Si të planifikoni kohën tuaj në Notion duke përdorur GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Mblidhni të gjitha punët tuaja në një tryezë të përshtatshme për kontroll të lehtë.

Çfarë është GTD

Hakeri i jetës ka publikuar vazhdimisht artikuj mbi teknikën GTD - Getting Things Done. Ajo u shpik dhe u përshkrua në detaje në librin e tij nga trajneri i biznesit David Allen. Shkurtimisht, rregullat bazë të këtij sistemi mund të përshkruhen si më poshtë:

1. Kapni të gjitha informacionet … Shkruani të gjitha idetë, detyrat dhe veprat. Nëse ka diçka që nuk mund ta bëni tani, bëni një shenjë pa u mbështetur në kujtesë. Gjithçka që regjistroni ruhet në të ashtuquajturën Inbox.
2. Mbani rendin. Ndërsa dosja me "Detyrat hyrëse" mbushet, duhet të organizoni përmbajtjen e saj, të renditni detyrat në kategori dhe të krijoni shpjegime dhe shënime në mënyrë që të mos harroni asgjë.
3. Prioritet … Çdo detyrë duhet të ketë një datë të caktuar dhe shkallë rëndësie, në mënyrë që të dini se çfarë të bëni së pari dhe çfarë mund të prisni.
4. Mbani gjithçka afër … GTD nuk ka vend për parimin "shkruaj më vonë". Listat dhe shënimet tuaja të detyrave duhet të jenë gjithmonë në sy: në kompjuterin tuaj, smartphone, tablet dhe pajisje të tjera. Në këtë mënyrë, nëse ju vjen në mendje një ide interesante ose mendoni për ndonjë rast të paregjistruar, mund ta shkruani menjëherë. Kur të afrohet afati i fundit për një detyrë, do të merrni një kujtesë, lavdi për njoftimet e kudondodhura.

Mund të lexoni më shumë rreth GDT në udhëzuesin tonë.

Teknika është e mirë për shkathtësinë e saj. Krijuesi i saj, David Allen, është disi i modës së vjetër: me "Inbox" ai nënkupton një dosje të vërtetë letre. Ai madje printoi email dhe i vendosi në grupe skedarësh.

Por me të njëjtin sukses GTD mund të aplikohet në skedarët dhe dosjet kompjuterike, duke përdorur këtë sistem në lidhje me disa shërbime. Për shembull, mund ta përdorni këtë teknikë për të renditur emailet tuaja në Gmail, për të shkruar detyra në "" ose për të marrë kontrollin e plotë të jetës suaj. Më në fund, shumë menaxherë detyrash si i njëjti Wunderlist janë mprehur nën filozofinë e GTD.

Dhe sigurisht, ju mund ta përdorni teknikën në një program kaq të mrekullueshëm dhe të gjithanshëm si Notion.

Është një hibrid i Google Docs, Evernote, Trello dhe një duzinë aplikacionesh të tjera. Notion mund të bëjë pothuajse gjithçka që ju nevojitet për të punuar. Shënime, fletëllogaritëse, bazat e njohurive, listat e detyrave, tabelat kanban, dokumentet - programi i ka të gjitha. Është mëkat të mos e përdorësh për të organizuar punët e tua në stilin GTD.

Dhe Maria Aldrey, një konsulente biznesi që ndihmon liderët e biznesit të organizojnë punën e tyre, krijoi sistemin e saj të bazuar në GTD për Notion. Ajo i ndau këto zhvillime në blogun e saj.

Si të përdorni GTD në Notion

Unë nuk jam shumë i organizuar. Kështu që kur mësova për GTD të David Allen, jeta ime ndryshoi fjalë për fjalë. Tani kjo është një lloj feje për mua. Gradualisht, unë ndërtova sistemin tim, i cili më lejon të vazhdoj me gjithçka, duke punuar me ritmin tim të zakonshëm.

Unë përdor një praktikë që e quaj Planifikimi javor. Kam lënë mënjanë një orë çdo të diel (ose të hënë) për të planifikuar javën e ardhshme. Ky zakon më ndihmon të zgjidh problemet komplekse duke i ndarë ato në më të vogla dhe më të menaxhueshme. Kështu që bëj më shumë, më pak lodhje dhe fokusohem më lehtë në punë.

Për mua, Nocioni është si një lojë. Duhet kohë për të konfiguruar sistemin. Por kur ajo është gati, përfundimi i detyrave bëhet argëtues, i thjeshtë dhe i shpejtë.

Çdo javë, unë klikoj në një buton në Notion dhe një spreadsheet bosh shfaqet para meje. Këtu ka një bosh, të cilin mund ta merrni dhe ta përdorni.

Këtu është procesi hap pas hapi që përdor për të planifikuar detyrat e mia me Notion.

1. Mblidhni idetë tuaja

Merrni 10 minuta për të renditur dhe shkruar të gjitha idetë tuaja në këtë kolonë. Do të kthehen në detyra që duhet të përfundoni në javën e ardhshme.

1. Rendisni të gjitha projektet tuaja që nuk janë përfunduar ende.
2. Kontrolloni detyrat tuaja për tre muajt e mëparshëm për të gjetur ndonjë të pazgjidhur.
3. Hidhini një sy kalendarit tuaj: ndoshta ka diçka të planifikuar edhe atje.
4. Kontrolloni fletoren tuaj të letrës, nëse është e disponueshme. Ndoshta ka edhe disa ide që duhet të transferohen në Notion.
5. Mendoni nëse ka ndonjë detyrë tjetër që duhet të bëni ose njerëz për të punuar.

