50 këshilla të arta për të përmirësuar produktivitetin

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Mësoni të menaxhoni kohën tuaj, të punoni në mënyrë efikase dhe të pushoni siç duhet.

Planifikimi

1. Vendosni qëllimet në mënyrë korrekte

Për të arritur një qëllim, së pari duhet ta formuloni saktë atë. Përdorni një sistem SMART: qëllimet duhet të jenë specifike dhe të matshme, realiste dhe të arritshme, domethënëse për ju dhe të kenë afate të qarta.

2. Përqendrohuni në proces

Vendosni qëllime bazuar në proces, jo në rezultat. "Të bëhesh kërcimtar" është një përcaktim i pasuksesshëm i detyrës. Është e vështirë t'i afrohesh, sepse nuk është e qartë se ku të fillohet. Vendosni vetes qëllimin që "të regjistroheni në një kërcim dhe të shkoni në klasë tri herë në javë", do të jetë më efektive. Të paktën do ta kuptoni nëse jeni gati të kaloni vite duke u stërvitur për hir të ëndrrave tuaja apo jo.

3. Përdorni teknikën GTD

GTD (Getting Things Done) është një sistem për punën produktive të trajnerit të biznesit David Allen. Qëllimi i tij kryesor është të përfundojë të gjitha rastet e disponueshme dhe në të njëjtën kohë të shkarkojë trurin nga planifikimi i pafund. Thelbi i teknikës është të shkruani absolutisht të gjitha detyrat duke përdorur lista të ndryshme dhe t'i përditësoni ato vazhdimisht. Kështu që edhe detyrat më të vogla dhe në dukje të parëndësishme nuk do t'ju shqetësojnë kokën dhe do t'ju shpërqendrojnë nga puna. Dhe ecuria e zbatimit të tyre do të jetë gjithmonë para syve tuaj.

4. Kuptoni ndryshimin midis të qenit i zënë dhe efikas

Mund të jeni vazhdimisht të zënë, por kjo nuk do të thotë se jeni produktiv. Merrni parasysh sa të dobishme janë veprimet tuaja, si lidhen ato me punën tuaj dhe nëse ka detyra në planin tuaj që nuk ju afrojnë më afër qëllimit tuaj. Nëse ka, përjashtoni ato.

5. Përdorni kalendarët në vend të listave të detyrave

Planifikimi i gjërave drejt në kalendarin tuaj do t'ju ndihmojë të dalloni qëllimin për të bërë diçka nga angazhimi për të filluar një detyrë specifike në një moment të caktuar kohor. E bën më të lehtë shpërndarjen e gjërave për një javë dhe një muaj dhe gjetjen e shpejtë të kohës së lirë për të ndryshuar diçka në orarin tuaj.

6. Harrojeni për shumë detyra

Ju mund të bëni disa gjëra në të njëjtën kohë, por nuk ka gjasa të arrini rezultate të mira. Studime të shumta kanë vërtetuar se kryerja e shumë detyrave ul efikasitetin e punës. Ju merrni vetëm një ndjenjë kënaqësie, e cila nuk zgjat shumë dhe zëvendësohet nga djegia. Bëjeni zakon të bëni detyra në mënyrë sekuenciale dhe efikasiteti juaj vetëm do të rritet.

7. Prioritet

Matrica e Presidentit të 34-të të Shteteve të Bashkuara, Dwight D. Eisenhower, do të ndihmojë në caktimin e saktë të detyrave sipas prioritetit të tyre. Të gjitha detyrat thjesht duhet të ndahen në katër grupe:

1. E rëndësishme dhe urgjente.
2. E rëndësishme dhe jo urgjente.
3. E parëndësishme dhe urgjente.
4. E parëndësishme dhe jo urgjente.

Kështu do të shihni se çfarë duhet të trajtohet menjëherë, çfarë t'u transmetoni të tjerëve dhe çfarë nuk është aspak e nevojshme të bëni.

