Si të bëni atë që mendonit se ishte e pamundur

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Sekretet e produktivitetit të Scott Hanselman, një nga programuesit më të famshëm të Microsoft.

Scott Hanselman nuk është vetëm një nga ekspertët më të respektuar të uebit të Microsoft në botë. Ai është një folës i madh. Në blogun, podcast dhe videot e tij, ai flet për pajisjet, IT dhe efektivitetin personal. Ja çfarë mendon Scott Hanselman për produktivitetin.

Mos kini frikë të bëni gabime

“Ndonjëherë është e dobishme të bësh një gabim. Mos kini frikë të thyeni pyllin, është madje e çuditshme të dëgjosh këtë këshillë nga një person kaq super efektiv si Hanselman. Në kulmin e karrierës së tij, ai duket se është në kohë për gjithçka: Blogging dhe Twitter, regjistrimin e podkasteve, duke folur rregullisht në konferenca. Vitet e fundit, ai ka qenë bashkëautor i më shumë se gjysmë duzinë librash. Pavarësisht se ka një grua dhe dy fëmijë.

Si e bën ai? Përgjigja nuk ju intereson vetëm juve. Shumë janë të hutuar: “Scott, pse një aktivitet kaq i ethshëm? Po fle fare? Hanselman përgjigjet: “Sepse duhet të kërcej! Sa herë që filloj të mendoj se duhet të ndalem, kujtoj këtë meme dhe këtë djalë të frymëzuar.”

“Sa më pak të bëni, aq më shumë mund të bëni. Ky është një ligj tipik i shkallëzimit, thotë Hanselman. Shkallëzimi po ndryshon kufijtë tuaj duke ndryshuar qasjen tuaj ndaj produktivitetit.

Hanselman zbuloi sekretet e tij për produktivitetin në një fjalim 42-minutësh. Të gjitha këshillat e tij, nga rregulli me një shkronjë deri te gjetja e Robert Scoble-it tuaj, janë të realizueshme.

Sipas tij, ai thjesht përshtati teknikat e produktivitetit të David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (teknika Pomodoro) dhe Katie Sierra.

Më poshtë është një përmbledhje e fjalimit të Hanselman GOTO 2012 dhe një përmbledhje e prezantimit të tij në Webstock 2014.

Shikoni për shenjat paralajmëruese të rrezikut

Nuk ka qenë gjithmonë e vështirë të qëndrosh i fokusuar. Interneti nuk ishte gjithmonë plot me qindra faqe me përmbajtje të freskëta, ende të palexuara. Rrjedha e informacionit që ju shpërqendronte nuk ishte gjithmonë e vazhdueshme. Hanselman kujton se kur sapo po mësonte të programonte, të gjitha njohuritë që i nevojiteshin përmbaheshin në dy libra.

Scott Hanselman

Në internet krijohen ekzabajtë informacione, gjysma e të cilave janë mbeturina. Shqetësimet hanë një të tretën e ditës. Jemi të stërmbushur, por i themi vetes se mund të përballojmë gjithçka, thjesht duhet të punojmë deri vonë.

Ndalo! Kjo është një shenjë paralajmëruese rreziku. Nëse e kapni veten duke menduar se duhet të qëndroni deri vonë për të arritur orarin tuaj, keni një problem. Një problem i madh dhe zgjidhja nuk është aq e thjeshtë sa "Shpresoj të pastroj të gjitha detyrat në listën time të detyrave".

"Shpresa nuk është një plan," thotë Hanselman. "Shpresa është duke pritur kur ju thjesht shkoni me rrjedhën."

Kuptoni ndryshimin midis produktivitetit dhe efikasitetit

Pra, çfarë bëni kur shihni një shenjë që paralajmëron një rrezik? Hanselman ka një zgjidhje. Por përpara se ta zbulojë atë, Scott përcakton dhe vë në kontrast produktivitetin dhe efikasitetin.

• Produktiviteti ka të bëjë me arritjen e një qëllimi. Është e rëndësishme të vendosni se çfarë të bëni. Produktiviteti ka të bëjë me zgjedhjen e qëllimeve dhe objektivave të duhura, dhe më pas arritjen e tyre.
• Efikasiteti ka të bëjë me përfundimin e detyrave në mënyrën më ergonomike, të orientuar drejt procesit.

