Sistemi GTD, i provuar gjatë viteve të praktikës

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Lexuesi ynë Oleg Bondarenko ndan sistemin e tij të provuar GTD për organizimin e punëve dhe gjithë jetën. Nuk është sekret që ne dimë pothuajse gjithçka për GTD dhe mekanikë të ngjashëm, por rrallë mund t'i përdorim ato për një kohë të gjatë. Jemi të sigurt se historia e suksesit në këtë fushë do të jetë me interes për ju.

Më poshtë është një përmbledhje e një zbatimi personal të GTD në një formë që i ka rezistuar provës së viteve. Ndoshta do të ndihmojë dikë.

Unë i ndaj detyrat, idetë, mendimet që vijnë si më poshtë:

• Atë që mund t'i shtyhet menjëherë një interpretuesi tjetër, unë e shtyj menjëherë. Unë shtoj një detyrë rikujtuese "Kontrollo ekzekutimin".
• Çfarë mund të bëhet tani në 5-15 minuta. Unë ulem dhe e bëj.
• E cila kërkon më shumë kohë ose nuk mund të bëhet tani. Kjo përfshin gjithashtu detyra rikujtuese të llojit "Kontrollo statusin e projektit XXX". Menjëherë e fut në listën e detyrave në telefonin tim ose Google Tasks - gjithçka është e sinkronizuar.
• Ajo që është interesante dhe mund të jetë premtuese. E hedh në një grumbull Evernote. E rishikoj rreth një herë në javë, e rendit sipas fletoreve. Diçka rritet në detyra.

Më shumë detaje për pikën e 3-të.

Për të mbajtur me sukses një listë detyrash, kërkohet formalizimi i rreptë, duke minimizuar kostot e menaxhimit dhe marrjes së të dhënave. Kjo arrihet në mënyrën e mëposhtme.

Çdo detyrë ka një emër të strukturuar si: Projekt | Objekti | Veprimi

Projekti - ky është një grupim i madh detyrash, një kod i shkurtuar si HOUSE, OFFICE, CLIENT1, … Për çdo Projekt, duhet të ketë mesatarisht 1-10 detyra. Nëse ka vazhdimisht më shumë detyra për Projektin, unë caktoj një pjesë për një Projekt shtesë. Kështu, grupimi i detyrave është gjithmonë një nivel. Siç ka treguar praktika, një grupim më vizual i detyrave në formën e një peme me shumë nivele në fakt kërkon kohë të panevojshme dhe zvogëlon motivimin për përdorim efektiv të sistemit.

Kërkimi i detyrave brenda një Projekti bëhet me funksionet bazë: kërkimi ose renditja është mënyra ime e preferuar.

Nje objekt - ky është një objekt ose person mbi të cilin duhet të kryeni një veprim. Gjithçka është e thjeshtë këtu.

Veprimi - një veprim elementar që duhet të kryhet mbi Objekti.

Një pikë tjetër kryesore: çdo detyrë përmban data e duhur … Nëse nuk jeni të sigurt për datën e caktuar të detyrës, vendosni atë aktuale. Nëse vendosni datën aktuale dhe nuk bëni asgjë tjetër, nesër detyra do të jetë në listën e të vonuarve dhe do të duhet të merrni një vendim për të. Për shembull, hiqni nga shënimet e jetës.

Ndonjëherë, për një Projekt të caktuar, shfaqet një listë detyrash, koha dhe sekuenca e ekzekutimit të të cilave nuk janë të qarta për momentin. Në këtë rast, unë kërkoj një detyrë të përgjithshme të formës: Detyrat e Projektit. Në komente rendis listën e detyrave. Me kalimin e kohës, situata bëhet më e qartë, diçka fshihet, diçka po përmbushet, diçka rritet në një detyrë më vete. Në çdo rast, edhe nga një hyrje e tillë në grup, unë përcaktoj datën - kur është e nevojshme t'i referohemi dhe të kryej një auditim.

Dhe gjëja e fundit. Në praktikën time, afërsisht 50% e detyrave nuk janë kryer (ose nuk mund të ekzekutohet) në datën e zgjedhur. Shumë nuk varet nga unë. Detyrat e tipit "Kontrolli i statusit të projektit" janë përgjithësisht të gjata dhe kërkojnë vëmendje periodike. Diçka po saktësohet dhe plotësohet. Detyra të tilla shtyhen vazhdimisht për data të mëvonshme. Kjo është normale (nga rruga, ky është një plus i madh i organizatorëve elektronikë). Puna manuale e shtyrjes së afateve është gjithashtu e dobishme në kuptimin që ndonjëherë të çon në mendime të rëndësishme.