12 truke të thjeshta për t'i bërë gjërat më shpejt në Excel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-01-13 02:59

Si të shtoni shpejt të dhëna, të krijoni një tabelë inteligjente ose të ruani një skedar të paruajtur.

1. Shto shpejt të dhëna të reja në grafik

Nëse në fletë shfaqen të dhëna të reja për diagramin e vizatuar, i cili duhet të shtohet, atëherë thjesht mund të zgjidhni një gamë me informacion të ri, ta kopjoni atë (Ctrl + C) dhe pastaj ta ngjisni direkt në diagram (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Supozoni se keni një listë me emra të plotë (Ivanov Ivan Ivanovich), të cilat duhet t'i ktheni në emra të shkurtuar (Ivanov I. I.). Për ta bërë këtë, thjesht duhet të filloni të shkruani me dorë tekstin e dëshiruar në kolonën ngjitur. Në rreshtin e dytë ose të tretë, Excel do të përpiqet të parashikojë veprimet tona dhe të kryejë përpunimin e mëtejshëm automatikisht. Gjithçka që duhet të bëni është të shtypni tastin Enter për të konfirmuar dhe të gjithë emrat do të konvertohen menjëherë. Në mënyrë të ngjashme, ju mund të nxirrni emra nga email, emra ngjitës nga fragmente, etj.

3. Kopjo pa thyer formate

Me shumë mundësi, jeni të vetëdijshëm për shënuesin magjik të plotësimit automatik. Ky është një kryq i hollë i zi në këndin e poshtëm të djathtë të qelizës, duke tërhequr mbi të cilin mund të kopjoni përmbajtjen e një qelize ose një formule në disa qeliza menjëherë. Sidoqoftë, ekziston një nuancë e pakëndshme: një kopjim i tillë shpesh shkel dizajnin e tabelës, pasi kopjohet jo vetëm formula, por edhe formati i qelizës. Kjo mund të shmanget. Menjëherë pasi të keni tërhequr kryqin e zi, klikoni në etiketën inteligjente - një ikonë e veçantë që shfaqet në këndin e poshtëm të djathtë të zonës së kopjuar.

Nëse zgjidhni opsionin Plotësoni pa formatim, Excel do të kopjojë formulën tuaj pa formatim dhe nuk do të prishë paraqitjen.

4. Shfaqja e të dhënave nga një spreadsheet Excel në një hartë

Në Excel, ju mund t'i shfaqni shpejt gjeodatat tuaja në një hartë interaktive, si p.sh. shitjet sipas qytetit. Për ta bërë këtë, shkoni te Dyqani i Office në skedën Fut dhe instaloni shtesën Bing Maps prej andej. Kjo mund të bëhet nga faqja duke klikuar butonin Get It Now.

Pasi të keni shtuar një modul, mund ta zgjidhni atë nga lista rënëse "Aplikacionet e mia" në skedën "Fut" dhe ta vendosni në fletën tuaj të punës. Mbetet të zgjidhni qelizat tuaja me të dhëna dhe të klikoni në butonin Trego vendndodhjet në modulin e hartës për të parë të dhënat tona në të. Nëse dëshironi, në cilësimet e shtojcave, mund të zgjidhni llojin e grafikut dhe ngjyrat që do të shfaqen.

5. Kërcim i shpejtë në fletën e kërkuar

Nëse numri i fletëve të punës në skedar ka tejkaluar 10, atëherë bëhet e vështirë lundrimi në to. Klikoni me të djathtën në cilindo nga butonat e lëvizjes së skedave të fletës në këndin e poshtëm të majtë të ekranit. Do të shfaqet tabela e përmbajtjes dhe ju mund të hidheni në çdo fletë të dëshiruar menjëherë.

6. Konvertoni rreshtat në kolona dhe anasjelltas

Nëse ndonjëherë ju është dashur të zhvendosni qelizat nga rreshtat në kolona me dorë, atëherë do ta vlerësoni trukun e mëposhtëm:

1. Theksoni diapazonin.
2. Kopjojeni atë (Ctrl + C) ose, duke klikuar në butonin e djathtë të miut, zgjidhni "Kopjo" (Kopjo).
3. Klikoni me të djathtën në qelizën ku dëshironi të ngjitni të dhënat dhe zgjidhni një nga opsionet Paste Special nga menyja e kontekstit - ikonën Transpose. Versionet e vjetra të Excel nuk e kanë këtë ikonë, por mund ta rregulloni problemin duke përdorur Paste Special (Ctrl + Alt + V) dhe duke zgjedhur opsionin Transpose.

7. Lista rënëse në një qelizë

Nëse në ndonjë qelizë supozohet të futen vlera të përcaktuara rreptësisht nga grupi i lejuar (për shembull, vetëm "po" dhe "jo" ose vetëm nga lista e departamenteve të kompanisë dhe kështu me radhë), atëherë kjo mund të organizohet lehtësisht duke përdorur listën rënëse.