Scott Hanselman

Produktiviteti është të bësh gjënë e duhur. Efikasiteti është t'i bësh gjërat siç duhet. Me fjalë të tjera, produktiviteti do të thotë të zgjedhësh një drejtim, dhe efikasitet do të thotë të vraposh shpejt në atë drejtim.

Kur të kuptoni se janë dy gjëra të ndryshme, do të kuptoni se sa mjete të fuqishme janë.

Përcaktoni se çfarë do të thotë punë

Hanselman gjithashtu fokusohet në trinitetin e konceptit të "punës" të përshkruar.

1. Një punë e paracaktuar është ajo që është planifikuar paraprakisht.
2. Puna që del është ajo që ju largon nga plani.
3. Puna e përcaktuar është kur uleni dhe mendoni se çfarë duhet të bëni.

Sipas Hanselman, është e nevojshme t'i kushtohet më shumë kohë pikës së tretë. Sa shpesh caktoni një orë në programin tuaj për të menduar me kujdes se çfarë të bëni më pas? Në vend të kësaj, duke parë listën e detyrave, ne jemi në panik, riformojmë listën e detyrave, duke shpresuar të rregullojmë vrimat. Por në fakt, lista rritet vetëm nga kjo.

Merrni kohë për të menduar për punën tuaj të ardhshme. Për profesionistët, kjo zgjat mesatarisht jo më shumë se një orë në ditë.

Bëj, Hidhe, Delego, Vono

Hanselman thekson një teknikë tjetër të Allen-it nga e famshmja e tij Getting Things Done: Bëj, Drop, Delegate ose Procrastino.

Kjo është një zgjidhje e shkëlqyer për email. Bëni një detyrë nga emaili nëse zgjat një minutë dhe është planifikuar. Përndryshe, hidheni, delegojeni ose shtyjeni - bëjeni më vonë ose delegojani dikujt tjetër.

"Mos kini frikë të thyeni pyllin" tingëllon e panatyrshme. Në fakt, kjo qasje ju lejon të përqendroheni më mirë në punë sesa në një situatë ku barra e përgjegjësisë ushtron vazhdimisht presion mbi psikikën.

Të thuash jo është e vështirë. Por ndjenja e fajit që lidhet me fjalën "po" është shumë më e keqe se shqetësimi i heqjes dorë. Kudo, duke përfshirë internetin, mund të kontrolloni dhe renditni rrjedhat tuaja të të dhënave.

Për të filtruar informacionin dhe për të planifikuar gjërat për të bërë, Hanselman rekomandon një matricë të menaxhimit të kohës.

	Urgjente	Jo urgjente
E rëndësishme	Unë Situata kritike. Probleme urgjente. Projektet dhe detyrat me afat.	II Vendosja e lidhjeve. Kërkoni për mundësi të reja. Planifikimi. Rikuperimi i forcave.
I parëndësishëm	III Bisedat dhe telefonatat e jashtme. Një lloj korrespondence. Disa takime. Punët rutinë.	IV Gjëra të vogla që humbasin kohë. Korrespondencë. Telefonata. Një kalim kohe boshe.

Kur diçka është njëkohësisht urgjente dhe e rëndësishme, për shembull, një grua po lind ose ndodh një atak apendiciti, duhet të veproni me shpejtësi rrufeje. Nëse çështja nuk është urgjente dhe e parëndësishme, është më mirë të mos e bëni fare. Dhe, mjerisht, ne shpesh humbim kohë për gjëra që janë urgjente, por të parëndësishme. Të vepruarit urgjentisht është një zakon i keq për shumë prej nesh.

Kuptoni emailin

Scott Hanselman merr qindra email çdo ditë dhe ndan qasjen e tij në Inbox.

Zbatoni rregullin me një shkronjë

Ndryshimi i cilësimeve për letrat hyrëse ndryshon rrënjësisht qasjen ndaj punës me e-mail. Krijoni një dosje për letrat në të cilat jeni në kopje dhe një dosje të veçantë për mesazhet, ku jeni marrësi i vetëm. Shkronjat që bien në dosjen e parë janë apriori të parëndësishme.

Por çka nëse shefi ju dërgon një kopje të detyrës dhe më pas pyet: "Pse nuk e përfundove detyrën time?" Përgjigja është e thjeshtë: “Isha në kopje, mendova se po më informonit”. Shefi nuk do ta bënte më kurrë këtë.

