Si të aplikoni në mënyrë efektive sistemin GTD në jetë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Një plan hap pas hapi, pas të cilit mund ta zbatoni lehtësisht këtë teknikë produktiviteti në jetën tuaj, të vendosni prioritete dhe të gjeni gjithmonë kohë për gjëra të rëndësishme.

Ky material është një vazhdim i artikullit "". Së pari, ia vlen të njiheni me të, pasi shumë nga konceptet e përdorura shpjegohen në detaje atje.

Ky artikull është një udhëzues hap pas hapi se si të aplikoni GTD në jetën reale. Kur shkruaja, unë iu përmbahesha parimeve të mëposhtme:

• Shkathtësi. Idetë e përshkruara këtu janë universale dhe me ndihmën e tyre të gjithë do të ndërtojnë për vete një sistem GTD që do të funksionojë pikërisht me shërbimet me të cilat janë mësuar.
• Thjeshtësia. Sistemi duhet të jetë intuitivisht i lehtë për t'u përdorur. Një minimum kohe dhe energjie duhet shpenzuar për futjen dhe përpunimin e informacionit, si dhe për planifikimin e hapave të ardhshëm. Vetëm atëherë sistemi do të funksionojë afatgjatë dhe madje edhe pas pushimeve të gjata: për shembull, nëse shkoni me pushime për një muaj, atëherë kur të ktheheni, do të jeni në gjendje të rivendosni qasjen tuaj ndaj menaxhimit të biznesit.
• Besueshmëria. Gjëja më e rëndësishme është të jeni të sigurt në sistemin tuaj, domethënë, se nuk do të harroni asgjë të planifikuar, pasi do të shihni një kujtesë në kohën e duhur.
• Përqendrimi në atë që është e rëndësishme. Sistemi duhet t'ju ndihmojë të përqendroheni në atë që po bëni në këtë moment dhe në ato gjëra që janë të rëndësishme në planin afatgjatë.
• Kënaqësi. Sistemi i menaxhimit të çështjeve dhe detyrave duhet t'ju sjellë kënaqësi. Për shembull, kur shtriheni në divan pas një dite të vështirë në punë me telefonin në duar, kaloni detyrat e përfunduara nga lista dhe merrni kënaqësi të vërtetë prej saj. Sidomos kur vizualizohet ende nga rritja e grafikut tuaj të produktivitetit.

5 fazat kryesore të sistemit GTD

Faza 1. Mbledhja e informacionit

Është e nevojshme të mblidhen absolutisht të gjitha rastet, madje edhe ato më të voglat, atëherë vetëdija jonë do të jetë e pastër dhe ne do të veprojmë sa më produktivisht të jetë e mundur.

Kjo është arsyeja pse listat standarde të detyrave nuk funksionojnë, sepse shumica e njerëzve shpesh regjistrojnë vetëm gjërat më të rëndësishme, dhe qindra detyra që nuk janë aq të rëndësishme nuk merren fare parasysh. Por janë pikërisht detyra të tilla të vogla, duke i kujtuar rregullisht vetes, ato që përdorin një pjesë të konsiderueshme të burimeve të trurit dhe krijojnë përvoja shtesë që çojnë në lodhje dhe stres.

Një nga parimet e rëndësishme të sistemit GTD është shkarkimi i plotë i të gjitha detyrave nga koka juaj dhe vendosja e tyre në një sistem të besueshëm që do t'ju ndihmojë të mbani mend gjërat e rëndësishme në kohën e duhur.

Ju gjithashtu duhet të keni parasysh se duhet të ketë një numër minimal koshash për mbledhjen e informacionit në hyrje. Idealisht, një. Atëherë do të jetë më e lehtë për t'u trajtuar.

Faza 2. Përpunimi i informacionit

Në këtë fazë, ne përpunojmë informacionin që ndodhet në Inbox.

