7 gjërat më shpërqendruese në zyrë dhe si t'i trajtoni ato

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Ne rrisim produktivitetin tonë dhe mësojmë se si ta përdorim kohën në mënyrë efikase në punë.

E trishtueshme por e vërtetë: Mesatarisht, njerëzit zvarriten 4 orë në ditë. Ulur në punë, në fakt, ne përdorim Infografik: Sa nga dita juaj e punës kaloni në të vërtetë duke punuar? vetëm 60% (ose edhe më pak) të kohës për të përfunduar detyra të rëndësishme, dhe pjesa tjetër është duke bërë marrëzi.

Në vitin 2008, Dr. John Taylor shpiku termin "kronofag" (d.m.th. "kohënngrënës"). Dhe për të kontrolluar rrjedhën tuaj të punës, duhet ta njihni armikun me shikim.

Shqetësimet në zyrë

1. Email

Punonjësi mesatar i zyrës merr 88 emaile në ditë dhe kontrollon mënyrën se si kontrolloni emailin po ju bën më pak produktivë rreth 15 herë gjatë asaj kohe. Kontrollimi i një llogarie emaili është një lloj rituali me të cilin shumica e njerëzve fillojnë punën e tyre çdo mëngjes.

Por në realitet, kjo është zvarritje e plotë. Ndërsa gërmojmë depozitat e letrave, ndihemi sikur po bëjmë diçka të dobishme, por e vërteta është se kjo vetëm na largon nga detyrat vërtet të rëndësishme.

2. Rrjetet sociale

Ne të gjithë kemi nevojë për internet në zyrën tonë për të punuar. Megjithatë, punonjësit e duan gjendjen e shpërqendrimeve në vendin e punës të përdorin Web-in edhe për përdorim personal. Për shembull, të rri në rrjetet sociale.

28% e punëdhënësve të anketuar nga CNBC.com thanë se i pushuan nga puna punonjësit e tyre për abuzim të mediave sociale dhe blerjeve online gjatë orarit të punës. Pra, argëtimi në internet jo vetëm që ju shpërqendron vëmendjen, por mund t'ju shkaktojë edhe humbjen e punës.

3. Pushime për kafe

A ju pëlqen të pini një kafe me kolegët në mes të ditës së punës? Vë bast që ju të bëni. Pushimet e kafesë mund t'ju ndihmojnë të lidheni me njerëzit përreth jush dhe në përgjithësi janë thjesht të këndshme.

Punonjësi mesatar shpenzon A është një pushim çaji në punë i mirë për produktivitetin? 24 minuta në ditë për të bërë dhe pirë çaj ose kafe. Shtojini kësaj edhe bisedat e detyrueshme me punonjësit e tjerë, pa të cilat asnjë çaj nuk është i plotë. Humbje e tmerrshme kohe.

4. Takime dhe takime

Duke punuar në një zyrë, me siguri do të merrni pjesë vazhdimisht në të gjitha llojet e takimeve dhe negociatave dhe do të merrni pjesë në diskutime të shumta. Ndërsa ndërhyrje të tilla janë të nevojshme, ato shpesh janë tmerrësisht joefektive.

Humbni shumë kohë në punë ka vërtetuar se njerëzit shpenzojnë rreth 31 orë në muaj në takime dhe takime. Vetëm imagjinoni sa shumë të dobishme mund të bëni gjatë kësaj kohe.

5. Kolegët

Puna në distancë ka të metat e saj, por këtu është një plus i caktuar - heshtja dhe vetmia. Në zyrë je i privuar nga ky luks. Bashkëpunëtorët rreth jush janë një nga shpërqendrimet më të mëdha, veçanërisht sepse nuk mund të ndikoni tek ata.

Bashkëpunëtorët tuaj mund të jenë të bezdisshëm me bisedat e tyre të pafundme, muzikën me zë të lartë, bisedat në telefon ose zakonet e këqija si përtypja e furnizimeve të zyrës. Ata gjithashtu duan t'ju shpërqendrojnë në mes të punës. Për çfarë gjendjeje të rrjedhës mund të flasim këtu?

6. Zhurma

Nivelet e zhurmës mjedisore ndikojnë ndjeshëm në produktivitetin tonë. Dhe zyra është plot me burimet e tij: pajisje që lëshojnë sinjale të forta, tinguj rrugësh nga dritaret dhe kolegë llafazan. Zhurma në vendin e punës mund të rrisë nivelet e stresit dhe të shkaktojë ankth, sipas Institutit Kombëtar të SHBA për Sigurinë dhe Shëndetin në Punë.

7. Uria

Të ushqyerit ndikon jo vetëm në shëndetin tuaj fizik, por edhe në shëndetin tuaj mendor. Prandaj, nuk duhet të vdisni nga uria në vendin e punës. Ju mund të mendoni se të bëni një pushim për drekë po humbni kohë të vlefshme, por nuk jeni. Uria ndikon negativisht në aftësinë tuaj për t'u përqëndruar dhe përqendruar, gjë që ul produktivitetin tuaj.

