Si më ndihmuan 7 veçoritë e një organizatori t'i rregulloja gjërat

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

MyLifeOrganized (MLO) mund të ndryshojë në mënyrë dramatike cilësinë e jetës suaj dhe t'ju ndihmojë të rregulloni gjërat. Ai ofron një metodologji efektive për menaxhimin e biznesit dhe kohës.

Të gjithë njerëzit që po planifikojnë ose thjesht do të planifikojnë jetën e tyre janë vazhdimisht në kërkim të metodës më efektive të menaxhimit të biznesit dhe kohës. Dhe ky kërkim mund të marrë vite. Është e vështirë të debatosh me thënien "Ose planifikon jetën tënde, ose të ndodh ty".

E dini si planifikojnë në ushtri? Një herë në muaj, të gjithë oficerët ulen në klasë, ku duhet të shkruajnë në një fletore të posaçme detyrat tipike të muajit, planin për muajin dhe planin për çdo javë. E gjithë kjo është e lyer me lapsa me ngjyra dhe e miratuar nga komandanti i njësisë. Pas kësaj, plani harrohet deri në muajin tjetër dhe, të them të drejtën, ishte vetëm për shfaqje. Dhe nëse është edhe më e thjeshtë, atëherë në FIG askush nuk ka nevojë për të. Unë e kam planifikuar këtë për 13 vjet …

Pas largimit nga ushtria, unë dhe gruaja ime u ftuam në trajnimin “Planifikimi strategjik për vitin e ardhshëm”. Dhe zbulimi më i madh ishte se gjithçka që kisha planifikuar për vitin u përfundua në tre muaj. Planifikimi, tashmë “i arritshëm real”, është bërë pjesë integrale e jetës sime.

Në fillim gjithçka ishte në letër. Me zhvillimin e teknologjisë, ai filloi të kërkojë opsione alternative për një kompjuter, dhe më vonë për pajisje celulare.

Në librin "Si t'i vendosim gjërat në rregull" David Allen tha se nuk ekziston një softuer i tillë që do të kontrollonte plotësisht të gjitha proceset e jetës, biznesit, etj. Ndoshta në kohën e shkrimit të librit ishte. Por jo tani…

E ndalova këtë kërkim për metoda efektive që nga momenti kur u njoha MyLifeOrganized (MLO). Kjo ka ndikuar në mënyrë dramatike në cilësinë e jetës sime dhe tani jam i fokusuar vetëm në kryerjen e aktiviteteve të planifikuara.

Si ndryshon MLO nga organizatorët e tjerë?

Këtu është një listë e shtatë pikave të para që do të doja të ndaja me ju sot.

1. Hierarkia

Shfaqja e dritares kryesore të organizatorit nuk kufizohet nga ndonjë shabllon ose rregull. Ju krijoni diagramin tuaj të strukturës së qëllimeve, projekteve dhe detyrave të tjera, të cilat shfaqen në mënyrë skematike në një hierarki dhe janë të organizuara në një pemë.

Gjatë tre viteve të përdorimit të MLO, kalova nëpër shumë skema të ndërtimit të listës së detyrave dhe përfundimisht u vendosa në një hierarki të rrotës së jetës. "Rrota e jetës" është një teknikë psikologjike shumë e fuqishme, zhvillim i gjithanshëm i një personi në të gjitha sferat e jetës, që nuk lejon që një biznesmen të jetë i pakënaqur në marrëdhëniet personale dhe një familjar dhe baba i mirë të qëndrojë në shtëpi pa para.. Kjo do të thotë, diagrami im fillon me drejtimet e jetës (natyrisht, gjithçka është pikturuar me ngjyra të ndryshme):

• Puna;
• biznes;
• Shtëpia;
• familja dhe marrëdhëniet;
• shëndeti dhe sporti;
• shkëlqimi i jetës;
• zhvillimi personal etj.

Kjo më lejon të shoh se në cilin sektor çfarë synimesh i kam vënë vetes, cilat duhet të forcohen dhe ku është forca brutale me një ngarkesë vjetore. Dhe edhe kështu, është shumë i përshtatshëm nëse duhet të përqendroheni në ndonjë sektor të veçantë.

