"Mirësjellja nuk është fjalë." Pse ka kaq shumë hipokrizi në korrespondencën e biznesit dhe si të shpëtojmë prej saj

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Pse na duhen rregullat e komunikimit të biznesit dhe si manifestohet shqetësimi i sinqertë për bashkëbiseduesin - në kapitujt nga libri i Maxim Ilyakhov dhe Lyudmila Sarycheva "Rregullat e reja të korrespondencës së biznesit", i cili ende nuk ka dalë në shitje.

Letrat e punës janë dhimbje. Ne kryem një sondazh në të cilin abonentët tanë na thanë se çfarë i mërzit ata në korrespondencën e biznesit. Sa përgjigje kemi marrë! Njerëzit u tërbuan nga e njëjta gjë: të gjitha këto fjalë ASAP dhe FYI, zyrtarizim i qëllimshëm dhe apeli i një "kolegu", udhëzime me shënimin "URGJENT!" dhe shkronja të gjata, jo koherente. Nëse e shikon më thellë, del se njerëzit janë të inatosur nga mosrespektimi.

Mosrespektimi është gjithçka që jep neglizhencë ose mosvëmendje ndaj bashkëbiseduesit. Keni harruar të bashkëngjitni një skedar - mosrespektim. Të bësh një gabim në emër është gjithashtu mungesë respekti. Letrat me temën “Urgjente” janë sërish mosrespektuese dhe çfarë mosrespekti. Nëse i rregulloni të gjitha këto dhe më pas shtoni pak kujdes, do të merrni një email të cilit marrësi dëshiron t'i përgjigjet.

Duhet të mësosh të respektosh dhe të kujdesesh në letra, sepse në komunikimin e biznesit është zhvilluar një traditë tjetër: të shkruash me klishe, me fjalë të sjellshme dhe zyrtarisht. Por kjo traditë nuk ka asnjë lidhje me marrëdhëniet normale njerëzore. Pra, është koha për ta ndryshuar atë.

Ju nuk keni pse t'i kujdeseni për ta

Kur flasim për respekt dhe kujdes në kurse, ka gjithmonë dikush që thotë: “Në fakt, është detyra e tyre të marrin të dhënat për mua! Unë u paguaj atyre para për këtë dhe nuk do të tregoj ende respekt për ta!"

Kjo është në rregull. Çdo gjë në këtë libër është fakultative. Nuk ka aq shumë pjesë të detyrueshme në korrespondencën e biznesit. Një letër nga shefi me fjalën "look" do të funksionojë po aq mirë sa një kërkesë e gjatë për "t'i kushtoni vëmendje dokumentit të bashkangjitur". Korrespondenca e biznesit është para së gjithash një çështje, dhe vetëm atëherë është një marrëdhënie.

Njerëzit vijnë në punë që i urrejnë çdo ditë për të kryer detyra që nuk i kuptojnë, nga shefat që i përçmojnë. Bota punon pa respekt.

Një tjetër gjë është se ne u përgjigjemi shumë më mirë letrave të respektit sesa atyre të zakonshme. Ne përgjigjemi më shpejt, "ndizemi" më shumë, gjejmë zgjidhje jo standarde, punojmë me kënaqësi, lodhemi më pak dhe, si rezultat, bëhemi më produktivë. Kjo nuk do të thotë që ne i shpërfillim letrat e shkruara keq. Sigurisht që jo. Është një punë. Kjo është njësoj si motivimi i punonjësve me terror ose qëndrim të mirë. Qëndrimi i mirë funksionon, por edhe terrori funksionon. Kur shefi u bërtet vartësve të tij dhe klienti poshtëron interpretuesin, më shpesh të dy kryejnë detyra.

Një frazë tjetër interesante është "të tregosh respekt". Respekti nuk mund të portretizohet, sepse ai nuk është një manifestim i jashtëm i një personi, është një gjendje e brendshme. Kur një person respekton veten, ai i trajton të tjerët në të njëjtën mënyrë - kjo ndodh vetë. Jemi të sigurt: duke qenë se e mbani këtë libër në duar, nuk keni asnjë problem.

me respekt për veten dhe të tjerët.

Korrespondenca e biznesit ka standarde

Kompanitë kanë vërtet standarde të komunikimit të biznesit: format e raporteve, qarkullimet e vendosura dhe gjuhën profesionale. Ne nuk pretendojmë të rishkruajmë rregullat. Përkundrazi: nëse ka standarde që ju ndihmojnë të shkruani më shpejt, kjo është shumë mirë. Por ka disa gjëra për të ditur në lidhje me rregullat.

Jo të gjitha rregullat që miratohen brenda kompanisë do të funksionojnë jashtë saj. Zhargoni i brendshëm, zakoni për të vendosur gjysmën e një kompanie në një kopje dhe FIY i përjetshëm - këto janë tashmë temat e anekdotave midis njerëzve që punojnë me korporata. Këta i quajnë “merkat zyre”. Merreni me mend pse.

