Si të dërgoni punonjës në udhëtime pune pa dokumente: përvoja personale

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Ne ju tregojmë për problemet kryesore me udhëtimet e biznesit dhe shpjegojmë se si mund t'i zgjidhni ato.

Problemi # 1. Sistemi i ngadaltë i miratimit

Çdo udhëtim është një grumbull korrespondence në të cilën unë veproj si ndërmjetës. Duhet shumë kohë për të dërguar mesazhe, përveç kësaj ka një shans për t'u hutuar dhe për të bërë gabime, veçanërisht kur disa njerëz janë duke fluturuar.

Një herë keqkuptova një punonjës dhe rashë dakord për një biletë për fluturimin e gabuar. Ajo ishte e pakthyeshme, kështu që kompania duhej të shpenzonte para për një biletë të dytë, me datën e saktë, dhe të humbiste rreth 10 mijë rubla.

Si ta zgjidhni problemin

I shkurtër: automatizoni procesin.

Shërbimet për rezervimin në internet të udhëtimeve përballen me këtë detyrë - e testova. Mund të përdoret për të planifikuar udhëtime pune, për të blerë bileta ajrore dhe treni dhe për të rezervuar hotele. Nuk keni nevojë të paguani për lidhjen dhe përdorimin e shërbimit.

Shërbimi mund të përdoret jo vetëm nga drejtuesi dhe menaxheri i zyrës, por edhe nga të gjithë punonjësit e kompanisë. Nuk ka asnjë kufi në numrin e përdoruesve, kështu që ngarkova menjëherë të dhënat e të gjithë djemve që shkojnë në udhëtime pune në profilin e Lifehacker në OneTwoTrip për Biznes. Mund ta shtoni manualisht ose nga skedarët XLS dhe CSV. Për ta bërë këtë, në seksionin "Punonjësit" ekziston një buton "Import".

Kur shtoni një përdorues, mund të futni menjëherë të dhënat e pasaportave ruse dhe të huaja, në mënyrë që të mos i plotësoni përsëri çdo herë.

Për çdo punonjës, mund të vendosni një kufi udhëtimi dhe të kufizoni të drejtat e aksesit. Për shembull, vendosni një kufi për një porosi dhe zgjidhni një hotel deri në tre yje. Kur një punonjës largohet, profili i tij bllokohet. Ai nuk do të mund të hyjë në llogarinë e tij personale, por e gjithë historia dhe raportimi për të do të mbeten.

Kjo e thjeshtoi shumë punën time: një punonjës mund të hyjë në llogarinë e tij personale me fjalëkalimin e tij, të zgjedhë fluturimin dhe hotelin e dëshiruar dhe t'i rezervojë ato pa paguar. Për të rënë dakord për biletat, nuk keni nevojë të dërgoni pamje nga ekrani në Telegram: drejtori, si administrator, sheh rezervimet dhe porositë e të gjithë punonjësve në seksionin "Urdhërat".

Problemi # 2. Kostot e larta

Ne përpiqemi të planifikojmë udhëtime paraprakisht në mënyrë që të blejmë bileta më lirë. Vërtetë, kjo nuk funksionon gjithmonë.

Si ta zgjidhni problemin

I shkurtër: kurseni biletat dhe hotelet duke i blerë ato nëpërmjet shërbimit të udhëtimit online.

OneTwoTrip për Biznes garanton që biletat e linjës ajrore kushtojnë njësoj ose më lirë se sa për individët.

Kursimet arrihen nëpërmjet qarkullimit të lartë dhe kontraktimit të drejtpërdrejtë me linjat ajrore dhe hotelet.

Faqja ofron rreth 2 milion opsione akomodimi për buxhete të ndryshme: hotele, apartamente, bujtina. Më shumë se 1000 nga më të njohurit kanë marrëdhëniet e tyre me OneTwoTrip për Biznes. Nëse objekti që i nevojitet klientit nuk është në sistem, shërbimi mund të lidhë kontratë me të sipas kërkesës.

Nëse planet konfirmohen dhe udhëtimi miratohet, biletat mund të blihen me dy klikime. Nëse jo, thjesht anuloni rezervimin tuaj. Të gjitha kartat e besnikërisë së linjës ajrore janë të vlefshme, kështu që mund të vazhdoni të grumbulloni milje. Shërbimi organizon promovime me bankat: për shembull, mund të kthejë paratë e gatshme me shpërblime për blerjet me një kartë korporate.

