Një sistem i thjeshtë për organizimin e jetës komplekse moderne

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Sot duam t'ju tregojmë për një sistem që do t'ju ndihmojë të strukturoni të gjitha projektet, detyrat dhe punët tuaja të punës. Me ndihmën e tij, ju do të mësoni se si të vendosni qëllimet në mënyrë korrekte dhe të zhvilloni plane për t'i arritur ato.

Në botën moderne, një person duhet të kryejë shumë detyra. Projektet, takimet, aferat, detyrat, afati i të cilave po afron në mënyrë të pashmangshme… Shpesh e kemi të vështirë ta organizojmë jetën tonë në atë mënyrë që të kemi kohë për t'u përballur me çështjet e punës.

Sot duam t'ju prezantojmë me një sistem që do t'ju ndihmojë të organizoni të gjitha qëllimet, punët dhe detyrat tuaja. Ky sistem u zhvillua nga Chris Winfield, një sipërmarrës i Nju Jorkut.

Jeta është e vështirë.

Na pëlqen të punojmë 40+ orë në javë, jemi krenarë për këtë dhe na pëlqen t'u tregojmë të gjithëve dhe të gjithëve se sa të zënë jemi, sepse kjo na bën të ndihemi të rëndësishëm dhe të pazëvendësueshëm. Epo, ose ndryshe, ne thjesht mendojmë se duhet të jetë kështu.

Kështu ishte me mua. Derisa vendosa të ndryshoj gjithçka.

Nuk mund të vazhdonte kështu, më duhej të filloja nga e para dhe të ndryshoja gjithçka. Doja ta jetoja jetën në maksimum dhe nuk doja të humbisja asnjë moment.

Por kishte një problem. Nuk dija si ta bëja këtë. Po humba shumë kohë dhe po punoja në mënyrë joefektive. Kështu që fillova të kërkoja mënyra që mund të më ndihmonin ta zgjidhja problemin.

Lexova shumë libra dhe bloge rreth produktivitetit dhe përfundimisht dola me një sistem prej katër pjesësh.

Ky sistem i thjeshtë, i cili do të diskutohet më vonë, më ndihmoi të përmirësoja produktivitetin tim, me ndihmën e tij munda të organizoja ditë, javë, muaj, madje edhe vetëm orë. Falë saj, unë mund të bëj më shumë në më pak kohë.

Me të vërtetë do të doja të thoja që arrita lehtësisht dhe shpejt në këtë sistem, por nuk është kështu: kalova qindra orë duke eksperimentuar, më duhej të kaloja shumë dështime, gabime dhe zhgënjime.

Sot jam në gjendje të bëj më shumë në 17 orë sesa në të kaluarën në 40 orë. Madje as kaq. Unë jam në gjendje të arrij më shumë në një javë sesa në muajt e fundit.

Jam në gjendje të punoj njëkohësisht me disa projekte, klientë, kompani dhe në të njëjtën kohë të ruaj një ekuilibër mes punës dhe jetës personale.

Unë punoj, kaloj kohë me familjen time, eci, komunikoj me njerëzit, u mësoj të tjerëve atë që di vetë dhe bëj shumë më tepër. Çdo ditë. Dhe e gjithë kjo është vetëm për faktin se unë kam zhvilluar një sistem që më përshtatet, të cilit i përmbahem vazhdimisht. Ky sistem është mjaft i thjeshtë, por nuk duhet të harroni kurrë se:

Thjesht nuk do të thotë gjithmonë e lehtë.

Një nga gjërat kryesore që kuptova është se nëse merrni kohë për të planifikuar ditën tuaj dhe keni një ide të qartë të asaj që dëshironi të arrini (krijoni një pamje të caktuar të ditëve tuaja), atëherë gjithçka do të shkojë më lehtë. Do punoni më pak dhe do ia dilni më shumë, sepse do punoni me pasion, do shihni një objektiv përpara.

Sistemi im ka katër elementë kryesorë:

1. Ëndërroni dhe vendosni qëllime. Çfarë dëshironi vërtet nga jeta? Cilat janë ëndrrat, synimet, ambiciet tuaja? Nëse nuk i dini përgjigjet e këtyre pyetjeve, atëherë pjesa tjetër e komponentëve në këtë listë nuk do t'ju bëjë ndonjë të mirë.
2. Shkarkoni trurin tuaj. Transferoni mendimet nga koka juaj në letër. Nuk duhet të mendoni për detaje të jashtme nëse vërtet dëshironi të jeni produktiv.
3. Bëni harta mendore. Ata do t'ju ndihmojnë të gjeni zbrazëti për qëllimet tuaja kryesore. Me fjalë të tjera, do të kuptoni se si të merrni ose merrni shpejt atë që dëshironi.
4. Menaxhoni kohën tuaj dhe ndani detyrat komplekse në elementët e tyre përbërës. Kjo do t'ju ndihmojë të arrini qëllimet tuaja kryesore në kohën më të shkurtër të mundshme.

