Si të jeni më produktiv: 7 rregulla kryesore

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Një trajner biznesi ju tregon se si të zhvilloni strategjinë tuaj dhe të filloni të arrini më shumë duke shpenzuar më pak energji.

Mark Pettit ndihmon sipërmarrësit dhe kompanitë të bëjnë më mirë. Dhe gjatë viteve të praktikës, ai formuloi shtatë rregulla bazë të produktivitetit.

1. Keni një pasqyrë të qartë të asaj që po ndodh

Para se të filloni të bëni plane, së pari duhet të kuptoni se ku jeni tani. Analizoni punën tuaj nga fillimi deri në momentin e tanishëm.

Kjo do t'ju japë një ndjenjë të vërtetë të asaj që keni përmirësuar tashmë, çfarë është tashmë vërtet e mirë dhe çfarë tjetër dëshironi të ndryshoni. Për ta bërë këtë, duhet të bëni sa më poshtë.

Specifikoni dëshirat tuaja

Jini të qartë për qëllimet tuaja të performancës. A e kuptoni plotësisht atë që po bëni dhe pse dhe cili duhet të jetë rezultati ideal?

Pasi t'i përgjigjeni vetes këtyre pyetjeve, do të kuptoni se çfarë përmirësimesh specifike ju nevojiten. Kur e shihni qartë rezultatin para jush dhe jeni të motivuar për ta arritur atë, ju punoni në mënyrë më efikase.

Mendoni se çfarë ndryshimesh prisni

Është e rëndësishme të kuptoni se si përmirësimet specifike do të ndikojnë në biznesin dhe jetën tuaj personale - është frymëzuese. Përndryshe, ndryshimin do ta pranoni vetëm për një periudhë të shkurtër, pas së cilës do t'u ktheheni zakoneve të vjetra.

Për të parandaluar që kjo të ndodhë, përgjigjuni me ndershmëri vetes pyetjeve të mëposhtme.

• A do të jesh më i lumtur?
• Dëshironi të punoni më pak dhe të kaloni më shumë kohë me familjen tuaj? Nëse po, çfarë do të bëni?
• A është e rëndësishme për ju që të ndërtoni një ekip efektiv? Çfarë mund të arrini me të?
• A jeni i fokusuar në karrierë?
• Dëshironi të udhëtoni më shumë?
• Dëshironi të ndiheni më të lirë?
• A po planifikoni të fitoni më shumë para?

2. Përqendrohuni në pikat tuaja të forta

Nëse i kushtojmë më shumë vëmendje talenteve tona të veçanta, bëhemi më të lumtur dhe më produktivë. Në të njëjtën kohë, energjia, vetëbesimi dhe kreativiteti ynë rriten.

Merrni një copë letër dhe shkruani gjithçka që bëni mirë. Mendoni përsëri kur jeni ndjerë të sigurt dhe keni arritur rezultate me të cilat keni qenë të kënaqur. Injoroni dobësitë - fokusohuni vetëm në cilësitë tuaja më të mira dhe pikat e forta të ekipit, nëse nuk punoni vetëm.

Mos harroni se secili person ka pikat e veta të forta. Ato plotësohen nga aftësitë e të tjerëve dhe së bashku mund të prodhojnë rezultate tepër të fuqishme. Ju duhet të përpiqeni për këtë simbiozë të efikasitetit në punën tuaj.

3. Delegoni detyrat

Sipas parimit Pareto, 80% e rezultatit arrihet falë vetëm 20% të veprimeve. Megjithatë, ne shpesh jemi aq të zënë me rutinën sa nuk mund të marrim përsipër gjërat më të rëndësishme, që përbëjnë këtë 20%. Dhe janë pikërisht ato që përcaktojnë produktivitetin tonë.

Theksoni detyrat tuaja më të rëndësishme - si personale ashtu edhe profesionale. Refuzoni të bëni pjesën tjetër.

Nëse keni shumë gjëra që nuk i bëni shumë mirë ose as që dëshironi t'i bëni, besojini dikujt tjetër. Kjo do të jetë shumë më efektive. Nëse nuk mund ta përfundoni një projekt, mos e rraskapitni veten duke u përpjekur të bëni gjithçka vetë - thjesht kërkoni ndihmë.

Në vend që të humbni kohë dhe energji, përcaktoni se kush do të jetë i dobishëm për ju në çfarë situate. Delegoni ose transferoni tre detyra të mëdha çdo tre muaj. Kjo do t'ju ndihmojë të lironi kohë dhe të rrisni produktivitetin tuaj.

