Sekretet e korrespondencës me email të biznesit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Ne ju paraqesim një artikull nga Artem Turovets mbi sistemin e organizimit të korrespondencës së biznesit. Ky nuk është një grup "teknikash super produktiviteti" ose një leksion mbi marketingun me email. Artyom thjesht do të ndajë përvojën e kompanisë së tij, ku ata u përpoqën të vendosnin punën me e-mail në mënyrë që të gjithë të ishin të rehatshëm.

Çfarë është emaili? Në botën moderne të biznesit, këto janë:

Fytyra jote. Është me ndihmën e emailit që mund të krijoni një imazh pozitiv në sytë e palës tjetër ose të prishni përshtypjen e parë.
Mjeti juaj i punës. Shumë komunikim me botën e jashtme ndodh me email. Prandaj, duke e zotëruar mirë këtë mjet, mund ta lehtësoni shumë jetën tuaj.
Një shpërqendrim i fuqishëm. Bota e jashtme po përpiqet t'ju tërheqë, të shpërqendrojë dhe t'ju çojë në rrugë të gabuar përmes emailit.

Nga ky këndvështrim, le të shohim punën me e-mail. Le të fillojmë thjesht.

Dizajni i letrës

Unë përdor klientin e postës Mozilla Thunderbird, kështu që do ta përdor si shembull. Le të krijojmë një shkronjë të re dhe të shkojmë nga lart poshtë në listën e fushave.

Kujt. Kopjo. Kopje e fshehur

Dikush mund të mos e dijë, por "To" e Mozilla-s mund të ndryshohet në "Cc" ose "Bcc".

Për: shkruajmë adresuesin kryesor ose disa adresues të ndarë me pikëpresje.
Kopjo: i shkruajmë dikujt që duhet ta lexojë letrën, por nga i cili nuk presim përgjigje.
Bcc: i shkruajmë atij që duhet ta lexojë letrën, por duhet të mbetet i panjohur për pjesën tjetër të marrësve të letrës. Është veçanërisht i përshtatshëm për dërgimin masiv të letrave të biznesit, për shembull, njoftimet.

Nuk është e drejtë në dërgimin masiv, specifikoni marrësit përmes fushave "Cc" ose "To". Disa herë në vit marr letra në të cilat 50–90 adresues janë të shënuar në fushën "Cc". Ka një shkelje të privatësisë. Jo të gjithë marrësit tuaj duhet të dinë me kë tjetër po punoni në një temë të ngjashme. Është mirë nëse këta janë njerëz që njihni njëri-tjetrin. Po nëse lista përfshin kompani konkurruese që nuk dinë për njëra-tjetrën? Të paktën duhet të jeni gati për shpjegime të panevojshme, në maksimum, për ndërprerjen e bashkëpunimit me njërin prej tyre. Mos bëni kështu.

E drejta dërgoni postime masive në emrin tuaj dhe vendosni të gjithë marrësit në fushën "Bcc".

Lënda e letrës

Rëndësia e linjës së temës shkruhet shpesh (nganjëherë në mënyrë të arsyeshme) në bloget e tyre të korporatave nga shërbimet profesionale të postës. Por aty më së shpeshti bëhet fjalë për letrat e shitjes, ku rreshti i temës zgjidh problemin "email duhet të hapet".

Ne jemi duke diskutuar korrespondencën e përditshme të biznesit. Këtu tema zgjidh problemin "letra dhe autori i saj duhet të identifikohen lehtësisht dhe më pas të gjenden." Për më tepër, zelli juaj do t'ju kthehet në formën e karmës së letrave të shumta të përgjigjes, vetëm me parashtesat Re: ose Fwd, ndër të cilat do t'ju duhet të kërkoni letrën e dëshiruar për temën.

Njëzet letra është vëllimi i një korrespondence njëditore të një menaxheri të mesëm. Nuk po flas aspak për sipërmarrësit dhe pronarët e bizneseve, numri i letrave të tyre ndonjëherë shkon jashtë shkallës për 200 ose më shumë në ditë. Pra, përsëri: mos dërgoni email me një rresht bosh subjekti.

Pra, si ta formuloni saktë linjën tuaj të temës?

