Si të përdorni më mirë sistemin GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Shkrimtari dhe blogeri Leo Babauta shpjegon se si të vazhdoni të planifikoni dhe të hiqni qafe gjithçka që ju pengon të jeni produktiv.

Pse është i nevojshëm ky sistem

Getting Things Done (GTD) është një sistem i njohur për kryerjen e gjërave nga David Allen. Kur e përdorni, absolutisht të gjitha informacionet hyrëse regjistrohen dhe ndahen në lista. Qëllimi është t'i kryeni gjërat duke shpenzuar më shumë kohë për atë që ka vërtet rëndësi.

Me sistemin GTD, ju mund të arrini sukses shumë të madh. Këtu janë vetëm disa prej tyre:

• Ju trajtoni shumë detyra.
• Ju bëheni më të sigurt në veten tuaj.
• Ju zvarritni më pak dhe jeni më pak të hutuar.
• Ata ju besojnë më shumë: të tjerët e dinë që ju gjithmonë e çoni gjithçka deri në fund.
• Ju ftoheni më shpesh të punoni sepse kërkohet një qasje solide ndaj biznesit.
• Ju ndryshoni për mirë - kuptoni se çfarë është me të vërtetë e rëndësishme për ju, bëheni kureshtarë, filloni të mësoni, të ndërtoni marrëdhënie të forta me njerëzit dhe të hiqni qafe modelet e vjetra të perceptimit që ju pengojnë.
• Ju fitoni më shumë.
• Ju jeni në gjendje të krijoni një startup të suksesshëm ose të ndërtoni një kompani të madhe.
• Ju mund të ndani idetë tuaja - në një libër, blog ose leksion.

Por për të marrë të gjitha këto përfitime, duhet të kuptoni se si ta përdorni sistemin në mënyrë efektive dhe të zbuloni se çfarë po e pengon atë. Leo Babauta, shkrimtar dhe autor i blogut të njohur Zen Habits, shpjegon se çfarë duhet të bëni për këtë.

Si të përdorni sistemin GTD në mënyrë më efikase

Zbuloni se çfarë ju pengon të jeni produktiv

Zakoni i zvarritjes. Ju hezitoni t'i qaseni detyrës për shkak të kompleksitetit të saj: ose mendoni se nuk do ta përballoni dot, ose nuk e keni kuptuar fare. Kjo është zvarritje.

Zakoni i shpërqendrimit. Keni arritur të filloni, por menjëherë kaloni në një detyrë tjetër. Të njëjtat dyshime dhe pasiguri ju shtyjnë ta shtyni atë në favor të një ushtrimi më të lehtë ose thjesht të filloni të vrisni kohën. Ky ndërrim i vazhdueshëm çon në një humbje të përqendrimit. Në të njëjtën kohë, duket se do të jeni pafundësisht të zënë.

Perfeksionizmi. Nuk mund të filloni të punoni për një kohë të gjatë, sepse tani nuk është koha e duhur për këtë. Ose e shtyni plotësimin e tij sepse nuk ishte perfekt.

Për shembull, ju dëshironi të filloni një blog, por nuk e bëni, sepse derisa të gjeni platformën dhe temën e përsosur për të, nuk keni kohë të lirë të mjaftueshme dhe nuk keni ende një listë me ide të shkëlqyera. Ose keni shkruar një artikull dhe nuk e publikoni sepse materiali duhet ende të finalizohet - në fakt, thjesht nuk guxoni.

Mjedisi. Njerëzit prishin planet tuaja, mos bëni asgjë në kohë, ndërlikojnë gjithçka, prishin, ankohen dhe mërziten. Dhe, duke u mbështetur te njerëzit e tjerë, ndonjëherë është e vështirë të arrini qëllimet tuaja. Më shpesh sesa jo, ky është vetëm një justifikim për veten tuaj.

Shpërqëndrimet. Këta janë njerëz, çdo ngjarje, problem. Ata ndërhyjnë në punën tuaj. Diçka që mund ta kontrolloni, disa nuk mundeni.

Lodhja. Jeni të lodhur, të uritur, të rraskapitur, të hutuar ose të mërzitur. Probleme si këto pengojnë përqendrimin dhe realizimin e gjërave.

