Multitasking kundrejt produktivitetit: Si të shmangni dëmtimin e trurit tuaj

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

"Ju jeni si Jul Cezari - ju bëni tre gjëra në të njëjtën kohë!" - Jemi mësuar të admirojmë njerëzit që bëjnë gjithçka menjëherë. Vërtetë, kryerja e shumë detyrave na dëmton më shumë sesa ndihmon. Si pengon dëshira për të punuar në të gjitha projektet në të njëjtën kohë dhe si t'i kryeni gjërat kur nuk ka kohë të mjaftueshme për gjithçka, thotë Ben Slater, drejtor i marketingut dhe shitjeve në Seed, i cili promovon qasjen shkencore ndaj HR.

Sa skeda të shfletuesit keni? Tani për tani? Më shumë se dhjetë, mendoj. Ndoshta njëzet. Disa janë për kërkime, disa ju ndihmojnë të qëndroni në kontakt me kolegët dhe klientët, dhe disa janë të hapura për argëtim ndërsa askush nuk po i sheh. Nuk ka rëndësi pse keni nevojë për këto skeda - ato ende nuk ndihmojnë. Nuk mund të ulemi më dhe të bëjmë një gjë. E pranoj, unë vetë, ndërsa shkruaja këtë postim, kontrollova postën time dhe iu përgjigja tweeteve.

Duke kaluar mes njëmijë detyrash, ndihemi sikur nuk kemi asnjë sekondë për të pushuar. Dhe pastaj mendojmë se sot ishte një ditë tjetër e keqe: ishim tmerrësisht të zënë dhe nuk kishim kohë të bënim asgjë. Sidoqoftë, mbrëmja nuk është më e mirë. Ne hamë duke parë ekranin e televizorit, lexojmë një libër, dëgjojmë radio. Kush po ju ndalon të uleni dhe të përqendroheni në një gjë?

Jemi të shpërqendruar vazhdimisht nga qëllimi kryesor, i cili në vetvete është i keq. Por tani ka më shumë prova se kryerja e shumë detyrave është e keqe për trurin tonë. Tingëllon frikësuese. Duket sikur është koha të provoni të punoni në një mënyrë tjetër.

Pse bëjmë gjithçka në të njëjtën kohë

Cila është përgjigja? Sepse nuk ka rrugë tjetër.

Teknologjitë janë shpikur për ta bërë jetën të thjeshtë dhe të shpejtë. Telefonat inteligjentë, si thikat e ushtrisë zvicerane, bëjnë gjithçka në të gjitha fushat, nga bërja e planeve për fundjavën deri te akordimi i një kitarë. Kur shpik një aplikacion për çdo hap, është e vështirë të mos i përdorësh çdo sekondë. A shkuat në supermarket? Pse të mos bëni një listë blerjesh duke dëgjuar një podcast të njohur? Do të hani drekë me miqtë tuaj? Posto në Facebook që dikush tjetër ta tërheqë!

Çfarë thotë shkenca

Shkenca e di pse na pëlqen të bëjmë shumë detyra në të njëjtën kohë.

Pse është bukur

Truri ynë po na mashtron! Sepse atij i pëlqen kur gjoja jemi të zënë deri në fyt. Hulumtoni se kryerja e shumë detyrave çon në lirimin e dopaminës, hormonit të lumturisë. Ne duhet të shpërblehemi për punën e palodhur!

Ne, si magjistarët, shpërqendrohemi lehtësisht nga gjithçka e re, e ndritshme dhe me shkëlqim. Dhe pjesa e trurit që është përgjegjëse për përqendrimin vuan më shumë nga kjo.

Qendrat e kënaqësisë aktivizohen kur kalojmë mes detyrave. Mjafton të shikosh një letër të re në inbox, një alarm në rrjetin social - një dozë e vogël e hormonit të kënaqësisë hyn menjëherë në gjak. Sigurisht, është e lehtë të shpërqendrohesh në kushte të tilla.

Pse është e keqe

Sepse provokon stres. Është treguar se kryerja e shumë detyrave shkakton rritjen e prodhimit të një substance tjetër, kortizolit, një hormon stresi që ndikon në gjithçka, nga performanca mendore deri te dendësia e muskujve. Nëse jeni shpesh të hutuar, mund t'i thoni lamtumirë kubeve të shtypit të fituar me vështirësi. Nuk ju pëlqen perspektiva? Ju nuk mund t'i përgjigjeni të gjitha këtyre mesazheve, kjo është e gjitha?

