Pse një listë kontrolli është një domosdoshmëri për ju në punë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Një listë kontrolli duket si një mënyrë shumë e vjetër për të organizuar rrjedhën tuaj të punës, pasi ka kaq shumë teknika moderne atje. Por ne jemi gati t'ju bindim, duke përdorur si argumente një eksperiment shkencor, mendimin e një doktorature dhe përvojën e vokalistit të grupit Van Halen.

Në botën moderne, ne kemi akses të paparë në informacion. Mund të mësojmë shumë thjesht duke kërkuar termin e saktë të kërkimit ose duke hapur enciklopedi në internet. Megjithatë, me këtë rrëmujë informacioni, ne kemi edhe shumë vështirësi.

Tani dimë më shumë se kurrë më parë, por ka një problem me kthimin e teorisë në praktikë, duke i dhënë asaj vlerë dhe dobi.

Në shumë mënyra, epoka e informacionit na ka bërë shumë më pak praktikë dhe të mençur. Na tregoni shumë, por humbasim lehtësisht përqendrimin, shpërqendrohemi nga gjëja kryesore, lejojmë që vëmendja të shpërndahet. Për më tepër, ne humbasim lehtësisht bazat, informacionin thelbësor të sfondit dhe bëjmë gabime me ndjenjën e kompetencës sonë.

Sipas kirurgut dhe studiuesit të shëndetit publik, Atul Gawande, M. D., njerëzit duhet të shfrytëzojnë sa më shumë njohuritë e tyre.

Atul Gawande kirurg, gazetar, shkrimtar amerikan

Ne mund të falim dështimet për shkak të injorancës. Nëse një person nuk dinte se çfarë të bënte në një situatë të caktuar, ne jemi të kënaqur që ai bëri çdo përpjekje për të zgjidhur problemin. Por nëse ai do të dinte si të vazhdonte, por nuk do ta zbatonte këtë informacion në mënyrën e duhur, është e vështirë të mos zemërohesh.

Gabimet e bëra për shkak të besimit të fortë se "Unë e di më mirë se çfarë të bëj" janë shpesh më të dhimbshmet. Ju nuk u përpoqët më të mirën dhe dështove, por qëllimisht ndoqët rrugën e vetëbesimit të tepërt dhe dështove. Atul Gawande beson se kjo është e ngjashme me atë se si një gabim i thjeshtë i bërë nga një kirurg me përvojë çon në vdekjen e një pacienti.

Si e trajtojmë këtë oqean informacioni? Si të shfrytëzoni sa më mirë njohuritë dhe të lini vend për mrekulli? Sipas Dr. Gawande, ju mund të ndjeni fuqinë dhe kompetencën tuaj duke përdorur një listë kontrolli.

Dr. Gawande studioi me kujdes efektin e listave kontrolluese te kirurgët, ose më saktë, në numrin e rasteve të infektimit të pacientëve gjatë operacionit. Pavarësisht se eksperimenti përfshinte kirurgë të respektuar dhe kompetentë, të gjithë ata, në një mënyrë ose në një tjetër, rrezikoheshin të bënin një gabim gjatë operacionit.

Lista kontrolluese e paraqitur te kirurgët ishte e shkurtër dhe e thjeshtë. Aty lexohej:

Lani duart me sapun dhe ujë.
Fshijeni lëkurën e pacientit me një antiseptik.
Vendosni veshje sterile në trupin e pacientit.
Vendosni një kapele, maskë, fustan steril dhe doreza.

Studentët e mjekësisë i mësojnë përmendësh këto hapa, janë të dukshëm, të thjeshtë dhe të nevojshëm. Por një person nuk është një makinë dhe ai mund të harrojë një nga veprimet. Kalimi i një hapi mund të çojë në infeksion, që do të thotë trajtim shtesë, kosto financiare dhe, në rastin më të keq, vdekje të pacientit.

Çuditërisht, sapo kjo listë kontrolli u shfaq para syve të mjekëve, ata filluan të bënin më pak gabime. Numri i të infektuarve është ulur me 66%. Ai kurseu shumë para, por më e rëndësishmja, shpëtoi mbi një mijë jetë.

Sigurisht, një listë kontrolli si një mënyrë për të strukturuar mendimet, për të përmirësuar veprimet dhe për të kujtuar informacionin e nevojshëm është e dobishme jo vetëm për mjekët, por edhe për secilin prej nesh.

Mund t'ju duket fyese të shkruani një listë kontrolli në mënyrë që të mos harroni asgjë. Në fund të fundit, ju jeni mjaft të zgjuar dhe mund të mbështeteni në kujtesën tuaj. Por qëllimi kryesor i një liste kontrolli është disiplina që do t'ju ndihmojë të ndiqni rrugën e synuar dhe të shmangni gabimet.