4. Organizoni punën tuaj

Krijoni vizionin tuaj për një ditë produktive

Ju mund të zgjidhni strategjinë tuaj: thjesht reagoni ndaj detyrave kur ato vijnë, ose planifikoni ditën tuaj brenda dhe jashtë. Por, kryqëzimi i vazhdueshëm i artikujve në listën e detyrave nuk ka të bëjë me efikasitetin. Ju duhet të keni një qëllim të qartë për ta kaluar ditën në mënyrë produktive dhe të përgatiteni për të përpara kohe.

Pra, në vend që të bëni atë që "duhet", ndaloni dhe vendosni se çfarë dëshironi me të vërtetë. Veprimet tuaja duhet të jenë të fokusuara.

Vendosni tre detyra për ditën

Shumë njerëz mbajnë një ditar ose bëjnë një listë të detyrave rregullisht. Megjithatë, shumica e njerëzve ende përballen me problemin e mëposhtëm. Lista e detyrave është thjesht një listë detyrash që njerëzit planifikojnë të bëjnë ose mendojnë se duhet të kryhen. Në të njëjtën kohë, nuk është e qartë se në cilën prej tyre duhet të punohet fillimisht dhe pse.

Për të përmirësuar produktivitetin, duhet të vendosni qartë prioritetet. Zgjidhni dhe bëni vetëm tre gjëra kyçe në ditë, dhe së pari merrni kohën më të rëndësishme.

Punoni në një detyrë në një kohë

Pavarësisht se çfarë thotë dikush, është e pamundur të punosh në mënyrë efektive për disa gjëra në të njëjtën kohë. Kalimi nga një aktivitet në tjetrin kërkon energji dhe ul produktivitetin. Dhe ajo që nuk e përfundoni kurrë mund të jetë stresuese dhe të çojë në ndjenja faji.

Prandaj, nga tre detyrat kryesore për ditën, përqendrohuni vetëm në një me radhë.

Sprint

Punoni për periudha të shkurtra kohore për të qëndruar produktiv dhe të përqendruar.

Vlerësoni se sa kohë do të duhet për të përfunduar detyrën. Për shembull, nëse duhen 4 orë, mund të përdorni metodën 60–60–30. Ju punoni për një orë, pastaj pushoni për disa minuta. Pastaj një orë tjetër, dhe më pas bëni një pushim të gjatë 30-minutësh. Dhe përsërisni derisa të përballeni plotësisht me detyrën.

Mos harroni për pushimet

Që skema e mësipërme të funksionojë, pushimi nuk duhet të neglizhohet.

Përdorni aplikacione të dedikuara ose thjesht vendosni një kohëmatës. Një orë e zakonshme është më e mirë se një telefon: kështu që asgjë nuk do t'ju shpërqendrojë.

Gjatë pushimeve, dilni për shëtitje, hani ushqime të shëndetshme ose bëni diçka që do t'ju mbajë me energji. Nëse mendoni se jeni plotësisht të rraskapitur dhe nuk mund të grumbulloni, përpiquni të bëni një sy gjumë të vogël.

Së shpejti do të vini re se përqendrimi dhe produktiviteti juaj fillojnë të rriten, dhe ju vetë bëheni më aktivë.

5. Menaxhoni energjinë tuaj

Është e rëndësishme të ruani dhe zhvilloni forcën tuaj fizike dhe mendore. Më pas do të jeni të fokusuar në punën tuaj çdo ditë dhe do të jeni në gjendje ta bëni atë me efikasitet.

Flini mjaftueshëm gjumë

Sa më mirë të flini, aq më produktiv punoni. Nëse keni mungesë gjumi dhe nuk mund të ngriheni nga shtrati në mëngjes, provoni të futni ritualet e mbrëmjes në orarin tuaj. Kërkoni ato që ju përshtaten personalisht.

Pushoni shpesh

Themeluesi i Strategic Coach, Dan Sullivan beson se ka dy mënyra për të parë botën: përmes prizmit të kohës dhe përpjekjes, ose përmes prizmit të rezultateve.

Për të përfituar sa më shumë nga gazi me koston më të ulët, Sullivan sugjeron të keni "ditë pushimi" të rregullta. Këto janë 24 orë gjatë të cilave nuk keni nevojë të bëni asgjë në lidhje me punën. Gjatë kësaj pauze, do të keni një pushim dhe rimbushje të mirë. Dhe atëherë mund të përdorni të gjithë energjinë dhe kreativitetin tuaj për të arritur rezultatet më të mira.

Në vend që të mendoni për fundjavën tuaj si një shpërblim, trajtojeni atë si një parakusht për sukses.

