Çfarë është një gabim planifikimi dhe si të vlerësohen siç duhet afatet

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Gjashtë mënyra se si mund ta bëni atë në punë dhe në jetën tuaj të përditshme.

Çfarë është gabimi i planifikimit

Gjatë tre viteve të fundit, kam lyer pesë dhoma në shtëpinë time. Fillova me dhomën e gjumit dhe planifikova ta trajtoja brenda një jave. Sidoqoftë, prekja përfundimtare u bë vetëm një muaj më vonë.

A mendoni se pasi kam nisur dhomën e dytë, kam parashikuar një muaj për ta lyer atë? Por jo. Isha i sigurt: meqenëse tashmë e kisha mbushur dorën, atëherë patjetër do të mbaroja deri në fundjavë, maksimumi - nga tjetra. Por më mori sërish një muaj. Si me secilën nga dhomat e tjera. Përveç kuzhinës, u desh edhe më shumë.

Sa herë, duke u përgatitur për të lyer një dhomë tjetër, prisja që brenda një ose dy javësh gjithçka të ishte gati. Përvoja më tha që nuk do ta bëja kurrë në më pak se një muaj. Megjithatë, ishte e vështirë të hiqje dorë nga besimi se këtë herë gjërat do të ecin patjetër më shpejt.

Ky besim i tepërt që na bën të nënvlerësojmë kohën që na duhet për të zgjidhur problemet ka një emër: gabim planifikimi. Ky koncept u prezantua në fund të viteve 70 nga psikologët Daniel Kahneman dhe Amos Tversky.

Shkencëtarët shpjeguan se kur planifikojnë, njerëzit shpesh injorojnë përvojat e tyre të kaluara. Në rastin tim, ishte fakti që më duhej një muaj për të lyer dhomën çdo herë. Zakonisht ne fokusohemi vetëm në detyrën përpara: kjo dhomë është e vogël, që do të thotë se nuk do të duhet shumë kohë për ta lyer atë.

Daniel Kahneman flet për këtë në detaje në librin Think Slow … Decide Fast. Ai argumenton se gabimet e planifikimit zakonisht lidhen me dy gjëra:

1. Ne nuk e konsiderojmë se sa kohë na është dashur për të kryer detyra të ngjashme në të kaluarën.
2. Supozojmë se nuk do të përballemi me komplikime që shkaktojnë vonesa.

Në çfarë çon një vlerësim i gabuar i kohës?

Sipas Institutit të Menaxhimit të Projekteve, pak më shumë se gjysma e të gjitha projekteve janë përfunduar sipas planit.

Por është një gjë të nënvlerësosh sasinë e kohës që duhet për të lyer një dhomë (thjesht do t'ju sjellë pak shqetësim). Është krejt tjetër të bësh të njëjtin gabim në vlerësimin e detyrave dhe projekteve të punës. Këtu pasojat mund të jenë shumë më serioze.

Në rastin më të mirë, kjo do të rezultojë që ju ose ekipi juaj të duhet të punoni jashtë orarit. Në rastin më të keq - për mungesë buxheti, fitime të vogla, pakënaqësi me shefat dhe klientët.

Si të vlerësoni saktë detyrat

Duhet të ndaloni së planifikuari, duke i besuar një intuite. Më mirë të përdorni teknika të veçanta.

1. Ndërtoni mbi përvojën e mëparshme

Psikologët Kahneman dhe Tversky rekomandojnë: para se të filloni punën, nuk duhet vetëm të vlerësoni se çfarë duhet bërë, por edhe të vlerësoni se sa kohë shpenzohet zakonisht për detyra të tilla.

Për shembull, duhet të krijoni një veçori të re për një aplikacion celular - zbuloni se sa kohë shpenzoi ekipi juaj për një detyrë të ngjashme. Nëse dëshironi të shkruani një postim në blog me 4000 fjalë, gjeni të dhëna se sa orë ose ditë keni marrë herën e fundit.

Nëse jeni duke punuar vetëm, mënyra më e lehtë për të mbledhur këtë informacion është të përdorni një aplikacion për gjurmimin e kohës. Aplikojeni atë me lloje të ndryshme detyrash dhe më vonë përdorni raporte të gatshme.

