6 arsye pse nuk po bëni asgjë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Zbuloni se çfarë saktësisht ju pengon në produktivitet dhe mësoni se si të dilni nga presioni i vazhdueshëm i kohës.

1. Nuk keni prioritete të qarta

Koha është një burim i kufizuar, dhe nëse përpiqeni të bëni gjithçka menjëherë, sigurisht, do të jetë e pamundur të përmbushni orarin. Vullneti dhe disiplina nuk do t'ju shpëtojnë. Për të mos e gjetur veten vazhdimisht në një situatë të tillë, përdorni këshillën e autorit të famshëm Stephen Covey:

Mos i jepni përparësi asaj që është në plan për ditën, por planifikoni në bazë të prioriteteve tuaja.

Shikoni kalendarin tuaj ose listën e detyrave. Të gjitha pikat në të kanë vlerën e tyre, por jo të gjitha meritojnë të njëjtën vëmendje. Gjeni përparësi mes tyre. Para së gjithash, këto janë detyra që do t'ju sjellin më afër qëllimeve të rëndësishme. Gjithashtu, këto janë veprime dhe raste urgjente, refuzimi i të cilave do të sjellë pasoja të rënda.

Pasi të keni vendosur prioritetet e detyrave tuaja, ndërtoni ditën tuaj në mënyrë që të mund ta kryeni atë. Mbani në mend se është gjithashtu e pamundur të përballeni me të gjitha çështjet e rëndësishme menjëherë, kështu që planifikoni jo më shumë se tre prej tyre në ditë dhe lini kohë për aktivitete të tjera.

2. Ju ndërhyni me veten tuaj

Për shembull, mos e llogarisni kohën tuaj të produktivitetit më të lartë. Le të themi se keni vendosur një detyrë të rëndësishme në mëngjes herët, megjithëse e dini që në këtë orë keni vështirësi të mendoni. Ose nuk bëni pushime, megjithëse vini re se pas një e gjysmë ose dy orë pune nuk mund të përqendroheni më (truri ynë është i rregulluar aq shumë sa pas një periudhe përqendrimi kemi nevojë për pushim). Ose ndoshta keni në plan të punoni në thellësi gjatë periudhës kur fëmijët janë në shtëpi, ose mos i fikni njoftimet e panevojshme.

Zgjidhja e problemit është të mbani gjurmët e kohës dhe energjisë tuaj. Regjistroni vëzhgimet në një fletore ose përdorni një gjurmues të dedikuar të kohës si RescueTime. Pas disa ditësh, do të vini re se në cilat pjesë të ditës jeni veçanërisht produktiv, dhe në cilat jeni me energji zero, kur jeni më shpesh të shpërqendruar dhe kur e keni më të lehtë të përqendroheni. Merrni parasysh këtë kur planifikoni ditën tuaj.

3. Po e përdorni kalendarin tuaj në mënyrë joefektive

Zakonisht njerëzit ndahen në dy kategori:

• Ri-planifikuesit. Detyrat e tyre mbivendosen mbi njëra-tjetrën dhe përkujtuesit e takimeve, detyrave dhe pushimeve qëndrojnë çdo 10 minuta.
• Minimalistët. Ata kanë vetëm disa ngjarje të përsëritura në kalendarin e tyre dhe shumë hapësirë të lirë. Krijon përshtypjen mashtruese se ka shumë kohë.

Të dyja këto qasje të planifikimit janë të mbushura me probleme. Ri-planifikuesit kanë një orar kaq të ngjeshur saqë është e pamundur të gjesh një vend për të pashmangshmet që lindin. Për më tepër, njerëz të tillë shpesh nuk e marrin parasysh gabimin e planifikimit, domethënë harrojnë se kërkon më shumë kohë për të përfunduar detyrën sesa mendohej fillimisht. Minimalistët, duke parë një kalendar të lirë, gjithashtu shpërndajnë në mënyrë joefikase kohën e tyre, duke besuar se gjithçka do të jetë në kohë.

Mundohuni të gjeni një rrugë të mesme: krijoni një shabllon për ditën, i cili përfshin detyra prioritare, por ka vend për detyra të paparashikuara.

Për shembull, nëse produktiviteti juaj maksimal është nga ora 8:30 deri në 10:30, planifikoni punë të rëndësishme për atë kohë dhe lëreni orën tjetër bosh. Gjatë kësaj kohe, ju mund të bëni një pushim, të kontrolloni postën tuaj, të telefononi klientët ose të merreni me kërkesën e dikujt.

4. Po përdorni mjetet e gabuara të planifikimit

Për shembull, kalendari nuk duhet të jetë i mbushur me gjëra të vogla, përndryshe do të bëhet shumë i rrëmujshëm. Është më mirë të regjistroni detyra të vogla ose hapa specifikë të një detyre të madhe në listën e detyrave, dhe përkujtuesit - në një afishe të ngjitur në një vend të dukshëm.

Nëse punoni në një ekip të madh, mjetet e bazuara në kanban si Trello janë të dobishme për ndjekjen e detyrave. Ato u mundësojnë të gjithë pjesëmarrësve të monitorojnë progresin dhe të marrin njoftime.

5. Ju lejoni të tjerët të kontrollojnë kohën tuaj

Kjo do të thotë, ju bini dakord herë pas here kur të thirreni në një takim, t'ju kërkohet të bëni punë shtesë ose të merrni pjesë në një seancë idesh. E gjithë kjo redukton kohën për gjërat që janë të rëndësishme për ju.

Mësoni të mbroni kohën tuaj duke mos thënë më shpesh.

Sigurisht, nuk duhet të refuzoni çdo kërkesë apo sugjerim, thjesht jini më selektiv. Atëherë efikasiteti juaj do të pushojë së vuajtur nga mirësjellja juaj.

Refuzimi nuk do të thotë që ju dëshironi të ofendoni personin tjetër. Sinqerisht thuaj që nuk ke kohë tani dhe nëse oferta është interesante, kërko një vend për të në kalendar.

6. Keni vështirësi në motivimin

Pavarësisht se sa me kujdes planifikoni, vetëm kjo nuk garanton që detyra do të përfundojë në kohë. Ndonjëherë ndodh që kushtet e punës janë ideale, por është thjesht e pamundur të përqendroheni. Si rezultat, ju punoni me dhëmbë të shtrënguar, lëvizni ngadalë dhe nervozoheni sepse i gjithë orari është zhvendosur.

Kjo është një situatë shumë e zakonshme dhe nuk ka kuptim të qortoni veten kur e gjeni veten në të. Ju thjesht keni një rënie të motivimit për momentin. Mund të shkaktohet nga shumë faktorë: probleme në një fushë tjetër të jetës, lodhje, bollëk i punës rutinë.

Mundohuni të riktheni motivimin tuaj. Mbani mend pse po e bëni punën tuaj, çfarë ju jep, çfarë ju pëlqen në të. Bëni një pushim për t'u rimbushur dhe kujdesuni për veten. Thuaj pohime pozitive. Sado e çuditshme që mund të duket, vetëhipnoza ndihmon vërtet. Për shembull: "Unë do ta bëj sot një ditë të suksesshme" ose "Unë nuk jam perfekt, dhe kjo është në rregull".