Si të planifikoni gjërat duke përdorur metodën ALPEN dhe të vazhdoni me gjithçka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Menaxhimi i kohës me saktësi gjermane.

Çfarë është metoda ALPEN

Kjo është një mënyrë tjetër për të planifikuar gjërat në mënyrë që të garantohet të keni kohë për gjithçka dhe në të njëjtën kohë të mos çmendeni me ngarkesën. Ajo u shpik nga profesori gjerman i ekonomisë dhe eksperti i menaxhimit të kohës Lothar Seivert.

Autori i metodës e ka ndarë atë në pesë komponentë. Shkronjat e para në emrat e hapave u formuan përfundimisht në fjalën gjermane ALPEN (në rusisht "Alpe"):

A - duke bërë një listë të detyrave (Aufgaben);

L - një vlerësim i kohës së kërkuar (L änge schätzen);

P - planifikimi i kohës së tamponit (Pufferzeiten einplanen);

E - prioritizimi i detyrave (Entscheidungen treffen);

N - duke përmbledhur (Nachkontrolle).

Thelbi i metodës është të kuptoni se cilat detyra ia vlen vërtet të merrni kohë dhe cilat mund të lihen për më vonë. Plus, jini realistë për kohën që do të duhet të shpenzoni dhe mbani mend se puna pa ndërprerje është rruga drejt djegies.

Në thelb, metoda ALPEN është një kombinim i planifikimit të bllokut me matricën Eisenhower nga menaxhimi klasik i kohës.

Si të planifikohen rastet duke përdorur metodën ALPEN

Bëni një listë

Shkruani të gjitha - të gjitha gjërat që dëshironi të bëni sot. Thjesht shkruani: në një fletore letre, fletore ose planifikues në telefonin tuaj.

Tundimi për të bërë një listë mendore është, natyrisht, i madh, por burimet e kujtesës "punuese" njerëzore nuk janë të pakufizuara. Sipas disa raporteve, ai mund të ruajë njëkohësisht deri në katër detyra ose objekte.

Mos humbisni kohë duke i dhënë përparësi gjërave së pari - thjesht shkruani gjithçka që ju vjen në mendje. Lista me siguri do të dalë të jetë tmerrësisht mbresëlënëse. Është në rregull, kështu duhet të jetë.

Llogaritni sa kohë duhet

Kushdo që është përpjekur të planifikojë gjërat të paktën një herë, pothuajse me siguri ka shkelur në grabujën e preferuar të të ardhurve në menaxhimin e kohës: ai bëri një listë me 15 detyra, por në fund nuk bëri as gjysmën, sepse ato, rezulton, fizikisht. nuk përshtaten në një ditë pune. Si rezultat, u mërzita dhe braktisa të gjitha këto teknika të reja të menaxhimit të kohës.

Për të parandaluar që kjo të ndodhë, duhet të kuptoni kostot e kohës. Mendoni se sa minuta ose orë do të marrë secila detyrë në listën tuaj. Jini sa më realistë. Mbështetuni në përvojën e kaluar dhe mos harroni tiparet tuaja të personalitetit nëse, për shembull, lodheni shpejt ose zvarriteni. Duhet mbajtur mend se të gjitha këto çështje janë për ju, jo për një mbinjeri imagjinar.

Kur të keni mbaruar llogaritjen, shkruani kohën e parashikuar pranë secilit artikull.

Planifikoni kohët tuaja të tamponit

Një gabim tjetër i zakonshëm është të planifikoni gjërat një nga një. Një strategji e tillë, së pari, nuk merr parasysh që një person duhet të bëjë pushime, dhe së dyti, çon në faktin se të gjitha planet rrezikojnë të shemben për shkak të një vonese të vogël ose forcës madhore.

Takimi zgjati pak më shumë se koha e planifikuar, kontraktori dha urdhrin pak më vonë, disa nga kolegët u vonuan, ju u bllokuat në një bllokim trafiku, fëmija vishej për një kohë të gjatë në kopsht - dhe kjo është e gjitha. Gjërat e mëposhtme duhet të shtyhen, apo edhe të anulohen dhe të rishkruhen fare gjatë gjithë ditës. Kjo zakonisht është shumë e zemëruar dhe frustruese.

Prandaj, pas çdo detyre, është e rëndësishme të përfshini në plan të ashtuquajturën kohë buffer, domethënë atë që nuk e keni zënë me asgjë.

Nëse diçka shkon keq, këto vende boshe do t'ju ndihmojnë të përballoni pjesën tjetër të biznesit. Dhe nëse nuk ndodh ndonjë forcë madhore, ju përdorni kohën e tamponit për të bërë një pushim: të pini kafe, të bëni një shëtitje, të lexoni një libër ose thjesht të uleni në heshtje. Më në fund, mund t'ia kushtoni këtë kohë detyrave shtesë ose projekteve personale.

Ju duhet të përcaktoni vetë madhësinë e blloqeve të tamponit. Në mënyrë ideale, sipas metodës ALPEN, ato duhet të përbëjnë deri në 40% të kohës së punës.

Jepni prioritet detyrave

Në këtë fazë, zakonisht bëhet e qartë se, duke pasur parasysh kohën e kërkuar dhe blloqet e tamponit, lista e detyrave që personi përpiloi fillimisht është fizikisht e pamundur të kapërcehet brenda një dite. Prandaj, duhet të jepni përparësi dhe të zgjidhni cilat detyra të mbani dhe cilat të anuloni ose riplanifikoni.

Për këtë, një mjet klasik është i përshtatshëm - matrica Eisenhower. Sipas tij, të gjitha detyrat nga lista ndahen me kusht në katër kategori:

1. E rëndësishme dhe urgjente. Ato duhet të trajtohen së pari.
2. E rëndësishme por jo urgjente. Ju mund të merrni pak kohë për këto pasi të merreni me grupin e parë.
3. Urgjente por e parendesishme … Është më mirë t'i delegoni ose t'i vendosni në vendin e tretë pas të rëndësishmeve, që të mos i kushtoni gjithë ditën dhe të mos bini në grackën e urgjencës.
4. Jo urgjente dhe e parëndësishme … Këto duhet të fshihen, t'i kalohen dikujt ose të vendosen në anën e pasme.

Kështu, lista juaj do të reduktohet ndjeshëm dhe do të bëhet shumë më afër realitetit.

Përmblidhni

Në fund të ditës, hapni planifikuesin tuaj të ditës dhe bëni vetes disa pyetje:

• Çfarë keni arritur të bëni dhe çfarë jo?
• A keni pasur kohë të mjaftueshme për të gjitha detyrat e planifikuara?
• A e kam vlerësuar saktë kohën e kërkuar, apo duhet të vendos më shumë herën tjetër?
• A kishte kohë të mjaftueshme tampon në planin tim për të kompensuar forcën madhore dhe për të pasur kohë për të pushuar?
• A kam kohë për t'u marrë me çështje të rëndësishme dhe urgjente në mënyrë që të mos prish afatet, por në të njëjtën kohë të mos zhytem në një rutinë?
• Çfarë mund të bëni për ta bërë planin më të rehatshëm për mua herën tjetër?

Kur t'u përgjigjeni atyre, riplanifikoni detyrat që nuk i keni marrë për të nesërmen. Dhe bëni një plan të ri duke pasur parasysh "gabimet korrigjuese".