20 teknika efektive të menaxhimit të kohës

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Organizoni jetën tuaj në mënyrë që të mos humbni asnjë minutë.

1. Rregulli 1-3-5

Orët tuaja të punës gjatë ditës janë të kufizuara dhe rregulli 1-3-5 ju lejon t'i shpenzoni më me mençuri. Thelbi i saj është si vijon: në një ditë mund të bëni vetëm një detyrë të madhe, tre të mesme dhe pesë të vogla. Gjithsej janë nëntë raste, as më shumë e as më pak. Rregulli do të ndihmojë për të pastruar gradualisht rrënojat, duke qenë në kohë dhe duke mos punuar shumë.

2. Rregulli i tre

Për ata që nuk janë të sintonizuar me numrat ose nuk mund të bëjnë nëntë gjëra në ditë, Chris Bailey, autor i Vitit tim produktiv, doli me rregullin e tre. Ai thotë se të bësh tre gjërat më të rëndësishme çdo ditë është e mjaftueshme për të qenë produktiv.

Në vend që të shpërndani energjinë dhe vëmendjen tuaj mbi disa duzina artikujsh në një listë kontrolli, thjesht zgjidhni tre detyrat më të rëndësishme për ditën dhe përqendrohuni në to. Zgjidhni tre të tjera ditën tjetër, e kështu me radhë. Kjo do t'ju mbajë të fokusuar. I njëjti rregull mund të zbatohet për përcaktimin e objektivave për javën, muajin ose vitin.

3. Metoda 10 minuta

Keni një detyrë që nuk dëshironi ta filloni? Thuaji vetes: "Unë do ta bëj këtë vetëm për 10 minuta dhe më pas do të shkoj të pushoj". Me shumë mundësi, gjatë kësaj kohe do të tërhiqeni në punë dhe nuk do të mund të ndaleni më.

4. Pomodoro

Ky sistem u shpik nga Francesco Cirillo për t'ia lehtësuar vetes përgatitjen për provime. Ndihmon në fokusimin e njerëzve që shpërqendrohen lehtësisht. Është gjithashtu një mënyrë e mirë për të kontrolluar se sa kohë shpenzoni në një punë të caktuar.

Kështu funksionon Pomodoro: ju merrni një kohëmatës dhe e vendosni në 25 minuta. Pas kësaj, përqendrohuni në punën tuaj. Kur të mbarojnë 25 minutat, ju pushoni për 5 minuta dhe më pas bëni përsëri. Pas katër cikleve, do të keni një pushim të madh për gjysmë ore.

5. Metoda 90/30

Metoda 90/30 përdoret nga shkrimtari dhe blogeri Tony Schwartz, bashkëthemeluesi i Buffer Leo Widrich, kritiku letrar Benjamin Che Kai Wai dhe sipërmarrësi Thomas Oppong.

Thelbi i tij është si vijon: ju punoni fort për 90 minuta, pastaj pushoni për gjysmë ore dhe më pas përsërisni ciklin. Në këtë rast, 90 minutat e para ia kushtoni detyrës më të rëndësishme që duhet të bëni gjatë ditës, dhe segmentet e ardhshme ia kushtoni gjërave më pak të rëndësishme.

Sipas hulumtimit të "The Enchanted World of Sleep" nga specialisti i Yale, Peretz Lafee, 90 minuta është koha optimale që një person të fokusohet në mënyrë efektive në një detyrë. Dhe gjysmë ore është e mjaftueshme për pushim të plotë, gjë që konfirmohet nga hulumtimi i Sleep and Wakefulness nga neurofiziologu Nathan Kleitman.

6. Metoda 52/17

Ky është një version privat i metodës së mëparshme. Nuk ndryshon veçse në numra: punon 52 minuta dhe më pas pushon 17 minuta. Sipas eksperimentit Rregulli i 52 dhe 17: Është i rastësishëm, por rrit produktivitetin tuaj, të kryer nga shërbimi i punësimit Muse duke përdorur aplikacionin DeskTime, këto periudha kohore ju ndihmojnë të qëndroni produktiv dhe të shmangni punën e tepërt. Prandaj, përdorni metodën 52/17 nëse mendoni se nuk keni forcë të punoni për 90 minuta rresht.

