Si të ndaloni shpërqendrimet çdo 5 minuta dhe të përqendroheni në detyra të rëndësishme

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Një fragment nga një libër nga një specialist i produktivitetit, i cili ka provuar teknikat e përqendrimit tek vetja dhe ka zgjedhur ato më efektive.

Hiperfokusi është aftësia për t'i kushtuar kohën dhe vëmendjen tuaj një çështjeje ose projekti të vetëm. Në Hiperfokus: Si mësova të bëja më shumë me më pak kohë, Chris Bailey shpjegon se sa gjëra duhet të planifikoni për ditën për t'i kryer gjërat me sukses, si të zgjidhni detyrat më të rëndësishme nga një listë detyrash dhe të eliminoni çdo shpërqendrim.

Hiperfokusi nënkupton shumë gjëra në të njëjtën kohë: është një gjendje e vetëdijshme, kur nuk shpërqendrohemi, kthejmë shpejt përqendrimin dhe zhytemi plotësisht në punë.

Po publikojmë një fragment nga Kapitulli 3, Fuqia e Hiperfokusit, i cili shpjegon se si të futeni në gjendjen e hiperfokusit dhe të zgjidhni fokusin e duhur për t'u fokusuar.

Katër faza të hiper fokusit

Në çdo moment, ju jeni të fokusuar ose në mjedisin e jashtëm, ose në mendimet në kokën tuaj, ose në të dyja në të njëjtën kohë. Nëse shqetësoheni vetëm për mjedisin e jashtëm, do të thotë që jetoni në modalitetin autopilot. Ju hyni në këtë gjendje ndërsa prisni për një semafor ose kaloni pafundësisht midis të njëjtave aplikacione në smartphone tuaj. Nëse jeni të zënë vetëm me mendimet tuaja, atëherë jeni të zhytur në ëndrra. Kjo mund të ndodhë nëse vendosni të ecni pa telefonin tuaj, po mendoni për diçka në dush ose nëse shkoni për vrap.

Për të hyrë në një gjendje të hiper-përqendrimit, duhet të lidheni me mendimet tuaja dhe me mjedisin e jashtëm dhe me vetëdije t'i drejtoni të gjitha këto në zgjidhjen e një problemi.

Në këtë aspekt, hiper fokusi i paraprin gjendjes që Mihai Csikszentmihalyi e quan "rrjedhë" - kur jemi të zhytur plotësisht në biznesin tonë dhe koha fluturon shumë më shpejt. Siç shpjegon Csikszentmihalyi në librin e tij Flow, në këtë gjendje, "çdo gjë tjetër na duket e parëndësishme". Kjo është një arsye tjetër pse është absolutisht e domosdoshme të përqendrohemi vetëm në një gjë: shanset për të hyrë në gjendjet e rrjedhës rriten në mënyrë eksponenciale kur objekte të shumta nuk konkurrojnë për vëmendjen tonë të kufizuar. Hiperfokusi është procesi që na sjell në rrjedhë.

Si të futeni në gjendjen e hiper fokusit

Sipas kërkimeve shkencore, kur përqendrohemi, kalojmë në katër faza. Ne jemi të fokusuar (dhe produktivë) në fillim. Pastaj, nëse ne vetë nuk kalojmë në diçka tjetër dhe nëse ato nuk ndërhyjnë me ne, mendimet fillojnë të shpërndahen. Në fazën e tretë, vërejmë se po mendojmë për gjëra të jashtme. Mund të kalojë shumë kohë deri në këtë moment, veçanërisht nëse nuk e kemi zakon të kontrollojmë rregullisht atë që mbush hapësirën e vëmendjes. (Mesatarisht, vërejmë se mendojmë për gjëra të jashtme, rreth pesë herë në orë.) Dhe në fazën e katërt, kthehemi te objekti origjinal i vëmendjes.

Katër fazat e hiper fokusit bazohen në këtë diagram.