Jo, kjo nuk mjafton. Shkencëtarët thonë se vetë aftësia për të kryer shumë detyra ndërhyn në kryerjen e gjërave dhe ul IQ-në me rreth 10 pikë. Ju e dini që keni email të palexuar, që do të thotë se produktiviteti juaj tashmë është ulur.

Për të kuptuar madhësinë e pasojave, merrni parasysh vetëm një shembull. Drogat bimore janë të njohura për të reduktuar aftësinë e të menduarit. Epo, ndikimi negativ i multitasking në funksionin kognitiv të trurit është edhe më i fortë.

Cezari mundi, kështu që unë mundem

Nëse punoni vazhdimisht, duke kaluar nga një aktivitet në tjetrin, mund të zhvilloni një zakon dhe të bëheni ekspert në multitasking. Dhe mësoni se si të filtroni menjëherë të gjithë informacionin për t'u bërë një gjeni i produktivitetit. Cili nga dy pohimet është i saktë?

Asnje. Studiuesit thonë se "përdoruesit e shumë faqeve" janë shumë më pak të orientuar në rrjedhën e informacionit dhe nuk mund të ndajnë shpejt informacionin e rëndësishëm nga mbeturinat. Ka disa shembuj të izoluar të njerëzve që mund të bëjnë gjithçka menjëherë, por këto janë përjashtime, jo rregulla.

Ajo që na shpërqendron më shumë

Çfarë na bën më shpesh të shkëputemi nga puna?

Për mua, e keqja më e madhe është rrjedha e pafundme e letrave të reja. Unë mendoj se shumë njerëz janë përballur me këtë. Miqtë dhe kolegët ankohen gjithashtu për mesazhet që vijnë. Ne besojmë se duhet t'u përgjigjemi të gjitha letrave, por nëse e bëjmë këtë, atëherë nuk do të mbetet kohë për asgjë tjetër.

Mesazhet janë ngulitur aq fort në rrjedhën e punës, saqë shumë janë të fiksuar se nuk kanë mesazhe të palexuara në kutinë e tyre hyrëse. Dhe kur numëruesi tregon zero, duket sikur kemi gjetur Graalin e Shenjtë të botës dixhitale.

Pavarësisht sa mesazhe të reja ka në kutinë postare, ato na pengojnë. Dhe kjo është arsyeja pse:

1. Pritet një përgjigje e menjëhershme nga ne

Duhet kohë për të shkruar dhe dërguar një përgjigje. Nuk duhet të përgjigjeni këtë sekondë, mund ta shtyni letrën deri në momentin kur të jeni gati të merreni me të.

Jemi gjithmonë brenda mundësive. Jashtë zyrës? Pra, çfarë, ju mund të kontrolloni postën tuaj duke përdorur smartfonin ose tabletin tuaj. Çfarë mund të pengojë?

Pritjet e publikut diktojnë se çfarë duhet të përgjigjemi. Ne nuk duam të shqetësojmë dërguesin. Unë jam duke përdorur një shtojcë postare që më lejon të shoh kur marrësit hapin mesazhet e mia. Dhe ndërsa unë kundërshtoj një përgjigje të menjëhershme me email, është e vështirë të heqësh qafe bezdinë kur dikush lexon një email, por nuk nxiton të përgjigjet.

2. Kushdo mund të shkruajë

Nuk ka gjasa që t'i dërgoni një letër me postë të rregullt një personi që nuk e njihni.

Por qasja jonë ndaj emaileve është e ndryshme. Ne nuk hezitojmë të zbulojmë emailin e dikujt në asnjë mënyrë. Kur ta marrim, sezoni i gjuetisë mund të konsiderohet i hapur. Mesazhet e postës elektronike janë aq të papërcaktuara saqë ne mund t'u dërgojmë qindra e-mail njerëzve të panjohur.

Kutitë janë të mbushura me mesazhe të ftohta. Ne humbim minuta të vlefshme duke u përpjekur t'i filtrojmë duke i dërguar në arkiv dhe në kosh. Ajo që më frustron më shumë është se njerëzit që dërgojnë gazeta të tilla nuk marrin pothuajse asnjë përgjigje ndaj tyre. Nuk ka kuptim të dërgoni letra me një aluzion personalizimi, njerëzit gjithashtu i fshijnë ato pa i lexuar.