8. Redukto listën e përgjegjësive të rëndësishme në tre

Mos u mundoni ta plotësoni orarin e ditës tuaj vetëm me detyra të vështira - nuk është larg rraskapitjes apo djegies profesionale. Dhe nuk ka nevojë të flasim për ndonjë produktivitet. Merrni jo më shumë se tre detyra thelbësore në ditë, ndërroni me ato të thjeshta dhe gjeni kohë për të pushuar.

9. Vendosni vetes afate

Nëse jeni mësuar të shtyni gjërat e rëndësishme për më vonë, dhe më pas bëni gjithçka me nxitim, dilni me afatet tuaja personale. Për shembull, shefi juaj ju kërkon të paraqisni dy raporte të mëdha të premten - vendosni njërën prej tyre vetë deri të mërkurën.

10. Kaloni një orë në ditë për gjëra jo urgjente

Të zhytesh në rutinën e detyrave urgjente të përditshme dhe të shtysh pafundësisht detyra të tjera të rëndësishme dhe jo urgjente është shumë e lehtë. Por kurrë nuk mund t'i afrohesh kështu. Mos prisni që një ditë të keni një ditë më të lirë. Nëse doni të përfundoni së lexuari një libër, merrni kohë për të çdo ditë. Nëse ëndërroni të bëheni një artist i famshëm, praktikoni vizatimin çdo ditë.

Motivimi

11. Mos kini frikë të bëni gabime

Frika për të bërë diçka jo aq shpesh ju bën të qëndroni në vend dhe të mos bëni asgjë fare. Mësoni të perceptoni gabimet si një shtysë për zhvillim. Kur dështoni, mendoni pse keni dështuar dhe mbyllni hendekun në njohuritë dhe aftësitë tuaja. Me kalimin e kohës, do të bëheni edhe mirënjohës për gabimet tuaja.

12. Kërkoni t'ju kritikojnë

Mos e gjykoni veten ashpër - ftoni dikë që të vlerësojë objektivisht punën tuaj. Pyetni shefin tuaj për komente. Për një dëshirë të sinqertë për të parë gabimet tuaja dhe për të përmirësuar performancën, nuk do të qortoheni. Epo, lavdërimi do t'ju ndihmojë të frymëzoheni dhe të vazhdoni të ecni përpara.

13. Plotësoni aftësitë tuaja

Është e pamundur të mbetesh produktiv për një kohë të gjatë pa mësim dhe vetë-edukim të vazhdueshëm. Herët a vonë, do të mërziteni ose do të arrini tavanin në profesionin tuaj. Prandaj, përpiquni të mësoni gjëra të reja gjatë gjithë kohës: merrni përsipër detyra të pazakonta dhe mos hiqni dorë nga projekte interesante.

14. Shmangni ankuesit, pesimistët dhe alarmistët

Njerëzit priren të bëhen të varur nga emocionet e të tjerëve. Nëse dikush në mjedisin tuaj vazhdimisht përsërit se sa keq është gjithçka, një ditë depresioni do t'ju mbulojë. Paniku i një kolegu, të cilit i digjen çdo javë afatet, patjetër do të përhapet edhe tek ju. Prandaj, largohuni, ndaloni komunikimin dhe prishni marrëdhënien - mos lejoni që disponimi juaj të prishet.

15. Rrethojeni veten me njerëz të zgjuar

Rrethi shoqëror ndikon në zhvillimin tonë. Rrethojeni veten me mentorë dhe thjesht njerëz interesantë - lërini ata vazhdimisht t'ju motivojnë dhe frymëzojnë, duke ju detyruar të përpiqeni për nivelin e tyre. Shkoni në seminare të specializuara, konferenca, bashkohuni me komunitetet profesionale dhe bëni njohje të reja.

16. Mos ndiqni sukseset e njerëzve të tjerë

Obsesioni i tepërt me arritjet e të tjerëve vetëm na pengon. Ndaloni të jeni xheloz për një mikeshë që hapi biznesin tuaj, ose një shok klase që fiton me sukses nga hobi i saj. Shkëputeni nga spiunimi i jetës së të tjerëve dhe vazhdoni me arritjen e qëllimit tuaj.