Për të hyrë në gjendjen e hiper fokusit, duhet:

1. Zgjidhni një objekt vëmendjeje produktiv ose kuptimplotë.
2. Eliminoni sa më shumë shpërqendrime të jashtme dhe të brendshme.
3. Përqendrohuni në objektin e zgjedhur të vëmendjes.
4. Kthehuni vazhdimisht te ky objekt dhe fokusohuni përsëri tek ai.

Marrja e një vendimi për atë që planifikojmë të përqendrohemi është hapi më i rëndësishëm, sepse sa më produktive dhe kuptimplotë të jetë detyra, aq më produktive dhe kuptimplotë bëhen veprimet tuaja. Për shembull, nëse vendosni të përqendroheni në trajnimin e një punonjësi të ri, automatizimin e një aktiviteti të përsëritur ose idenë e një lançimi të produktit të ri, do të jeni pafundësisht më produktiv sesa të punoni në modalitetin autopilot.

E njëjta ide vlen edhe në rrethin e shtëpisë: sa më kuptimplotë të jetë objekti i vëmendjes suaj, aq më kuptimplotë është e gjithë jeta juaj. Ne korrim përfitimet e hiper fokusit duke krijuar qëllime shumë të thjeshta - për shembull, të zhytemi plotësisht në një bisedë me një të dashur ose të shijojmë sa më shumë një darkë familjare. Ne mësojmë më shumë, kujtojmë më shumë dhe analizojmë më mirë veprimet tona. Si rezultat, jeta jonë merr më shumë kuptim.

Hapi i parë absolutisht i nevojshëm për hiper-përqendrim është qëllimi, i cili duhet t'i paraprijë vëmendjes.

Hapi tjetër është të eliminoni sa më shumë shpërqendrime të brendshme dhe të jashtme. Ekziston një arsye e thjeshtë pse ne bëhemi pre e tyre: në një moment, shpërqendrimet bëhen objekte më tërheqëse të vëmendjes sesa gjërat që vërtet duhet të bëjmë. Kjo është e vërtetë si në punë ashtu edhe në shtëpi. Alarmet e letrave të reja që shfaqen në cepin e një monitori kompjuteri zakonisht na joshin më shumë se puna që po bëjmë në një dritare tjetër dhe televizori pas shpinës së bashkëbiseduesit në pijetore bëhet më tërheqës se biseda e vërtetë.

Shqetësimet janë shumë më të lehta për t'u trajtuar paraprakisht - në kohën kur ato shfaqen, shpesh është tepër vonë për të mbrojtur qëllimet tuaja kundër tyre. Ndërhyrja gjithashtu duhet të neutralizohet - duke përfshirë kujtimet dhe mendimet arbitrare (dhe ndonjëherë të sikletshme) që na dalin në kokë ndërsa përpiqemi të përqendrohemi, rezistencën mendore ndaj detyrave jo tërheqëse (të tilla si depozitimi i një deklarate tatimore ose pastrimi i garazhit) dhe thjesht nxitja të mendojmë për gjëra të ndryshme.gjëra kur dëshirojmë të fokusohemi në një.

Së treti, hiper fokusi bëhet i mundur kur përqendrohemi në një objekt të përzgjedhur të vëmendjes për një periudhë të paracaktuar. Kjo do të thotë që ne kemi një plan për t'u zhytur në punë për një periudhë të caktuar, e cila është e përshtatshme dhe e mundshme për ne. Sa më me kujdes të punojmë në dy fazat e para, aq më mirë dhe me besim do ta përballojmë detyrën në këtë fazë.