Meqë ra fjala, në një hierarki të tillë, detyra nuk do të jetë aktive në listën e detyrave derisa të plotësohen të gjitha nëndetyrat e saj, dhe për këtë falënderim të veçantë për algoritmin e brendshëm të ndërtimit të listës së detyrave për të bërë të integruar në MyLifeOrganized.

2. Planifikimi automatik i punëve tuaja

Tipari më i lezetshëm i MLO që nuk kam parë në asnjë organizator është renditja automatike e listës suaj të detyrave, duke marrë parasysh përparësinë e detyrës, e cila përcaktohet nga data e fillimit, data e duhur, rëndësia dhe urgjenca e detyrës. Në "Skemë" ju vendosni parametrat e detyrës tuaj, dhe kjo është ajo! Më pas programi përpilon një listë të porositur të detyrave për ju.

Nëse jeni adhurues i renditjes manuale të detyrave, ekziston një gjë e tillë për ju …

3. Fleksibilitet. Punon ashtu siç dëshironi: filtra, pamje, fokus, formatim automatik

Fleksibiliteti i cilësimeve dhe funksioneve të këtij organizuesi është thjesht i mahnitshëm. Krahasuar me artet marciale, MLO është një "oktagon pa rregulla" ku fjalë për fjalë lejohet gjithçka. Gjëja kryesore është se e gjithë kjo është efektive dhe çon në rezultatin e dëshiruar!

Çdo lloj planifikimi (GTD, Covey, "Autofocus" dhe të tjerë)! Menaxhimi i çështjeve aktuale! Arritjet e qëllimeve!

Ti mundesh:

• Krijoni llojet tuaja të detyrave dhe listave, të cilat vetëm imagjinata juaj mund t'i tërheqë në kokën tuaj.
• Ngjyrosni sistemin tuaj duke përdorur formatimin automatik (ikona, ngjyra, plotësoni sipas rregullave që specifikoni).
• Me ndihmën e fokusit, përqendrohuni në një drejtim, qëllim, projekt specifik.
• Duke përdorur filtra, personalizoni listën e detyrave aktive për çdo kusht të nevojshëm (kontekstet, afatet, koha e ekzekutimit, përpjekjet e kërkuara, pajtueshmëria me çdo parametër tjetër).
• Çdo gjë që mund të bëni me funksionet e këtij programi. Por gjëja kryesore është se e gjithë kjo mund të përdoret vetëm kur është e nevojshme. Keni nevojë për një listë të thjeshtë detyrash - ju lutem. Programi nuk është i mbingarkuar me cilësime që janë të panevojshme për momentin.

Unë jam një vizual i fortë! Prandaj, për mua gjithçka që lidhet me "të parën" është shumë e rëndësishme për perceptimin. Dhe këtu nuk bëhet fjalë as për bukurinë e sistemit tuaj, por për faktin që e gjithë kjo më ndihmon të jem më efektiv.

Në MLO, e gjithë kjo është e disponueshme përmes funksioneve të formatimit automatik. Dhe më e rëndësishmja, nuk ka rregulla të vështira dhe të shpejta, vetëm fantazitë e mia:

• Të gjitha detyrat e rëndësishme janë të theksuara me të kuqe dhe të trasha.
• Me ndihmën e flamujve, unë delegoj detyrat dhe i kontrolloj plotësisht ato (vendos një detyrë, e mbaj nën kontroll, pres përfundimin), si dhe kryej dhe kontrolloj detyrat që më janë caktuar nga menaxhmenti (ato pritet të kryhen nga unë).
• Dosjet e seksioneve të ndryshme kanë ngjyra të ndryshme për mua, dhe ju mund të shihni nëse ka detyra në këtë dosje apo jo. Është shumë i përshtatshëm dhe kursen kohë për të punuar me detyrat dhe dosjet.
• I caktova ikonat e mia në grupe të caktuara detyrash (telefonata, printime), etj.

Siç thonë ata, është më mirë të shohësh një herë sesa të dëgjosh njëqind herë, kështu që këtu është një ekran i diagramit tim personal të punës në të gjithë lavdinë e tij:

4. Varësitë

Ka detyra që nuk mund të kryhen derisa të ketë përfunduar një detyrë tjetër:

• Ne nuk mund të varim një foto derisa të blejmë një vidë me një kunj dhe derisa të huazojmë një perforator nga një fqinj.
• Nuk mund të gatuajmë qull derisa të kemi blerë drithëra dhe përbërës të tjerë.