Ne në "Sky" tonë rekomandojmë me shkronja të jashtme të shkruajmë në temë: "Qielli". Në të brendshme - vetëm përmbajtja e rreshtit të temës në tre deri në pesë fjalë pa parashtesa.

Gabimi numër 1: vetëm emri i kompanisë në subjekt. Për shembull, "Sky" dhe kaq. Së pari, me siguri nuk jeni një nga kompanitë tuaja që komunikojnë me këtë palë. Së dyti, një temë e tillë nuk sjell ndonjë kuptim, sepse emri i kompanisë suaj tashmë mund të shihet nga adresa. Së treti, mendoni se si do të duket kutia juaj postare me këtë qasje ndaj korrespondencës? Diçka si kjo.

A është i përshtatshëm kërkimi për tema si kjo?

Gabimi numër 2: një titull i ndezur, i shitur. Është mirë nëse dini të shkruani tituj të tillë. Por a është e përshtatshme të përdoren këto aftësi në korrespondencën e biznesit? Mos harroni qëllimin e linjës së temës së një letre biznesi: jo për të shitur, por për të siguruar identifikimin dhe kërkimin.

Nuk është e drejtë	E drejta
Nxitoni të blini sëpata me një çmim të arsyeshëm!	Ofertë komerciale për furnizimin e akseve
Duhet të nxitojmë të kontrollojmë përqindjet! Rodion është në rrugën e tij!	Për miratimin e aktit të pajtimit me interes me Alena Ivanovna
KUJDES! Porfiry Petrovich zgjidhi sekretin e Raskolnikov dhe do të zgjidhë problemet tona	Një ofertë nga një konsulent: zbritje psikologjike

Teksti i letrës

Ka shumë udhëzues shkrimi për raste të ndryshme. Për shembull, shumë gjëra të dobishme nga, dhe mjeshtra të tjerë të fjalës. Unë ju këshilloj të lexoni artikujt e tyre të paktën për të përmirësuar shkrim-leximin e përgjithshëm dhe për të përmirësuar stilin e përgjithshëm të të shkruarit.

Në procesin e shkrimit të një letre, ne duhet të marrim vazhdimisht disa vendime.

Një pyetje mirësjelljeje … Në fillim të letrës, ju mund të turbulloheni në mirësjellje apo edhe butësi në frymën e "E dashura ime Rodya, prej më shumë se dy muajsh nuk kam folur me ty me shkrim, nga e cila unë vetë vuajta dhe as që fle edhe një natë duke menduar." Është shumë i sjellshëm dhe shumë i kushtueshëm, si për nga koha për të shkruar një parathënie të tillë, ashtu edhe për kohën e bashkëbiseduesit për ta lexuar. Kjo është një korrespondencë biznesi, mbani mend? Jo një ese e zhanrit epistolar për konkursin dhe jo një letër për nënën e Raskolnikov, por korrespondencë biznesi.

Ne respektojmë kohën tonë dhe atë të marrësit!

Ka kuptim të prezantoni veten dhe të kujtoni rrethanat e njohjes vetëm në letrën e parë të dërguar pas një takimi të shkurtër në ekspozitë. Nëse kjo është një vazhdimësi e bashkëpunimit ose korrespondencës aktuale, në letrën e parë të ditës shkruajmë: "Përshëndetje, Ivan", në të dytën dhe në vijim: "Ivan, …".

Apelim … Gjithmonë isha i shqetësuar se me kë të kontaktoja në një letër nëse ka disa marrës. Kohët e fundit u shkrova një letër tre vajzave të quajtura Anna. Pa asnjë hezitim shkrova “Përshëndetje Anna” dhe nuk u lava. Por kjo nuk është gjithmonë rasti.

Po sikur të jenë tre apo edhe shtatë marrës dhe ata nuk ndajnë të njëjtin emër? Mund t'i rendisni me emra: "Mirëdita, Rodion, Pulcheria, Avdotya dhe Pyotr Petrovich". Por është e gjatë dhe kërkon kohë. Ju mund të shkruani: "Përshëndetje, kolegë!"

Për veten time, unë përdor rregullin për t'iu referuar me emër atij që është në fushën "Për". Dhe për ata që janë në kopje, mos aplikoni fare. Ky rregull në të njëjtën kohë ju lejon të përcaktoni më saktë (një!) adresuesin e letrës dhe qëllimin e kësaj letre.