Së fundi, së katërti, hiperfokusi nevojitet për të kthyer vëmendjen te objekti origjinal kur mendja fillon të endet. Këtë pohim do ta përsëris më shumë se një herë, sepse është ndër idetë më të rëndësishme të këtij libri: sipas hulumtimeve, mendimet tona shpërndahen anash 47% të rasteve. Me fjalë të tjera, nëse jemi zgjuar për 18 orë, atëherë vetëm gjatë tetë prej tyre ne jemi të zhytur në detyrat aktuale. Është normale që mendimet të largohen anash, por është e rëndësishme t'i kthejmë ato në mënyrë që të kalojmë kohë dhe vëmendje në objektet që janë para nesh.

Përveç kësaj, duhen 22 minuta për t'u kthyer në detyrën aktuale pasi të jetë ndërprerë ose ndërprerë. Dhe nëse ne vetë jemi të hutuar ose të ndërprerë, atëherë na duhen tashmë 29 minuta për t'u kthyer në punë në detyrën origjinale.

Sa më shpesh të vlerësojmë se çfarë saktësisht zë hapësirën e vëmendjes, aq më shpejt mund të kthehemi në rrugën e duhur.

Por mos u shqetësoni shumë për këtë tani për tani - ne do ta diskutojmë në detaje më vonë.

Ideja e hiper fokusit mund të përmblidhet në një fjali: ndërsa punoni, mbani vëmendjen tuaj në një objekt të rëndësishëm dhe kompleks.

Zgjedhja ku të përqendroheni

Vëmendja pa qëllim është humbje energjie. Vëmendja duhet të paraprihet gjithmonë nga qëllimi - për më tepër, ato janë të kombinuara në mënyrë perfekte. Pasi të keni formuluar qëllimin tuaj, mund të vendosni se si ta kaloni kohën tuaj; duke u fokusuar në detyrë, ne jemi në gjendje ta përballojmë atë në mënyrë efektive. Mënyra më e mirë për të qenë më produktiv është të zgjidhni atë që dëshironi të arrini përpara se të filloni.

Kur krijoni qëllime, është e rëndësishme të mbani mend se jo të gjitha detyrat e punës krijohen të barabarta. Disa mund të arrijnë rezultate të jashtëzakonshme në çdo minutë të shpenzuar. Kjo përfshin qëllime të tilla si planifikimi i detyrave kryesore që dëshironi të përmbushni gjatë ditës, trajnimi i një punonjësi të ri që iu bashkua ekipit një muaj më parë dhe puna për një libër që keni shkruar për disa vite. Këto detyra ndahen në kategoritë "e nevojshme" dhe "të fokusuara", të cilat i diskutuam në kapitullin 1. Është e lehtë të lidhësh punën në këta sektorë me aktivitete të panevojshme dhe shpërqendruese, si p.sh. pjesëmarrja në takime të padobishme, leximi i burimeve të mediave sociale dhe kontrollimi i vazhdueshëm i emailit. shikoni se cili është më produktiv. Nëse nuk zgjidhni se në cilët sektorë të shpenzoni kohë, aktivizohet modaliteti autopilot.

Kjo nuk do të thotë që nuk mund të dilni disi nga situata, duke vepruar në modalitetin autopilot. Duke iu përgjigjur të gjitha detyrave të punës që vijnë, ju mund t'i mbani nën kontroll shumicën e tyre dhe të qëndroni mjaft produktiv për të mos humbur punën tuaj. Por autopiloti nuk lejon shumë përparim në punë. Unë dyshoj se nuk jeni paguar për faktin që ju, si ndarës në postë, dërgoni letra, biseda dhe mesazhe në messenger në drejtimet e duhura siç vijnë. Ne ndonjëherë duhet ta bëjmë këtë, si dhe të reagojmë ndaj kërkesave të paparashikuara që vijnë. Por sa herë që është e mundur, duhet të zgjidhni në mënyrë aktive se për çfarë dëshironi të shpenzoni kohë dhe vëmendje.

Pas hulumtimit të vëmendjes dhe qëllimit gjatë viteve, unë kam zhvilluar disa ushtrime ditore që ju ndihmojnë të vendosni një qëllim. Këtu janë tre nga ushtrimet e mia të preferuara.

