Një mënyrë jo e dukshme, por funksionale për të ulur kohën tuaj të postimit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Për të optimizuar kohën që kaloni duke punuar me postën tuaj, mos u përpiqni t'i vendosni emailet tuaja në rregull të përsosur. Gjithçka është shumë më e thjeshtë, thotë një punonjës i MailChimp. Disa hapa të thjeshtë - dhe do t'ju duhen vetëm një orë e gjysmë në ditë për t'u marrë me të gjitha shkronjat.

Jon Smith i ekipit mbështetës të MailChimp ka gjetur formulën e përsosur të emailit me provë dhe gabim. Së pari, ai krijoi shumë dosje, më pas fshiu secilin, por asnjë nga këto qasje nuk funksionoi. Dhe pastaj ai erdhi në një sistem krejtësisht të ndryshëm.

Përkundër faktit se përgjigjet ndaj letrave janë pothuajse qendrore për punën e tij, ai ishte në gjendje të zvogëlonte kohën e shpenzuar për veprime të ndryshme me postë në një orë e gjysmë në ditë. Ai zbuloi se edhe kur kutia postare është plot me letra, disa veprime të thjeshta mund t'i kthejnë gjërat.

Për çfarë nuk duhet të humbisni kohën tuaj

Siç thotë Gjoni, në fillim ai u përpoq të klasifikonte letrat dhe krijoi lloj-lloj dosjesh: për mesazhe nga shefi, për informacione për projekte të ndryshme, mesazhe për të cilat ishte e nevojshme të ndërmerreshin ndonjë veprim, etj. Ai besonte se kjo duhet ta ndihmonte të kursente kohë. Por në fakt, ai filloi të shpenzonte më shumë kohë duke u përpjekur të mësonte përmendësh sistemin e tij të klasifikimit dhe më pak kohë për vetë punën.

Për shembull, kam marrë një mesazh nga shefi im për një projekt për të cilin po punoja dhe ky mesazh kërkonte që unë të bëja disa veprime. Në cilën dosje duhet të vendoset? Dhe cilat ishin gjasat që të kujtoja se ku ta kërkoja këtë letër më vonë?

John Smith

Kështu Gjoni vendosi të heqë qafe të gjitha dosjet dhe kaosi i plotë mbretëroi në postën e tij. Mungesa e një sistemi nuk ishte më e mirë se një sistem tepër kompleks. Pastaj John vendosi të rishqyrtojë edhe një herë qasjen e tij për të punuar me postën. Ai vendosi t'i renditte letrat jo sipas temës, por sipas llojit të veprimit që duhej të bënin. Ja si ta bëni.

Mos e komplikoni shumë

Thjesht lini në Inbox vetëm mesazhet të cilave duhet t'u përgjigjeni. Më të rëndësishmet, nëse nuk arrini t'i kuptoni menjëherë, shënojini si të palexuara.

Ndoshta kjo do t'ju duket e palogjikshme, sepse gjërat më djegëse duhet të bëhen sa më shpejt që të jetë e mundur. Është, dhe ndonjëherë me të vërtetë ka nevojë për t'iu përgjigjur menjëherë mesazheve të tilla. Por duke shënuar mesazhe të rëndësishme të palexuara, patjetër që nuk do t'i humbni ato në masën e përgjithshme. Plus, në këtë mënyrë nuk keni pse t'i zhvendosni këto emaile: ato qëndrojnë në kutinë tuaj hyrëse dhe vazhdojnë të tërheqin vëmendjen derisa t'i arrini.

Përpiqem të sigurohem që më shumë se 60–70 mesazhe të mos grumbullohen në kutinë time postare në të njëjtën kohë. Ky është pikërisht numri i shkronjave që mund t'i trajtoj lehtësisht në një takim.

John Smith

Krijoni një orar të rregullt postimesh për veten tuaj

John cakton një orë çdo mëngjes për të pastruar kutinë postare. Siç është përmendur tashmë, ai shpesh lë mesazhe urgjente "të palexuara". John shpejt kalon nëpër gazetat dhe komunikimet e brendshme të kompanisë dhe u përgjigjet sa më shumë mesazheve jo urgjente që mund të përballojë brenda asaj ore.

