"GTD punon edhe në hapësirë." Intervista e Lifehacker me babain e produktivitetit David Allen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

David Allen, autor i librit How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Produktivitetit, të cilin revista Time e quajti librin më të mirë të biznesit të dekadës, i tha Lifehacker se çfarë është GTD dhe kujt i nevojitet, si të shkruani një libër dhe të mos deheni., dhe si strukturat komplekse të detyrave mund ta bëjnë jetën tuaj më të lehtë.

Tridhjetë e katër vjet më parë, David Allen kuptoi se ju mund t'u jepni këshilla njerëzve dhe të fitoni para të mira me to - ai hapi kompaninë e tij të këshillimit dhe zhvilloi sistemin Getting Things Done, i cili ju lejon të manovroni midis rasteve dhe të lironi kohë për atë që ju pelqen shume. Që atëherë, klientët e tij kanë përfshirë astronautë në ISS, muzikantë rock dhe CEO të kompanive të mëdha, dhe Forbes e përfshiu atë në top 5 trajnerët më të mirë të biznesit në Shtetet e Bashkuara.

GTD është një teknikë mjaft e thjeshtë për të rritur efikasitetin tuaj, e cila kërkon disiplinë shumë serioze në fazën fillestare. Sipas GTD, për të bërë me sukses një gjë, duhet të lironi kokën nga të gjitha detyrat e tjera dhe të përqendroheni në të. Kjo do të thotë, në vend që të zënë mendjen me memorizimin e të gjitha punëve të ardhshme, detyrat rregullohen në përputhje me një sistem të caktuar.

David, na trego për audiencën tënde. Kush duhet të ndjekë këshillën tuaj dhe të jetojë në sistemin GTD?

- GTD është njësoj e rëndësishme për të gjithë, por ata që e përdorin me të vërtetë nuk janë të bashkuar sipas parimit social, moshor apo gjeografik - ata janë njerëz me një mentalitet të caktuar. Kushdo që interesohet për GTD, pas 18 muajsh, vëren se si jeta e tij po ndryshon për mirë. Në fakt, sistemi mund të funksionojë në mënyrë të barabartë si për adoleshentët ashtu edhe për CEO të kompanive të mëdha, ose mund të jetë po aq i padobishëm për ta.

A përdorni gjithçka që rekomandoni?

- Po, përndryshe thjesht nuk mund ta përballoj - gjithçka do të dalë jashtë kontrollit për mua. Më vjen në mendje imazhi i një sërfisti në një dërrasë, në një valë të madhe. Me siguri e keni vënë re se ato janë të lidhura në dërrasë me një rrip të veçantë. Per cfare? Për të qenë në gjendje të ktheheni shpejt në tabelë pas një rënieje. Ajo që GTD mëson është të jesh në valë, të jesh krijues dhe produktiv. Por edhe njerëzit më efektivë e lejojnë veten të dalin jashtë kontrollit. Nëse nuk bini periodikisht nga bordi, atëherë po zgjidhni valë shumë të thjeshta. GTD ju lejon të kuptoni se keni dalë nga një gjendje produktive dhe të ktheheni shpejt në të.

Kur merrni përsipër një biznes të ri, pajtohuni në një detyrë të pazakontë - lehtë mund të laheni nga bordi. Nuk ka asgjë të keqe me këtë, por me një qasje të strukturuar, ju e dini se çfarë të trajtoni dhe si të dilni nga uji.

Me çfarë problemesh vijnë më shpesh, për çfarë ankohen?

- Kryesisht njerëzit drejtohen për shkak të stresit, një gjendje e përgjithshme ankthi për shkak të mbingarkesës së trurit. Shumë pak kohë dhe shumë për të bërë. Por në fakt, problemi nuk është tek koha, por tek fakti që njerëzit duan më shumë hapësirë mendore, duan të jenë më kreativë dhe të bëjnë atë që i pëlqen.

Rastet më të pazakonta?

“Ne bëmë stërvitje për astronautët kur ata ishin në stacionin hapësinor. Midis tyre ishte Catherine Coleman, një nga astronautet e para femra. Këto ishin seanca interesante, pasi ne duhej të ndërprinim kur ajo ishte në anën tjetër të planetit, dhe më pas t'i ktheheshim bisedës kur ajo u kontaktua përsëri.

Për çfarë je më shumë krenare?

- Shkrimi i librit tim të parë, Getting Things Done: Arti i produktivitetit pa stres, mori një kohë dhe përpjekje të jashtëzakonshme nga ana ime. Unë praktikisht u bëra një alkoolike ndërsa shkruaja një libër se si të jetoj pa stres. Por më pas punova me kohë të plotë dhe nuk mund të përballoja një kohë të veçantë për të përgatitur librin. Më e rëndësishmja, nuk isha i sigurt nëse mund t'i transferoja njohuritë e grumbulluara gjatë 25 viteve në një mënyrë të tillë që do t'i ndihmonte vërtet njerëzit. Ne ende marrim letra nga lexues mirënjohës rregullisht, por ka një problem: pasi lexojnë disa njerëz, ata e gjejnë veten të mbytur me informacione, sepse unë kam përfshirë në libër gjithçka që mund t'i duhet njerëzimit në rast se do të më godiste një autobus..