1. Rregulli i tre

Nëse tashmë jeni njohur me tekstet e mia, ky seksion ndoshta mund të drejtohet diagonalisht. Nëse jo, më lejoni të prezantoj rregullin e tre. Filloni ditën tuaj duke zgjedhur tre detyra që dëshironi të përfundoni deri në mbrëmje.

Ne kemi nevojë për një listë të detyrave për të detajuar veprimet e ardhshme, dhe këto tre synime duhet të drejtohen në detyrat më të rëndësishme.

E kam bërë këtë çdo mëngjes që kur kam dëgjuar për këtë rregull vite më parë nga Jay Dee Meier, drejtori i transformimit dixhital të Microsoft. Rregulli duket mashtrues i thjeshtë. Përcaktimi i gjithçkaje në fillim të ditës

tre detyra kryesore për ju, ju arrini disa qëllime. Ju vendosni se çfarë është e rëndësishme dhe çfarë nuk është e rëndësishme tani - kufizimet e vendosura nga rregulli tregojnë se çfarë ka më shumë rëndësi për ju. Përveç kësaj, rregulli ju jep njëfarë fleksibiliteti gjatë ditës. Nëse është e mbushur me takime, kjo mund të përcaktojë vëllimin dhe përmbajtjen e tyre dhe një ditë e lirë mund t'i kushtohet çështjeve më të rëndësishme dhe më pak urgjente. Nëse lindin rrethana dhe projekte të paparashikuara, do të jetë e mundur të rishikohet renditja e planeve të reja dhe ekzistuese. Meqenëse të tre detyrat përshtaten mirë në hapësirën e vëmendjes, ju mund t'i mbani mend qëllimet tuaja origjinale me lehtësi relative.

Sigurohuni që t'i mbani parasysh tre detyrat tuaja kryesore - i shënoj ato në një tabelë të madhe të bardhë në zyrën time ose, nëse jam larg, mbi listën e detyrave për ditën kur OneNote sinkronizohet midis pajisjeve të mia. Mund t'ju duket e dobishme të vendosni tre detyra për javën dhe gjithashtu të zgjidhni tre detyra ditore jo-pune, të tilla si të mos mendoni për punën gjatë darkës, të shkoni në palestër në mbrëmje ose të mblidhni faturat për kthimin tuaj tatimor.

2. Detyra me ndikim maksimal

Rregulli i dytë i përgjithshëm në përcaktimin e qëllimeve, i cili më ndihmon shumë, është të vendos se cilat gjëra në listën time të detyrave kanë ndikimin më të madh.

Nëse jeni mësuar të bëni një listë detyrash (dhe unë e rekomandoj shumë dhe do t'ju tregoj më poshtë se si mund të jetë e dobishme), mendoni për një sekondë për pasojat e secilës prej tyre, si ato afatshkurtra ashtu edhe ato afatgjata. -afat. Detyrat kryesore në këtë listë janë ato që do të çojnë në rezultatet më të rëndësishme pozitive.

Çfarë do të ndryshojë në botë - apo në punën dhe jetën tuaj nëse gjeni kohë për të plotësuar secilën nga pikat? Cila detyrë, si një domino e rënë në një rresht të gjatë, do të shkaktojë një reaksion zinxhir dhe përfundimisht do të çojë në një rezultat mbresëlënës?

Një mënyrë tjetër për të vlerësuar situatën: kur vendosni se çfarë të bëni, mendoni jo vetëm për pasojat e menjëhershme të veprimeve tuaja, por edhe për ndikimin e rendit të dytë dhe të tretë. Për shembull, ju vendosni nëse do të porosisni tortë Anthill për ëmbëlsirë. Pasoja e menjëhershme e këtij vendimi është kënaqësia e të ngrënit të ëmbëlsirës. Por pasojat e rendit të dytë dhe të tretë mund të jenë shumë të trishtueshme - për shembull, atëherë do të ndiheni të tmerrshëm, ose do të shtoni peshë, ose do të thyeni dietën e përshkruar.