Dan Sullivan

Keni një orë energjie çdo mëngjes

Kushtojini vetes një orë e gjysmë: meditoni, ushtroni, lexoni, hani mëngjes të shëndetshëm, bëni një listë falënderimesh dhe planifikoni cilat tre detyra të rëndësishme do të bëni sot.

Këto rituale të mëngjesit ju motivojnë dhe ju vendosin për një ditë produktive. Përzieni disa detyra të ndryshme derisa të gjeni një kombinim që funksionon për ju.

Mos thuaj më shpesh

Harrojeni vetëm të punoni më gjatë dhe më shumë. Mos u thoni "po" atyre njerëzve, veprave dhe gjërave që ju harxhojnë energji dhe nuk janë të dobishme.

Në vend të kësaj, kushtojini kohën dhe energjinë tuaj detyrave që prodhojnë rezultatet më të mëdha dhe ju bëjnë më të lumtur.

Dallimi midis njerëzve të suksesshëm dhe atyre shumë të suksesshëm është se këta të fundit u thonë jo pothuajse të gjithëve.

Warren Buffett sipërmarrës, investitor

Ndaloni të përpiqeni për përsosmëri

Shumë njerëz janë vazhdimisht duke u përgatitur për veprim. Ata janë duke pritur për momentin e duhur për të filluar - vetëm atëherë mund të bëjnë diçka perfekte.

Një ndjenjë e perfeksionizmit flet tek ne. Por problemi është se ai moment i dëshiruar mund të mos vijë kurrë.

Thjesht shkoni dhe filloni të punoni, duke bërë më të mirën tuaj, dhe në fund do të jeni të kënaqur.

6. Matni dhe analizoni

Çelësi për një plan të suksesshëm produktiviteti është progresi i matshëm.

Qëllimet e paqarta dhe të përbashkëta nuk na bëjnë të ndihemi mirë për punën e bërë. Kur shohim vizualisht përparimin tonë ose arrijmë qëllime specifike, ndihemi shumë më të lumtur dhe më të sigurt.

Dhe gjurmimi i përparimit tuaj siguron që ju të mos e matni veten me arritjet e të tjerëve. Në fund të fundit, "krahasimi është një hajdut gëzimi", siç tha Theodore Roosevelt.

Vendosni qëllime specifike

Shkruani pesë ndryshime personale dhe profesionale që dëshironi të arrini gjatë tre muajve të ardhshëm. Zgjidhni atë që është më e rëndësishme për ju dhe çfarë mund të bëjë një ndryshim të madh në jetën tuaj.

Formuloni qëllimet në mënyrë që përparimi të mund të gjurmohet. Bëjeni këtë çdo muaj apo edhe një javë.

Vlerësoni efektivitetin

Strategjia juaj e produktivitetit do të ndikojë në mënyrë të pashmangshme në detyrat tuaja të punës. Prandaj, përpara se të filloni një projekt të ri, vendosni kritere personale për suksesin e tij. Më pas analizoni punën e përfunduar për të parë nëse i plotëson këto kritere.

Shkruani atë që është përmirësuar sepse jeni më produktiv. Vini re se çfarë duhet bërë më shumë.

7. Thjeshtoni

Çelësi për të rritur produktivitetin tuaj është thjeshtësia. Dhe është më mirë nëse është thjeshtësi sa më shumë që të jetë e mundur.

Të gjithë ne jemi të rrethuar nga kaq shumë kompleksitete, saqë bëhet e vështirë të mbash gjithçka nën kontroll dhe të fokusohemi tek më e rëndësishmja. Kjo vlen si për jetën personale ashtu edhe për atë profesionale.

Një orar i pakontrollueshëm, një kuti postare e rrëmujshme, një listë e madhe detyrash, një rrëmujë mendimesh, mungesë kohe, një sërë afatesh - çfarëdo qoftë. Kjo shkakton lodhje dhe ndjenjën e një rrethi vicioz. Si rezultat, do të përjetoni lodhje dhe stres të vazhdueshëm.

Prandaj, përpiquni ta mbani jetën tuaj sa më të thjeshtë. Çlironi veten nga aktivitetet joproduktive, që vjedhin energji. Kjo do t'ju lejojë të përqendroheni në atë që do t'ju sjellë rezultatet më të mëdha, gëzimin dhe kënaqësinë.

Këto shtatë rregulla janë themelore, por nuk është e nevojshme që menjëherë të përpiqeni t'i ndiqni të gjitha. Provoni një ose dy fillimisht dhe shikoni se si ndikon në performancën tuaj. Gjëja kryesore është të filloni.