Askush nuk do ta kundërshtojë kurrë faktin e qartë se të gjithë njerëzit kanë 24 orë në ditë. Njerëzit e suksesshëm kanë dy cilësi:

• Ata e dinë saktësisht se çfarë duan.
• Ata bëjnë përpjekje për të marrë atë që duan.

A jeni gati të merrni rrezikun dhe të bëni përpjekje për t'u bërë i suksesshëm? Më pas lexoni.

1. Ëndërr. Vendos qellimet. Vepro

Filloni duke imagjinuar qëllimin përfundimtar.

Stephen Covey

Hapi i parë është të krijoni një pamje të madhe të jetës suaj. Ju duhet të kuptoni se çfarë doni të arrini, çfarë lloj personi dëshironi të bëheni, me fjalë të tjera, mendoni se si duhet të duket jeta juaj ideale.

Kur e bëra këtë për herë të parë, doja të ndryshoja shumë në jetën time. Ndoshta, si unë atëherë, do t'ju duket se shumë gjëra nuk mund të ndryshohen, por mos u dëshpëroni dhe mos u dorëzoni, sepse kjo ndjenjë është krejtësisht normale.

Duke ndjekur këshillën e Mark Allen-it, kam lënë mënjanë një faqe për secilin prej synimeve të mia. Një kufizim i tillë i hapësirës është i nevojshëm në mënyrë që të keni mundësinë të pikturoni çdo qëllim në detaje, ta zbërtheni në elementë bazë, të krijoni një plan të detajuar për arritjen e këtij qëllimi, por specifikimi i qëllimit duhet të jetë pa ujë.

Ka diçka të rëndësishme për të mbajtur mend: ju nuk po e mbani planin tuaj në gjak, qëllimet tuaja mund të ndryshojnë në çdo kohë. Nuk mund të themi me siguri se çfarë do të ndodhë me ne brenda një ore dhe aq më tepër askush nuk mund të thotë se qëllimet dhe planet e tij të jetës nuk do të ndryshojnë në muajin e ardhshëm ose vitin e ardhshëm.

Por një planifikim i tillë është i dobishëm në atë që ju keni një ide të qartë se çfarë doni të arrini, çfarë lloj personi ëndërroni të bëheni.

Gjithashtu, mos u shqetësoni nëse nuk keni arritur të hartoni një plan arritjeje për çdo qëllim. Nuk ka problem, gjëja kryesore është që ju të keni një qëllim dhe kur të vijë koha, do të gjeni mënyra për t'ju ndihmuar ta arrini atë.

2. Shkarkoni trurin tuaj

Mendja juaj të jetë gjithmonë e ndritshme dhe e kthjellët, si qielli i gjerë, oqeani i madh dhe maja më e lartë malore.

Morihei Ueshiba

Kujtesa jonë është në shumë mënyra një mjet mbijetese. Ne kujtojmë më lehtë gjërat që janë të rëndësishme dhe të nevojshme për ne. Kujtesa është një gjë e mahnitshme: në një situatë force madhore, për shembull, ne mund të kujtojmë mësimet e shkollës për sigurinë e jetës dhe t'i ofrojmë një personi ndihmën e parë.

Keni qindra mendime në mendjen tuaj, detaje të vogla, detaje të panevojshme. Për shembull, ju përpiqeni të mbani mend të gjitha nuancat, madje edhe detajet më të vogla të projektit që po bëni. Ndërsa një ndërgjegjësim i tillë është i respektueshëm, ai është gjithashtu shpesh ankthi dhe stresues. Përfundim: hiqni qafe këto mbeturina, shkarkojeni trurin tuaj.

Mos i mbani të gjitha këto detaje në kokën tuaj - shkruajini ato në ditarin tuaj, lërini të gjitha të përmbahen në hard diskun e kompjuterit tuaj ose diku tjetër. Kjo do t'ju lejojë të përqendroheni më mirë në atë që është e rëndësishme për momentin, duke mos harruar për çështjet aktuale.

Organizo, nda dhe pushto

Tani që e keni shpëtuar veten nga një numër i madh mendimesh të panevojshme ose jo shumë të rëndësishme, është koha të filloni të organizoni punët tuaja. Shikoni planin tuaj. Ndoshta nuk keni qenë dembelë dhe keni bërë një plan jo vetëm për javët dhe muajt e ardhshëm, por edhe për vitet e tëra.

