Sekretet e produktivitetit nga krijuesi i shërbimit popullor të menaxhimit të detyrave Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Autori Todoist Amir Salihefendic ka zhvilluar sistemin e tij të produktivitetit që e ka ndihmuar atë të arrijë qëllimet e tij pa stres për 9 vjet. Sot Amir do të flasë për sistemin e tij dhe integrimin e tij me Todoist.

Shumica e njerëzve nuk kërkojnë të thjeshtojnë rrjedhën e tyre të punës, i lënë gjërat të shkojnë vetë dhe shpresojnë për më të mirën. Por nëse keni një sistem, mund të manovroni midis shumë detyrave, të jepni përparësi dhe të mos ndiheni të stërngarkuar.

Unë e quajta sistemin tim të produktivitetit Sistemist. Unë e shpika - dhe Todoist bazohet në të - në 2007. Në atë kohë jetoja në një bujtinë në Aarhus (Danimarkë) dhe studioja shkenca kompjuterike. Kisha dy punë me kohë të pjesshme dhe shumë projekte personale. U ndjeva i dërrmuar dhe i çorganizuar. Gjithçka ndryshoi kur ideja sistemiste erdhi në mendje.

Çfarë më ka ndihmuar të arrij ky sistem?

1. Themelimi i Doist Ltd. dhe zhvilloni një produkt që u lejon njerëzve të arrijnë rezultate të mahnitshme.
2. Për të kombinuar me sukses detyrat e themeluesit dhe CEO. Kam kohë për gjithçka dhe nuk ndihem i mbingarkuar. Në kompani janë të punësuar 50 persona dhe pothuajse asnjëri prej tyre nuk më ka parë të rraskapitur.
3. Identifikoni aspektet prioritare të rrjedhës së punës çdo ditë dhe mbani mend gjithmonë emailet, takimet dhe projektet e rëndësishme.
4. Shijoni jetën jashtë punës: kaloni kohë me gruan tuaj, udhëtimet, vetë-edukimi dhe sportet, kujdesi shëndetësor.

Bilanci midis punës dhe jetës personale është çelësi i efektivitetit personal.

Systemist funksionon më së miri në lidhje me Todoist. Por ju mund të përdorni çdo program dhe shërbim tjetër të menaxhimit të detyrave. Parimet bazë të sistemit janë shumë më të rëndësishme se mjetet specifike.

6 Parimet sistemiste

1. Aplikoni kudo

Sistemi është sistemi, për ta përdorur atë kudo dhe kudo. Ju duhet të keni akses në planifikuesin nga çdo pajisje, kudo.

Ne kemi punuar shumë për ta bërë Todoist të disponueshëm në mbarë botën. Unë rekomandoj ta instaloni atë (ose një aplikacion tjetër të ngjashëm) menjëherë në të gjitha pajisjet dhe platformat që keni: telefon, tablet, laptop, shfletues, etj.

2. Aplikoni në çdo gjë

Sistemi funksionon nëse mbulon të gjitha aspektet e jetës personale dhe profesionale. Kjo do t'ju japë liri. Do të kontrolloni gjithçka të rëndësishme dhe nuk do të harroni më gjëra të tilla si takimi me një klient apo blerja e një dhuratë për një të dashur.

Pothuajse të gjitha aktivitetet e mia janë të thjeshta. Konkretisht, kam sistemuar:

1. Ngjarjet e ardhshme (takime brenda dhe jashtë kompanisë).
2. Projekte komplekse, të fragmentuara në shumë faza të vogla.
3. Detyra të përsëritura për të kontrolluar projektet afatgjata.
4. E-mail (nëse nuk mund t'i përgjigjem menjëherë letrës, e përkthej në detyrë me ndihmën e tij).
5. Raportet e gabimeve, nëse rregullimi i tyre është i lidhur me mua.
6. Lista e publikimeve (e ndarë me kolegët).
7. Lista e blerjeve (e ndarë me gruan time).
8. Faqet e internetit në të cilat nuk mund të veproj menjëherë. Për shembull, një faqe produkti nga Amazon.com (e pa vendosur ende nëse do të blej apo jo), një faqe filmi në IMDb që dua ta shikoj ose një artikull që dua ta lexoj më vonë. Për të gjitha këto, unë përdor.
9. Detyrat shëndetësore (palestër javore dhe stërvitje për vrapim).