Kjo është një ide e fuqishme që ia vlen të mësohet mirë, veçanërisht pasi shumë detyra të rëndësishme shpesh nuk janë ato që duken më urgjente dhe produktive në një moment të caktuar. Për shembull, shkrimi i një manuali për të punësuarit e rinj mund të mos duket aq shpërblyes sa përgjigjja ndaj një duzinë emailesh, por një manual do të shkurtojë kohën e hyrjes në punë të të punësuarve të rinj, do t'i bëjë ata të ndihen të mirëpritur dhe do të rrisë produktivitetin. Kjo do të thotë se kjo është një detyrë me pasoja maksimale. Këto detyra mund të jenë automatizimi i një procesi të përsëritur që ju mërzit, caktimi i roleve në një projekt në vazhdim ose përgatitja e një programi që lejon punonjësit të ndajnë njohuritë.

Nëse keni shumë gjëra për të bërë në listën tuaj të detyrave, pyesni veten se cilat prej tyre do të çojnë në pasojat më të rëndësishme?

Ky ushtrim funksionon mirë kur kombinohet me katër grupe rastesh. Pasi t'i vendosni ato në sektorët e nevojshëm, të qëllimshëm, shpërqendrues dhe të parëndësishëm, pyesni veten: cili nga aktivitetet e nevojshme dhe të qëllimshme mund të shkaktojë një reaksion zinxhir?

3. Sinjali për orë drejt ndërgjegjësimit

Përcaktimi i tre qëllimeve për ditën dhe prioritizimi i detyrave me pasojat më të rëndësishme është një mënyrë e shkëlqyer për t'u fokusuar çdo ditë dhe çdo javë. Por a jeni i sigurt se po veproni me vetëdije në çdo moment?

Kur bëhet fjalë për produktivitetin, këto momente janë parësore - është e kotë të vendosni qëllime dhe të formuloni qëllime nëse nuk bëni asgjë për t'i zbatuar ato gjatë ditës. Mënyra ime e preferuar për të kontrolluar që po i përmbahem qëllimeve të mia është të kontrolloj sa më shpesh që të jetë e mundur se çfarë po zë hapësirën time të vëmendjes. Kjo më bën të di nëse jam duke u fokusuar në gjëra të rëndësishme që kanë pasoja serioze, ose nëse po kaloj në modalitetin autopilot. Për ta bërë këtë, unë përdor sinjalin e ndërgjegjësimit për orë.

Një nga idetë kryesore të Hiperfokusit është të mos qortoni veten shumë nëse vëreni se mendimet tuaja po enden diku. Kjo është e pashmangshme, ndaj konsiderojini këto momente si një mundësi për të vlerësuar se si ndiheni dhe për të përcaktuar rrugën drejt sfidës suaj të radhës. Hulumtimet kanë treguar se ne kemi më shumë gjasa të vërejmë se jemi të hutuar kur shpërblejmë veten për të.

Edhe nëse eliminoni një ose dy shpërqendrime ose formuloni një ose dy detyra për ditën, rezultatet tuaja do të jenë tashmë më të mira se shumica.

Nëse jemi në ndonjë mënyrë të ngjashme, sinjali për orë të ndërgjegjësimit do të tregojë se zakonisht nuk jeni të përfshirë në ndonjë gjë të rëndësishme ose me pasoja afatgjata. Kjo është normale - dhe madje e pritshme.

Gjëja e rëndësishme është që ju të mund të kontrolloni rregullisht se çfarë po ju zë aktualisht hapësirën e vëmendjes. Vendosni një sinjal për orë në telefonin, orën ose pajisjen tuaj - dhe kjo është pengesa më produktive e ditës suaj.