Si një arkitekt i komunitetit në Microsoft, Hanselman përdor një dosje tjetër në kutinë e tij postare, External. “Këta janë njerëz që nuk punojnë për kompaninë, por janë të rëndësishëm për mua. Unë u përgjigjem të gjitha emaileve të tyre, shpjegoi Scott.

Mos e kontrolloni postën tuaj në mëngjes ose në mbrëmje

Është e thjeshtë: ju përgjigjët letrës në mëngjes, morët një përgjigje të menjëhershme, u përgjigjët përsëri … Si rezultat, korrespondenca në të cilën keni planifikuar të kaloni më pak se një orë mund të zgjasë gjysmë dite.

Scott Hanselman

Të kontrollosh postën tënde në mëngjes është si të udhëtosh në kohë. 9:00 - ngrihuni, kontrolloni postën tuaj. U zgjuam - tashmë është darkë, është koha për të shkuar për një meze të lehtë. Dhe tani ora është tashmë 14:30, është koha për të punuar … Si ndodhi kjo? Sapo hapët klientin tuaj të emailit në mëngjes.

Për më tepër, duke iu përgjigjur emaileve në mëngjes (ose gjatë natës), ju i mësoni njerëzit në këtë kohë. Duke iu përgjigjur një emaili në orën 2 të mëngjesit një herë, ju keni krijuar një reputacion për të shkruar email në orën 2 të mëngjesit dhe keni sinjalizuar zakonin tuaj të urgjencës.

Kontrolloni postën tuaj në mesditë sipas rutinës tuaj të përditshme dhe habituni se sa shumë mund të bëni brenda një dite.

Gjeni Robert Scoble-n tuaj

Ju nuk duhet të kontrolloni postën tuaj herë pas here nga frika se mos humbisni diçka. "Zakonisht kam një kuti hyrëse bosh, por kur jam me pushime, mund të ketë 500 email," shpjegon Hanselman.

Shpesh në konferenca mund të shihni folës të cilët, pasi mezi e kanë përfunduar fjalimin e tyre, kanë më shumë gjasa të vrapojnë drejt laptopit për të parë llogarinë e tyre të emailit. Të krijohet përshtypja se puna e tyre është të fshijnë letrat në kohë.

Për të zhdukur këtë zakon, Hanselman këshillon përdorimin e të ashtuquajturve grumbullues të besuar. Këta janë kolegë që janë gjithmonë të vetëdijshëm për gjendjen aktuale të punëve. Në Microsoft, ai ishte Robert Scoble.

Scott Hanselman

Unë jam abonuar në mijëra blogje. Por pse? Kush është lexuesi më i mirë i blogut në botë? Robert Scoble! Për veten time, vendosa: Unë nuk jam Scoble, të lexosh kaq shumë blogje është e panatyrshme. Dhe a e dini se çfarë bëra? Fillova të lexoj blogun e tij. Nga mijëra blogje që kam ndjekur, kam lënë pesë, të cilët më shërbejnë si grumbullues lajmesh. Kjo është njësoj sikur të shikoni të gjitha edicionet e lajmeve gjatë ditës ose thjesht të shikoni programin final në mbrëmje.

Gjeni "agregatorin tuaj të besuar" në kompani. Për ta bërë këtë, thjesht pyesni veten, kush është personi që është gjithmonë i vetëdijshëm për atë që po ndodh dhe do ta ndajë me dëshirë atë me ju?

Qëndroni në rrjedhë

Çfarëdo e rëndësishme që po ndodh në botë dhe në jetën tuaj, ju me siguri do ta dini për të. Nëse ndodh 11 shtatori i ardhshëm, do të informoheni.

Prandaj, provoni si në një fshikëz. Mos lejoni që vëmendja juaj të humbasë duke shtypur Alt + Tab në Gmail gjatë gjithë kohës.

Ruaj goditjet e tastave

Duke ndjekur shembullin e gazetarit dhe ungjilltarit të Microsoft-it, John Adella, Hanselman bën thirrje për "të kursyer goditjet e tastierës". Shembulli i mëposhtëm do të shpjegojë se çfarë do të thotë kjo.