Për aktivitetet e ekipit, softueri i menaxhimit të projektit është i dobishëm. Shumica e tyre përdorin disa metoda për mbledhjen e të dhënave, për shembull, duke marrë parasysh kohën aktuale të punës dhe ndërtimin e një grafiku Gantt.

2. Kërkojini dikujt tjetër të vlerësojë detyrën tuaj

Në vitin 1994, revista e Shoqatës Psikologjike Amerikane "Personaliteti dhe Psikologjia Sociale" publikoi rezultatet e pesë studimeve të kryera nga Roger Buhler, Dale Griffin dhe Michael Ross.

Ata konfirmuan se njerëzit shpesh bëjnë gabimin e planifikimit të përshkruar nga Kahneman dhe Tversky. Por diçka tjetër doli në dritë: ne shpesh vlerësojmë gabimisht kostot e detyrave tona, por mund të parashikojmë mjaft mirë se sa kohë do t'i duhet dikujt tjetër.

Studiuesit u kërkuan pjesëmarrësve të studimit të merrnin me mend se sa kohë do t'i duhej një personi tjetër për të përfunduar një detyrë të caktuar. Kur përgjigjen, ata më shpesh i referoheshin përvojës ekzistuese. Dhe edhe kur ai nuk ishte aty, vlerësimet e tyre ishin shumë më racionale sesa përfundimet e atyre që duhej të kryenin detyrën.

Kjo është për shkak se ne zakonisht jemi shumë optimistë për aftësitë tona. Dhe shumë më objektive kur bëhet fjalë për dikë tjetër. Pra, në vend që të përpiqeni t'i vlerësoni vetë detyrat, kërkoni nga një mik ose koleg që ta bëjë atë për ju.

3. Krijoni një interval kohor dhe merrni parasysh mundësinë e vonesave

Ka të njohura të njohura - gjëra që ne i dimë se i dimë. Ka edhe të panjohura të njohura - gjëra që ne i dimë se nuk i dimë. Por ka ende të panjohura të panjohura - këto janë gjëra që ne nuk i dimë, që nuk i dimë.

Donald Rumsfeld politikan amerikan

Ky citat shpesh referohet në menaxhimin e projektit. Për të llogaritur të panjohurat e panjohura për të cilat flet Rumsfeld, drejtuesit përdorin atë që ata e quajnë një kon pasigurie. Është krijuar për të shfaqur gamën e kohës që mund të kërkojë një detyrë.

Kur filloni për herë të parë të punoni në një projekt, ende dini pak për të. Prandaj, koha aktuale që duhet për ta përfunduar mund të ndryshojë shumë nga parashikimi. Ju mendoni se puna do të zgjasë dy ditë, por në realitet mund të zgjasë tetë. Ose vetëm disa orë.

Por ndërsa procesi përparon, kjo gamë zvogëlohet. Megjithatë, ju mund të thoni saktësisht se sa kohë ju nevojitet në fund - kur projekti të përfundojë.

Megjithatë, koni i pasigurisë lejon një vlerësim më të saktë. Nëse nuk dini shumë për një projekt të ardhshëm, ndani kohën e vlerësuar me katër për të gjetur skajin e poshtëm të diapazonit dhe shumëzojeni me të njëjtën për të përcaktuar kufirin e sipërm. Rezultati do të jetë, për shembull, nga 1 deri në 16 ditë.

Nëse një gamë kaq e madhe nuk ju përshtatet, përdorni vetëm kufirin e sipërm për kontabilitet - atëherë, me sa duket, puna do të zgjasë 16 ditë. Ky nuk është numri më i saktë, por ka shumë të ngjarë të jetë më afër realitetit sesa parashikimi juaj origjinal.

4. Vlerësoni problemin në tre pika

Kjo metodë do t'ju ndihmojë të jeni më objektiv. Për secilën detyrë, duhet të jepni një vlerësim:

• skenari më i mirë;
• Skenari më i keq;
• skenari më i mundshëm.