Ajo që është e përshtatshme për një person nuk është gjithmonë e përshtatshme për marrësin. Për shembull, ka një korrespondencë të gjatë me një klient. Menaxheri vendos të përfshijë një teknik. Ai klikon Përpara, shkruan “Shiko. korrespondencë ", klikoni "Dërgo". Është shumë i përshtatshëm për menaxherin.

Dhe specialistit tani do t'i duhet të lexojë të gjitha letrat, të zgjidhë rreshtin e pafund të "kolegëve të respektuar" dhe "t'i sjellë në vëmendjen tuaj". Menaxheri është rehat, por tekniku jo. Menaxheri mund të përgatiste një fragment nga korrespondenca ose të dërgonte vetëm fragmentin e nevojshëm me pyetjen, dhe më pas specialisti do të ishte rehat. A do të ndikojë në performancën e punës? Dhe djalli e di vetëm. Me shumë mundësi jo: një teknik është i detyruar t'u përgjigjet letrave të tilla. Beto dhe përgjigju.

Të flasësh për standardet është e dobishme vetëm kur ato të udhëheqin ty dhe marrësin drejt një qëllimi të përbashkët. Për shembull, nëse keni një shabllon të mrekullueshëm për shitjet në kompaninë tuaj që i lë klientët tuaj me lot gëzimi në faqe, mirë, përdorni atë.

Mirësjellja nuk janë fjalë

Nga: Vladimir Ionov

Tema: Gëzuar Vitin e Ri dhe Gëzuar Krishtlindjet! (Tashmë urimi i dhjetë për sot !!!)

Diten e mire!

Dua t'ju falënderoj për bashkëpunimin e frytshëm këtë vit dhe t'ju uroj Gëzuar Vitin e Ri dhe Gëzuar Krishtlindjet!

Ju uroj pushime te mbara qe te jete kenaqesi rikthimi ne pune. Ju uroj juve dhe familjes suaj shëndet dhe lumturi dhe suksese në biznesin tonë të vështirë. (Pse po përzihesh në familjen time, a?)

Shpresoj për rezultate edhe më të jashtëzakonshme vitin e ardhshëm. Nuk dua të nënvlerësoj rëndësinë e rezultateve të këtij viti, por është e rëndësishme që gjithmonë të përpiqemi për më shumë! Kjo është mënyra e vetme për të arritur lartësi vërtet të rëndësishme. Kjo është ajo që ju dëshiroj unë dhe ju. Hora! (Faleminderit për mësimin e jetës, oh sensi!)

Duke u kujdesur për biznesin tuaj, udhëheqës i ekipit të kontrollit të cilësisë

Vladimir Ionov (Unë do të kujdesem vetë për biznesin tim, faleminderit.)

Të jesh i sjellshëm nuk është njësoj si të shkruash fjalë të sjellshme. Përkundrazi: sa më shumë fjalë, aq më e bezdisshme mund të jetë letra, veçanërisht nëse mirësjellja është prej kartoni. Mirësjellja e vërtetë manifestohet në kujdesin për bashkëbiseduesin.

Letra e mësipërme është një Gëzuar Vitin e Ri. Duket shumë e sjellshme: partneri e uroi, i uroi shëndet familjes dhe falenderoi për bashkëpunimin. Por është e bezdisshme sepse nuk ka kujdes dhe duket se është e ngopur me hipokrizi.

Kujdes nuk tregohet me fjalë, por në mesazh: të shkruhet sa më shkurt dhe pa fjalë të panevojshme; mos e humbni kohën e lexuesit; qëndroni në një ton neutral dhe të qetë; në përgjithësi, jini të dobishëm për të tjerët, dhe jo vetëm të dilni para syve tuaj.

Një shqetësim edhe më i madh është të mos shkruani një letër pa nevojë. Nuk ka nevojë për një Vit të Ri të lumtur. Më mirë do të ishte që bashkëbiseduesi të mos na e humbte fare kohën.

Ka forma përgjithësisht të pranuara mirësjelljeje dhe higjienike. Ju ndoshta i njihni ato, kështu që le të kalojmë vetëm në bazat. Është e rëndësishme të mbani mend se mirësjellja nuk është me fjalë - është gjithmonë në një qëndrim.

Përshëndetje!

Kam lexuar në faqen tuaj të internetit atë që nxirrni nga menyja e supës me krem Dubary. Ky është një lajm shumë i trishtuar, sepse çdo ditë shkoj në shtëpinë tuaj për drekë dhe e porosis dy ose tre herë në javë. Dhe tani as nuk e di se me çfarë ta zëvendësoj. Pjesa tjetër nuk më pëlqen aq shumë. Do të ishte më mirë të hiqni diçka tjetër.

Valeria N.

Përshëndetje Valeria!

Ne jemi të gjithë këtu, natyrisht, shumë keq që u mërzite kaq shumë për supën. Kremi Dubary është një pjatë e papëlqyeshme. Fatkeqësisht, politika e institucionit tonë nuk parashikon një qasje individuale - të gatuaj atë që i pëlqen klientit të vetëm. Prandaj kremin Dubaris e kemi hequr nga menyja në favor të supave të reja. Na vjen keq!