17. Merr ndihmë

Mos prisni të bëni një punë të madhe vetëm. Nëse keni nevojë për ndihmë, kërkoni atë. Të marrësh përsipër një detyrë të vështirë dhe ta tërheqësh vetë nuk është një arsye krenarie, por më tepër marrëzi. Kuptoni që po punoni për një rezultat dhe për hir të tij, mos e neglizhoni përvojën dhe këshillat e të tjerëve.

18. Krijoni metodën tuaj të produktivitetit

Mos ndiqni verbërisht të gjitha teknikat e menaxhimit të kohës, këshillat e relaksimit dhe këshillat për kursimin e kohës. Analizoni atë që ju ndihmon vërtet dhe hidhni poshtë atë që nuk ju bën mirë. Qëllimi juaj është të jeni efektiv, jo të thyeni rekordin për mjetet më të përdorura të produktivitetit.

Përqendrimi

19. Çlironi trurin tuaj nga problemet e përditshme

Vendosni një gardërobë kapsule që të mos mendoni se çfarë të vishni në zyrë në mëngjes. Vendosni një orar për pastrimin dhe punët e shtëpisë. Bëj pazar ushqimesh në fundjavë dhe krijoni një menu për javën. Kur të gjitha punët e shtëpisë janë zgjidhur dhe planifikuar, ju jeni të fokusuar në punë.

20. Gjeni aktivitetin tuaj maksimal

Dikush këshillon të bëni detyra komplekse në fillim të ditës së punës dhe të lini detyra të vogla për mbrëmjen. Por kjo metodë nuk është e përshtatshme për bufat ose ata që duhet të përshpejtojnë. Prandaj, përcaktoni periudhat kur mund të punoni në mënyrë më efikase dhe planifikoni detyra që kërkojnë kohë gjatë kësaj kohe. Për t'i identifikuar ato, mjafton të vini re nivelin e përqendrimit tuaj gjatë ditës për disa javë. Ose përdorni një kalkulator të dedikuar të produktivitetit.

21. Mos i shtyni gjërat që ju bëjnë nervoz

Nëse jeni të shqetësuar për një telefonatë të rëndësishme ose keni frikë të sqaroni diçka me shefin tuaj - mos vononi. Zgjidhini menjëherë detyrat e frikshme, edhe nëse mendimi për to ju shqetëson. Sepse janë këto mendime që shpërqendrojnë nga puna dhe ulin përqendrimin. Sa më shpejt ta bëni, aq më shpejt qetësoheni.

22. Merrni shënime me dorë

Idetë interesante që aksidentalisht vizitojnë kokën priren të harrohen menjëherë. Ndonjëherë ne humbasim në mendime ndërsa hapim aplikacionin e regjistrimit në smartphone tonë. Dhe ndonjëherë shpërqendrohemi nga diçka tjetër: mesazhet, lajmet dhe rrjetet sociale. Prandaj, shkruani në letër - shënimet e shkruara me dorë do t'ju bëjnë gjithashtu të mbani mend më mirë informacionin. Blini një libër të vogël skicash të përafërt, në të cilin mund të shënoni shpejt disa fjalë, ose një bllok ngjitësish dhe t'i mbani afër.

23. Vendosni përkujtues

Nevoja për të bërë diçka në një kohë të caktuar krijon një ankth të brendshëm që largon vëmendjen nga puna kryesore. Për më tepër, frika nënndërgjegjeshëm për të harruar ndonjë biznes mund të mos ndihet as. Prandaj, vendosni kujtime të shëndosha të gjërave të lidhura me një kohë të caktuar. Kjo do t'ju çlirojë nga shikimet e vazhdueshme të orës dhe nervozizmi i panevojshëm.

24. Mbani vendin tuaj të punës të rregullt

Çdo ditë, kur mbaroni punën, vendosni gjërat në rregull në tryezë: renditni shënimet, shtroni dokumentet, lani filxhanin. Nga rruga, desktopi në kompjuter gjithashtu vlen. Mbyllni të gjitha skedat e panevojshme, fshini skedarët e përkohshëm.