Ekzistojnë tre opsione se si mund të vazhdojmë në këtë fazë:

• Shënoni detyrën si "Veprim", duke treguar hapin tjetër për përfundimin e saj dhe afatin. Ju mund të kapërceni specifikimin e një afati nëse nuk keni ende një kuptim të qartë se kur duhet të përfundoni detyrën.
• Zhvendosni informacionin te "Direktoria" nëse nuk keni nevojë të bëni asgjë me të, por mund të jetë i dobishëm në të ardhmen.
• Fshini informacionin, duke përcaktuar se është "Trash": domethënë, nuk keni nevojë të bëni asgjë me të dhe nuk do të jetë i dobishëm në të ardhmen.

Faza 3. Organizimi i aktiviteteve

Të gjitha veprimet kalojnë në gypin tjetër.

Filtri 1 - "Clipping"

Bëjini vetes pyetjen: a duhet ta bëj vërtet këtë veprim? Nëse keni dyshime, fshijeni atë.

Filtri 2 - "Delegimi"

Bëjini vetes pyetjen: nëse kjo duhet bërë, atëherë a duhet ta bëj vërtet personalisht? Nëse jo, ne delegojmë dhe tregojmë personin përgjegjës, rezultatin përfundimtar, fazat e ndërmjetme të kontrollit (pikat nodale) dhe afatin.

Nëse veprimi do të kryhet nga ju, shkoni te filtri tjetër.

Filtri 3 - "Veprim"

Bëjini vetes një pyetje: a do të zgjasë ky veprim më shumë se 2-5 minuta? Nëse jo, bëjeni tani dhe lironi kokën. Nëse po, ju lutemi regjistrohuni.

Veprimet në sistem mund të jenë të llojeve të mëposhtme.

"Veprimet e mëposhtme" - detyra të thjeshta që përbëhen nga një veprim (telefononi, shkruani, shkoni, e kështu me radhë). Për shembull, aksioni "Ndrysho gomat e dimrit në rrota" do të përbëhet nga veprimet e mëposhtme të thjeshta: telefononi dhe regjistrohuni për një shërbim makinë, planifikoni një orë në kalendar dhe shkoni në një servis makinë në kohën e duhur.

Është i përshtatshëm për të mbledhur veprime të tilla në lista sipas vendit dhe rrethanave (lista kontekstuale). Mund të jetë lista In Store, ku listoni gjithçka që ju nevojitet për të blerë kur jeni në dyqan, ose lista In the Chair, ku shtoni gjërat dhe detyrat që mund të bëni në mbrëmje pas punës në karrigen tuaj të preferuar.. Ose një listë me "pyetjet e shefit", ku shkruani të gjitha pyetjet që keni për shefin tuaj, në mënyrë që t'i zgjidhni të gjitha me një hap.

Zakonisht i regjistroj të gjitha veprimet e tilla ose në "Kalendarin e Google" (caktimet dhe ngjarjet), ose në Todoist, një shërbim cloud ku është i përshtatshëm për të organizuar detyrat.

"Projektet" - detyra që kërkojnë më shumë se një hap për të përfunduar. Për të nisur projektin, duhet të përshkruani hapat e parë për zbatimin e tij dhe të lini një kujtesë të tij në një sistem të besueshëm. Si rezultat, projekti kthehet në një zinxhir veprimesh të thjeshta, secila prej të cilave mund të kryhet në pesë minutat e ardhshme dhe të marrë rezultatin.

Unë postoj projekte në kartat Trello. Karta është një enë ideale për projektet ku mund të vendosni:

• përshkrimi dhe qëllimi i projektit;
• lidhje me dokumente të tjera në lidhje me projektin;
• emrat e personave përgjegjës;
• Afati i fundit;
• listat kontrolluese me hapat e mëposhtëm;
• komente mbi projektin;
• dosjet e nevojshme dhe kështu me radhë.

Veprimet e vonuara … Nëse nuk mund të planifikojmë veprimet e ardhshme pa ngjarje ose informacione shtesë (për shembull, ne presim që një mik të dërgojë numrin e telefonit të një shërbimi makine, ku është e mundur të ndërrohen gomat me përfitim), ne vendosim veprime të tilla në "Shtyrë " listë. Opsionale, mund të vendosni një kujtesë për të kontrolluar diçka.

Listat e tilla të detyrave mund të strukturohen gjithashtu si lista kontekstuale. Për shembull, bëni një listë me detyrat që i keni caktuar asistentit tuaj.