Urimet më të mira, Olga, administratore restoranti

Klientit nuk i pëlqeu supa që mungonte në menunë e restorantit. Ajo shkroi një letër dhe ata iu përgjigjën: ka të gjitha format e mirësjelljes, por kjo mirësjellje nuk është e vërtetë. Kuptimi i kësaj letre është "ne nuk na intereson për ju". Kjo është një përgjigje formale.

Për ta bërë një letër të sjellshme, duhet të tregoni shqetësim: flisni për arsyet e një vendimi të tillë, ofroni opsione, tregoni rëndësinë e mendimit të saj. Është e rëndësishme që arsyet të jenë të sinqerta: "nuk është fitimprurëse për ne" - ky është pozicioni normal i restorantit.

Valeria, faleminderit për shkrimin! Na vjen shumë keq. Kremi i Dubary ishte i papëlqyer nga klientët, kështu që na u desh ta hiqnim nga menyja. U porosit gjashtë deri në tetë herë në javë (me sa duket ishe ti), dhe ne duhej të hidhnim shumicën e produkteve, për ne ky pozicion ishte i padobishëm.

E kuptoj se është e trishtueshme kur pjata jote e preferuar zhduket nga menyja. Në vend të kremit Dubaris, filluam të përgatisim të reja. Shihni çfarë kemi tani:

• supë krem me kampione, lulelakër dhe kërpudha porcini - kjo është afër kremës Dubary në shije dhe konsistencë;
• Supa me domate të Magrebit është krejtësisht e ndryshme, por shumë e shijshme;

• supë me pure brokoli dhe kungulli me krem - është kremoze,

  si kremi Dubary, por ju duhet ta doni brokolin:-)

Olga, administratore restoranti.

P. S. Faleminderit shumë që na vizitoni rregullisht për drekë. Herën tjetër, kur të jeni me ne, thuajini në heshtje kamarierit "Unë e urrej Cezarin", do të merrni një kompliment nga shefi i kuzhinës:-)

Nëse keni ndonjë sugjerim për asortimentin ose menunë, mos ngurroni të më shkruani - mendimi i mysafirëve tanë të rregullt është shumë i rëndësishëm për ekipin tonë.

Faleminderit në një letër të veçantë

Për: Alexey Novik

Tema: Thirrni një klient

Lyosha, përshëndetje!

Dje, klienti juaj Saturn mori akses me aftësi të kufizuara në sistem. Ne e vumë re para tij dhe rregulluam gjithçka, nuk ju shqetësonim. Por mund të ketë një problem me sinkronizimin dhe vetëm klienti mund ta shohë atë.

Thirrni atë, ju lutem, zbuloni nëse gjithçka është në rregull.

Ksyusha R.

Për: Ksenia Rybalchenko

Tema: Re: Telefononi klientin

Pranuar! (Kjo është normale, marrësi është i qetë.)

Lyosha

Për: Alexey

Tema: Re: Telefononi klientin

Faleminderit! (Dhe ky është një shpërqendrim i panevojshëm.)

Ksyusha R.

Është mirë të falënderoni kolegët tuaj. Por nëse shkruani një fjalë "faleminderit" në letër, atëherë ne do ta rëndojmë kolegun me punë të panevojshme: do të duhet ta shihni letrën në kutinë postare, hapni, mbyllni, fshini. Në vend të mirënjohjes, ju merrni punë shtesë.

Nëse vërtet dëshironi të falënderoni një koleg, është më mirë ta bëni personalisht, me një buzëqeshje. Nëse ju personalisht nuk keni sukses, por vërtet dëshironi të falënderoni, ka kuptim të shtoni materiale shtesë ose një dhuratë në letër.

Në shembullin e mësipërm, opsioni më i mirë është thjesht të mos shkruani letrën e fundit të falënderimit. Por le të marrim një situatë tjetër: ne jemi menaxher restoranti dhe një mik ju konsultoi falas për një çështje pune. Një falënderim i mirë mund të jetë kështu:

Sigurisht, kjo nuk është e nevojshme: kur ata janë të gatshëm të na ndihmojnë pa interes, askush nuk pret dhurata në këmbim. Por, nëse e bëni këtë, personi do të jetë i kënaqur.

E vetmja gjë që ia vlen t'i kushtohet vëmendje është që lexuesi ta bëjë të përshtatshëm përdorimin e dhuratës. Nëse duhet të kapni një korrier në një kohë të papërshtatshme, është kështu. Ose një kod promovues për një zbritje prej 500 ₽ për blerjet prej 10 mijë ose më shumë është gjithashtu një dhuratë e dobët.

Më keq është vetëm një kod promovues për një kërcim me parashutë, për hir të të cilit duhet të shkoni me tren në pesë të mëngjesit të së dielës, dhe gjithashtu të paguani ekstra për një parashutë.