Mblidhni të gjitha këto ide së bashku dhe renditini ato në kolonën e parë. Ky është plani juaj për shtatë ditët e ardhshme.

2. Caktoni veprimet e duhura

Një ide nuk është e keqe, por pa veprim aktiv, ajo do të mbetet një ide. Pyesni veten: "Çfarë duhet të bëj për ta çuar këtë detyrë deri në fund?"

Për shembull:

• Vazhdoni të mbushni faqen me përmbajtje → Shkruani një draft të seksionit "Rreth meje".
• Krijoni kalendarin e publikimit të përmbajtjes → Vizatoni një hartë memorie për postimet dhe caktoni datat.
• Krijo një video për një blog → Shkruani një skenar video.
• Njihuni me Chris → Dërgojini atij një email me datën dhe vendin e takimit.

Mos harroni, nëse kërkohet më shumë se një veprim për të përfunduar një detyrë, ju duhet të vendosni se çfarë të bëni së pari.

3. Vendosni urgjencën

Më pas, duhet të përcaktoni urgjencën e secilës detyrë. Kjo është e nevojshme për t'u fokusuar në gjërat vërtet të rëndësishme, dhe jo vetëm për të bërë një sërë punësh.

Për të kuptuar se cilat gjëra duhet të bëj së pari, i klasifikoj idetë e mia në katër kategori:

• Detyra të rëndësishme - gjëra që na afrojnë drejt arritjes së qëllimeve.
• Detyra urgjente - veprime që kërkojnë vëmendje të menjëhershme.
• Nuk do të dëmtonte - Kjo kategori përfshin çështje që mund të mos jenë urgjente dhe jo të rëndësishme, por zbatimi i tyre do t'jua lehtësonte jetën për shtatë ditët e ardhshme.
• Mund te pres - këto janë detyra që mund të riplanifikohen për një javë tjetër.

4. Përcaktoni nivelin e përqendrimit

Mjerisht, ne të gjithë kemi një sasi të kufizuar vëmendjeje, kohe dhe energjie. Çdo detyrë konsumon një përqindje të caktuar të këtyre burimeve të rëndësishme. Prandaj, vlerësoni detyrën e planifikuar dhe caktoni numrin përkatës në kolonën e katërt.

Për shembull, shkrimi i një drafti për një postim në blog mori rreth 20% të vëmendjes sime. Dhe letra për Chris është tre rreshta - vetëm 2%.

5. Cakto prioritet

Kjo kuti e kontrollit shënon detyrat që kanë etiketat "E rëndësishme" dhe "Urgjente". Kjo do të thotë, ato duhet të bëhen, pa marrë parasysh çfarë. Kjo është lista juaj prioritare.

Kur të keni mbaruar së zgjedhuri këto detyra, shtoni përqindjet nga kolona e mëparshme për të parë se sa burime do të shpenzoni për to. Nëse rezultoi më shumë se 90%, atëherë ju e mbivlerësuat forcën tuaj dhe pak më shumë se sa mund të përtypni. Riprogramoni një pjesë të saj për javën e ardhshme, përndryshe do të jeni të mbingarkuar dhe nuk do të keni kohë për asgjë.

Nga rruga, një këshillë e dobishme: Notion ju lejon të filtroni përmbajtjen e rreshtave të tabelës - kështu mund të zgjidhni detyrat prioritare.

6. Programoni detyrën

Një shenjë në kolonën tjetër tregon nëse detyra është planifikuar në kalendarin tuaj. Vendosni se kur do ta ekzekutoni dhe krijoni një ngjarje të përshtatshme.

Meqë ra fjala, nëse nuk përdorni Google Calendar ose diçka tjetër, merrni veten Notion. Aty mund të shtoni detyra të planifikuara për javën.

7. Delegoni detyrën

Po, ju keni të njëjtin numër orëve në ditë si Beyonce, por ajo ka një ekip të madh asistentësh që bëjnë punën e pistë për të, kështu që ajo bën më shumë. Megjithatë, nëse keni edhe dikë mbi supet e të cilit mund të zhvendosni disa nga detyrat, bëjeni këtë dhe shënoni detyrën e deleguar në kolonën përkatëse.

8. Përfundoni detyrën

Epo, gjithçka është e thjeshtë. Kur të përfundoni projektin tuaj ose të përfundoni një detyrë, kontrolloni kutinë në kolonën e fundit.

Bonus

Këtu janë disa hapa për t'ju ndihmuar të organizoheni edhe më shumë:

1. Rishikoni shpenzimet tuaja gjatë javës së kaluar dhe planifikoni buxhetin tuaj për të ardhmen.
2. Mendoni për menunë tuaj për javën, shtoni produkte në listën e blerjeve.
3. Përpunoni kutinë tuaj hyrëse për shtatë ditët e fundit në kohën e duhur dhe renditni gjithçka që është grumbulluar atje.
4. Planifikoni të paktën një ditë në javë për stërvitje.

Mos harroni se GTD është mjaft fleksibël dhe mund të përshtatet për t'iu përshtatur nevojave tuaja. Mos ngurroni të rregulloni shabllonet Notion. Për shembull, rubrika e Maria's Attention më duket e tepërt. Për mua mjafton një shënim nëse detyra është urgjente apo jo. Ju mund t'i fshini lehtësisht kolonat e tij dhe të shtoni tuajat. Kështu, krijova një kolonë të emërtuar "Puna", "Shtëpia", "Kreativiteti" dhe të tjera për të renditur detyrat në kategori. Ju mund ta bëni atë në mënyrën tuaj.