Dhe ka shumë shembuj të ngjashëm. MyLifeOrganized merr parasysh të gjitha këto varësi, organizon dhe tregon qartë.

Për më tepër, jo vetëm që mund të konfiguroni varësinë e një detyre nga një tjetër, por gjithashtu të specifikoni intervalin kohor pas të cilit detyra tjetër do të bëhet aktive.

5. Vështrim i përgjithshëm

Ka detyra dhe ide që nuk mund të kryhen për momentin. Këto çështje në GTD kategorizohen si Dikur / Ndoshta dhe rekomandohen të rishikohen në rishikimin javor në mënyrë që të mos humbisni një ide të rëndësishme në kohën e duhur.

Për detyra të tilla në MyLifeOrganized ekziston një pamje e veçantë "Përmbledhje", ku mund të vendosni frekuencën me të cilën dëshironi t'i shikoni ato (rifreskoni në kujtesë për të marrë një vendim për të vepruar ose për të shtyrë më shumë).

Pajtohem, jo të gjitha idetë, ëndrrat dhe detyrat për të ardhmen kërkojnë një kujtesë javore për veten.

• Atë që dua të blej një ditë, e vendos në program për ta parë një herë në muaj para pagës.
• Vendet ku dua të vizitoj / pushoj / udhëtoj, i kam vendosur për shikim vjetor ose gjysmë-vjetor.

6. Parsing

Për lehtësinë e futjes së shpejtë të detyrave menjëherë me veçori të caktuara, programi ka një analizë të futjes së tekstit.

Çfarë është ajo?

Mjafton të shkruani kur futni detyrën "Ekzekutoni detyrën nesër në orën 10:00, kujtoni-në 5 @ Work" dhe shtypni Alt + Enter, dhe vetë programi do t'i caktojë detyrën "Run the assignment" datën e fillimit dhe afatin. data, vendosni një kujtesë, caktoni shkallën më të lartë të rëndësisë dhe kontekstin e nevojshëm.

Dhe ky është vetëm një shembull, dhe ka një numër të madh opsionesh të tilla në MLO.

Këtu janë shembuj nga manuali i referencës MyLifeOrganized i të dhënave të sakta që mund të konvertohen në një numër dhe kohë të caktuar:

• nesër në orën 15:00;
• në 5 ditë;
• e premte (e premtja e së ardhmes më të afërt);
• e martë 11:20;
• 26 janar;
• pas 3 javësh 14:00;
• pas 30 minutash;
• 2 muaj më vonë;
• sot në 1 orë 25 minuta;
• ne një vit.

7. Përkujtues në vend

Përkujtuesit në pajisjet Android dhe iOS mund të jenë jo vetëm të kufizuara në kohë, por edhe specifike për vendndodhjen.

E mbani mend shembullin e David Allen për bateritë e elektrik dore? Është mirë, thonë ata, që sistemi të kujtojë bateritë e ngordhura në dyqan, dhe jo në shtëpi kur keni nevojë për një elektrik dore.

Pra, MyLifeOrganized do t'ju kujtojë pikërisht në dyqan.

Prodhimi

Ky organizator mund të krahasohet me një sekretare personale që është vazhdimisht me ju, rregullon plotësisht të gjitha çështjet e jetës tuaj dhe ju kujton gjithçka në kohë.

Në këtë artikull u ndala vetëm në shtatë pikat më të rëndësishme të këtij organizatori për mua. Jam i sigurt se, pasi të keni zotëruar funksionalitetin e këtij programi, do të jeni sa më efektiv dhe efikas dhe nuk do të harroni kurrë asgjë.

Nëse befas nuk mund të zgjidhni ndonjë pyetje planifikimi me organizatorin tuaj të përdorur ose keni ndonjë kërkesë individuale për planifikuesin tuaj, shkruani për këtë në komentet e këtij artikulli.

Unë do t'ju vërtetoj se asgjë nuk është e pamundur në këtë drejtim!

Suksese dhe rezultate maksimale.

jeta ime e organizuar