7. Ngrënia e bretkosave

Metoda u shpik nga Eat That Frog: Brian Tracy shpjegon të vërtetën rreth bretkosave folësi motivues dhe autori i vetëndihmës Brian Tracy. Ai i quan "bretkosat" detyra të pakëndshme dhe të vështira që duhet t'i kryeni, pavarësisht ngurimit tuaj. Bëni një gjë që në fillim të ditës - hani bretkosën. Dhe atëherë do të jetë më e lehtë për ju: do ta hidhni këtë gur nga shpirti juaj dhe do t'i siguroni vetes një humor të mirë për tërë ditën.

8. Blloqe kohore

Një gjë e pakëndshme në lidhje me listat e detyrave është se ato nuk ju japin një ide se sa kohë zgjat një detyrë. “Bli bukë” dhe “Përfundo raport” zënë një rresht në listë, por këto detyra janë të pakrahasueshme për nga kompleksiteti dhe rëndësia.

Një kalendar është shumë më i mirë se një listë detyrash: ju lejon të kontrolloni vizualisht kohën. Ju shihni një bllok të madh dhe kuptoni se detyra nuk është e lehtë. Prandaj, provoni teknikën e "blloqeve të kohës": vendosni ato në kalendar dhe ndani kohë për secilin sipas kompleksitetit të detyrës. Dhe ndërsa bëni këtë apo atë detyrë, mos u hutoni nga të tjerët.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) është një sistem produktiviteti i shpikur nga trajneri i biznesit David Allen. Parimet e tij kryesore janë si më poshtë:

1. Shkruani të gjitha veprat dhe idetë tuaja në një vend, të ashtuquajturin Inbox.
2. Renditni periodikisht përmbajtjen e Inbox-it tuaj duke dhënë prioritete dhe duke përcaktuar kohën e detyrave. Vendosni shënime në dosje sipas përmbajtjes së tyre - "Puna", "Shtëpia", "Bler" etj.
3. Kryeni rishikime - hidhni shënimet e panevojshme, kryqëzoni rastet e përfunduara, zhvendosni materialet që kanë humbur rëndësinë e tyre në arkiv.
4. Kur gjithçka është planifikuar, vazhdoni me ekzekutimin. Detyrat që mund të kryhen në disa minuta, zgjidhini menjëherë. Të tjerat mund të delegohen ose vendosen në një kalendar.

Ju mund të zbuloni të gjitha ndërlikimet e GTD në udhëzuesin tonë.

10. ZTD

Leo Babauta, autor i blogut të produktivitetit Zenhabits, beson se sistemi GTD i David Allen është shumë kompleks dhe kërkon shumë përpjekje. Ai ofron sistemin e tij Zen to Done. Për ta ndjekur atë, duhet të zhvilloni 10 zakone të thjeshta.

1. Mblidhni të gjitha informacionet në Inbox.
2. Përpunoni të gjitha regjistrimet pa i lënë ato në pjesën e pasme.
3. Planifikoni qëllimet tuaja kryesore për çdo ditë dhe qëllimet tuaja më të mëdha për javën.
4. Përqendrohuni vetëm në një gjë në të njëjtën kohë, pa e shpërndarë vëmendjen tuaj.
5. Krijoni lista të thjeshta, të shkurtra për të bërë.
6. Organizoni shënimet tuaja në kategori bazuar në përmbajtjen e tyre, ashtu si në GTD origjinale.
7. Rishikoni shënimet tuaja rregullisht dhe hiqni qafe gjërat e panevojshme.
8. Thjeshtoni. Zvogëloni listën e detyrave dhe qëllimeve tuaja, shkruani shkurt dhe qartë.
9. Për t'u përshtatur me punën, mbani një rutinë të caktuar ditore në çdo kohë.
10. Bëni atë që vërtet dëshironi të bëni.

11. Kanban

Metoda japoneze e produktivitetit që ju ndihmon të mbani gjurmët e asaj që po bëni, çfarë keni bërë tashmë dhe çfarë duhet bërë në të ardhmen. Kanban vizualizon vizualisht rrjedhën e punës.

Ju merrni një tabelë ngjitëse (ose regjistrohuni për një menaxher për të bërë si Trello) dhe vizatoni tre kolona mbi të: Për të bërë, duke bërë, U krye. Më pas shkruani punët tuaja në shënime ngjitëse dhe vendosini në kolonën përkatëse në varësi të asaj që po bëni dhe çfarë keni bërë tashmë.

