Pse mungojmë afatet dhe si ta ndalojmë atë?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Nëse jeni të trishtuar nga fakti që nuk keni kurrë kohë për të paraqitur punën tuaj në kohë, atëherë urgjentisht lexoni këtë artikull. Ne shpjegojmë pse afatet e humbura nuk janë faji juaj dhe ju tregojmë se si t'i përmbushni ende afatet.

I dua afatet! Sidomos bilbili me të cilin thyhen.

Shkrimtari Douglas Adams

Të gjithë e dimë se sa i rëndësishëm është planifikimi për një punë efektive. Ndonjëherë ne jemi fjalë për fjalë të fiksuar pas tij. Por kur vjen koha për të filluar zbatimin e listës së detyrave, ne fillojmë t'i shtyjmë ato, duke qëndruar deri në minutën e fundit, apo edhe duke prishur plotësisht afatet. Kjo i ndodh të gjithëve në një masë më të madhe ose më të vogël. Dhe kjo ka një justifikim, i cili qëndron në veçoritë e të menduarit tonë.

Pse po humbasim afatet?

Ju mund të keni dëgjuar historinë e Shtëpisë së Operës së Sidneit, e cila ishte planifikuar të përfundonte në 1963 me 7 milion dollarë dhe përfundimisht u përfundua vetëm 10 vjet më vonë, në 1973. Përveç kësaj, dizajni origjinal i teatrit ka pësuar ndryshime të shumta, dhe ndërtesa është bërë më e vogël, dhe si rezultat, janë shpenzuar 102 milionë dollarë!

Dizajnerët kanë rënë pre e një gabimi të përhapur: ata e vlerësuan gabim sa kohë do të zgjaste një detyrë. Herë pas here u është dashur të shtyjnë afatet dhe të ndryshojnë planin e punës, sepse nuk kanë marrë parasysh problemet që kanë ndikuar në shpejtësinë e projektit.

Mendimi ynë është i strukturuar në atë mënyrë që të planifikojmë aq kohë dhe para sa të nevojiten nëse gjithçka shkon sipas skenarit më të mirë.

Por në mënyrë të pashmangshme ka pengesa në rrugë, si rezultat i të cilave vëllimi i punës po rritet me shpejtësi. Më pas ne i shpjegojmë afatet e humbura me faktin se janë shfaqur rrethana të paparashikuara, dhe jo me faktin se nuk mund të merrnim parasysh mundësinë e shfaqjes së tyre në fazën e planifikimit.

Pse na duhen gjithsesi afatet?

Afatet e rrepta jo vetëm që prishen vazhdimisht, por gjithashtu sjellin shumë stres për pjesëmarrësit e projektit, kështu që ndoshta është më mirë t'i refuzoni ato? Nr. Shpesh herë, të kesh një afat është arsyeja e vetme që një punë të dalë fare.

Më parë, fjala afat u përdor për të përshkruar vijën rreth burgut, përtej së cilës të burgosurit nuk mund të ndërmjetësonin, ditë e natë, me dhimbjen e marrjes së menjëhershme të një plumbi.

Tani afatet lidhen ekskluzivisht me punën, dhe dështimi i tyre nuk kërcënon ekzekutimin e të gjithë departamentit. Por thelbi mbetet i njëjtë: afati është jetë ose vdekje për produktivitetin ose projektin tuaj.

Puna plotëson kohën e caktuar për të.

Ligji i Parkinsonit

Çdo detyrë do të marrë për aq kohë sa i jepni. Kjo është arsyeja pse ndonjëherë pyesim veten se sa shpejt mund të arrijmë diçka. Për të njëjtën arsye, ne shpesh jemi në kufirin e mundësive në minutat e fundit për të përfunduar atë që na është caktuar për disa ditë apo edhe javë.

Duke marrë parasysh ligjin e Parkinsonit, kuptojmë se nëse nuk vendosim kornizën kohore për përfundimin e detyrës, atëherë do ta bëjmë atë përgjithmonë!

Si të kapërceni afatet e vazhdueshme

Si të përballeni me planifikimin e keq dhe ta ktheni praninë e afateve në avantazhin tuaj? Do të jetë shumë e vështirë, sepse do të na duhet të luftojmë gabimet sistematike të të menduarit tonë. Por njohja se si afatet e ndryshojnë sjelljen tonë mund të na ndihmojë të jemi më produktivë.

