Si të bëni më shumë dhe të punoni më pak

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Në 4, 5 orë, mund të arrini të bëni shumë më tepër sesa në një ditë të plotë në zyrë. Sot publikojmë gjashtë këshilla interesante nga Elena Prokopets, një shkrimtare dhe autore udhëtuese, mbi gjetjet kulturore.

Dje kalova dy kufij, përfundova tre projekte në vazhdim me klientët, mbylla një marrëveshje me perspektiva të mëdha dhe në mbrëmje darkova në shtëpi me shpirtin tim binjak.

Unë punoj 25 orë në javë, fle tetë orë në ditë, nuk kam orar dhe gjithsesi arrij të bëj shumë më tepër gjëra sesa kur isha ngjitur në tryezën time të zyrës për më shumë se 60+ orë në javë.

Unë jam larg të qenit mbinjerëzor. Gjithçka e përshkruar më sipër është vetëm një shembull ilustrues.

E shihni, duke qenë i pavarur nga vendi dhe duke punuar për veten time për më shumë se një vit, mësova disa mësime të vlefshme për efikasitetin dhe menaxhimin e kohës sime.

Më poshtë është një listë e hakimeve të jetës që mund të duken shumë të thjeshta. Megjithatë, sapo t'i provoni vërtet, do të vini re se detyrat tuaja kërkojnë gjithnjë e më pak kohë.

1. Përfitoni nga efekti Zeigarnik

Truri ka një funksion ndërhyrës të integruar për t'ju kujtuar vazhdimisht gjërat që keni lënë të papërfunduara, duke ju shtyrë të përfundoni detyrën. Ky është efekti Zeigarnik dhe do t'ju ndihmojë të përfundoni detyrat që keni filluar tashmë.

Nuk ka rëndësi nëse ju pëlqen që problemi të zgjidhet apo jo, bëni të paktën një hap të vogël drejt tij.

Përballeni me një krizë krijuese dhe nuk dini të shkruani? Hapni një skedar bosh dhe filloni të shkruani çfarë të doni. Duhet të filloni të planifikoni dasmën tuaj? Filloni duke kërkuar për një buqetë nusërie. A keni nevojë të zhvilloni një strategji marketingu për kompaninë tuaj deri nesër? Regjistroni disa ide në video për të filluar.

Në 99% të rasteve, do të punoni në një detyrë deri në fund.

2. Përdorni mjete për menaxhimin e projektit (jo vetëm për rastet e punës)

Trurit tonë nuk i pëlqejnë detyrat sfiduese. Kur përballet me ndonjë detyrë abstrakte, të themi, "të dalë me një fushatë marketingu mujore", ai menjëherë dekurajohet dhe preferon të bëjë gjërat e lehta që bën.

Kjo është arsyeja pse është e nevojshme të ndahet çdo biznes i madh në disa hapa të thjeshtë, të vegjël dhe të arritshëm.

Këtu hyjnë në lojë mjetet e menaxhimit të projektit. Nuk doni të humbisni asnjë hap të rëndësishëm, apo jo?

Ka një mori aplikacionesh të menaxhimit të projekteve personale falas dhe me pagesë. Më pëlqen më shumë qasja vizuale ndaj menaxhimit.

Ajo që është veçanërisht e mrekullueshme për këtë aplikacion është se ju mund ta strukturoni informacionin ashtu siç ju vjen në mendje - në formën e marrëdhënieve, dhe jo në formë lineare. Kjo do të thotë që në vend që të vizatoni një plan linear hap pas hapi, mund të krijoni një pamje të detajuar të projektit me disa rrjedha veprimesh që ndodhin njëkohësisht ose njëra pas tjetrës. (Lexo më shumë rreth hartës së mendjes dhe mjeteve për të këtu).

Me fjalë të tjera, ju vizatoni një hartë vizuale që ju lejon të shikoni të gjithë projektin, plus kjo ju ndihmon të ndërmerrni hapa të vegjël që të çojnë në qëllimin tuaj.

Këtu është një shembull i një projekti të tillë:

Pse kjo qasje vizuale funksionon mirë për mua (dhe ndoshta funksionon edhe për ju):

1. Gjithmonë e dini se cili hap duhet të jetë më pas, kështu që as nuk i lini vetes një shans për ta zvarritur.
2. Ju keni një pamje të madhe dhe të qartë të qëllimeve tuaja me një shikim.
3. Planifikimi i një projekti të tërë është po aq i lehtë sa ta vizatoni në letër (gjë që e kam bërë më parë), dhe përdorimi i planit është shumë më i përshtatshëm.
4. Nëse punoni në një ekip, do të jetë gjithmonë e qartë se çfarë është bërë tashmë dhe çfarë po bëhet tani. Kjo do të thotë se do të ketë më pak gabime dhe afate të humbura.

Mjete të tjera të njohura që më pëlqen të përdor përfshijnë,, Trello, dhe.

3. Ndryshoni zakonet tuaja

Sot është e lehtë të gjesh informacione se si të vazhdosh me të gjithë biznesin tënd, por sa prej jush i zbatojnë këto këshilla? Edhe unë isha në këtë varkë.

Të gjithë kemi zakone dhe i ndryshojmë shumë. Megjithatë, një zgjidhje e zgjuar për këtë problem mund të gjendet në The Power of Habit të Charles Duhigg. Autori e quan atë cikli i zakonit. Shkurtimisht, një zakon ka tre komponentë: një stimul (shkaku që i paraprin zakonit), sjelljen e zakonshme (në fakt duke përsëritur një veprim) dhe një shpërblim (shpërblimi i jashtëm dhe i brendshëm që merrni për kryerjen e veprimit të zakonshëm).