12. Rregulli i dy minutave

Ky rregull është pjesë përbërëse e GTD, por mund të përdoret edhe nëse nuk jeni adhurues i teknikës së Allen. Nëse detyra zgjat më pak se dy minuta, bëjeni menjëherë. Kështu që ju shkarkoni trurin tuaj, sepse nuk keni pse të mbani mend më për këtë rast.

13. Zero Inbox

Zero Inbox u shpik nga shkrimtari dhe eksperti i performancës Merlin Mann, dhe funksionon mirë me GTD. Mann e aplikoi atë në email, por ju mund t'i trajtoni rastet, dokumentet, shënimet dhe informacione të tjera në të njëjtën mënyrë. Siç sugjeron emri, qëllimi i kësaj teknike është të mbajë bosh kutinë tuaj hyrëse.

Në sistemin origjinal GTD, Inbox-i vazhdoi të grumbullonte një sërë hyrjesh. Ju duhet të merrni kohë për t'i zgjidhur ato dhe është e lehtë të anashkaloni diçka të rëndësishme në një kuti hyrëse të mbushur. Mann rekomandon çmontimin e përmbajtjes sapo të arrijë. Ju hapni një kuti hyrëse dhe vendosni se çfarë të bëni me çdo artikull: fshini, delegoni, përgjigjeni, shtyni ose plotësoni. Mos e mbyllni derisa të keni kryer një nga veprimet e specifikuara me të gjithë elementët.

Përveç kësaj, filtrat automatikë në postë, dosjet inteligjente dhe programet për renditjen e dokumenteve do t'ju ndihmojnë të kurseni kohë.

14. Të freskëta ose të skuqura

Fresh ose Fried përkthehet në "I freskët ose i skuqur". Kjo filozofi u krijua nga "Dominate Your Day With the Fresh or Fried" nga blogerja Stephanie Lee. Sipas saj, kur zgjohesh në mëngjes, truri yt është i “freskët”, por me kalimin e ditës “skuqet”. Kjo do të thotë që ju duhet të përcaktoni kohën e pikut të produktivitetit dhe të keni kohë për të bërë të gjitha gjërat më të rëndësishme në një ditë gjatë kësaj periudhe. Kështu funksionon.

1. Në fund të ditës, kur tashmë jeni të lodhur, merrni 15 minuta për të krijuar një listë detyrash për nesër.
2. Zhvendosni detyrat më të rëndësishme në fillim të ditës, në seksionin Fresh. Gjërat që nuk ju pëlqejnë dërgohen atje - vetë "bretkosat". Ato duhen bërë ndërsa keni ende forcë.
3. Gjërat më pak urgjente, më pak të vështira dhe më të këndshme shkojnë në seksionin Fried - domethënë pasdite, në varësi të orarit tuaj. Ata do të ngarkojnë trurin tuaj më pak.
4. Ndiqni listën tuaj mëngjesin tjetër. Pastaj kompozoni një të re në mbrëmje.

Stephanie rekomandon FoF për njerëzit që zbulojnë çdo natë se janë plotësisht të rraskapitur, por nuk kanë kohë, edhe pse kanë punuar gjithë ditën.

15. Metoda e ajsbergut

Ramita Sethi, autore e librit Unë do të të mësoj të jesh i pasur, përdor këtë metodë për të ruajtur informacionin për më vonë. Ajo funksionon kështu: ju ruani të gjitha emailet, shënimet, artikujt, listat në një vend - për shembull, në një shërbim të marrjes së shënimeve si Evernote ose Notion, ose si dokumente. Më pas shpërndani këto materiale duke përdorur etiketa, dosje dhe kategori - sipas dëshirës.

Rishikoni këtë informacion çdo 4-6 javë dhe merrni parasysh nëse mund të zbatohet në praktikë. Nëse diçka është e padobishme, hidheni ose arkivoni. Kjo ju lejon të krijoni bazën tuaj të njohurive.

16. Autofokus

Autofocus u shpik nga Autofocus Time Management System nga eksperti i performancës Mark Forster. Ky sistem planifikimi është i përshtatshëm për njerëzit krijues që e kanë të vështirë të ndjekin GTD.

Shkruani të gjitha aktivitetet tuaja në një fletore pa asnjë renditje. Pastaj kaloni nëpër listën, zgjidhni ato që duhet të bëhen sa më shpejt të jetë e mundur dhe renditini ato. Kur të zgjidhen detyrat urgjente, vazhdoni me ato që ju pëlqejnë më shumë tani. Nëse nuk keni përfunduar diçka - zhvendoseni në fund të listës, do t'i ktheheni kësaj më vonë. Dhe përsëritni këto hapa ditë pas dite.

