David Allen: Si ta rregulloni jetën tuaj

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

David flet për rrjedhën e informacionit rreth nesh dhe si të përballemi me mbingarkesat e informacionit, nëse ato ekzistojnë vërtet.

Vë bast, David, shumica e njerëzve që lexojnë këtë artikull tani ndihen të zhytur në biznes - postë, tekst, telefonata - 24 orë në ditë. A ka marrë forma të tjera stresi sot?

Njerëzit tani ndihen të mbingarkuar sepse nuk përjetojnë stresin e vërtetë që kanë përjetuar paraardhësit tanë gjatë një periudhe mjaft të gjatë të historisë. Qëllimi kryesor ishte të mbijetonte. Dhe ajo që është interesante, ishte pikërisht një situatë e tillë krize që e bëri një person të sillet më me qetësi: të mbledhë dhe përpunojë shpejt informacionin, të marrë shpejt vendime dhe të dëgjojë intuitën e tij. Ata u fokusuan vetëm në një gjë - të mbijetojnë me çdo kusht!

Por kur je i privuar nga kjo krizë, bota rreth teje fillon të të pushtojë me gjëra të vogla, je në qendër të një përmbytjeje: taksat janë rritur, i ftohti të ka torturuar, printeri përtyp letrën… Dhe gjithë këto mbeturina nga pajisjet tona elektronike 24 orë në ditë, 7 ditë në javë!

Për të përballuar këtë rrjedhë, ne duhet të rifitojmë aftësinë tonë për të marrë vendime të shpejta dhe për të ndarë burime të kufizuara. Në përgjithësi, asgjë nuk ka ndryshuar që nga kohërat e lashta. I vetmi ndryshim është se sa vendime të tjera duhet të marrin njerëzit tani.

Nëse nuk mund të përqendroheni në diçka, duhet të mësoni të dalloni se çfarë është e rëndësishme për ju tani në botën tuaj. Si t'i japim përparësi të gjitha plehrave që na rrethojnë? Ju duhen harta mendore për t'ju udhëhequr. Duhet të ketë një hartë që ju tregon se çfarë duhet të bëni në tre vitet e ardhshme dhe çfarë në tre minutat e ardhshme. Dhe këto janë karta të ndryshme. Në thelb, edhe kalendari juaj mund të bëjë një punë të shkëlqyer. Gjëja kryesore është që ai t'i përgjigjet pyetjes: çfarë duhet t'i kushtoj vëmendje tani?

Çfarë mjetesh përdorni ju personalisht për të qenë më produktiv?

Unë jam duke përdorur Lotus Notes sepse ne po e përdorim atë si një aplikacion ndërmarrjeje. Miku im Eric Mack ka zhvilluar një shtesë që më lejon të përdor me lehtësi kalendarin, postën dhe listën time të detyrave këtu. E gjithë kjo është e sinkronizuar me BlackBerry tim, sepse ne ende nuk e kemi konfiguruar këtë veçori për iPhone, por po përpiqemi ta korrigjojmë këtë keqkuptim sa më shpejt të jetë e mundur.

Unë jam duke përdorur TheBrain dhe MindManager. Ato ndryshojnë në funksionalitet dhe shërbejnë për të zgjidhur çështje thelbësisht të ndryshme.

Çfarë tjetër? Kam edhe një fletore të vogël. Idetë ndonjëherë ndodhin në vendet më të papritura dhe ju duhet t'i shkruani ato urgjentisht. Prandaj, letra mbetet në jetën time si mënyra më e lehtë për të rregulluar shpejt diçka.

Por vazhdoj të kërkoj mjete të reja për të më ndihmuar të menaxhoj kohën dhe burimet e trurit. Për shembull, iPad im filloi të shndërrohej gradualisht nga një lodër në një vegël mjaft funksionale. Por është ende shumë e ngathët, më pëlqen vetëm një aplikacion nga Adobe në të cilin mund të vizatoni format më të thjeshta. Mund të luani me të, por ende nuk mund të zëvendësojë një tabelë të zakonshme. Kështu që unë jam larg teknologjisë së lartë në këtë drejtim. Unë përdor gjithashtu Microsoft Office. Unë punoj në një Mac, por kam Parallels.

Po instrumentet reale, jo elektronike?

Oh, unë kam një shportë të vërtetë ku vendos të gjitha shënimet e mia. Ky është shpëtimtari im, kjo është një shportë e quajtur "Nuk dua të mendoj për të gjitha këto tani". Gjëja kryesore është të mos harroni të ktheheni në këtë shportë, derisa gjithçka të myket atje. Dhe megjithëse thjesht hedh 80% të shënimeve të mia, më çliron shumë mirë kokën: e hodha në kosh dhe harrova, pastaj u ktheva dhe vendosa nëse ishte e nevojshme apo jo.

Sigurisht që do të ishte mirë që të gjitha këto të bëheshin në mënyrë elektronike. Por ka një problem që mund të karakterizohet si më poshtë: jashtë syve - jashtë mendjes! Shporta e vërtetë fizike shfaqet vazhdimisht para syve tuaj dhe është e lehtë të harrosh mbeturinat elektronike. Unë njoh shumë njerëz që janë të njohur me teknologjinë e lartë, e megjithatë ata kthehen në letër, sepse është shumë më e dukshme. Ju duhet të keni vullnet të fortë dhe vetëdisiplinë për t'u kthyer në atë që shtrihet diku në kompjuter.

