajve.

Përmbajtja e dosjes për ditën tjetër transferohet çdo ditë në kosh, më pas dosja vendoset pas dosjes së fundit të dosjeve ditore (sikur të bartet në muajin tjetër). Kur lironi dosjen 31 për muajin aktual, do të ketë një dosje me emrin e muajit të ri pas saj, e ndjekur nga dosjet me ditët e muajit të ri. Po kështu dosja me muajin aktual kur ka kaluar kalon në vitin pasardhës.

Në një dosje specifike, ju duhet të ruani dokumente që kërkojnë veprime specifike (një formular që duhet të plotësohet, një letër për të dërguar).

Që sistemi të funksionojë, ai duhet të përditësohet çdo ditë. Nëse harroni të përditësoni dosjen e së nesërmes, nuk mund t'i besoni sistemit. Do të mungojnë informacione të rëndësishme, të cilat do të duhet të trajtohen në mënyra të tjera.

Nëse do të largoheni për disa ditë, atëherë para se të largoheni duhet të kontrolloni dosjet për ditët gjatë të cilave do të mungoni.

Si ta organizoni atë në praktikë, duke marrë parasysh sistemet moderne të planifikimit:

1. Në vend të një libri të paharrueshëm, përdorni një organizator me lista detyrash për çdo ditë dhe futni detyrat për ditën aktuale në të. Takimet dhe punët e lidhura me kohën duhet të regjistrohen fillimisht dhe duhet të vendosen përkujtues në mënyrë që sistemi t'i njoftojë ato paraprakisht.
2. Krijo një skedar me një listë detyrash për një muaj. Kjo është një listë e asaj që dëshironi të bëni gjatë kësaj kohe. I shtoni raste gjatë gjithë muajit. Rishikimi i detyrave duhet të bëhet një herë në javë. Kur planifikoni detyrat tuaja më të rëndësishme, shpërndani javë pas jave në mënyrë që të kuptoni prioritetet tuaja. Ju do t'i kryeni ato në radhë të parë, përndryshe gjatë gjithë kohës do t'i drejtoheni çështjeve të vogla dhe urgjente.
3. Krijo një skedar me planet për vitin. Duhet të rishikohet një herë në muaj. Rastet nga kjo dosje transferohen në planet mujore.
4. Bëni plane për vitin bazuar në qëllimet afatgjata për 3-5 vjet. Është më mirë t'i përshkruani këto gjëra ose në fund të vitit, ose gjatë pushimeve, kur koka nuk është e ngarkuar me detyrat e përditshme.

Këto katër pika janë ato që David Allen i quan sistemi i planifikimit natyror. Ky sistem ju lejon të ecni drejt qëllimeve që janë të rëndësishme për ju dhe të mos humbni kohë në rutinë.

A ka një plan të vetëm që mund të përdoret për të planifikuar ndonjë projekt?

Oh sigurisht. David Allen e quan atë Modeli i Planifikimit Natyror. Ai përbëhet nga disa hapa.

Hapi 1. Objektivi dhe fotografia e rezultatit ideal

Përcaktoni një qëllim ose rezultat përfundimtar ideal, imagjinoni se e keni arritur atë.

Përshkruani atë me të gjitha kriteret e suksesit (para, njerëz, njohje). Sa më shumë detaje të përshkruani rezultatin përfundimtar, aq më i fortë do të jetë motivimi, veçanërisht në momentet kur duhet të kryeni veprime specifike, por nuk ka kohë për këtë.

Hapi 2. Parimet

Përshkruani parimet që do të ndiqni kur të arrini qëllimin tuaj. Për shembull: "Unë do t'u jap njerëzve lirinë e plotë të veprimit nëse ata … (qëndrojnë brenda buxhetit, përfundojnë projektin përpara një afati të caktuar)". Pyete veten: “Cilat veprime mund të ndërhyjnë në aktivitetet e mia? Si mund t'i parandaloj ato?"

Parimet janë të qarta dhe ofrojnë një udhëzues të besueshëm për menaxhimin e aktiviteteve.

Hapi 3. Stuhi mendimesh

Stuhi mendimesh duke shënuar të gjitha idetë e ndryshme që ju vijnë në mendje.

Parimet kryesore të stuhisë së ideve:

• mos gjyko;
• mos kontestoni;
• mos vlerësoni;
• mos kritikoni;
• mendoni për sasinë, jo për cilësinë;
• analiza dhe organizimi anësor.

Hapi 4. Plani i projektit në formën e një liste

Organizoni rezultatet tuaja të stuhisë së ideve në një listë detyrash. Filloni të planifikoni në fund dhe kthehuni. Kjo do ta bëjë të lehtë për ju që të planifikoni dhe identifikoni hapin e parë drejt qëllimit tuaj. Një shembull i planifikimit nga fundi:

Qëllimi (rezultati ideal): Unë mund të flas spanjisht dhe të kuptoj njerëzit.

Pse eshte kjo: Dua të komunikoj pa pjesëmarrjen e përkthyesve gjatë negociatave të biznesit me partnerët spanjollë dhe të komunikoj lirisht me të tjerët gjatë pushimeve në Spanjë.

Hapat drejt qëllimit:

• Një hap para arritjes së qëllimit: gjeta një folës amtare spanjisht dhe bisedova me të dy herë në javë.
• Një hap më parë: Kam kaluar provimin e njohjes së gjuhës B1.
• Një hap më parë: kalova testin e aftësisë A1.
• Një hap para kësaj: mora mësime spanjisht tetë herë në muaj dhe përfundova të gjitha detyrat e shtëpisë.
• Një hap para kësaj: u regjistrova në një kurs spanjisht dhe pagova për një muaj studim.
• Një hap më parë: Mblodha informacion rreth kurseve të spanjishtes dhe bëra një tabelë krahasimi.
• Hapi i parë: Kam planifikuar një kohë në kalendar kur mbledh informacione për kurset e spanjishtes.

Kur një ekip është duke punuar në një detyrë dhe duhet të organizojë të gjithë planin në një vend, është e përshtatshme të përdoret një grafik Gantt. Kolona e parë në të janë fazat në rrugën drejt qëllimit, kolona e dytë janë ato përgjegjëse. Më tej do të ketë kolona me një periudhë kohore. Qelizat do të përmbajnë statusin e një faze specifike, për shembull, "Planifikuar", "Në progres", "Përfunduar", "Shtyrë".

GTD dhe sistemi i planifikimit natyror mund të duken të frikshëm. Por kur e personalizoni për vete dhe filloni ta përdorni rregullisht, do të ndjeni se gjithçka është shumë më e lehtë nga sa dukej në shikim të parë.