Numri i parë ka shumë të ngjarë të përputhet me parashikimin tuaj origjinal. Vlerësimi i skenarit më të mundshëm mund të bazohet në të dhënat empirike që keni. Dhe kur vlerësoni më të keqen, duhet të keni parasysh se sa kohë do të zgjasë nëse gjërat shkojnë keq.

Me tre numra, llogaritni mesataren. Për shembull, nëse skenari më i mirë është tre ditë, probabiliteti është pesë ditë, dhe më i keqi është nëntë, thjesht shtoni: 3 + 5 + 9 = 17. Më pas pjesëtojeni atë numër me tre. Rezulton mesatarisht 5, 67 ditë - ky është parashikimi juaj i kohës së kërkuar.

5. Llogaritni shkallën e gabimit

Steve Pavlina, autor i Kursit të Zhvillimit Personal për Njerëzit e zgjuar, rekomandon llogaritjen e koeficientit se sa gabim jeni në planifikimin tuaj. Në të ardhmen, ky numër mund të përdoret për të gjitha detyrat tuaja.

Jepni një vlerësim të kohës për disa detyra që duhet të përmbushni në të ardhmen e afërt. Shkruani supozimet tuaja. Pas përfundimit të punës, vini re se sa keni shpenzuar në fund.

Shtoni së bashku të gjitha oraret e planifikuara. Bëni të njëjtën gjë me atë aktuale. Tani ndani të gjithë kohën aktuale me vlerësimin origjinal - ju merrni raportin që dëshironi.

Për shembull, ju vlerësoni se do të duhen 12 orë për të përfunduar disa detyra. Në fund, shpenzuam 15. Shkalla e gabimit: 15/12 = 1.25 Kjo do të thotë se detyrat ju morën 25% më shumë nga sa kishit planifikuar.

Tani, gjithmonë shumëzoni vlerësimet tuaja fillestare me faktorin e gabimit që rezulton - dhe ato do të jenë më të sakta.

6. Kryeni një vlerësim në momentet më joproduktive të ditës

Analisti amerikan dhe autori i letërsisë së biznesit Daniel Pink në librin e tij Timehacking. Mënyra se si shkenca na ndihmon të bëjmë gjithçka në kohë” u zhyt në kërkime në lidhje me kronotipet tona - orët e brendshme.

Ai studioi se si ato ndikojnë në mënyrën se si ndihemi gjatë gjithë ditës. Dhe kuptova se kronotipet jo vetëm që kontrollojnë aktivitetin tonë fizik dhe mendor, por gjithashtu përcaktojnë se në cilën orë të ditës jemi më krijues dhe kur jemi të prirur ndaj mendimeve pozitive dhe negative.

Pink citon një studim nga Scott Golder dhe Michael Macy, të cilët analizuan gjendjen shpirtërore të njerëzve në Twitter. Ata zbuluan se postimet e përdoruesve zakonisht nuk janë shumë pozitive gjatë periudhave të produktivitetit të ulët.

Për shumicën e njerëzve, kjo rënie ndodh në mes të ditës, menjëherë pas drekës. Sipas Golder dhe Macy, nuk ka gjasa që të jeni në humor të mirë gjatë kësaj kohe. Kjo mund t'ju ndihmojë të shmangni besimin e tepërt dhe optimizmin dhe, si rezultat, të planifikoni në mënyrë më efektive.

Kështu, thelbi i metodës së fundit është vlerësimi i detyrave ndërkohë që produktiviteti është në rënie. Kjo është rreth gjashtë orë pas zgjimit. Por thjesht mund të prisni derisa të vijë ndjenja e shpërndarjes dhe lodhjes.

Bazuar në rezultatet e punës, kontrolloni nëse i keni afruar realitetit duke planifikuar kohën tuaj në këtë mënyrë.

Vetë të kuptuarit e gabimit të planifikimit do t'ju ndihmojë të vlerësoni saktë detyrat. Ju mund të mos jeni në gjendje të kontrolloni tendencën tuaj për të mbivlerësuar aftësitë tuaja. Por nëse e kuptoni se si ndikon optimizmi i tepruar dhe përpiqeni ta zvogëloni këtë ndikim, atëherë do të bëheni shumë më të mirë në menaxhimin e kohës tuaj.