Tani po flitet shumë për faktin se ne jemi subjekt i mbingarkesës së informacionit. Çfarë mund të thoni për këtë?

Çfarë është mbingarkesa e informacionit? Nëse do të ishte vërtet, mund të hyje në bibliotekë dhe të biesh i vdekur. Ose shkoni në internet dhe shpërthejeni, duke u shpërndarë në copa të vogla.

Në fakt, vendi që është më i ngopur me informacion është në të njëjtën kohë më relaksuesi - është natyra. Kaq shumë fotografi, tinguj dhe aroma të ndryshme na rrethojnë. Meqë ra fjala, a keni dëgjuar për privimin shqisor? Mund të çmendeni nëse nuk i ndjeni të gjitha këto për një kohë të gjatë.

Këtu çështja është ndryshe. Ka shumë gjëra në natyrë që mbartin informacion, por vetëm disa prej tyre janë vërtet domethënëse për ne, për shembull: kafshët, manaferrat ose hithrat. Problemi me e-mailin nuk është se përmban shumë informacion, por se në bazë të këtij informacioni duhet të ndërmarrim ndonjë veprim ose të marrim ndonjë vendim. Dhe kur merrni një letër, pa marrë parasysh se nga kush: nga një kushëri apo nga një shef, ju, para se ta hapni atë, përgatiteni për faktin se do të kërkohen veprime nga ju. Ju tashmë jeni duke lëvizur nëpër opsionet e asaj që mund të përmbajë kjo letër: "kjo mund të jetë e rëndësishme, shumë e rëndësishme, do të më bëjë të ndryshoj planet e mia …" Tani shumëzojini këto mendime me numrin e letrave që merrni në ditë.

Përveç kësaj, mendimet e shpërndara dhe paaftësia për t'u përqendruar janë një faktor stresi dhe një frenim i fortë i performancës. Në punë, ju mendoni për punët e shtëpisë, dhe në shtëpi mendoni për punën. Ju jeni kudo dhe nuk jeni askund. Dhe gjatë gjithë ditës, një ndjenjë e mërzitshme ankthi ju shoqëron.

Përsëri, asgjë nuk ka ndryshuar shumë, përveç frekuencës me të cilën ndodh. Në 72 orë, ju dhe unë mund të marrim aq shumë informacione që do të ndryshojnë fokusin dhe prioritetet tona, të cilat prindërit tanë nuk i morën brenda një muaji. Në vitin 1912, dikush foli për telefonin në të njëjtën mënyrë që thonë për e-mail: "oh, do të prishë cilësinë e jetës", "bisedat do të bëhen sipërfaqësore dhe të parëndësishme", "të gjithë do të shpërqendrohen vetëm prej tij"! Tingëllon e njohur, a?

Dhe në vitin 1983, një burrë me një ditar të vogël në xhep u konsiderua si një njeri i produktivitetit.

Revista jonë ka botuar shumë artikuj mbi ndikimin e mundshëm të teknologjisë në njohuritë njerëzore dhe aftësinë për të menduar. Për shembull: "A na bën Google budallenj?" Si mendoni se po ndryshon mençuria njerëzore dhe aftësia e të menduarit për mirë apo për keq?

Epo, me siguri keni pasur enciklopedi në fëmijëri. Dhe ju madje i lexoni ato duke shpresuar të mësoni më shumë për botën. Çfarë ka ndryshuar, përveç se qasja në njohuri është bërë shumë herë më e lehtë? Jetojmë në një kohë të mrekullueshme, mendoj se është përrallore që mund të komunikojmë lehtësisht kështu, ndërsa jemi në pjesë të ndryshme të globit.

Vetëm mendoni për suksesin që një person mund të arrijë me një procesor në kokën e tij! Me kusht që ai të jetë i vetmi, sigurisht. Por nëse mbeteni personi i fundit në Tokë, nuk do të keni më nevojë për planifikues apo GTD fare.

Ju lutemi përgjigjuni pyetjes kryesore, cila është gjëja më e rëndësishme që një person duhet të mbajë mend në mënyrë që të ndiejë kontroll të plotë mbi jetën e tij?

Çdo gjë duhet të ngarkohet nga truri juaj në mediat e jashtme. Nuk e di se çfarë mund të jetë më e lehtë! Regjistroni atë që është e rëndësishme (madje edhe potencialisht), sqaroni se çfarë kuptimi kanë ato gjëra për ju dhe ruajini rezultatet në mënyrë që të mund të ktheheni gjithmonë një hap prapa dhe t'i shikoni gjërat më gjerësisht.

Në thelb, gjithçka varet nga një gjë: ndaloni së përdoruri trurin tuaj si një vend për të mbledhur dhe organizuar të gjithë informacionin që ju intereson. Nëse përpiqeni t'i mbani të gjitha këto në kokën tuaj, së shpejti do të gjeni rërë të gjallë, në të cilën gjithçka do të fundoset menjëherë. Ëndërroj për një të ardhme të lavdishme kur të mund ta çlirojmë plotësisht kokën nga plehrat dhe t'ia kushtojmë mendjen ekskluzivisht mendimeve të mençura.