Fillimi i ndritshëm

Kur shpërndani ngarkesën e punës mbi një muaj, një javë, madje edhe një ditë përpara, shënoni fillimin e periudhës sa më fort që të jetë e mundur dhe shkarkojeni pjesën tjetër të kohës deri në afatin e fundit sa më shumë që të jetë e mundur.

Përqendrohuni së pari në detyrat më të vështira, më të rëndësishme, që kërkojnë kohë të projektit. Ju ende do t'i bëni ato më gjatë nga sa prisnit. Përuluni. Por falë fillimit tuaj aktiv, në fund të periudhës do të keni kohën që do të shpenzoni për zgjidhjen e problemeve të paplanifikuara dhe kryerjen e detyrave.

Në prag të afatit, nuk do t'ju duhet të zhyteni me kokë në detyra të reja komplekse, duke hasur në gracka që ende nuk i dini.

Afati shtesë

Për veten tuaj, vendosni një afat nja dy ditë më herët se ai real. Kjo është ajo që këshillon tregtari Matthew Guay i Zapier. Ideale nëse nuk e dini se sa kohë keni nga afati juaj personal në atë real - një ose tre ditë. Por një situatë e tillë është paraqitur keq. Ju, sigurisht, do të mbani mend akoma sa kohë ju ka mbetur, kështu që do të duhet vullnet për të mos prishur afatet tuaja.

Gjeni një lloj shpërblimi për veten tuaj nëse e përfundoni punën në afatin e caktuar. Megjithatë, kënaqësia nga detyrat e kryera në kohë do të jetë një shpërblim i mirë.

Deklaratë publike

"Betohem solemnisht se do ta mbaroj artikullin deri në pesë në mbrëmje" - thuajeni jo në kokën tuaj, por me zë të lartë në të gjithë zyrën. Tani vetëvlerësimi juaj ka hyrë në lojë. Çfarë do të jetë më e dhimbshme për ju: ta detyroni veten të punoni në mënyrë aktive ose të humbni afatet dhe të pranoni me zë të lartë dështimin tuaj?

Shkrimtari Evelyn Waugh, duke nisur romanin e tij të ri, Return to Brideshead, ka deklaruar publikisht: "Unë jam duke filluar një libër të ri dhe do ta shkruaj për tre muaj". Ai nuk e ka respektuar afatin dhe disa herë sërish publikisht ka kërkuar shtyrje të afatit. Sidoqoftë, ai e përfundoi romanin mjaft shpejt, sepse e dinte që lexuesit e mbajnë mend premtimin e tij dhe presin që të përmbushet.

Kujtime të vazhdueshme për afrimin e afatit

Nëse fillojmë të punojmë në një projekt të madh, atëherë afati kohor zakonisht është mjaft i gjatë. Afati bëhet një lloj abstraksioni - diku atje, një ditë. Sa më afër të jetë, aq më qartë e kuptojmë saktësisht se sa kohë na ka mbetur dhe mund të krahasojmë në mënyrë më adekuate sasinë e saj dhe sasinë e punës së mbetur.

Vendosni vetes kujtesa të rregullta që do t'ju kthejnë vazhdimisht në realitet, duke ju njoftuar se dita X po afron:

• data e duhur do të përfundojë brenda një muaji;
• javë;
• Tre ditë;
• ditë;
• Ora 8.

Po, është stresues, do të jetë i bezdisshëm. Por ndoshta kjo është mënyra e vetme për të nxitur veten?

Çdo biznes kërkon gjithmonë më shumë se sa pritej, edhe me Ligjin e Hofstadter.

Ligji i Hofstadter

Ky ligj komik rekursiv nga Douglas Hofstadter, Ph. D., flet për pamundësinë e caktimit të afateve. Afatet janë bërë fjalë për fjalë për t'u penguar. Megjithatë, shpresojmë që këshillat tona do t'ju ndihmojnë të shmangni shtyrjen e gjërave deri në pikën e thyerjes, ku dështimi i vazhdueshëm për të përmbushur afatet është jashtëzakonisht i dëmshëm për reputacionin tuaj të punës dhe ju vë në një gjendje stresi të vazhdueshëm.