6 mënyra për të përfunduar një takim sa më shpejt të jetë e mundur dhe për të marrë rezultate

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Ju duhet të dini se si t'i organizoni takimet mirë dhe me efikasitet. Kjo nuk është aq e lehtë sa mund të duket në shikim të parë. Por nëse mësoni se si të vendosni kohën e duhur, të përdorni mjedisin dhe të vendosni qartë qëllimet, atëherë mund t'i zhvilloni takimet shpejt dhe me efikasitet.

Sigurohuni që qëllimi të jetë i qartë

Në vend që të thoni, "Le të mbledhim të gjithë zyrën së bashku në orën 11 të mëngjesit", pyesni veten: "Çfarë duam të arrijmë?"

Ju absolutisht duhet të dini pse po e organizoni këtë takim fare:

• për të krijuar një ide;
• për të marrë një vendim;
• për të përfunduar një marrëveshje;
• për t'iu përgjigjur pyetjeve në lidhje me ndryshimet e ardhshme.

Ndoshta ju përshtatet:

• për të dëgjuar ankesat nga punonjësit (a duhet të bëhet kjo në një format takimi në grup?);
• për të ridiskutuar atë që tashmë është vendosur;
• për të bërë diçka që mund të diskutohet ose zgjidhet me telefon ose email.

Mos bëni tubime të mëdha

Përdorni rregullin e shkëlqyeshëm "dy pica" dhe mos ftoni shumë njerëz në takim. Ju duhet të krijoni një ekip, secili person në të cilin është në vendin e tij. Prandaj, takimi duhet të marrë pjesë sa më shumë njerëz që mund të ushqeni dy pica.

Çështja nuk është vetëm të ushqehen të gjithë ata që erdhën në mbledhje. Grupe të mëdha njerëzish nuk mund të marrin vendime në mënyrë efektive. Ekziston edhe një koncept. Ndodh në grupe të mëdha njerëzish, kur individët nuk mund të shprehin mendimin e tyre për shkak të frikës së dënimit nga kolegët dhe drejtuesit. Grupet e vogla janë më të përshtatshme nga ky këndvështrim. Prandaj, ato janë më efektive.

Koha fillimisht, pastaj timer

Ata që vijnë vonë janë shumë të bezdisshëm dhe shpërqendrues. Mësojini ata të vijnë në kohë.

Nëse nuk e vlerësojnë kohën e tyre, nuk do ta vlerësojnë as kohën e të tjerëve.

Bëjeni këtë si më poshtë.

Vendosni një kohë takimi, të themi, për 08:48. Çuditërisht, kjo lëvizje do të funksionojë dhe njerëzit do të fillojnë të vijnë për të qenë në kohë. Sa për ata që janë vonë, duhet t'i mësoni të paguajnë për të. Dhe jo para. Le të këndojmë, për shembull. Dënimet si këto funksionojnë shumë më mirë sesa dënimet monetare. Brenda një muaji do të harroni se si tingëllon këndimi i vartësve tuaj.

Dhe, sigurisht, stërviteni veten për të vendosur një kohëmatës. Për çdo folës, nëse ka, dhe për të gjithë mbledhjen në përgjithësi. Në këtë mënyrë takimi nuk do të zvarritet dhe ju do të dini se çfarë keni shpenzuar çdo minutë.

Karriget duhet të jenë të drejta

Mënyra se si njerëzit ulen në sallë ka gjithashtu një rëndësi të madhe:

• ulja në rreth është e dobishme për bashkëpunim, diskutim, vendimmarrje të përgjithshme;
• ulur në rreshta është e dobishme nëse keni nevojë për të nxitur konkurrencën dhe dëshirën për të konkurruar me kolegët.

Nëse keni nevojë të keni një takim të shpejtë dhe shumë produktiv, lëvizni të gjitha karriget nga dhoma. Studime të shumta tregojnë se sa më gjatë të qëndrojmë në këmbë, aq më shumë tundemi. Dua ta marr menjëherë dhe të marr një vendim sa më shpejt të jetë e mundur. Plus, qëndrimi në këmbë për një kohë mund të jetë i mirë për shëndetin tuaj.

Hiq laptopët dhe telefonat

Përndryshe, do të shpërqendroheni vazhdimisht. Si ju ashtu edhe kolegët tuaj duhet të bëni gjithçka që keni planifikuar dhe të përfundoni takimin sa më shpejt të jetë e mundur. Pra, ndaloni së nguluri në ekranin e smartfonit tuaj. Në vend të kësaj, nxirrni një stilolaps dhe një copë letër. Informacioni është shumë më i lehtë për t'u mbajtur mend.

Rendi i ditës nuk u krijua "për shfaqje"

Ju me të vërtetë duhet të punoni për të. Shumica e takimeve janë joproduktive sepse rendi i ditës diskutohet pafundësisht. Përpiquni ta formuloni rendin e ditës në formën e një pyetjeje në vend që të shprehni problemin.

Jo "diskutoni përmbajtjen e videos", por "kur do të jetë gati përmbajtja e videos?"

Kur bëhet një pyetje, ata automatikisht fillojnë të kërkojnë një përgjigje. Kështu funksionon.