17. Matrica Eisenhower

Kjo skemë u krijua nga presidenti amerikan Dwight D. Eisenhower. Matrica ka katër seksione për detyrat: Jo urgjente dhe jo e rëndësishme, Urgjente por jo e rëndësishme, e rëndësishme dhe jourgjente dhe urgjente dhe e rëndësishme. Ndani detyrat tuaja në seksione dhe mund të zbuloni se për çfarë shpenzoni më shumë kohë dhe cilat detyra duhet t'i kushtohet më shumë vëmendje.

18. Metoda 4D

4D u shpik nga Edward Ray, një shkrimtar dhe konsulent motivues. Metoda ka për qëllim të ndihmojë njerëzit që tmerrohen kur shohin listën e tyre të detyrave dhe nuk dinë t'u qasen të gjitha sendeve të grumbulluara.

Ray argumenton se ju duhet të mësoni përmendësh vetëm katër fjalë për shkronjën D, dhe atëherë nuk do të humbisni zemrën para maleve të punës. Këtu ata janë:

• Bëj - Nëse ju është caktuar një detyrë, është më mirë ta bëni atë tani dhe ta kaloni nga lista.
• Delegat - kur nuk mund ose nuk keni kohë për të ekzekutuar diçka, por keni një asistent relativisht të lirë, transferoni detyrën tek ai.
• Fshij - Disa gjëra nuk janë aq të rëndësishme. Hidhni ato duke i hequr përgjithmonë nga lista e detyrave. Nëse ata përpiqen t'ju imponojnë përgjegjësi të panevojshme, mësoni të thoni "jo" me mirësjellje.
• Vonesa - Kur një detyrë është shumë e madhe ose nuk kërkon ekzekutim të menjëhershëm, ajo mund të shtyhet. Por duhet t'i vendosni patjetër afate të qarta, përndryshe ajo do të mbetet peshë e vdekur.

Zgjidhni një detyrë, bëni një veprim 4D me të dhe më pas kaloni te tjetri.

19. Koha

Zakonisht, njerëzit që përpiqen të jenë produktivë mbajnë gjurmët e kohës që shpenzojnë për gjëra të rëndësishme dhe harrojnë plotësisht të marrin në konsideratë periudhat në të cilat bëjnë marrëzi. Ky problem zgjidhet nga teknika "Timing", e cila u shpik nga eksperti në fushën e menaxhimit të kohës Gleb Arkhangelsky. Kjo ju lejon të kuptoni se ku kalon koha juaj, ju mëson të jeni më të vëmendshëm ndaj asaj që po bëni dhe më pak shpërqendrim.

Merrni një fletore dhe shkruani të gjitha veprimet tuaja dhe sa i keni bërë ato, me një saktësi prej 5-10 minutash. Regjistroni momentet e punës, negociatat, takimet, madje edhe kohën e kaluar në YouTube dhe në lojëra. Merrni disa javë për këtë. Pastaj shfletoni fletoren, njihni "kronofagët" tuaj me shikim dhe nxirrni përfundime. Ndoshta ju duhet të shikoni më pak video qesharake, ose të kaloni më pak kohë duke pirë kafe, ose armiku juaj janë telefonatat.

20. Metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss është një guru i produktivitetit i cili doli me metodën e tij me dy rregulla të organizimit të punës. E para është Rregulli 80/20, ose Parimi Pareto, i cili thotë se 80% e punës sonë mund të bëhet në 20% të rasteve. Pjesa e mbetur prej 20% do të marrë 80% të kohës. E dyta është ligji i Parkinsonit: puna mbush gjithë kohën e caktuar për të.

Implikimi i kësaj, thotë Ferriss, është se nuk duhet të punoni më shumë për të bërë gjithçka - ju duhet të përqendroheni më mirë. Ju lejoni të punoni me përkushtim të plotë vetëm 20% të kohës së punës, por ju mund të ribërni të gjitha gjërat vërtet të rëndësishme. Dhe 80% e mbetur mund t'i kushtohet rutinës së thjeshtë, në mënyrë që të përqendroheni në detyrat prioritare dhe të shmangni punën e tepërt.