Cili është ndryshimi midis GTD dhe listave standarde të detyrave ditore? Pothuajse të gjithë ne shkruajmë lista të tilla çdo ditë dhe ndonjëherë kërkon më shumë kohë për të hartuar një listë sesa për ta fshirë

- Shpesh, njerëzit regjistrojnë vetëm gjërat më të rëndësishme dhe qindra raste që nuk janë aq të rëndësishme nuk merren fare parasysh. Njerëzit besojnë se nëse çështja nuk është e rëndësishme, atëherë është e mundur të mos e shkruajmë atë, por vetëm detyra të tilla të vogla, duke lëvizur nëpër kokë, përdorin një pjesë të konsiderueshme të burimeve të trurit.

Për të qenë i lirë dhe për të qenë në gjendje të përqendroheni në çështjet më të rëndësishme, duhet të hiqni qafe gjithçka që nuk është aq e rëndësishme.

Po, por gjërat mund të jenë aq të parëndësishme sa të duhet më shumë kohë për t'i shkruar ato sesa për t'i bërë

- Por, nëse nuk i bëni ato menjëherë, ato do t'ju shqetësojnë dhe ju do t'u ktheheni atyre vazhdimisht. Sa herë dëshironi t'i kujtoni vetes të blini ushqim për macen tuaj? Apo duhet të telefononi motrën tuaj? Sa herë që gjeni ndonjë detyrë edhe më të vogël, duhet të nxirrni një fletore dhe ta shkruani atë, përveç nëse planifikoni ta përfundoni këtë detyrë tani.

Sa kategori të tilla liste keni?

- Të them të drejtën, nuk më kujtohet - le të shohim. Janë rreth 20 gjithsej, por ka rreth tetë përkujtues të drejtpërdrejtë për veprim.

Unë kam një kategori "Projekte", "Biseda" - këtu ruhen detyrat, sipas të cilave hapi tjetër do të ishte diskutimi i një teme me dikë tjetër.

Më pas janë "Telefonatat", të ndjekura nga "Gjërat që duhet të bëj në kompjuterin tim" dhe, vini re, ato që nuk kërkojnë internet. Unë kam shumë fluturime, dhe jo të gjithë avionët kanë Wi-Fi, dhe, në përputhje me rrethanat, kjo është e vetmja listë me të cilën mund të punoj.

Kategoria tjetër është "Puna në një kompjuter të lidhur". Epo, gjithçka është e qartë. Kam edhe një listë me “Të shkruash tekste”, edhe kjo është punë në kompjuter, por kërkon një gjendje krejt tjetër, në një humor dhe kontekst të caktuar.

"Qarkullim" - pyetje që mund të zgjidhen në lëvizje. "Shtëpi" - veprimet që duhet të bëj ndërsa jam në shtëpi.

Një listë të tillë kam edhe unë, e kam quajtur “Surfing”. Këto janë të gjitha llojet e videove qesharake ose edukative, për shembull, macet duke luajtur piano, në përgjithësi, video që më janë dërguar ose që kam hasur. Pothuajse nuk shikoj kurrë atje, por parimisht kur të kem lidhjen, kohën dhe dëshirën, mund t'u kthehem atyre.

Dhe këtu është një listë e "Pyetjeve për të cilat jam duke pritur për informacione ose veprime të njerëzve të tjerë". Dhe sigurisht, kalendari është skeleti apo peizazhi kryesor i jetës sime. Imagjinoni t'i vendosni të gjitha këto gjëra në një listë - do të ketë konfuzion të vërtetë. Prandaj, kam krijuar një strukturë më komplekse për ta thjeshtuar atë. Nëse sot kam vetëm disa minuta të lira, ndoshta do të harroj tekstet krijuese që më duhen të shkruaj. Nëse nuk jam në shtëpi, nuk ka kuptim të shikoj listën Home. Rendita gjithçka në mënyrë që të mos harroj asgjë dhe të mos humbas hapësirën time mendore për memorizimin, ndërsa mund t'i drejtohem shpejt detyrave për të cilat kam kohë.

Preferoni media letre apo aplikacione elektronike? Çfarë këshille mund të jepni?

- Për të mos harruar diçka, mbaj gjithmonë një fletore të vogël me vete, ku regjistroj gjithçka. Pas kësaj, unë fut të gjitha detyrat në kompjuter. Në përgjithësi, çdo menaxher detyrash do të bëjë. Njerëzit përpiqen të përdorin kokën e tyre si një zyrë, dhe të gjitha hakimet e jetës janë në thelb versione të trurit të jashtëm. Si mund të bëj kujtime të përshtatshme për të parë se çfarë duhet të bëj në momentin kur duhet ta bëj.

Varet nga ju të vendosni nëse ky stil jetese është i duhuri për ju, dhe GTD në fakt nuk është një sistem teknikash, por një mënyrë jetese në të cilën, nga njëra anë, gjithçka është e rregulluar qartë, dhe nga ana tjetër, ekziston një mundësi për të shkoni me kokë në atë që ju pëlqen vërtet, dhe mos e pushtoni kokën me atë që letra mund të ruajë.

Mund të lexoni më shumë rreth GTD në edicionin më të fundit të Getting Things Done: Arti i produktivitetit pa stres, që do të dalë në Rusi në shtator 2015.