3. Zbërtheni detyrat e mëdha në të vogla të realizueshme

Një detyrë e vogël është më e lehtë për t'u realizuar. Prandaj, ndani gjithmonë projektet e mëdha në nën-detyra të vogla që mund të përfundojnë në një orë (ose më pak). Së pari, do t'ju ndihmojë të kuptoni se sa kohë ju duhet për të bërë këtë apo atë. Dhe së dyti, do të shihni përparim.

Është e rëndësishme që detyra të jetë e realizueshme. Ju duhet të jeni në gjendje të zbatoni atë që vendosni në listën tuaj të detyrave.

4. Prioritet

Unë bëj 15 deri në 25 detyra çdo ditë. Ata janë më të rëndësishmit për momentin.

Është e lehtë të jepet përparësi në Todoist. Kështu veproj unë:

1. Sigurohuni që të caktoni afatin deri në të cilin çështja duhet të përfundojë. Vendos detyra të rëndësishme për sot ose nesër, shkruaj ato të parëndësishme për të ardhmen.
2. Unë tregoj nivelet e prioritizimit. Ka katër prej tyre në Todoist. Shërbimi i rendit automatikisht detyrat sipas rëndësisë.
3. Për të theksuar më tej rëndësinë e detyrës, unë përdor etiketa si @high_impact. Me ta është i përshtatshëm për të mbajtur shënim se sa detyra të rëndësishme bëhen në një ditë.

5. Zbrazni listën tuaj të detyrave çdo ditë

Përpara se të filloja të përdorja rregullin e kutisë hyrëse 0, emaili im ishte kaotik. Ndihesha tmerrësisht sa herë që më duhej të pastroj rrënojat.

Për të menaxhuar detyrat, unë përdor një rregull të ngjashëm - "0 detyra në listën e detyrave".

Nëse nuk keni pasur kohë për të bërë gjithçka që keni planifikuar për ditën, mos i shtyni detyrat e mbetura për ditën tjetër. Në vend të kësaj, rivendosni listën tuaj të detyrave dhe krijoni një plan të ri. Kjo do t'ju lejojë të bëni një bilanc, të kuptoni se ku jeni dhe të ricaktoni përparësitë.

6. Merr gjithmonë komente

Shumica e sistemeve të menaxhimit të kohës fokusohen në atë që duhet bërë dhe jo në atë që është bërë tashmë. Por çfarë kuptimi ka nëse nuk e shihni përparimin tuaj dhe nuk e kuptoni sa produktiv jeni?

Prandaj, ne krijuam. Kjo ju lejon të gjurmoni, vizualizoni dhe përmirësoni performancën personale.

Todoist Karma është si një mini-lojë: ju përfundoni detyrat, fitoni pikë dhe shihni grafikët e ngjyrave të rriten. Është shumë emocionuese, veçanërisht për fillestarët e menaxhimit të kohës. Për ta bërë atë edhe më interesante, mund të vendosni jo vetëm qëllime ditore, por edhe javore, si dhe të ndani rezultatet në rrjetet sociale, duke rritur kështu nivelin e përgjegjësisë.

Këshilla shtesë

Puna me e-mail

1. Kontrolloni emailin tuaj dy herë në ditë. Për shembull, në mëngjes dhe pasdite.
2. Synoni për një inbox bosh.
3. Nëse është e mundur, përgjigjuni letrës menjëherë. Nëse jo, përkthejeni atë në një detyrë, sigurohuni që të tregoni datën e duhur dhe përparësinë.
4. Çaktivizo njoftimet në të gjitha pajisjet. Kjo do t'ju ndihmojë të shmangni shpërqendrimet.

Puna me të dërguarit

Lajmëtarët janë vrasës të produktivitetit, ata dridhen dhe shpërqendrojnë. Hulumtimet tregojnë se punonjësi mesatar i zyrës shpenzon mesatarisht mbi dy orë në ditë për shpërqendrime dhe pushime. Kjo do të thotë se java e punës rritet me më shumë se 10 orë, sepse vëllimi i punës nuk ulet.

1. Kombinoni korrespondencën në mesazhe me shfletimin në internet. Kur ju duhet vetëm të punoni (shkruani një raport, vizatoni një plan urbanistik etj.), mbyllni aplikacionet e bisedës.
2. Përpunoni mesazhet në grupe: hapi mesazherin, lexoi gjithçka, iu përgjigj të gjithëve dhe mbylli përsëri.
3. Çaktivizoni njoftimet e mesazheve në telefonin tuaj celular.

Sipas Salihefendik, ky sistem e ndihmon atë të jetë i fokusuar, i arsyeshëm dhe i shëndetshëm.

Shkruani në komente se çfarë mendoni për Systemist, dhe gjithashtu ndani sekretet tuaja të produktivitetit.