Pse të bëni një listë kontrolli

Lista e kontrollit ju ndihmon të siguroheni që të mos harroni informacionin bazë dhe të thjeshtë. Dr. Gawande beson se lista kontrolluese krijon një lloj "rrjeti njohës" që na mbron nga të metat tona - kufijtë e kujtesës dhe vëmendjes. Lista kontrolluese siguron që të mos harroni të vërtetat e zakonshme në momentin kur afrohet lodhja ose dembelizmi.
Lista kontrolluese ju çliron mendjen, duke i dhënë mundësinë për të punuar në detyra vërtet të vështira. Pasi të keni ndaluar së brengosuri për gjëra të thjeshta dhe të parëndësishme, ju keni mundësinë të përqendroheni në zgjedhje të vështira. Kjo funksionon veçanërisht mirë në rastet kur situata të papritura ose të paplanifikuara lindin vazhdimisht dhe është mjaft e vështirë të kontrolloni veten.
Lista e kontrollit ndihmon për të qenë i disiplinuar. Kjo është e rëndësishme kur bëhet fjalë për detyrat rutinë. Kur mësohemi të bëjmë diçka nga dita në ditë, humbasim lehtësisht entuziazmin dhe vëmendjen, bëjmë gabime dhe llogaritje të gabuara. Nëse ndiheni shumë rehat në vendin tuaj të punës, relaksoheni dhe vëmendja juaj shpërqendrohet, lista e kontrollit do t'ju ndihmojë të qëndroni vigjilentë çdo minutë.
Lista e kontrollit kursen kohë. Ju nuk keni më nevojë të mendoni për çdo hap tuajin: tashmë keni përshkruar gjithçka në një copë letër. Nëse një vendim duhet të merret tani, koha është burimi më i vlefshëm. Një listë kontrolli do t'ju ndihmojë të fitoni sekonda të çmuara.

Po, një listë kontrolli nuk është mënyra më origjinale për të kontrolluar rrjedhën tuaj të punës. Por në të njëjtën kohë, ky mjet i thjeshtë rezulton të jetë tepër i vlefshëm për ata që kërkojnë të reduktojnë gabimet dhe të përmirësojnë cilësinë e punës së tyre.

Si të krijoni një listë kontrolli efektive

Ka lista kontrolli të mira dhe lista kontrolli të këqija. Pra, si të krijoni një listë kontrolli që do t'ju ndihmojë të filloni?

Përqendrohuni vetëm në gjërat e thjeshta. Qëllimi i një liste kontrolli të mirë është të përcjellë informacionin e nevojshëm. Nuk ka detaje. Lista e kontrollit nuk është një udhëzues, jo një turne i rrjedhës suaj të punës. Ky është një diagram që ju ndihmon të mbani mend gjërat më të rëndësishme. Një listë kontrolli e mirë duhet të ketë pesë deri në dhjetë pikë.
Lista e kontrollit duhet të jetë e thjeshtë dhe praktike. Përdorni fjalë të qarta që përshkruajnë me saktësi detyrën. Nëse keni nevojë për kohë shtesë për të kujtuar saktësisht se çfarë do të thotë çdo artikull, lista juaj e kontrollit është e keqe.
Vendosni kur të bëni pauzë. Kur do ta përdorni listën tuaj të kontrollit? Kur do të kaloni te artikulli tjetër? Si kontrolloni nëse artikulli është përfunduar? Zgjidhni një kohë kur kaloni listën e kontrollit dhe sigurohuni që gjithçka është bërë dhe mund të kaloni në detyrën tjetër.
Përcaktoni llojin e listës suaj të kontrollit. Për shembull, nëse kjo është një recetë, atëherë do të lexoni çdo hap dhe do të ndiqni udhëzimet. Ky është një lloj lexim-bërje. Dhe nëse lista juaj kontrolluese përmban detyra pune për sot dhe thjesht kaloni detyrat e përfunduara prej saj, atëherë ky është lloji "i bërë - i konfirmuar". Ky hap do t'ju ndihmojë të thjeshtoni punën tuaj me listën tuaj të kontrollit dhe të kontrolloni veten më mirë.
Jini të përgatitur për të rishikuar dhe përditësuar listën tuaj të kontrollit. Mos ngurroni ta rishikoni atë dhe të bëni detyra ose modifikime të reja. Ju duhet të eksperimentoni në mënyrë që lista juaj e kontrollit të jetë vërtet efektive.

Hapi i fundit është veçanërisht i rëndësishëm. Lista juaj e kontrollit nuk është e vendosur në gur; ajo është e pranueshme për ndryshimin e rrethanave.

Asnjë M&M kafe

David Lee Roth, këngëtari kryesor i Van Halen, ka një zakon kurioz. Kalorësi rocker duket adekuat: ai rendit kërkesat teknike për pajisjet. Por një nga pikat trondit rregullisht punonjësit e sallave të koncerteve, stadiumeve dhe klubeve muzikore: diku në mes të listës është një tas M&M, i cili nuk duhet të përmbajë asnjë karamele kafe.

Këta kalorës veprojnë si lista kontrolli: punonjësit lëvizin nga pika në pikë, duke përmbushur kërkesat e muzikantit. Kur David Lee Roth pranon një punë, ai është kryesisht i interesuar për një tas me karamele. A mund ta merrni me mend pse?

Ndërsa kërkon të heqë të gjitha M&M-të kafe që tingëllojnë çmenduri, David Lee Roth mund ta shpjegojë atë. Nëse stafi i stadiumit lë karamele kafe në tas, kjo do të thotë se ata nuk po i kushtojnë vëmendje kalorësit. Kur Davidi has në një drazhe të tillë, ai shkon të kontrollojë gjithçka tjetër: nëse instrumentet janë të lidhur mirë, nëse pajisjet janë vendosur siç duhet, nëse janë marrë parasysh kërkesat e tij për ambientet dhe pajisjet. Dhe nëse nuk ka karamele kafe dhe punonjësit e sitit respektuan edhe një dëshirë kaq të çuditshme, muzikanti mund të jetë i sigurt: gjithçka tjetër ishte bërë gjithashtu.