1. Zgjidhni një qelizë (ose një varg qelizash) që duhet të ketë një kufizim të tillë.
2. Klikoni butonin "Vleresimi" në skedën "Të dhënat" (Të dhënat → Vleresimi).
3. Në listën rënëse "Lloji" (Lejo) zgjidhni opsionin "Lista" (Lista).
4. Në fushën "Burimi", specifikoni gamën që përmban variantet e referencës së elementeve, të cilat më pas do të bien kur shkruani.

8. Tabela e zgjuar

Nëse zgjidhni një gamë me të dhëna dhe në skedën "Home" klikoni "Format si tabelë" (Home → Format as Table), atëherë lista jonë do të shndërrohet në një tabelë të zgjuar që mund të bëjë shumë gjëra të dobishme:

1. Shtrihet automatikisht kur i shtohen rreshta ose kolona të reja.
2. Formulat e futura do të kopjohen automatikisht në të gjithë kolonën.
3. Kreu i një tabele të tillë fiksohet automatikisht gjatë lëvizjes dhe përfshin butona filtri për filtrim dhe renditje.
4. Në skedën e shfaqur "Dizajn" në një tabelë të tillë, mund të shtoni një rresht totalesh me llogaritje automatike.

9. Vijat e ndezura

Vijat e shkëndijës janë tabela në miniaturë të vizatuar drejt e në qeliza që vizualizojnë dinamikën e të dhënave tona. Për t'i krijuar ato, klikoni butonin Line ose Columns në grupin Sparklines në skedën Insert. Në dritaren që hapet, specifikoni diapazonin me të dhënat numerike origjinale dhe qelizat ku dëshironi të shfaqni vijat e shkëndijave.

Pasi të klikoni në butonin "OK", Microsoft Excel do t'i krijojë ato në qelizat e specifikuara. Në skedën "Dizajn" që shfaqet, mund të personalizoni më tej ngjyrën, llojin e tyre, të aktivizoni shfaqjen e vlerave minimale dhe maksimale, etj.

10. Rikuperoni skedarët e paruajtur

Imagjinoni: ju mbyllni raportin me të cilin keni kaluar gjysmën e fundit të ditës dhe në kutinë e dialogut që shfaqet "Ruaj ndryshimet në skedar?" papritmas për ndonjë arsye shtypni "Jo". Zyra njofton britmën tuaj të mprehtë, por është tepër vonë: orët e fundit të punës shkuan në fund.

Në fakt, ekziston një shans për të korrigjuar situatën. Nëse keni Excel 2010, atëherë klikoni në "File" → "Recent" (File → Recent) dhe gjeni butonin "Rivendosni librat e punës të paruajtur" në këndin e poshtëm djathtas të ekranit.

Në Excel 2013, rruga është paksa e ndryshme: Skedari → Detajet → Kontrolli i Versionit → Skedari - Karakteristikat - Rikuperoni librat e punës të paruajtur.

Në versionet e mëvonshme të Excel, hapni Skedarin → Info → Menaxhimi i Librit të Punës.

Do të hapet një dosje e veçantë nga të brendshmet e Microsoft Office, ku ruhen kopje të përkohshme të të gjithë librave të krijuar ose modifikuar, por të paruajtur në një rast të tillë.

11. Krahasimi i dy vargjeve për dallimet dhe rastësitë

Ndonjëherë kur punoni në Excel, duhet të krahasoni dy lista dhe të gjeni shpejt artikuj që janë të njëjtë ose të ndryshëm në to. Këtu është mënyra më e shpejtë, më intuitive për ta bërë atë:

1. Zgjidhni të dyja kolonat e krahasuara (mbani të shtypur tastin Ctrl).
2. Zgjidhni skedën Home → Formatimi i kushtëzuar → Theksoni rregullat e qelizave → Vlerat e dyfishta.
3. Zgjidhni opsionin Unik nga lista rënëse.

12. Përzgjedhja (rregullimi) i rezultateve të llogaritjes për vlerat e kërkuara

A i keni rregulluar ndonjëherë vlerat e hyrjes në llogaritjen tuaj të Excel për të marrë rezultatin që dëshironi? Në momente të tilla ndihesh si një artileri i sprovuar: vetëm disa duzina përsëritje të "nën-fluturimeve" - dhe ja ku është, goditja e shumëpritur!

Microsoft Excel mund ta bëjë këtë për ju, më shpejt dhe më saktë. Për ta bërë këtë, klikoni butonin "What If" në skedën "Data" dhe zgjidhni komandën "Zgjedhja e parametrave" (Insert → What If Analysis → Goal Seek). Në dritaren që shfaqet, specifikoni qelizën ku dëshironi të zgjidhni vlerën e dëshiruar, rezultatin e dëshiruar dhe qelizën hyrëse që duhet ndryshuar. Pasi të klikoni në "OK", Excel do të ekzekutojë deri në 100 "shots" për të gjetur totalin e kërkuar me një saktësi prej 0, 001.