Citim … Shpesh, korrespondenca është një zinxhir letrash me pyetje dhe përgjigje - me një fjalë, një dialog. Konsiderohet formë e mirë të mos fshini historikun e korrespondencës dhe të shkruani përgjigjen tuaj në krye të tekstit të cituar, në mënyrë që, duke u kthyer në këtë korrespondencë një javë më vonë, të mund ta lexoni lehtësisht dialogun nga lart poshtë në datat zbritëse.

Për disa arsye, cilësimi i paracaktuar në Mozilla është "Vendosni kursorin pas tekstit të cituar". Unë rekomandoj ta ndryshoni atë në menynë "Mjetet" → "Cilësimet e llogarisë" → "Përbërja dhe adresimi". Duhet të jetë kështu.

Qëllimi i letrës … Letrat e biznesit janë dy llojesh:

kur thjesht informojmë bashkëbiseduesin (për shembull, një raport për punën e bërë për një muaj);
dhe kur duam diçka nga bashkëbiseduesi. Për shembull, në mënyrë që ai të miratojë faturën bashkëngjitur për pagesë.

Si rregull, ka shumë më tepër letra inkurajuese sesa ato raportuese. Nëse duam të arrijmë diçka nga bashkëbiseduesi, është shumë e rëndësishme të themi për këtë me një letër në tekst të thjeshtë. Thirrja për veprim duhet të shoqërohet me një thirrje për veprim me emër dhe pasuar nga fjalia e fundit në letër.

Nuk është e drejtë: "Porfiry Petrovich, e di kush e vrau plakën."

E drejta: "Porfiry Petrovich, e vrava plakën, të lutem, merr masa për arrestimin tim, jam lodhur nga vuajtjet!"

Pse duhet të mendojë korrespondenti për ju se çfarë të bëjë me këtë letër? Në fund të fundit, ai mund të marrë një vendim të gabuar.

Nënshkrimi në tekst … Ajo duhet të jetë. Për më tepër, të gjithë klientët e postës ju lejojnë të konfiguroni zëvendësimin automatik të një nënshkrimi, për shembull, klasike "Sinqerisht, …". Në Mozilla, kjo bëhet nën Mjetet → Opsionet e llogarisë.

Të shkruash apo të mos shkruash kontakte në nënshkrim është punë personale e secilit. Por nëse jeni në ndonjë mënyrë të lidhur me shitjet - sigurohuni që të shkruani. Edhe nëse transaksioni nuk kryhet në bazë të rezultateve të komunikimit, në të ardhmen do të gjendeni lehtësisht nga kontaktet nga nënshkrimi.

Së fundi, një veçori tjetër e trupit të letrës për ata bashkëbisedues që nuk u pëlqen (nuk mund, nuk dëshiron, nuk ka kohë) t'u përgjigjen letrave tuaja. Specifikoni parazgjedhjen në tekstin e letrës. Për shembull, "Porfiry Petrovich, nëse nuk vini të më arrestoni para orës 12:00 të së premtes, atëherë unë e konsideroj veten të amnistuar". Sigurisht, afati duhet të jetë real (nuk duhet të dërgoni tekstin nga shembulli të premten në orën 11:50). Marrësi duhet të jetë fizikisht në gjendje të lexojë dhe të vendosë për letrën tuaj. Kjo “heshtje” ju çliron nga përgjegjësia për mosreagimin e bashkëbiseduesit. Si gjithmonë, përdorimi i kësaj veçorie duhet të trajtohet me mençuri. Nëse një person u përgjigjet letrave tuaja në kohë dhe rregullisht, një ultimatum i tillë, nëse nuk e ofendon, mund ta tendos pak ose të çojë në një vendim për të mos iu përgjigjur letrës tani, por t'ju bëjë të prisni të Premten.

Shtojcat

Letrat shpesh vijnë me bashkëngjitje: rezyme, oferta komerciale, vlerësime, orare, skanime dokumentesh - një mjet shumë i përshtatshëm dhe në të njëjtën kohë një burim i gabimeve të njohura.