Lista "Një ditë" përmban detyra që nuk kërkojnë veprim aktiv tani, por që ne do të donim t'i përmbushnim në të ardhmen.

Ajo mund të jetë:

• libra, video trajnime dhe kurse që dëshironi të blini;
• aftësi të dobishme që dëshironi të zotëroni;
• vendet që dëshironi të vizitoni;
• gjërat që dëshironi të blini.

Ju duhet ta shikoni periodikisht këtë listë, të mbani shënime dhe t'i ktheni ato në qëllime për të cilat do të punoni.

Faza 4. Rishikim i rregullt

Që sistemi të funksionojë, është e nevojshme që rregullisht të rishikohen detyrat dhe projektet kryesore në mënyrë që të fshihen ato që nuk janë më relevante, dhe të renditen të rejat sipas përparësisë dhe t'i dërgojnë në punë.

Për ta mbajtur këtë rishikim në baza të rregullta, ndiqni këto këshilla:

• Lini 30-60 minuta në orarin tuaj për rishikim (fillimisht një herë në javë do të jetë e mjaftueshme).
• Bëni një listë kontrolli ose plan për një rishikim të tillë, ku shkruhet sekuenca, çfarë vjen më pas. Ky plan nuk duhet të jetë shumë i ndërlikuar dhe rishikimi nuk duhet t'ju marrë shumë kohë, ose thjesht nuk do ta bëni rregullisht.

Më poshtë është një shembull i listës time kontrolluese të përmbledhjes javore. E bëra në formatin e një fletë mashtrimi me një sekuencë veprimesh, e cila përshkruan shërbimet / dokumentet që shikoj. Mund ta rregulloni me një listë të rregullt ose të vizatoni një diagram të lirë që është i përshtatshëm për ju.

Shtypni katër nga këto lista kontrolli në muaj. Gjatë rishikimit javor, merrni njërën prej tyre në dorë dhe kaloni artikujt e përfunduar nga lista. Ky ushtrim i thjeshtë do t'ju motivojë të vazhdoni të bëni këto rishikime.

Faza 5. Veprimet

Kur të hartohet plani për javën, atëherë mbetet për të vepruar. Shmangni një nga gabimet më të mëdha të fillestarëve të GTD-së kur kaloni shumë kohë duke organizuar detyrat në vend që t'i përfundoni ato.

Këtu janë disa këshilla për t'i bërë veprimet tuaja më efektive.

1. Bëni një plan për ditën bazuar në planin për javën. Ndani ditën tuaj në blloqe, duke bërë 2-3 blloqe për detyra të rëndësishme dhe disa blloqe për detyra të tjera. Kohëzgjatja e blloqeve është mesatarisht 60-120 minuta. Fusni kohën e lirë midis blloqeve për detyra të paparashikuara.
2. Punoni në sistemin Pomodoro, për këtë mund të vendosni një kohëmatës në telefonin tuaj. Thelbi i tij është i thjeshtë: çdo 25-30 minuta punë, bëni një pushim për pesë minuta, dhe pas bllokut të tretë të punës - një pushim më të gjatë (15-30 minuta). Totali është tre blloqe prej 30 minutash, me pushime prej pesë minutash, të ndjekura nga një pushim i gjatë 15-30 minuta. Mund të bëni 2-4 cikle të tilla në ditë, varësisht se sa shpesh jeni të hutuar.
3. Gjatë blloqeve me gjëra të rëndësishme, përpiquni të mos shpërqendroheni nga njerëzit e tjerë dhe tingujt e jashtëm (për këtë, mund të aktivizoni muzikë speciale për përqendrim në kufje).
4. Përcaktoni kur niveli juaj i energjisë është më i lartë (për shembull, nga ora 7 deri në 9 të mëngjesit) dhe gjatë kësaj kohe bëni gjërat më të rëndësishme që ju afrojnë me qëllimet tuaja personale.
5. Mos planifikoni shumë gjëra të rëndësishme për ditën: 1-3 mjaftojnë. Është e rëndësishme që në fund të ditës, pasi të keni parë detyrat e kryqëzuara në planin tuaj, të jeni të kënaqur dhe të bëni të njëjtin plan realist për nesër.