Mënyrat për t'u marrë me to

1. Organizoni vendin tuaj të punës

Rrëmuja e desktopit mund të shkaktojë stres dhe të pengojë produktivitetin tuaj. Prandaj, përpiquni t'i siguroni vetes kushte të pranueshme pune.

Punonjësit e zyrës krijojnë një numër të madh skedarësh çdo ditë: shënime, raporte, prezantime - është e lehtë të humbasësh në gjithë këtë kaos. Organizoni të gjitha në një sistem: kaloni pak kohë duke organizuar të dhënat, por më pas do të udhëhiqeni menjëherë përmes tyre. Guru i produktivitetit David Allen, për shembull, rekomandon sistemin e tij GTD për të pastruar dokumentet. Por ju mund të zhvilloni tuajën - gjëja kryesore është se është i përshtatshëm për ju.

2. Kujdesuni për izolimin e zërit

Punonjësit që diskutojnë çështje të rëndësishme në telefon mund të jenë shumë shqetësues për kolegët, edhe nëse flasin shumë në heshtje. Prandaj, nëse zotëroni zyrën tuaj, siguroni izolim të pranueshëm të zërit në vendin e punës dhe efikasiteti i vartësve tuaj do të rritet ndjeshëm. Ju gjithashtu mund të krijoni një vend të veçantë të izoluar në dhomë për të folur në telefon.

Nëse jeni një punonjës i zakonshëm, blini vetes kufje ose priza për t'u mbrojtur nga zhurma që ju rrethon të paktën pak. Dhe kurseni kolegët tuaj: dilni nga zyra kur u përgjigjeni telefonatave.

3. Kontrolloni postën tuaj më rrallë

Kontrolloni emailin tuaj dy ose tre herë në ditë, jo më shumë. Vendosni njoftimet pop-up në mënyrë që të mos ju shpërqendrojnë gjatë punës. Studiuesit zbuluan se Kontrollimi i emailit më rrallë redukton stresin se ata që kontrollojnë emailet e tyre më rrallë janë më pak të stresuar.

4. Kryeni video-konferenca

Ndërsa 23% e 7 statistikave të çmendura për produktivitetin e zyrës të anketuara nga burimi CareerBuilder i punonjësve të zyrës i konsiderojnë konferencat një humbje kohe, është ende e pamundur të bëhet pa një diskutim të përbashkët të momenteve të punës. Për të mbajtur kontakte me kolegët pa u shpërqendruar, mbaj video-konferencë. Kjo është shumë më mirë se mbledhjet e përgjithshme në ndonjë zyrë, ku tjetër duhet të shkosh, duke lënë gjithçka dhe të presësh për pjesën tjetër.

Në studimin e Highfive, ÇFARË NDODH VËRTETË GJATË THIRRJEVE TË KONFERENCAVE TUAJ (INFOGRAPHIC), 94% e të anketuarve thanë se zëvendësimi i takimeve tradicionale me videokonferenca i ndihmon ata të rrisin produktivitetin. Gjatë takimeve të tilla, njerëzit mërziten më pak dhe qëndrojnë më të fokusuar dhe ky format komunikimi kërkon shumë më pak kohë. Ju nuk keni nevojë të largoheni nga vendi për t'u takuar me kolegët dhe në të njëjtën kohë mund të vazhdoni të punoni.

5. Monitoroni se ku po kaloni kohën tuaj

Shpesh, kur marrim përsipër një detyrë specifike zyre, shpenzojmë më shumë burime për të sesa meriton. Përdorni aplikacionet e gjurmimit të kohës për të qenë më produktivë. Kjo do t'ju tregojë kur jeni duke bërë marrëzi dhe kur bëni gjëra të dobishme. Ka shumë mjete falas atje për t'ju ndihmuar ta kontrolloni këtë.

6. Pushoni çdo 25 minuta

Ju nuk duhet të punoni për veshje: është e padobishme në planin afatgjatë. Puna e tepërt zvogëlon vigjilencën dhe aftësinë tuaj për t'u përqendruar. Merrni pushime për të pushuar nga puna, por pushimet janë të kontrolluara - përndryshe rrezikoni të humbni kohë të vlefshme.

Përdorni teknikën Pomodoro për të vendosur se kur të bëni një pushim. Kjo metodë rekomandon marrjen e një pushimi pesë minutash pas çdo 25 minutash punë të mundimshme. Në këtë mënyrë do të jeni në gjendje të përdorni kohën tuaj në mënyrë efikase dhe të bëni më shumë. Mund të përdorni kohëmatësin për t'ju ndihmuar të mbani mend kur të pushoni dhe kur të punoni.