Në këtë rast, ju vetëm duhet të rimbusheni: bëni një sy gjumë, bëni një shëtitje, meditoni.

Ose merrni përsipër detyra që nuk kërkojnë shumë energji: renditni postën tuaj, bëni rutinën administrative. Nëse lodhja është vërejtur për një kohë të gjatë, rishikoni dietën dhe gjumin tuaj.

Frika, dyshime, ndjenja e pafuqisë dhe vetë-dyshimit. Ato janë në qendër të shumicës së pengesave të përmendura më sipër.

Përcaktoni se çfarë ju mungon për të punuar në mënyrë më efikase

Pikat e përzgjedhura do të jenë zgjidhja e problemeve të përmendura më sipër.

Aftësia për të dhënë përparësi. Ju mund të arrini sukses nëse ia kushtoni pjesën më të madhe të kohës detyrave të rëndësishme. Kur jeni të zënë me aktivitete jo-thelbësore ose kur kaloni vazhdimisht midis aktiviteteve, jeni më pak efektiv. Ju duhet të zgjidhni një problem të rëndësishëm dhe të përqendroheni vetëm në të.

Gradualisht, do të mësoni të identifikoni se cilat detyra dhe projekte kanë vlerë të madhe për ju. A është më e rëndësishme t'i përgjigjeni mesazheve sesa të shkruani një artikull? Çfarë është më e dobishme për karrierën tuaj, lumturinë, shëndetin?

Aftësia për të filluar biznesin në mënyrë korrekte. Është tendenca për të zvarritur një nga problemet më të zakonshme dhe më të dhimbshme që pengojnë arritjen e një qëllimi. Prandaj, gjëja më e rëndësishme në përfundimin e detyrave është të filloni.

Përqendrohuni në hapin e parë, më të vogël. Sa më i vogël. Krijoni një mjedis që e bën më të lehtë fillimin. Për shembull, kur vetë Leo donte të zhvillonte zakonin e vrapimit, ai u fokusua vetëm në veshjen e atleteve dhe daljen nga shtëpia.

Punë me sprint. Kjo qasje ju ndihmon të përballeni me shumë detyra dhe shpërqendrime. Kjo teknikë quhet edhe Pomodoro. Ai bazohet në ndarjen e punës në intervale të shkurtra 15-25 minuta (sprinte), gjatë të cilave duhet të përqendroheni vetëm në një detyrë, pa u shpërqendruar nga asgjë tjetër.

Kjo pasohet nga një pushim i shkurtër, pas së cilës filloni një sprint të ri. Nëse nuk e keni përdorur kurrë këtë metodë, mund të organizoni disa segmente të tilla pune në ditë dhe pas një jave, filloni të rrisni gradualisht numrin e tyre.

Menaxhimi i listës së detyrave. Ndihmon për t'u përqendruar dhe përballuar çdo gjë të planifikuar. Por përpiquni të mos ndërlikoni shumë. Gjeni një program të thjeshtë planifikues, shkruani gjithçka që duhet të bëni në të ardhmen e afërt dhe çdo ditë zgjidhni se në cilat detyra do të përqendroheni sot.

Programoni tre detyra të rëndësishme dhe tre të vogla për ditën - ky numër mund të ndryshojë në varësi të kohëzgjatjes së ditës suaj të punës, kompleksitetit të detyrave dhe shpejtësisë së përfundimit të tyre.

Aftësia për të pranuar gabimet. Perfeksionizmi pengon realizimin e gjërave. Prandaj, mos u shqetësoni aq shumë për përsosmërinë e punës suaj sesa për përfundimin e saj. Përmbaju rregullit të "projektit të parë të keq" nga shkrimtarja Ann Lamotte.

Ajo është e bindur se e vetmja mënyrë për të filluar të shkruajë mirë (dhe për të filluar ta bëjë fare) është të skicosh një draft të dobët dhe të padobishëm. Pas një kohe, do t'i riktheheni rezultatit dhe do ta lustroni.

Puna në një mënyrë pasigurie. Frika dhe vështirësitë do t'ju ndjekin shpesh. Prandaj, është shumë e dobishme të mësoni se si të punoni në një gjendje të kësaj pasigurie: të mbani veten nën kontroll, të mos fshiheni nga detyrat dhe përvojat e brendshme dhe të mos ankoheni.