25. Kujdes nga ndriçimi

Shkencëtarët kanë vërtetuar se ndriçimi ka një efekt të thellë në produktivitetin tonë. Drita në zyrë duhet të jetë sa më afër dritës natyrale të ditës, jo e ngrohtë apo shumë e ftohtë. Vlera optimale është 4,500-5,000 K. Në fund të ditës së punës, mund të kaloni në një dritë të ngrohtë për t'u çlodhur dhe për t'u përgatitur për pushim.

Ekzekutimi i detyrave

26. Vraponi në sprint

Ju ndoshta keni dëgjuar për teknikën Pomodoro - organizimi i punës në segmente 25-minutëshe me pushime 5-minutëshe. Kjo kornizë kohore mund të mos ju përshtatet, por gjëja kryesore është në thelbin e saj. Përcaktoni për vete periudha të shkurtra përqendrimi të plotë - nga 20 minuta në një orë - kur nuk do të shpërqendroheni fare nga asgjë dhe bëni pushime në mes.

Përdorni aplikacionet:

27. Mos nxitoni për të kryer detyra të reja

Mos e lini biznesin tuaj të papërfunduar për shkak të një detyre të papritur ose kërkesës së dikujt. Natyrisht, është e rëndësishme të vendosni prioritete: nëse një detyrë e re është më e rëndësishme dhe duhet bërë sa më shpejt që të jetë e mundur, shpërqendrojeni dhe sakrifikoni çështjet aktuale. Nëse jo, shtyjeni. Edhe nëse të pyesin shumë.

28. Vizualizoni

Vizualizimi do t'ju ndihmojë të kurseni kohë, të mësoni përmendësh më mirë informacionin, të kuptoni një temë të re dhe të merrni një vendim të informuar. Përdorni teknika të ndryshme: emërtoni detyrat sipas kategorive, vizatoni grafikë, tabela dhe harta mendore.

29. Lërini detyrat pa përfunduar

Merrni kohën tuaj për të përfunduar detyra të mëdha dhe komplekse menjëherë. Mbështetuni në efektin Zeigarnik. Thelbi i tij është që truri i kujton më mirë veprimet e papërfunduara dhe në mënyrë të pandërgjegjshme vazhdon të mendojë për to. Nëse jeni të tmerruar nga një detyrë e vështirë, filloni dhe shtyjeni atë – ndërkohë që jeni duke bërë gjëra të tjera, mund të vijnë në mendje shumë ide interesante.

30. Filloni pak

Nëse nuk mund të filloni një detyrë, lini mënjanë vetëm 10 minuta për të. Shanset janë që ju të përfshiheni dhe të vazhdoni të punoni. Epo, nëse jo, atëherë të paktën filloni. Dhe në të njëjtën kohë, kontrolloni vetë efektivitetin e pikës së mëparshme.

Kurseni kohë

31. Zbuloni se ku po e kaloni kohën tuaj

Provoni një eksperiment: përpiquni të shkruani absolutisht gjithçka për një javë, madje edhe rastet më të vogla dhe sasinë e kohës së shpenzuar për secilën prej tyre. Në fund, analizoni listën që rezulton.

32. Refuzoni thirrjet

Mundohuni të flisni më pak në telefon. Kryerja e një telefonate kërkon më shumë kohë sesa shkrimi dhe leximi i një mesazhi. Për më tepër, jo të gjithëve ju vijnë në mendje të paralajmërojnë për të, që do të thotë se mund të shpërqendroheni papritur dhe në kohën e gabuar nga puna. Nëse ju duhet ende të bëni një telefonatë të rëndësishme, planifikojeni atë dhe shtojeni në listën tuaj të detyrave në mënyrë që të mund të ndani qartë kohë për detyra të tjera.

