6 truke që përmirësojnë produktivitetin më mirë se një listë detyrash

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Një deklaratë e misionit personal, një orë përqendrimi dhe një auditim i vëmendjes do t'ju ndihmojnë.

Lista e detyrave është një mënyrë e mirë për t'i mbajtur gjërat në rrugën e duhur dhe për të mos i harruar ato. Sidoqoftë, ai vetë mund të bëhet një shpërqendrim, sepse mund ta rimbusni pafundësisht me detaje të vogla dhe të mos arrini kurrë në atë që është me të vërtetë e rëndësishme.

“Nëse jetoni vetëm në listën e detyrave, do të përballeni vetëm me kriza, duke mos bërë atë që është më e rëndësishmja për ju”, vëren Stephen Covey, autor i librit të famshëm Shtatë zakonet e njerëzve shumë efektivë. Nuk është e nevojshme të heqësh qafe plotësisht listën - është më mirë ta kombinosh saktë me një nga teknikat e mëposhtme (ose të gjitha).

1. Misioni personal

Misioni personal është qëllimi juaj afatgjatë. Është një kartë që ju do të jeni në gjendje të lundroni në jetë. Përfshini vlerat dhe aspiratat tuaja në mision. "Nuk duhet të jetë e gjatë apo e menduar," thotë Covey. "Janë vetëm disa fjali që pasqyrojnë thelbin dhe vlerat tuaja." Për shembull, misioni juaj mund të jetë të ndihmoni njerëzit e tjerë ose të arrini një qëllim specifik në një fushë.

Sa herë që ju duhet të merrni një vendim, misioni juaj personal do të jetë udhërrëfyesi juaj. Mund të përdoret gjithashtu në planifikim. Mundohuni të ndani kohën tuaj jo një ditë përpara, por një javë. Zgjidhni prioritetet tuaja për këtë periudhë bazuar në misionin tuaj personal. Atëherë aktivitetet tuaja të përditshme do t'ju afrojnë me qëllime të rëndësishme.

2. Auditimi i vëmendjes

Ana negative e listës së detyrave është se ajo bashkon detyra krejtësisht të ndryshme. Na duket se mund të lëvizim nga njëri tek tjetri me rregull pa probleme, por sipas autores së librit "Menaxhimi i vëmendjes" Maura Thomas (Maura Thomas), vëmendja jonë nuk është e rregulluar në atë mënyrë.

Ajo këshillon që të ndahen të gjitha detyrat në dy kategori: vëmendje e ulët dhe e lartë. Dhe bëni ato gjatë gjithë ditës, në varësi të sasisë së energjisë që keni. Për shembull, kategoria e parë mund të jetë analizimi i postës, dhe e dyta mund të jetë shkrimi i një artikulli ose parashikimi i buxhetit. Duke iu përshtatur niveleve tuaja të fokusit dhe energjisë, do të bëni më shumë në më pak kohë.

3. Një mik për të raportuar

Kjo ju jep motivim për të përfunduar atë që keni planifikuar për sot. Nëse nuk keni një mik për t'ju ndihmuar, Hillary Rettig, trajnere biznesi dhe shkrimtare e produktivitetit, sugjeron Focusmate. Do të zgjedhë një partner me të cilin do të punoni, në mënyrë që patjetër të mos shpërqendroheni.

"Fokusmate ndihmon në zgjidhjen e një prej problemeve (dhe paradokseve) më të mëdha të produktivitetit," thotë Rettig. "Shumë detyra kërkojnë vetminë për t'u përqendruar dhe menduar, por në të njëjtën kohë, ne jemi krijesa tepër sociale dhe nuk ia dalim mirë me vetminë." Programi automatizon procesin e kërkimit dhe ju jep akses në një komunitet global njerëzish që gjithashtu duan të bëjnë një punë të mirë.

4. Pyetjet e mbrëmjes

Jones Loflin, konsulent dhe shkrimtar i menaxhimit të kohës, këshillon të mbash veten të motivuar duke e vlerësuar veten. Dilni me disa pyetje për t'iu përgjigjur në fund të çdo dite për t'u siguruar që jeni duke u fokusuar në atë që duhet bërë. Dhe pastaj vlerësoni se sa mirë keni bërë. Për shembull, një nga pyetjet e Loughlin është: "A u përpoqa të kaloja të paktën 15 minuta duke krijuar një marrëdhënie me dikë?"

"Kam pyetje për tre fusha kryesore të jetës: punën, vetë-zhvillimin dhe marrëdhëniet," thotë Jones. - I ndërroj sipas nevojës. Më pëlqejnë të gjitha llojet e garave dhe dua të marr rezultatin më të lartë në mbrëmje, kështu që pyetjet e mia janë në mendjen time gjatë gjithë ditës."

Rendisni pyetjet tuaja bazuar në ato fusha të jetës suaj që dëshironi të përmirësoni. Për shembull, "A kam qenë i vëmendshëm ndaj të dashurve të mi sot?", "A kam kaluar të paktën një orë duke ecur përpara në rrugën drejt ëndrrës sime?", "A kam bërë diçka për të përmirësuar shëndetin tim?".

5. Një orë përqendrimi

Shtoni të paktën një orë të tillë në ditë në kalendarin tuaj dhe gjatë kësaj kohe përqendrohuni në punën që ka më shumë rëndësi. Asnjë shpërqendrim apo argëtim. Vendosni një kohëmatës që të dini se kur ka mbaruar koha dhe filloni.

Një orë është shpesh e mjaftueshme për t'ju bërë shumë. Dhe caktimi i kësaj kohe pa shpërqendrime është më i lehtë sesa të përpiqesh të punosh me produktivitetin maksimal gjatë gjithë ditës. Nëse mundeni, lini mënjanë dy ose tre orë përqendrim total.

6. Qëllime të qarta

Të jesh produktiv do të thotë të shpenzosh shumicën e kohës duke bërë gjëra që lidhen me qëllimet e tua më të rëndësishme. Konsulenti i strategjisë së biznesit Hamish Mackenzie rekomandon që të mos keni më shumë se tre synime kryesore vjetore. Ndani secilin në tre nënqëllime tremujore dhe tre mujore, dhe më pas në hapa që kërkojnë jo më shumë se dy orë për t'u përfunduar.

"Në fillim të çdo jave, jepini përparësi këtyre hapave në ditë - por jo më shumë se tre në ditë," thotë Mackenzie. - Çdo mbrëmje, përgatitni të gjitha materialet që ju nevojiten për të punuar në një detyrë të rëndësishme për ditën tjetër. Bëjeni këtë detyrë më të rëndësishme çdo mëngjes përpara se të merrni përsipër ndonjë gjë tjetër.”