Për ta bërë këtë, sa herë që vëreni diçka të tillë pas vetes, lini gjithçka mënjanë dhe përpiquni të ndjeni gjendjen tuaj. E pranoj atë. Kushtojini vëmendje ndjesive tuaja fizike. Sigurohuni që pasiguria dhe shqetësimi të jenë në rregull. Mësoni të vlerësoni momentet ashtu siç janë.

Aftësia për të parë pamjen e madhe. Është një gjë të jesh plotësisht i përqendruar në një detyrë të vetme dhe krejt tjetër të jesh në gjendje ta shikosh situatën në tërësi. Një analizë e përgjithshme e situatës duhet të bëhet në mëngjes dhe në mbrëmje, si dhe disa herë gjatë ditës - në rast se keni nevojë të rregulloni planin e veprimit.

Të gjithë ne ndonjëherë jemi të hutuar, të ndërprerë dhe përballemi me vështirësi të paparashikuara. Për të qëndruar produktiv, duhet të mësoni të ndryshoni fokusin kur është e nevojshme.

Aftësia për të qenë përgjegjës. Para së gjithash, do të thotë të mos fajësoni njerëzit e tjerë për të gjitha vështirësitë me të cilat përballeni në rrugën drejt arritjes së qëllimit tuaj. Merrni përgjegjësinë e plotë për pjesën tuaj të punës.

Bëhuni lider - tregoni iniciativën, ndiqni suksesin e të gjithë ekipit, edhe nëse jeni një vartës i thjeshtë në të.

Komunikimi i hapur. Të tilla që të gjithë të kuptojnë qartë përgjegjësitë dhe kufijtë e tyre, si dhe pasojat e mosrespektimit. Kjo do të ndihmojë në krijimin e një strukture në të cilën të gjithë të përfshirët mund të punojnë më lehtë dhe me efikasitet. Mundohuni t'i trajtoni njerëzit me sinqeritet dhe pozitivitet, pavarësisht nga të gjitha të metat e tyre.

Aftësia për të planifikuar. Bollëku i detyrave në ditar nuk kontribuon në arritjen e qëllimit në asnjë mënyrë. Në vend të kësaj, është më mirë të bëni një listë minimale duke iu përgjigjur pyetjeve të thjeshta. Si ta nisni ditën për të përfunduar detyrat e rëndësishme? Si të vraponi sprinte në mënyrë që askush të mos ju shpërqendrojë? Për çfarë ju duhet të merrni përgjegjësi? Kur ia vlen të marrësh postën tënde? Në cilën orë duhet të planifikoj takime? Si do ta vlerësoni ditën tuaj?

Përgjigjet do t'ju ndihmojnë të planifikoni ditën tuaj. Mos u përpiqni që ajo të jetë e përsosur. Duke analizuar atë që po ndodh, me kalimin e kohës do të gjeni opsionin më të mirë.

Ku të filloni përmirësimin

Bëni një plan të thjeshtë. Nuk është aspak e nevojshme të përpiqeni të zotëroni të gjitha aftësitë që mungojnë menjëherë. Për fillestarët, është më mirë të përqendroheni në katër të parat që do të praktikoni çdo ditë:

• Prioritetizimi dhe përcaktimi i detyrave për ditën.
• Punë me sprint.
• Meditimi - kur ndjeni frikë, pasiguri ose pasiguri.
• Analiza në fund të ditës dhe rishikimi i planit.

Vini re se çfarë do të bëni dhe si. Tregojini planin që rezulton dikujt që njihni dhe raportojini atij çdo ditë për një javë. Premtoni çdo javë të ndani sukseset, sfidat dhe mënyrën se si do të përgatiteni për fillimin e një periudhe të re shtatëditore.

Merrni 10 minuta çdo mbrëmje për të rishikuar se si shkoi dita juaj dhe nëse i keni plotësuar të gjitha pikat në planin tuaj. Shkruani çfarë ndodhi, çfarë pengoi, si mund të përshpejtoni lëvizjen përpara.

Me kalimin e kohës, sprintet, meditimi dhe aftësitë e tjera do të bëhen më të lehta për ju. Pastaj filloni të mësoni qasje të reja dhe efektive ndërsa përmirësoni gradualisht sistemin tuaj. Gjëja kryesore është të mbani mend të praktikoni.