33. Çaktivizoni sinjalizimet

Çaktivizo njoftimet për aplikacionet, mesazhet, rrjetet sociale dhe postën. Ato nuk marrin shumë kohë, por janë shumë shpërqendruese dhe mund t'ju tërheqin në një udhëtim në internet. Nëse nuk mund të shpëtoni nga tundimi për të kontrolluar mesazhet tuaja, lini njoftime rreth tyre vetëm nga kontakte të rëndësishme.

34. Kontrolloni emailin tuaj pasdite

Eliminoni kontrollin e mëngjesit me email në mënyrë që të mos shpërqendroheni nga detyrat e planifikuara tashmë dhe të mos përshtateni me rutinën e përditshme të dikujt tjetër. Nëse jeni mësuar të përgjigjeni menjëherë dhe nuk mund t'i rezistoni mesazheve, biseda mund të zvarritet gjatë gjithë ditës. Mos e mbani të hapur skedën e shfletuesit, por përdorni shabllone për t'iu përgjigjur shpejt mesazheve.

35. Pastroni kutinë tuaj hyrëse

Përpiquni të siguroheni që mes mesazheve të palexuara të mbeten vetëm ato të rëndësishme. Fshini menjëherë postën e panevojshme dhe krijoni një kuti postare të veçantë për postën personale dhe abonimet interesante. Kështu që ju nuk keni nevojë të shikoni përmes postës për një kohë të gjatë dhe të kërkoni midis të gjitha letrave që janë vërtet të nevojshme.

36. Mësoni të shtypni me prekje

Kur punoni në një kompjuter, shtypja me prekje është një kursim i konsiderueshëm i kohës. Shkathtësia mund të mësohet duke përdorur shërbimet online,,. Gjëja kryesore është t'i kushtoni kohë këtij aktiviteti çdo ditë.

37. Përdorni tastet kryesore

Hotkeys janë krijuar për punë të shpejtë. Mos harroni kombinimet e tyre, ato thjeshtojnë shumë përdorimin e një kompjuteri dhe programeve individuale.

38. Ruani skedarët direkt në dosjen e dëshiruar

Kur shkarkoni ose krijoni një dokument, emërtojeni menjëherë dhe dërgojeni në dosjen e dëshiruar. Mund të mos keni kohë, por në fund është shumë më e shpejtë dhe më e lehtë sesa të kontrolloni dhe renditni të gjitha shkarkimet në kompjuterin tuaj ose të grumbulloni skedarët në hapësirën ruajtëse të resë kompjuterike.

39. Mos u justifikoni

Thjesht mos e humbni kohën tuaj në të. Të bësh justifikime është joproduktive, joprofesionale dhe e bezdisshme. Më mirë ta pranoni me vendosmëri gabimin tuaj dhe të filloni menjëherë ta korrigjoni atë.

Rekreacion

40. Shkoni në një dietë informuese

Rrjedhat e mëdha të informacionit ngarkojnë sistemin nervor dhe ndërhyjnë në relaksimin. Sipas statistikave, çdo person shpenzon rreth 2, 7 orë në ditë vetëm në TV. Shtojini kësaj edhe internetin dhe rrjetet sociale. Faqet e lajmeve, kanalet dhe komunitetet konkurrojnë pa pushim për vëmendjen tonë, duke folur shpesh për të njëjtën gjë. Prandaj, nuk është e nevojshme t'i kushtoni kohë shikimit të tyre - prapë do të mësoni për lajme të rëndësishme.

41. Bëni pushime të gjata

Nëse keni një detyrë të vështirë që kërkon shumë përqendrim, shkëputuni nga puna për të paktën gjysmë ore. Ngrihuni nga tavolina juaj dhe bëni disa aktivitete fizike.

42. Dëgjoni muzikë

Hulumtimet tregojnë se muzika rrit produktivitetin, kreativitetin dhe disponimin në përgjithësi. Nëse e keni të vështirë të përqendroheni me të, dëgjoni artistët tuaj të preferuar në mes.