3. Letrat ju detyrojnë të merrni vendime të menjëhershme

Ndërsa kalojmë nëpër letra, duhet të marrim shumë vendime dhe ky proces është shumë stresues për trurin. Duke hedhur gjithë forcën tonë në një ndryshim të vazhdueshëm të objekteve të vëmendjes, ne shpenzojmë energji dhe karburant në punën e furishme të trurit, dhe më pas ndihemi të lodhur dhe të rraskapitur.

Edhe aplikacionet e njohura të menaxhimit të postës elektronike të krijuara në mënyrë që të mos humbni kohë duke analizuar postën tuaj, nuk e eliminojnë nevojën për të vendosur gjatë gjithë kohës: përgjigjuni tani apo shtyjeni për nesër?

Si të ndaloni së humburi kohë dhe të jeni më produktivë

Nëse prisni nga unë këshilla universale që do të zgjidhin menjëherë të gjitha problemet, atëherë duhet t'ju zhgënjej. Nuk ka zgjidhje të gatshme, por ka taktika që duhen ndjekur për të shmangur multitasking dhe për t'u bërë më produktivë.

1. Planifikoni gjërat në mbrëmje

Unë nuk e kam hapur Amerikën për ju, por kjo metodë funksionon. Shpenzimi i dhjetë minutave në mbrëmje për të shkruar një listë të detyrave kryesore për ditën tjetër ju ndihmon të qëndroni të fokusuar në punë.

Rendisni gjërat që duhet të plotësoni nesër dhe filloni të kontrolloni postën dhe mesazhet tuaja vetëm pasi të keni përfunduar të gjithë artikujt në listë.

2. Përdorni teknikën e menaxhimit të kohës “domate”

Unë e përdor vetë, jam shumë i kënaqur me të. Është një teknikë e menaxhimit të kohës nga italiani Francesco Cirillo në fund të viteve 1980.

Ndani ditën tuaj të punës në disa periudha 25-minutëshe të punës intensive dhe të mundimshme, me pesë minuta pushim në mes. Metoda bazohet në hipotezën se pushimet e shpeshta stimulojnë aktivitetin mendor.

Unë përdor pjesë 25 minutëshe për të trajtuar detyrat kryesore të planifikuara në mbrëmje. Dhe gjatë pushimeve, kaloj në analizimin e postës dhe kontrollimin e njoftimeve.

Unë rekomandoj t'i jepni kësaj teknike një dritë jeshile. Ju madje mund të blini një kohëmatës qesharak në formë domateje për të matur periudhat tuaja të aktivitetit dhe pushimit.

3. Vendosni një kohë të veçantë për postën në orar

Unë vetë përdor metoda të tjera, por shumë ekspertë këshillojnë të përfshijnë në orar një kohë të veçantë për renditjen e korrespondencës.

Theksoni një rresht në ditarin tuaj për t'i kushtuar një pjesë të ditës leximit të emaileve, përgjigjes në tweet dhe mesazheve dhe vetëm të hapni postën gjatë kësaj kohe. Fikni njoftimet në smartphone dhe në shfletuesin tuaj për t'iu përmbajtur këtij rregulli, edhe nëse keni frikë se mos humbisni aksidentalisht një email urgjent.

Rezultatet

Nuk ka njeri që të fajësohet për faktin që duhet të bëjmë kaq shumë gjëra në të njëjtën kohë. Të detyrosh veten të injorosh mesazhet hyrëse dhe të ndalosh së kërcyeri nga një detyrë në tjetrën nuk është një detyrë e lehtë.

Çdo mesazh që dërgojmë ju ndihmon të hani hormonet e lumturisë në një lugë dhe ju jep një ndjenjë kënaqësie kur duket se jemi kaq të organizuar dhe të përgjegjshëm. E vërteta është ndryshe: ne jemi thjesht të hutuar nga çështja e rëndësishme.

Është shumë e vështirë ta ndalosh. Por më pëlqen të përqendrohem vetëm në punë. Provoni një nga metodat që ju rekomandova dhe krahasoni produktivitetin tuaj para dhe pas.

P. S. Mund të dëgjoni muzikë

Mos u shqetësoni, nuk keni pse të mbyllni iTunes! Pjesë të trurit janë përgjegjëse për të dëgjuar muzikë, aktiviteti i tyre nuk ndërpritet me punën tuaj, që do të thotë se nuk ul produktivitetin.

Çfarë bëni që të mos shpërqendroheni nga vogëlsitë?