Tani lajmi i keq është se nuk ka asnjë mënyrë që të mund të ndikoni tek stimujt. Lajmi i mirë është se ju mund të ndryshoni sjelljen që keni.

Ka shumë gjëra joproduktive që kam bërë dhe bëj, por jam ndjerë gjithmonë në faj për faktin që gjëja e parë që në mëngjes nis të postoj në rrjetet sociale dhe mediat. Acarimi i ndarjes së postimeve të reja në blogun tuaj është në rregull. Por e di që mund të kapem shpejt nga shfletimi i pamend në ueb për disa orë dhe kjo do ta bëjë ditën time rrëmujë.

Zgjidhja është të planifikoni se çfarë duhet bërë në rrjete dhe media një natë më parë. Vendosni vetes kohën e saktë kur ta bëni atë dhe bëjeni çdo ditë.

Kjo qasje është e zbatueshme për çdo stimul që çon në sjellje negative.

Sa herë që kryeni një veprim të ri të zakonshëm, sigurohuni që ta shpërbleni veten për të. Krijoni një ritual për veten tuaj që do t'ju ndihmojë të parashikoni sjelljet tuaja negative, të tilla si shfletimi i pamatur në internet, shpenzimi i parave ose ngrënia e ëmbëlsirave dhe shpërblejeni veten me diçka të këndshme sa herë që mund ta shmangni atë.

Përsëriteni për 21 ditë derisa zakoni i ri të ngjitet.

4. Përdorni rregullin e 90 minutave

Rreth 50 vjet më parë, neuroshkencëtari Nathaniel Kleitman zbuloi se trupi ynë shkon nga kulmi në kulm çdo 90 minuta gjatë gjithë ditës. Ky fenomen njihet edhe si ritmi ultradian. E thënë thjesht, ne mund të jemi produktivë vetëm për 90 minuta.

Çfarë ndodh pas 90 minutash? Ne fillojmë të kërkojmë lëndë djegëse shtesë në formën e kafeinës, karamele ose hormoneve tona të stresit: adrenalinë, norepinefrinë dhe kortizol. Në këtë moment, ne humbasim fokusin, pushojmë së menduari qartë dhe të shohim të gjithë pamjen.

E djeshmja ime shkoi kështu: Unë arrita në aeroport dhe punova në një kafene 90 minuta para hipjes (nuk kishte Wi-Fi), pashë një film gjatë fluturimit dhe u ktheva në punë në tren nga Zvicra në Francë. Kur u ktheva në shtëpi, kontrollova shpejt kutinë time postare, hëngra darkë dhe punova edhe për 90 minuta të tjera.

Si rezultat, në vetëm 4.5 orë bëra pjesën më të madhe të punës për të cilën do të kisha kaluar një ditë 8-orëshe më parë.

5. Jepini prioritet të fundit

Një ekzekutiv i Pentagonit përmblodhi shkëlqyeshëm thelbin e kësaj këshille:

Së pari, bëj një listë prioritetesh: e para, e dyta, e treta, e kështu me radhë. Dhe pastaj kaloj gjithçka poshtë të tretës.

Ky është rregulli i artë për çdo listë të detyrave të përditshme. Zhvendoseni të gjitha detyrat pas së tretës në ditën tjetër.

Nuk mund të përcaktoni se cilat detyra janë më të rëndësishme?

1. Merrni parasysh nëse ka një varësi midis detyrave. A është e mundur të ndërmerret hapi A pa marrë hapin B? Nëse jo, atëherë detyra B është më e rëndësishme. Zgjidhni ato detyra që ndikojnë në suksesin tuaj të ardhshëm.
2. Përdorni një matricë vendimi.

Çdo gjë në këndin e sipërm të djathtë duhet të shënohet me etiketën "Bëje tani". Problemet me ndikim të lartë, të cilat janë të vështira për t'u realizuar, duhet të përzihen me të tjera, më pak të vështira. Detyrat me pak ndikim që janë të lehta për t'u bërë ia vlen të delegohen.

6. Organizoni një "ditë aeroporti"

Për mua, një vend superproduktiv pune janë aeroportet dhe aeroplanët. Në fakt, unë preferoj të lidh fluturimet më shpesh sesa fluturimet direkte (ato, ndër të tjera, janë më të lira me të paktën 100 dollarë), dhe përpiqem të kryej sa më shumë detyra në ditët kur jam në rrugë, dhe jo kur punoj nga shtëpia.

Tani më lejoni të shpjegoj.

Ju keni një kohë rreptësisht të kufizuar (para nisjes ose para hipjes) dhe Wi-Fi falas të kufizuar. Kjo do të thotë që ju mund të vraponi 90 minuta për të qëndruar produktiv.

Nuk keni asgjë për të shpërqendruar kur jeni në aeroplan: telefoni juaj është i fikur dhe ka vetëm punë të pastër e efikase që duhet bërë në një kohë të kufizuar. Shpesh përpiqem të rikrijoj një atmosferë të ngjashme në shtëpi: fik internetin dhe bëj punën time për 90 minuta pa u shpërqendruar nga asgjë tjetër.

Le të përmbledhim. Këtu është një plan për të bërë më shumë dhe për të punuar më pak:

1. Merrni hapin e parë në biznesin tuaj dhe lëreni efektin Zeigarnik t'ju ndihmojë ta përfundoni atë.
2. Përdorni mjetet e menaxhimit të projektit për të qenë të qartë se çfarë duhet bërë dhe qëndroni të fokusuar.
3. Ndiqni irrituesit tuaj dhe kthejini ato në zakone pozitive.
4. Përdorni rregullin e 90 minutave.
5. Përcaktoni prioritetet dhe punoni në detyrat më të rëndësishme.
6. Eliminoni çdo gjë që ju shpërqendron. Për shembull, jepini vetes një "ditë aeroporti".