Problemi # 3. Bileta dhe faturim i gjatë

Kur biletat dhe hoteli janë rënë dakord me menaxherin, unë kontaktoj linjën ajrore dhe hotelin për të marrë një faturë për pagesë. Çdo organizatë ka rregullat e veta të pagesës për personat juridikë: diku duhet të shkruani në postë elektronike, diku duhet të plotësoni një skedar Excel me detajet e kompanisë, diku - një formular në faqen e internetit. Ndodhi që më duhej të telefonoja vazhdimisht linjën telefonike për të marrë dokumente. Duhet shumë kohë, dhe lëshimi i biletave ndonjëherë zgjat disa ditë. Disa kompani nuk u lëshojnë fare fatura personave juridikë. Në raste të tilla, duhet të hiqni dorë nga blerja dhe të kërkoni një fluturim ose hotel tjetër.

Si ta zgjidhni problemin

I shkurtër:paguani biletat dhe hotelin me një faturë në faqen e internetit të shërbimit për organizimin e udhëtimeve të biznesit.

Në OneTwoTrip për Biznes, unë dhe punonjësit e tjerë që kanë akses të përshtatshëm mund të rezervojmë dhe paguajmë biletat dhe hotelet aq lehtë sa individët. I gjithë procesi zgjat 2-3 minuta: futni llogarinë tuaj personale, plotësoni datën dhe destinacionin dhe zgjidhni fluturimin e dëshiruar. Nuk keni nevojë të vendosni të dhënat e pasaportës dhe numrin e kartës së bonusit, ato do të ngarkohen automatikisht kur të zgjidhni një punonjës nga lista.

Përveç kësaj, ju mund të krijoni një itinerar kompleks ose të organizoni udhëtimin tuaj në mënyrë më fleksibël. Për shembull, fluturoni një ditë me linja ajrore të ndryshme: në mëngjes nga Ulyanovsk në Moskë me Aeroflot, dhe në mbrëmje përsëri në Pobeda. Kjo lejohet sepse shërbimi online mund të “ngjisë” bileta nga linja të ndryshme ajrore me një porosi. Nëse e organizoni vetë udhëtimin tuaj, në këtë rast do të duhet më shumë kohë: korrespondencë me dy linja ajrore, dy fatura për pagesë, dyfish më shumë dokumente mbylljeje.

Ju mund të paguani për biletat dhe hotelin në dy mënyra: me një depozitë dhe duke përdorur një kartë bankare të korporatës. Unë përdor një depozitë - ju duhet ta rimbushni atë paraprakisht për çdo shumë duke faturuar nga seksioni "Llogaria". Blerja bëhet menjëherë, dhe jo vetëm gjatë orarit të punës së bankës.

Për çdo problem, mund të kontaktoni ekipin e mbështetjes së shërbimit. Ajo punon rreth orës dhe do të ofrojë ndihmë, edhe nëse forca madhore ndodh në mbrëmje ose në fundjavë.

Problemi nr. 4. Mbyllja e dokumenteve

Udhëtimi i biznesit nuk përfundon me blerjen e biletave dhe rezervimet e hoteleve. Duhet shumë më tepër përpjekje për të përgatitur dokumentet e mbylljes. Ato duhet të kërkohen veçmas nga linja ajrore dhe hoteli, të cilët i dërgojnë ekskluzivisht në formë letre. Shpesh, dërgesat nuk mbërrijnë me postë dhe humbasin. Kjo zbulohet gjatë periudhës së raportimit, kështu që ju duhet të kërkoni urgjentisht kontaktin e dikujt që mund të kopjojë dokumentet e mbylljes.

Si ta zgjidhni problemin

I shkurtër:besoni formimin e dokumenteve mbyllëse OneTwoTrip për Biznes.

Në OneTwoTrip për Biznes me fatura dhe raporte, gjithçka është shumë më e thjeshtë. Çdo muaj marrim një akt për të gjitha shërbimet dhe një faturë për hotelet me TVSH, çdo tremujor - një akt rakordimi. Të gjitha faturat dhe raportet ruhen në seksionin "Dokumentet". Ju mund të konfiguroni se cili nga punonjësit ka qasje në to - sekretar, kontabilist, menaxher. Dokumentet nuk kanë kufizime në periudhën e ruajtjes në llogarinë tuaj personale dhe janë të disponueshme në çdo kohë.

Cila është fundi

Organizimi i udhëtimeve të biznesit përmes kursen para dhe kohë. Shërbimi ju lejon të:

• refuzoni korrespondencën e gjatë me linjat ajrore dhe hotelet;
• koordinoni udhëtimet drejtpërdrejt me kokën;
• rezervoni opsionet më fitimprurëse të fluturimit dhe akomodimit;
• lëshoni biletat dhe hotelin në 2-3 minuta në një vend;
• paguani biletat pa pritur faturën;
• thjeshtojnë përgatitjen dhe ruajtjen e dokumenteve mbyllëse.