5 gabimet kryesore në menaxhimin e kohës që na pengojnë të bëjmë gjithçka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Ne bëjmë një listë detyrash dhe përpiqemi t'i përmbahemi orarit pa marrë parasysh çfarë. Por sado të përpiqemi, do të shfaqen ende detyra të reja dhe urgjente. Lista po bëhet më e gjatë dhe ne nuk mund ta lëkunim ndjenjën se koha po na rrëshqet fjalë për fjalë nga duart. Pra, le të kuptojmë se çfarë gabimesh bëjmë më shpesh dhe si ta menaxhojmë siç duhet kohën tonë.

1. Nuk kemi prioritet

Sigurisht, një listë detyrash është një mënyrë efektive për të organizuar mendimet tuaja për atë që duhet bërë. Por nëse nuk i jepni përparësi, atëherë gjëja më e rëndësishme thjesht mund të bjerë jashtë syve. Ju duhet të kuptoni drejtimin, qëllimin e aktivitetit tuaj dhe të mos hidheni nga një detyrë në tjetrën. Përcaktimi i papërshtatshëm i prioriteteve mund të tregojë shumë për mjedisin aktual të punës.

Shumë njerëz që punojnë në një ekip ndihen të pakëndshëm kur shefat ose kolegët e tyre u kërkojnë të bëjnë diçka: ata shtyjnë detyrat e tyre aktuale, nuk i japin përparësi dhe më pas nuk e mbajnë orarin e tyre. Prandaj, nëse po planifikoni ditën, javën apo muajin tuaj, pyesni veten se cila është detyra më e rëndësishme për ju gjatë kësaj periudhe.

Shpesh ndodh që puna për një detyrë të rëndësishme merr të gjitha mendimet dhe gradualisht rrjedh në zvarritje. Sepse zakonisht kërkon përpjekje serioze mendore dhe fokus të plotë. Është shumë më joshëse të bësh detyra të vogla pesë minutëshe gjatë gjithë ditës sesa një detyrë e madhe që nuk është e lehtë, megjithëse në fund sjell shumë kthim.

2. Ne e mbivlerësojmë forcën tonë

Mbivlerësimi i aftësive tuaja është një mëkat i njohur në menaxhimin e kohës. Kur mendon se një detyrë do të zgjasë më së shumti disa minuta, por të hahet të paktën gjysmë ore. Për të shmangur këtë situatë, para se të filloni punën, shkruani diku sa kohë do të shpenzoni për të.

Nëse detyra zgjat 25-30 minuta, sigurohuni që ta vendosni në orar.

Një këshillë tjetër: mendoni dy herë se sa kohë mund të marrë në të vërtetë detyra.

Nëse jeni të sigurt se puna zgjat 30 minuta, vendosni një orë në orarin tuaj për arsye sigurie. Përndryshe, ju mund të bëheni një nga ata punëtorët e pafat që punojnë gjithë natën.

Në fillim të ditës suaj, merrni 10 minuta për të kontrolluar orarin tuaj. Fakt: 10 minuta planifikim në mëngjes do t'ju kursejnë një orë gjatë ditës tuaj të punës. Por mos ngarkoni të gjithë orarin tuaj, mos harroni të lini pak kohë të lirë për detyra të reja dhe / ose të papritura.

3. I shpërqendruar

Vëmendja e shpërqendruar është shkaku kryesor i zvarritjes. Dhe mbi të gjitha, rrjetet sociale dhe posta na shpërqendrojnë nga puna. Për të shmangur këtë, ju rekomandojmë të çaktivizoni njoftimet e kutisë hyrëse kur përpiqeni të përqendroheni në nuancat e një detyre ose të specifikoni një interval për njoftimet, për shembull, çdo tre orë. Kjo do t'ju ndihmojë të mos shpërqendroheni nga letrat çdo dy minuta.

Një mënyrë tjetër e shkëlqyeshme për ta bërë këtë është të caktoni kohë të veçantë në programin tuaj që do të shpenzoni për të punuar me kutitë tuaja hyrëse. Të kontrollosh vazhdimisht postën tënde do të thotë t'i kushtosh pak vëmendje: ju skanoni shpejt letrën dhe po aq shpejt dërgoni një përgjigje, shpesh të pasaktë dhe me gabime shtypi. Të kërkosh falje dhe të rishpjegosh atë që do të thuash në të vërtetë është një humbje kohe që mund të ishte shmangur.

Rrëmuja gjithashtu mund të jetë shumë shpërqendruese. Dosje të shpërndara me letra në tavolinë, kaos në furnizimet e zyrës, shënime që nuk mund të gjenden në këtë rrëmujë … Bëjeni rregull të pastroni tavolinën tuaj çdo herë në fund të javës dhe të hidhni pa mëshirë letrat që nuk janë të dobishme për ju dhe nuk ka gjasa të keni nevojë.

4. Mendojmë se numërimi i kohës së shpenzuar është i panevojshëm

Ka dy mënyra për të liruar kohën: injoroni detyrat e reja ose racionalizoni përdorimin e saj. Por derisa të filloni të mbani shënime se sa kohë shpenzoni në një aktivitet të caktuar, nuk do të dini se cila metodë është e duhura për ju.

Për një javë ose dy, përpiquni të mbani shënim kohën që kaloni në detyrat e punës. Kjo do t'ju ndihmojë të shihni dhe analizoni se si e kaloni kohën tuaj, dhe në të ardhmen - të shmangni gabimet tuaja.

A jeni të ndërprerë vazhdimisht nga telefonatat apo duke trokitur në derën tuaj? A kaloni shumë kohë në internet apo kontrolloni shumë shpesh postën tuaj? Shihni sa kohë ju duhet për të kryer këto detyra joproduktive dhe zhvilloni një strategji për t'i injoruar ato ose për të zvogëluar numrin.

5. Ne besojmë në multitasking

Ekspertët e menaxhimit të kohës thonë me një zë: nuk ka gjë të tillë si multitasking. Ajo që zakonisht quhet "shumë detyra" është në fakt hedhja nga një detyrë në tjetrën dhe nuk ka asgjë të mirë në të.

Për rezultatin më të mirë, duhet të përqendroheni në një detyrë, të vendosni një kohëmatës dhe të punoni në kohën e caktuar vetëm në të.

Përsëriteni me vete si një mantra: "Tani për tani do ta mbaroj këtë detyrë" - dhe nuk do të hidheni nga një detyrë në tjetrën.