Gabim: madhësi e madhe e bashkëngjitjes. Shpesh pranohen email me bashkëngjitje deri në 20 MB. Si rregull, këto janë skanime të disa dokumenteve në formatin TIFF, me një rezolucion prej 600dpi. Programi i postës së korrespondentit pothuajse me siguri do të varet për disa minuta në përpjekjet e kota për të shkarkuar një pamje paraprake të kësaj bashkëngjitjeje. Dhe Zoti e ruajtë marrësin që të përpiqet ta lexojë këtë letër në një smartphone …

Personalisht, unë fshij letra të tilla menjëherë. Nuk dëshironi që letra juaj të përfundojë në kosh para se të lexohet? Kontrolloni madhësinë e bashkëngjitjes. Rekomandohet që të jetë jo më shumë se 3 MB.

Po sikur të tejkalohet?

Provoni të rikonfiguroni skanerin tuaj në një format dhe rezolucion tjetër. Për shembull, në PDF dhe 300dpi, merren skanime mjaft të lexueshme.
Mendoni për programe si WinRar ose 7zip. Disa skedarë janë të kompresuar në mënyrë perfekte.
Po sikur bashkëngjitja është e madhe dhe nuk mund ta ngjeshni? Për shembull, një bazë e të dhënave e kontabilitetit pothuajse bosh peshon 900 MB. Ruajtja në re e informacionit do të vijë në shpëtim: Dropbox, Google Drive dhe të ngjashme. Disa shërbime, të tilla si Mail.ru, konvertojnë automatikisht bashkëngjitjet e mëdha në lidhje për ruajtjen e cloud. Por unë preferoj të menaxhoj vetë informacionin tim të ruajtur në cloud, kështu që nuk e mirëpres automatizimin nga Mail.ru.

Dhe një rekomandim tjetër jo mjaft i qartë për investimet - të tyre emri … Duhet të jetë i kuptueshëm dhe i pranueshëm për marrësin. Pasi ne në kompani po përgatisnim një ofertë komerciale drejtuar … le të jetë Fjodor Mikhailovich Dostoevsky. Mora një letër nga menaxheri me një projekt propozim për miratim dhe bashkëngjitja përfshinte një dosje me emrin "DlyaFedi.docx". Me menaxherin që më dërgoi këtë, një dialog u zhvillua diçka e tillë:

- I dashur menaxher, a jeni personalisht gati t'i afroheni këtij personi të respektuar dhe ta emëroni atë në fytyrën e Fedya?

- Disi jo, njeri i respektuar, të gjithë e thërrasin me emrin dhe patronimin e tij.

- Pse e quajtët investimin “Dlya Fedy”? Nëse e dërgoj tani, a mendoni se do të blejë sëpata nga ne për këtë CP?

- Unë do të riemërtoja më vonë …

Pse të përgatisni një bombë me sahat - refuzimin e një klienti të mundshëm - ose të bëni vetë punën shtesë për të riemërtuar një skedar? Pse të mos e emërtoni menjëherë bashkëngjitjen saktë: "Për Fedor Mikhailovich.docx" ose edhe më mirë - "KP_Nebo_Topory.docx".

Pra, pak a shumë e kemi rregulluar emailin si “fytyrë”. Le të kalojmë në shikimin e emailit si një mjet për punë efektive dhe të flasim për shpërqendrimin e tij.

Puna me letra

Email-i është një shpërqendrim i fuqishëm. Ashtu si me çdo shpërqendrim, posta duhet të trajtohet duke shtrënguar rregullat dhe duke futur një orar pune.

Së paku, duhet të çaktivizoni TË GJITHA njoftimet për mbërritjen e postës. Nëse klienti i postës është i konfiguruar si parazgjedhje, do të njoftoheni me një sinjal zanor dhe ikona pranë orës do të pulsojë dhe do të shfaqet një pamje paraprake e letrës. Me një fjalë, ata do të bëjnë gjithçka që së pari t'ju largojnë nga puna e mundimshme, dhe më pas t'ju zhytin në humnerën e letrave të palexuara dhe postimeve të padukshme - minus një ose dy orë nga jeta.