Scott Hanselman

Nëse Brian më dërgon një letër me një pyetje vërtet interesante në lidhje me ASP. NET, dhe unë përgjigjem gjatë dhe i frymëzuar (pesë paragrafë me shembuj kodesh, e kështu me radhë), atëherë nuk i jap vetëm një përgjigje të detajuar me shkrim që zgjidhi problemin e tij, i jap 10 mijë tastierë të tyre. Por jeta është e shkurtër, numri i klikimeve të tilla është i kufizuar - nuk do t'i kthej kurrë, thjesht ia dhashë Brianit. Në të njëjtën kohë, as nuk e di nëse ai do ta lexojë mesazhin tim. Si të jesh atëherë? Si të mos shpenzoni, por të shumëfishoni goditjet e tasteve? Po shkruaj një postim në blog dhe po i dërgoj lidhjen Brian. Pastaj klikimet e mia do të shumohen edhe pasi të vdes - sa herë që dikush shikon faqen time të blogut.

Shkruani shkronja të shkurtra: tre deri në katër fjali. Çdo gjë më e gjatë duhet të jetë në një blog, Wikipedia, FAQ, bazë njohurish ose ndonjë dokument tjetër. Email-i nuk është një vend për të ruajtur njohuritë; goditjet e tasteve tuaja po vdesin atje.

Kuptoni kutinë hyrëse në jetën tuaj

Renditja do të thotë të ndash, të shoshitësh ose të heqësh diçka.

Një rrjedhë e vazhdueshme informacioni shkon jo vetëm në emailin tuaj, por edhe në kutinë hyrëse të kushtëzuar në jetën tuaj. Njoftimet për mesazhet në mediat sociale, për publikimin e një episodi të ri të serialit tuaj të preferuar televiziv dhe të ngjashme - ne u kushtojmë kohë të gjitha këtyre ngjarjeve të vogla. Kjo do të thotë se ato gjithashtu duhet të renditen.

Hanselman ofron një analogji disi të frikshme: pati një emergjencë në parking, shumë njerëz u plagosën. Duhet të veprojmë! Detyra juaj është të vendosni një etiketë në gishtin e të gjithëve: të vdekur apo të gjallë dhe si duhet të trajtohen. Me Inbox, ne jemi gjithmonë njerëzorë në jetën tonë: i vendosim fasha një pacienti me kancer, ndërsa dikush tjetër është gati të humbasë një krah. Ne bëjmë gjëra që humbin kohë, por nuk kanë vlerë.

Renditni rrjedhat e zhurmës së informacionit (Twitter, Facebook, email, SMS, mesazhe të çastit, etj.) në varësi të vlerës. Nëse diçka mund të hidhet në mënyrë të sigurt, bëjeni.

Largohuni nga stresi i panevojshëm mendor

Imagjinoni të abonoheni në Netflix, të lumtur që mund të shikoni sezonin e dytë të House of Cards sa herë të dëshironi. Për shembull, sonte, pasi i keni vënë fëmijët në shtrat.

E vërteta është, kur u regjistrove, hoqët dorë nga sjellja proaktive. Ju nuk vendosni më se çfarë dhe kur të bëni. Shtytjet dhe abonimet e ndryshme ju nënshtrojnë rrethanave të jashtme dhe ju detyrojnë të kryeni detyra nga jashtë. A ka ndonjë episod të ri? Ju duhet të shikoni - mos e zhdukni të njëjtin abonim!

E gjithë kjo ushtron presion mbi psikikën. Ju mbani një barrë të panevojshme mendore që ju bllokon mendjen dhe ndërhyn me produktivitetin.

Lëreni të Premten për të menduar

Ndërsa mendoni për gjërat që do të vijnë, gjithmonë bëni vetes pyetjen: Cilat janë tre gjërat që mund të bëj sot, cilat këtë javë dhe cilat këtë vit? Ky është i ashtuquajturi rregulli i tre. Hanselman e mori atë nga menaxheri i tij i programit të Microsoft, Jay Dee Meier.

Shkruani tre detyra për sot, për javën dhe për vitin.

Të hënën, në fillim të një jave të re, do të keni një ide të qartë për ditët në vijim. Të premten, duhet të ndaloni, të shikoni javën e kaluar të punës dhe të mendoni. Pyesni veten: “A ishte një javë e suksesshme? A mund të kisha bërë diçka ndryshe? Çfarë mund të ndryshoj? Është e rëndësishme të përfundoni çdo ditë pa u ndjerë në faj për kohën e humbur.

Provoni teknikën Pomodoro

Kjo teknikë e menaxhimit të kohës u propozua nga Francesco Cirillo në fund të viteve 1980. Çështja është të përqendroheni në detyrën për 25 minuta dhe më pas të bëni një pushim të shkurtër.

