Lista e 7 gabimeve që duhet të bëni që pengojnë produktivitetin tuaj

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Sipas ekspertëve, këto aktivitete duhen shmangur për të përfituar sa më shumë nga lista e detyrave.

1. Bëni një listë në mëngjes

Duket e natyrshme të shkruani planet për ditën e parë në mëngjes. Megjithatë, tashmë është tepër vonë. Kështu thotë Eileen Roth, autore e Organizatës për Dummies. “Nëse bëni një listë detyrash në mëngjes dhe në orën 8:00 keni një takim në anën tjetër të qytetit, atëherë nuk ka gjasa të keni kohë për të”, thotë ajo.

Bëni një listë në fund të ditës. Kjo do t'ju lejojë të lini pas punët tuaja dhe të pushoni në paqe. “Ti kthehesh në shtëpi nga puna dhe nuk mendon më për listën e detyrave, sepse e ke hartuar tashmë dhe e di se çfarë do të të duhet për të arritur nesër. Mendja juaj më në fund mund të pushojë, thotë Eileen.

2. Shumë detyra për t'u renditur

Nëse lista juaj e detyrave mund të marrë javë ose muaj për t'u përfunduar, ju po e vendosni veten për dështim paraprakisht. Kjo do t'ju bëjë të ndiheni të mbingarkuar.

Sipas Kyra Bobinet, autore e librit Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, tre detyra janë numri ideal për një listë. "Truri ynë percepton informacionin që është i grupuar në tre pjesë," thotë ajo. "Pra, filloni duke renditur tre gjërat kryesore për të bërë."

Shumica e njerëzve as nuk e kuptojnë se sa pak orë vërtet produktive ka në një ditë.

“Forca jonë mendore është një burim shumë më i kufizuar se koha. Ne kemi vetëm 3-6 orë çdo ditë kur mund të punojmë shumë”, thotë Christina Willner, krijuese e listës së detyrave të mahnitshme të Marvin, aplikacionet e produktivitetit.

Përveç kësaj, shumë nuk e kuptojnë se sa kohë mund të duhet për të përfunduar disa detyra. Kjo është arsyeja pse listat shumë të gjata për të bërë janë joefektive. Vilner këshillon të shkruani kohën e parashikuar për ta përfunduar atë pranë çdo detyre. Ndiqni këtë kohë për të bërë llogaritje më të sakta në të ardhmen.

3. Përfshini ëndrrat ose qëllimet shumë të mëdha në listën tuaj të detyrave

Qëllimet ambicioze si shkrimi i një libri ose ngjitja në malin Everest nuk duhet të jenë në listën tuaj të detyrave. Në vend të kësaj, vendosini ato në një listë të veçantë dëshirash.

Lista e detyrave duhet të përmbajë plane të qarta.

Nëse keni nevojë të përfundoni një projekt të madh, duhet ta ndani atë në disa detyra të vogla dhe të arritshme dhe vetëm atëherë t'i shkruani ato në listë. Kjo këshillohet nga Paula Rizzo, autore e Listës Thinking: Si të përdorim listat për të qenë më produktivë, të suksesshëm dhe më pak të shqetësuar.

Shikimi i një liste të gjerë të të gjitha qëllimeve tuaja do t'ju bëjë të ndiheni të mbingarkuar. Përveç kësaj, do të jeni të pakënaqur me faktin se nuk mund të përfundoni të gjitha planet e shkruara. Në fakt, disa prej tyre kërkojnë mjaft kohë dhe përpjekje.

4. Vlerësoni çdo detyrë në mënyrë të barabartë

Trajnerja e produktivitetit Nancy Gaines argumenton se lista e detyrave duhet të jetë një listë prioritare. "Sillni vetëm ato gjëra që e çojnë përpara karrierën ose biznesin tuaj," thotë Gaines. - Nëse kjo nuk është prioritet, atëherë nuk duhet të jetë në listë. Kjo vetëm do t'ju shpërqendrojë."

Ajo rekomandon ndjekjen e sistemit "3-3-3" kur bëni listën: Hiqni tre detyrat më pak të rëndësishme nga lista, delegoni tre detyra që nuk ia vlejnë kohën tuaj dhe plotësoni tre detyrat kryesore.

5. Vendosni qëllime të paqarta

Nëse detyrat në listë janë të formuluara në mënyrë të paqartë, atëherë në të ardhmen do të duhet të mendoni se si t'i kryeni ato dhe madje të mbani mend se çfarë kuptimi kanë. Pra, krijimit të listës duhet t'i kushtohet vëmendje e duhur.

"Kaloni pak më shumë kohë planifikimi dhe bëni listën tuaj të detyrave sa më specifike që të jetë e mundur", këshillon Maura Thomas, autore e Sekreteve të Produktivitetit Personal. Për shembull, në vend që të shkruani një "raport shpenzimesh", shkruani "futni të dhënat në një spreadsheet".

Shmangni fjalët e paqarta si "planifikoni", "zbatoni" ose "zhvilloni". “Nëse nuk keni kohë, duke parë fjalën “zhvilloni” në listë, ndoshta do të dëshironi ta kaloni këtë pikë”, thotë Mora. "Ruani ato fjalë për listën tuaj të madhe të projekteve."

6. Përdorni të njëjtën listë derisa të përfundojnë të gjitha detyrat

“Problemi është se çdo ditë sjell diçka të re. Prandaj, ajo që keni bërë sot nuk do të duhet domosdoshmërisht të bëhet nesër. Dhe planet tuaja për të nesërmen mund të ndryshojnë edhe para se kjo të përfundojë”, thotë Eileen Roth. Kështu që ju duhet të bëni një listë të re detyrash çdo ditë.

7. Mos e lidhni listën me kalendarin tuaj

Nëse lista dhe kalendari nuk janë të lidhura me njëra-tjetrën dhe përmbajnë detyra të ndryshme, atëherë vështirë se do të arrini t'i përfundoni të gjitha. “Në këtë rast, nuk do të keni kohë për të përfunduar detyrat nga lista. Nëse nuk ju duhet të sakrifikoni gjumin, fundjavat, pushimet ose kohën që dëshironi të kaloni me familjen tuaj, paralajmëron Katie Mazzocco, autore e Produktivitetit Revolucionar: Si të Maksimizoni Kohën, Ndikimin dhe të Ardhurat kur Drejtoni një biznes të vogël.

Mundohuni të caktoni gjithmonë kohë në kalendar për të përfunduar detyrat nga lista.