Si të mos jeni skllav i emailit: 7 këshilla nga drejtuesi i LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Një numër i madh njerëzish përballen çdo ditë me të njëjtin problem: emaili, i krijuar për të përmirësuar dhe organizuar proceset e punës dhe komunikimit, shpesh kthehet në një mbikëqyrës vicioz, duke ju detyruar të mbani një sy te njerëzit që vijnë, sikur të punonit në një rrip transportieri.. Sapo shpërqendroheni, informacioni gjithnjë i grumbulluar e kthen shpejt një kuti postare të rregullt dhe të pastër në një vendgrumbullim, e cila do të bëhet më e vështirë për t'u pastruar sa më gjatë të mos ktheheni në postë.

Sot ju sjellim disa këshilla të thjeshta për menaxhimin e ndërveprimeve tuaja me email nga Jeff Weiner, CEO i LinkedIn. Ky njeri në detyrë detyrohet të mbajë kontakte me qindra njerëz çdo ditë dhe ka disa truke që e lejojnë të mos mbytet në këtë ortek informacioni.

Kutia ime hyrëse në thelb është bërë qendra qendrore e rrjedhës sime të punës - komunikoj rregullisht me mbi 4,300 punonjës në 26 qytete në mbarë botën përmes postës. Kjo nuk do të thotë se kam qenë gjithmonë adhuruese e emailit, apo që nuk kam pasur situata ku puna ime me postë t'i ngjante punës sizifiane.

Gjithsesi, me kalimin e viteve kam zhvilluar disa udhëzime praktike që më lejuan të kaloj nga koncepti "posta më kontrollon" në konceptin "Unë kontrolloj postën".

1. Dëshironi të merrni më pak postë - dërgoni më pak postë

Kjo këshillë duket qesharake e thjeshtë, veçanërisht në kontekstin e një problemi kaq të zakonshëm, por për veten time, e konsideroj atë rregullin e artë për menaxhimin e suksesshëm të emailit.

Ky përfundim më erdhi gjatë punës sime në një kompani të mëparshme, ku dy nga njerëzit më të lidhur me mua u larguan nga kompania. Ata komunikuan në mënyrë shumë efektive me njerëzit, punuan shumë dhe, siç doli, dërguan shumë postë. Gjatë kohës që punonin për kompaninë, vëllimi i korrespondencës që vinte përmes e-mailit dukej krejtësisht normal, por pasi u larguan, konstatova se trafiku në postën time u ul me rreth 20-30%.

I gjithë ky aktivitet në postë nuk ishin vetëm letrat e tyre: kishte përgjigjet e mia për to, por kishte edhe letra dhe përgjigje nga të gjithë adresuesit e bashkangjitur korrespondencës. Shpesh këto mesazhe nuk kërkonin pjesëmarrjen time të detyrueshme në diskutim.

Që nga ai moment i vura vetes një kusht të qartë – të mos shkruaj pa nevojë. Rezultati: më pak postë dhe më shumë porosi në inbox pa kompromentuar aktivitetet e punës. Që atëherë, jam përpjekur të mos devijoj nga ky rregull.

2. Shënoni emailet në pritje si të palexuara

Shënimi i një emaili si të palexuar ka ndryshuar rrënjësisht mënyrën se si unë punoj me postën. Më mjafton që të kaloj shpejt letrat që vijnë, t'u përgjigjem menjëherë atyre më urgjente dhe të fshij ato të panevojshme. Të njëjtat shkronja që duhet t'i kthej më vonë, nëse ka kohë, i shënoj si të palexuara. Kjo eliminon frikën se një letër e rëndësishme, e lexuar dhe e lënë pa përgjigje, do të harrohet dhe do të varroset në zorrët e kutisë postare. E njëjta qasje na lejon të zbatojmë një lloj liste ToDo, të cilës do të më duhet t'i kthehem më vonë.

Përpiqem ta përfundoj çdo ditë pune me një minimum letrash të tilla në pritje, dhe në mënyrë ideale ato nuk duhet të jenë fare. Nëse në këtë ditë nuk kam kohë të kthehem tek ata, atëherë do të filloj me ta mëngjesin e ardhshëm të punës.