Kur tingëllon zilja për orë, pyesni veten:

• A ishte mendja juaj e zënë me mendime të jashtme kur u dëgjua sinjali për ndërgjegjësim?
• Jeni në autopilot apo jeni i zënë me një detyrë të perceptuar? (Me kalimin e kohës, ndërsa situata me ndërgjegjësimin përmirësohet, kjo do të japë shumë arsye për t'u ndjerë të kënaqur.)
• A jeni i zhytur në aktivitete produktive? Nëse po, sa kohë keni shpenzuar duke u fokusuar në të? (Nëse kjo ka qenë një kohë e fortë, mos lejoni që sinjali për ndërgjegjësimin t'ju largojë - vazhdoni të punoni!)
• Cila nga detyrat me të cilat mund të punoni tani ka ndikimin më pozitiv? A po punoni për të?
• Sa e mbushur është hapësira juaj e vëmendjes? Nëse është tashmë e mbipopulluar, a keni burime shtesë për vëmendje?
• A ka ndonjë shpërqendrim që pengon fokusin tuaj të tepërt?

Ju nuk duhet t'u përgjigjeni të gjitha këtyre pyetjeve - zgjidhni tre ose dy që ju duken më të dobishme dhe do t'ju lejojnë të përqendroheni përsëri në gjërat e rëndësishme. Nëse u përgjigjeni çdo orë, cilësia e vëmendjes do të rritet në të tre fushat: do të jeni në gjendje të përqendroheni më mirë sepse do të vini re shpërqendrime në horizont dhe do të parandaloni ndikimin e tyre; Më shpesh do të vini re se mendimet kanë shkuar anash dhe do të jeni në gjendje të përqendroheni përsëri; me kalimin e kohës, pjesën më të madhe të ditës do ta kaloni duke bërë punë të fokusuar.

Kur filloni për herë të parë ta praktikoni këtë, mund të zbuloni se shpesh kaloni në modalitetin autopilot, shpërqendroheni dhe humbni kohë për gjëra të parëndësishme dhe konfuze. Është në rregull! Në momente të tilla, ju duhet të ndryshoni trajektoren e mendimeve tuaja dhe të kaloni në një detyrë më produktive, duke u marrë me shpërqëndrimet që ju penguan. Nëse e gjeni veten të shpërqendruar rregullisht nga të njëjtat gjëra, bëni një plan për t'u marrë me problemin. (Ne do të merremi me këtë në kapitullin tjetër.)

Zgjidh një ditë pune këtë javë dhe provo të vendosësh sinjalin për orë. Mund të jetë e bezdisshme në fillim, por me kalimin e kohës do të zhvilloni një zakon të ri të vlefshëm. Nëse nuk ju pëlqen ideja e një sugjerimi, provoni stimuj të tjerë të jashtëm që do t'ju bëjnë të shihni se çfarë po ju merr hapësirën e vëmendjes. Unë nuk e përdor më sinjalin për orë të ndërgjegjes, megjithëse ishte metoda më efektive për mua në fillim. Tani e konsideroj hapësirën e vëmendjes disa herë në momente të paracaktuara: sa herë shkoj në tualet, kur shkoj të marr ujë ose çaj, ose kur bie telefoni. (Përgjigjem pas disa zileve, duke kuptuar se çfarë kam në mendje.)

Chris Bailey është një shkrimtar kanadez dhe krijues i projektit A Life of Productivity. Pas mbarimit të universitetit, ai i kushtoi një vit të tërë studimit të produktivitetit. Gjatë kësaj kohe, Chris foli me dhjetëra ekspertë, lexoi shumë artikuj shkencorë dhe vendosi disa eksperimente mbi veten e tij për të kuptuar se si mund të përfitoni sa më shumë nga aftësitë tuaja. Çdo ditë Chris shkruante një raport mbi atë që kishte mësuar në blogun e tij. Në Hiperfokus: Si mësova të bëja më shumë me më pak kohë, ai ndan teknikat dhe ushtrimet që ka provuar vetë.