Vullneti i fuqishëm i dikujt i lejon ata të mos shpërqendrohen nga njoftimet, dhe për njerëzit e zakonshëm është më mirë të mos tundojnë fatin dhe t'i fikin. Në Mozilla Thunderbird, kjo bëhet përmes menysë "Vegla" → "Opsione" → "Përgjithshme" → "Kur shfaqen mesazhe të reja".

Nëse nuk ka njoftime, si të kuptoni që një letër ka mbërritur?

Shume e thjeshte. Ju vetë, me vetëdije, lini kohë për analizimin e postës, hapni klientin e postës dhe shihni të gjitha mesazhet e palexuara. Kjo mund të bëhet dy herë në ditë, për shembull, në kohën e drekës dhe në mbrëmje, ose gjatë pushimit të detyruar, për shembull, në bllokimet e trafikut.

E pyetur shpesh, po në lidhje me kohën e reagimit dhe emailet urgjente? Përgjigja është: nuk keni letra urgjente në postë. Përveç nëse punoni në departamentin e mbështetjes së klientit (një departament i tillë ka rregullat e veta për të punuar me postën).

Nëse ka letra urgjente, dërguesi do t'ju njoftojë për këtë përmes kanaleve të tjera - telefon, SMS, Skype. Pastaj ju do të shkoni qëllimisht në klientin e postës dhe do të përpunoni postën urgjente. Të gjithë gurutë e menaxhimit të kohës (për shembull, Gleb Arkhangelsky me "Time Drive") deklarojnë standardin për t'iu përgjigjur emaileve deri në 24 orë. Ky është një rregull normal i formës së mirë - mos prisni përgjigje të menjëhershme nga bashkëbiseduesi me email. Nëse ka një letër urgjente, njoftoni për të përmes kanaleve më të shpejta të komunikimit.

Pra, ne çaktivizuam njoftimet dhe tani aktivizojmë klientin e postës sipas orarit tonë.

Çfarë duhet të bëjmë kur shkuam në postë dhe filluam të bëjmë aktivitete të quajtura "parse email"? Ku është fillimi dhe fundi i kësaj pune?

Kam dëgjuar shumë për sistemin zero inbox, por fatkeqësisht nuk kam takuar asnjë person të vetëm duke e përdorur atë. Më duhej të rishpikja rrotën time. Ka artikuj mbi këtë temë në Lifehacker. Për shembull, "". Më poshtë do të flas për sistemin zero inbox në interpretimin tim. Do të isha mirënjohës nëse gurusët e GTD do të kontrollonin në komente, do të shtonin ose përmirësonin sistemin e përshkruar.

Është e rëndësishme të kuptoni dhe pranoni se emaili nuk është një programues detyrash ose arkiv për aktivitetet tuaja. Prandaj, dosja "Inbox" duhet të jetë gjithmonë bosh. Pasi të keni filluar të analizoni kutinë tuaj hyrëse, mos u ndalni ose mos u hutoni nga asgjë derisa të zbrazni këtë dosje.

Çfarë të bëni me emailet në kutinë tuaj hyrëse? Ju duhet të kaloni çdo shkronjë në mënyrë sekuenciale dhe ta fshini atë. Po, thjesht zgjidhni dhe shtypni Fshi në tastierën tuaj. Nëse nuk mund ta detyroni veten të fshini letrën, do të duhet të vendosni se çfarë të bëni me të.

Mund t'i përgjigjeni për tre minuta? A duhet t'i përgjigjem? Po, është e nevojshme, dhe përgjigja do të zgjasë jo më shumë se tre minuta, pastaj përgjigjuni menjëherë.
Duhet të përgjigjeni, por përgatitja e përgjigjes do të zgjasë më shumë se tre minuta. Nëse përdorni një planifikues detyrash që ju lejon të konvertoni një email në një detyrë, kthejeni emailin tuaj në një detyrë dhe harroni atë për një kohë. Për shembull, unë përdor shërbimin absolutisht të mrekullueshëm Doit.im. Kjo ju lejon të gjeneroni një adresë emaili personal: ju përcillni një letër tek ajo dhe ajo kthehet në një detyrë. Por nëse nuk keni një planifikues detyrash, zhvendoseni letrën në nënfolderin "0_Run".
Pas një përgjigjeje të shpejtë ndaj një letre, duke e kthyer atë në një detyrë ose një njohje të thjeshtë, duhet të vendosni se çfarë të bëni më pas me këtë mesazh: fshijeni atë ose dërgoni në një nga dosjet për ruajtje afatgjatë.