Kur ora për dërgimin e postës përfundon, John Smith nuk e mbyll kutinë postare, por i kushton shumë më pak vëmendje. Ndërsa mbërrijnë mesazhet e reja, ai skanon shpejt përmbajtjen e tyre dhe emrat e dërguesve për t'i dhënë përparësi. Nëse një mesazh mund të përgjigjet pa ndërprerë aktivitetet e tjera për një kohë të gjatë, Gjoni e bën atë. Por ai nuk fillon të dërgojë më postë.

Nga fundi i ditës së punës, Gjoni lë mënjanë 30 minuta të tjera për t'i kushtuar ato ekskluzivisht punës me postën. Në këtë kohë, ai është i angazhuar me letra që i kërkojnë të ndërmarrë ndonjë veprim: të japë miratim, të shkruajë një përgjigje të detajuar ose të marrë ndonjë vendim. Pikërisht atëherë ai i kushton vëmendje mesazheve që i ka shënuar të palexuara.

Mund të kaloja shumë më tepër kohë duke punuar me postën, por kufizimet e tilla kohore më ndihmojnë të përqendrohem më mirë dhe të jem më produktiv.

John Smith

Klasifikoni emailet sipas llojit të përgjigjes

Për disa mesazhe, John ende krijoi dosje të veçanta. Disa letra që nuk i shënon të palexuara, i shpërndan vetëm në dy drejtime. Mesazhet që kërkojnë ndonjë veprim ose përgjigje nga një koleg (jo domosdoshmërisht urgjente), John vendos në dosjen "To Do". Është për emailet që mund të trajtohen të nesërmen ose më vonë gjatë javës.

Letrat edhe më pak urgjente Gjoni kalon në dosjen "Lexo". Përveç kësaj, ai përdor filtra të veçantë që vendosin automatikisht buletinin në këtë dosje. Duhen vetëm disa minuta për të instaluar filtrat, por ky hap i thjeshtë do t'ju kursejë shumë kohë dhe përpjekje më vonë.

Nëse përdorni këtë metodë, do të merrni tre dosje aktive, që ndryshojnë në urgjencën e përgjigjes ndaj mesazheve: Kutia hyrëse me mesazhe të palexuara, Për të bërë dhe Lexo.

Arkivi i mesazheve

Për çdo gjë tjetër, John Smith përdor veçorinë e arkivimit të mesazheve. Kjo e ndihmon atë të pastrojë kutinë postare dhe kokën nga detyrat e panevojshme.

Sapo lexoj mesazhin dhe bëj veprimet e nevojshme, qofshin lajme të kompanisë apo buletin në të cilin jam abonuar, e arkivoj atë.

John Smith

Nëse një mesazh përmban informacione të rëndësishme që Gjoni do të dëshironte të ruante për referencë në të ardhmen, ai shënon mesazhin e arkivuar me një yll në mënyrë që të mund të gjendet më shpejt.

Jini veçanërisht të kujdesshëm kur vendosni të fshini një postim

Gjoni përdor rrallë veçorinë e fshirjes së mesazhit. Ky është një mësim që ai mësoi nga praktika e vërtetë. Një ditë, Xhoni fshiu një mesazh nga një koleg që përmbante informacione që ai nuk i konsideronte të rëndësishme në atë kohë. Pasi ky punonjës u largua nga kompania, John kishte nevojë për informacion nga ajo letër. Më pas e kuptoi se ishte në telashe.

Pas kësaj, fillova të fshij vetëm ato letra që definitivisht nuk do të jenë të dobishme për mua në të ardhmen. Mos u ofendoni kolegë të dashur që më dërgoni-g.webp

John Smith

Për të arritur në këtë sistem, John Smith provoi shumë qasje të ndryshme që nuk ishin mjaftueshëm efektive për të. Ai testoi metodat që përdornin njerëzit e tjerë, por shumë shpejt e kuptoi se duhej të provonte diçka ndryshe. John arriti në përfundimin se çdo sistem funksionon vetëm kur përshtatet mirë me kushtet e punës suaj të veçantë.

Provoni këtë metodë ose gjeni diçka tuajën. Ju mund të jeni në gjendje të gjeni një mënyrë për të shpenzuar edhe më pak kohë në postë.