43. Dilni jashtë më shpesh

Preferohet pikërisht gjatë ditës së punës. Ajri i ndenjur në zyrë ul produktivitetin, çon në dhimbje koke dhe stres. Shkencëtarët madje kanë shpikur termin Sindroma e ndërtesave të sëmura, një gjendje ku njerëzit përjetojnë simptoma të dhimbshme për shkak të ventilimit, ndriçimit dhe ngrohjes së dobët në ndërtesa. Dhe ndërsa zyra juaj mund të jetë e shëndetshme, trupi juaj do të pëlqejë akoma më shumë ajrin e pastër.

44. Planifikoni paraprakisht mbrëmjen dhe fundjavën tuaj

Vendosni paraprakisht se si do t'i kaloni pushimet tuaja dhe përpiquni t'i mbushni me gjërat tuaja të preferuara. Shtrirja pa qëllim në divan do të çojë në lodhje edhe më të madhe, dhe në pritje të një fundjave interesante dhe punë më të mirë.

45. Mos mendoni fare për punën një ditë në javë

Premtojini vetes që të mos e prekni punën tuaj ditën e pushimit ose të mendoni fare për të. Edhe nëse keni një takim të rëndësishëm ose punë të papërfunduar. Mos harroni se ju gjithashtu keni një jetë tjetër - kushtojini këtë ditë plotësisht asaj.

46. Merrni kohë pushimi

Nëse shkoni rregullisht në punë, mos merrni pushim për çështjet familjare çdo javë dhe rrallë merrni pushim mjekësor, merrni një ditë pushimi ashtu. Kaloni një ditë shtesë në shtëpi pasi të keni përfunduar një projekt të madh ose përpara një prezantimi. Lejoni vetes të rindizni pa pritur fundjavën.

Shëndeti

47. Jetoni sipas një orari

Mos e merrni rutinën e përditshme si një kornizë të rreptë në të cilën duhet të drejtoheni. Vendosni vetëm një kohë për të shkuar në shtrat, për t'u zgjuar dhe për të ngrënë. Dhe përpiquni ta ndiqni çdo ditë. Do të ndiheni gjithmonë aktiv, nuk do të vuani nga përgjumja dhe periudhat e papritura të urisë që pengojnë përqendrimin.

48. Mos përdorni alkool si një mënyrë për t'u çlodhur

Shmangni pijen para gjumit, edhe nëse e keni të vështirë të relaksoheni pas një dite të vështirë në punë. Alkooli vërtet mund t'ju ndihmojë të bini në gjumë, por pas disa orësh do të fillojë të veprojë negativisht - dhe kjo është e mbushur me zgjime të shpeshta në mëngjes, përgjumje gjatë ditës dhe humbje të përqendrimit.

49. Hani më shpesh

Një drekë e bollshme e mbingarkon trupin: ai hedh të gjithë forcën e tij në tretjen e ushqimit, kështu që bëhet e vështirë të përqendroheni në kryerjen e detyrave. Nëse ndiheni të përgjumur pas darkës, ndani pjesën tuaj të zakonshme në dy vakte.

Në vend të vakteve të rënda, përfshini ushqime që përmirësojnë fokusin dhe përqendrimin në dietën tuaj: perime, barishte, peshk yndyror, arra dhe çokollatë të zezë. Dhe mos u mbështetni në kafe - në sasi të mëdha ajo nuk fuqizon, por jep efektin e kundërt.

50. Merr sport

Ushtrimi jo vetëm që përmirëson shëndetin, por gjithashtu përmirëson vëmendjen, përqendrimin dhe shpejtësinë e trurit. Ata gjithashtu rrisin vetëvlerësimin dhe i bëjnë ata më rezistent ndaj situatave stresuese. Ky është një plus i madh për produktivitetin, kështu që bëni të paktën disa ushtrime.

Lexoni gjithashtu? ?

• 80 mashtrime të jetës për produktivitet
• Cili është ndryshimi midis produktivitetit dhe efikasitetit, dhe çfarë është më e rëndësishme
• Relaksohuni dhe bëni një pushim nga puna për të qenë më produktivë.
• Cila është kostoja e vërtetë e produktivitetit