Këtu janë dosjet e mia të ruajtjes afatgjatë.

0_Vrapo. Unë nuk kam një dosje të tillë, por nëse nuk keni planifikues, e përsëris, mund të vendosni letra që kërkojnë studim të hollësishëm. Kjo dosje gjithashtu duhet të pastrohet rregullisht, por me një qasje të menduar në një kohë të caktuar posaçërisht.
1_Ref. Këtu vendos letra me informacione të sfondit: letra mirëseardhjeje me hyrje nga shërbime të ndryshme ueb, bileta për fluturimet e ardhshme etj.
2_Projektet. Këtu ruhet arkivi i korrespondencës për partnerët dhe projektet me të cilët ka një marrëdhënie aktuale. Natyrisht, krijohet një dosje e veçantë për çdo projekt ose partner. Në dosjen e një partneri kam vendosur letra jo vetëm nga punonjësit e tij, por edhe letra të punonjësve të "Heaven" lidhur me këtë partner. Shumë i përshtatshëm: nëse është e nevojshme, e gjithë korrespondenca në projekt është në dispozicion me disa klikime.
3_Muzeu. Këtu po hedh ato letra që është keq për t'i fshirë dhe përfitimet e tyre nuk janë të dukshme. Gjithashtu, dosjet me projekte të mbyllura nga "2_Projects" migrojnë këtu. Me një fjalë, kandidatët e parë për fshirje mbahen në “Muze”.
4_Dokumentet. Këtu janë letra me mostra elektronike të dokumenteve që mund të jenë të dobishme në të ardhmen për kontabilitetin, për shembull, deklaratat e pajtimit nga klientët, biletat për udhëtime. Dosja ka shumë të përbashkëta me dosjet "2_Projects" dhe "1_Sprav", në të ruhen vetëm informacionet e kontabilitetit, dhe informacioni i menaxhimit ruhet në dosjen "2_Projects". Në "4_Documents" - informacion i vdekur, dhe në "2_Projects" - i gjallë.
5_Dituria. Këtu shtoj vetëm postime vërtet të dobishme, tek të cilat dua të kthehem pas një kohe për frymëzim ose gjetje zgjidhjesh.

Ekzistojnë cilësime të tjera të klientit të postës që janë të rëndësishme për funksionimin e këtij sistemi. Së pari, si parazgjedhje, Thunderbird ka të zgjedhur kutinë e kontrollit Shënoni mesazhet si të lexuara. Unë preferoj ta bëj qëllimisht, kështu që kutia e kontrollit është zhdukur! Për ta bërë këtë, shkoni te menyja "Mjetet" → "Opsionet" → "Të avancuara" → "Lexo dhe shfaq".

Së dyti, ne përdorim filtra … Më parë, kam aplikuar në mënyrë aktive filtra që përcjellin automatikisht letrat në dosjet e duhura bazuar në adresën e dërguesit. Për shembull, letrat nga një avokat u zhvendosën në dosjen "Avokat". Unë e refuzova këtë qasje për disa arsye. Së pari: letrat e një avokati në 99% të rasteve i referohen një projekti ose partneri, që do të thotë se ato duhet të zhvendosen në dosjen e këtij partneri ose projekti. Së dyti, vendosa të shtoj ndërgjegjësimin. Ju vetë duhet të vendosni se ku duhet të ruhet një letër specifike, dhe është më e përshtatshme të kërkoni mesazhe të papërpunuara vetëm në një vend - në kutinë hyrëse. Tani përdor filtra vetëm për kategorizimin e shkronjave të rregullta automatike nga sisteme të ndryshme në dosje, domethënë letra që nuk më kërkojnë të marr vendime. Filtrat në Mozilla Thunderbird janë konfiguruar në menynë Tools → Message Filters.

Pra, me qasjen e duhur, posta elektronike duhet të zgjasë nga 10 deri në 60 minuta në ditë, në varësi të vëllimit të korrespondencës.

Po, dhe një gjë tjetër. Tashmë i keni fikur njoftimet për mbërritjen e letrave të reja, apo jo?;)