3. Krijoni një orar të qartë të postimeve

Gjatë viteve të fundit, jeta ime në ditët e punës ka ecur sipas një orari mjaft të qartë. Zgjohu në 5:00-5:30 të mëngjesit, një orë në postë, duke lexuar lajmet, mëngjes, duke luajtur me fëmijët, stërvitje, zyrë, ardhja në shtëpi, vënia e fëmijëve në shtrat, darka me gruan e tij, pushim (zakonisht kjo është shikimi i televizorit me pastrimin shoqërues të dosjes së inbox-it gjatë reklamave dhe momenteve të mërzitshme).

Doli që duke iu përmbajtur një orari të tillë, unë mund ta menaxhoj lehtësisht postën, megjithatë, sapo orari të ndryshojë pak, fillon kaosi në kutinë postare.

Në këtë rast, nuk do të ndjeni presionin në rritje nga të kuptuarit se kutia juaj do të lihet papritmas pa mbikëqyrje. Mbajtja e një programi në rrugën e duhur do t'ju ndihmojë të mbani gjërat nën kontroll. Ajo e ndihmoi Benjamin Franklin, të ndihmon edhe ty.

4. Shprehuni më qartë

E mbani mend lojën me telefon të prishur? Atëherë ishte mjaft qesharake, por tani gjithçka konsiderohet në konceptin e punës dhe biznesit, dhe nuk ka kohë për lojëra.

Fjalët janë shumë të rëndësishme dhe duhen zgjedhur me shumë kujdes për të shmangur paqartësitë dhe keqkuptimet. Sa më e qartë dhe e qartë për të kuptuar tekstin tuaj, aq më pak ka gjasa që të merrni një letër të dytë që kërkon të sqarojë të parën.

5. Mendoni për marrësit

Shpesh duket se fushat To dhe Cc perceptohen nga shumë njerëz si të njëjta. Në fakt, me ndihmën e tyre, pa mëdyshje mund të bëni të qartë se nga kush prej marrësve prisni përgjigje dhe kujt i është dërguar një kopje e letrës për ta mbajtur atë të informuar.

Në fakt, mos evidentimi i marrësve nga të cilët kërkohet një përgjigje është mënyra më e shpejtë për të krijuar panik dhe konfuzion në korrespondencë. 6 marrës në vend të 1 marrës dhe 5 kopje janë 5 përgjigje shtesë të mundshme, secila prej të cilave mund të rritet në një zinxhir të tërë të veçantë letrash.

6. Konfirmo pranimin

Nëse tregoheni si marrës dhe letra ju drejtohet vërtet juve, atëherë mos u bëni dembel të informoni dërguesin që e keni marrë letrën. Nuk duhen shumë fjalë, mjafton një “marrë” apo “marrë” e thjeshtë. Kjo do të bëhet një shenjë se ju e keni marrë informacionin plotësisht dhe në vëllimin e duhur dhe se dërguesit nuk i kërkohet më t'ju dërgojë diçka tjetër për të njëjtën temë.

Nëse nuk e keni konfirmuar marrjen, dërguesi mbetet plotësisht i pavetëdijshëm për letrën. Ndoshta ka humbur në thellësi të kutisë suaj? Nëse ky është informacion i rëndësishëm, atëherë dyshimi dhe ankthi do ta detyrojnë dërguesin t'ju shkruajë një letër tjetër me një kërkesë për të konfirmuar marrjen e letrës së parë, ose për të pyetur dikë tjetër për praninë tuaj në vendin e punës. Janë përfshirë njerëz shtesë, dërgohen dhe merren letra shtesë.

7. Mbani emocionet jashtë postës

Email-i mund të jetë një mjet i dobishëm nëse përdoret si duhet. Mund të bëhet gjithashtu një forcë shkatërruese nëse përdoret gabimisht. Shembulli më i zakonshëm është përdorimi i postës për të diskutuar çështje të diskutueshme, konfliktuale dhe të ndjeshme.

Nuk pushon së habituri sesi njerëzit përdorin fjalë dhe shprehje në korrespondencë që nuk do t'i thoshin kurrë para të njëjtit audiencë.

Nëse befas e gjeni veten në një korrespondencë të tillë, atëherë bëni një gjë të thjeshtë - ndaloni. Ju mund të zgjidhni një mosmarrëveshje ose konflikt duke marrë telefonin dhe duke telefonuar adresuesin, ose duke u takuar personalisht me të. Gjëra të tilla delikate nuk duhet të trajtohen në korrespondencën tekstuale. Teksti nuk përcjell komponentin emocional, intonacionin dhe gjëra të tjera të rëndësishme që mund të jenë vendimtare për një zgjidhje konstruktive të çështjes.

(përmes Jeff Weiner)