Ju duhet të strukturoni gjithçka që duhet të bëni. Mundohuni të planifikoni të gjitha projektet, detyrat dhe punët tuaja në mënyrë të tillë që ato të mos ndërhyjnë me njëra-tjetrën: merrni një kohë të veçantë për secilën detyrë, mos ndiqni dy zogj me një gur, por ndani dhe pushtoni.

Mos u shqetësoni nëse nuk keni një plan konkret për të realizuar gjithçka që keni planifikuar. Gjëja kryesore është që ju të keni qëllime, dhe mendja juaj nënndërgjegjeshëm do t'ju ndihmojë në pjesën tjetër.

Në këtë rast, mendja juaj nënndërgjegjeshëm mund të krahasohet me një navigator GPS. Ju vendosni destinacionin tuaj dhe zbuloni se si të arrini atje.

3. Krijo një hartë mendore

Gjithçka që ju nevojitet është një plan, udhërrëfyes dhe guxim për të arritur në destinacionin tuaj.

Earl Nightingale

Një hartë mendore është një diagram që ju ndihmon të vizualizoni dhe organizoni informacionin. Hartat e mendjes mund të përdoren për pothuajse çdo gjë, nga marrja e shënimeve deri te zhvillimi i një strategjie serioze. Ato do t'ju ndihmojnë të zbërtheni një objekt kompleks në pjesët përbërëse të tij.

Me ndihmën e një harte mendore, mund të ndërtoni një hierarki projektesh, rezultatesh dhe detyrash. Përdorni madhësinë dhe ngjyrën e shkronjave për të theksuar atë që është e rëndësishme ose urgjente. Ju gjithashtu mund të përfshini lidhje me burime ose dokumente të rëndësishme të internetit në kompjuterin tuaj.

Kjo hartë do t'ju ndihmojë të shihni me një shikim se cili projekt po ju merr më shumë kohë ose kërkon më shumë vëmendje (detyrat dhe afatet e theksuara me të kuqe do të bërtasin urgjencën dhe rëndësinë e tyre).

Duke rishikuar hartën tuaj mendore çdo javë, do të vini re se cilat projekte janë afër përfundimit dhe kjo do t'ju motivojë të vazhdoni përpara. Fshini projektet e përfunduara dhe mbushni ato me të reja.

4. Menaxhoni kohën tuaj dhe ndani detyrat e vështira në elementë bazë

Vendosni sot që do të bëheni ekspert në menaxhimin e kohës dhe performancës suaj.

Brian Trejsi

Tani që keni një plan, duhet të jeni të sigurt se mund t'i përballoni të gjitha detyrat përpara në kohë. Ekzistojnë teknika dhe sisteme të ndryshme të dizajnuara për t'ju ndihmuar me këtë. Për shembull:

• Kanban është një sistem që do t'ju ndihmojë të përballoni detyrat në mënyrë efikase. Ekziston një mjet i dobishëm në internet, KanbanFlow, i cili është krijuar jo vetëm për punë solo, por edhe për punë ekipore.
• Teknika e njohur e efektivitetit personal GTD që do t'ju ndihmojë t'i përfundoni gjërat deri në fund.

Mos harroni për sot

Hartat e mendjes, GTD, Kanban janë të gjitha të shkëlqyera dhe padiskutim të nevojshme për të arritur qëllimet tuaja. Por mos harroni se ky është një planifikim strategjik. Ndonjëherë keni nevojë për një plan të thjeshtë dhe praktik për ditën. Jo për nesër. Jo për një muaj apo një vit. Për sot.

Një ëndërr bëhet qëllim kur ndërmerren veprime për ta arritur atë.

Bo bennet

Ekziston një teknikë Pomodoro që mund t'ju ndihmojë të planifikoni kohën tuaj në mënyrë efikase. Mund të mësoni më shumë për të këtu.

Gjithmonë arritja e qëllimeve tuaja, përfundimi i detyrave në kohë, arritja e suksesit - kjo është ajo për të cilën duhet të përpiqen të gjithë. Por kurrë mos harroni aftësinë e shtatë të Stephen Covey - mprehjen e sharrës.

Imagjinoni një burrë që ka pesë orë duke sharrë një pemë, por kur i thoni të ndalojë për disa minuta për të mprehur sharrën, ai përgjigjet: “Nuk kam kohë ta mpreh sharrën! Më duhet të pres!"

Mos harroni të merrni kohë për shëndetin tuaj, familjen dhe miqtë tuaj dhe gjithmonë përpiquni të pushoni kur mendoni se keni nevojë për të.