Hanselman rekomandon këtë teknikë. Në të njëjtën kohë, ai këshillon të gjurmoni të gjitha shpërqendrimet që ju kanë lindur në 25 minuta. Shënoni në fletoren tuaj kur mendoni për një të huaj (shpërqëndrim i brendshëm) ose dikush, si një koleg, ju ka shpërqendruar (faktorë të jashtëm).

Së pari do të keni rreth gjashtë shpërqendrime, më pas një dhe më pas ato zhduken. Si rezultat, ju do të matni produktivitetin tuaj me numrin e "domateve" të kryera në ditë.

Kuptoni se të qenit i zënë është një formë dembelizmi

Timothy Ferriss

Të qenit i zënë është një formë dembelizmi, mendimi dembel dhe veprimesh të shthurura.

I zënë, produktiv. Disa njerëz të çmendur të zënë do të befasohen, por të qenit kreativ dhe të krijosh diçka është e kundërta e qëndrimit të thjeshtë.

Hanselman jep shembullin e mëposhtëm: një person "cicëron" në mënyrë aktive - duket se është shumë i zënë, dhe më pas zhduket për një muaj kur shfaqet një projekt vërtet domethënës. Kur je i zënë, thjesht nuk ka kohë për Twitter dhe marrëzi të tjera.

Merreni si të mirëqenë: multitasking është një mit

Sipas Hanselman, numri optimal i detyrave në një kohë është një. Nëse mendoni se mund të përballoni shumë detyra në të njëjtën kohë, e keni gabim.

- është thjesht kalim midis detyrave, që kërkon një ndryshim të konteksteve. Le të shpjegojmë me një shembull. E keni pasur ndonjëherë këtë: po punoni për diçka dhe papritmas bie zilja e telefonit? Ti je i nevrikosur. Ky është babai juaj, por ju jeni akoma i zemëruar, sepse ai ju thërret në punë në orën tre pasdite, kur jeni plotësisht i fokusuar. Ju e merrni telefonin dhe thoni diçka si "Më falni, por duket se po punoj këtu …" Pastaj jeni të trishtuar për 10-15 minuta të tjera. Atëherë duhet të ktheheni në punë: "Pra, çfarë po mendoja atje?"

Ndërrimi i kontekstit nuk funksionon. Megjithatë, ka shumë detyra të pranueshme. Gjërat që mund të bëni në të njëjtën kohë:

1. Ecni dhe përtypni çamçakëz.
2. Trajnoni dhe dëgjoni podkaste.
3. Drejtoni dhe dëgjoni postën zanore.
4. Udhëtoni për në punë dhe lexoni (në transportin publik).
5. Shkoni në punë dhe mendoni.
6. Përdorni mirë kohën e joproduktive.

Largohuni nga zhurma mendore

Christopher Hawkins

Nëse diçka nuk më ndihmon të fitoj para, nuk më përmirëson jetën në një farë mënyre, është një zhurmë mendore që duhet hequr.

Hanselman këshillon ndryshimin e pjesës së parë të këtij citati nga Christopher Hawkins."Nëse nuk më ndihmon të zgjeroj biznesin tim (shlyerja e hipotekës sime, kalimi i kohës me familjen time - zëvendësoni atë që është qëllimi juaj kryesor), kjo është zhurmë mendore."

Për Scott, ky prioritet është familja: "Gjithçka që bëj, çdo vendim që marr, është që të kthehem shpejt në shtëpi te fëmijët".

Detyre shtepie

Fjalimi i Hanselman përfundon me detyrën e mëposhtme të shtëpisë:

1. Renditni rrjedhat tuaja të informacionit.
2. Planifikoni sprintet e punës.
3. Eliminoni shpërqendrimet.
4. Mendoni: duke punuar me inbox-in tuaj të jetës, jeni efikas apo produktiv?
5. Merrni parasysh listën tuaj personale të mjeteve.

Vini re se Hanselman nuk tha asnjë fjalë për Evernote ose sisteme të tjera. "Ju mund të shpenzoni më shumë kohë duke lexuar libra të produktivitetit dhe duke ndërtuar një sistem, megjithëse ndoshta gjithçka që ju nevojitet është një listë detyrash." Ndoshta thjesht duhet të kuptoni ndryshimin midis kohës kur jeni "i zënë" dhe kur jeni duke bërë punën e dëshiruar.