Një udhëzues fillestar për GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Teknika e menaxhimit të kohës GTD ju ndihmon të organizoni dhe gjurmoni detyrat, të hiqni të gjithë informacionin nga koka juaj dhe të filloni të ndërmerrni veprime.

Çfarë është GTD

Truri ynë gjen lehtësisht ide të reja, por të kujtosh të gjitha është shumë më e vështirë për të. Për shembull, ai kujton se ju duhet të blini dhuratën e ditëlindjes së nënës suaj javën e ardhshme. Në vend që t'ju kujtojë këtë kur kaloni pranë dyqanit të saj të preferuar, truri juaj thjesht do t'ju bëjë të ndiheni sikur duhet të kishit blerë diçka.

GTD (Getting Things Done) është një teknikë që ndihmon në shndërrimin e ideve të paqarta, impulseve, njohurive dhe reflektimeve të natës në veprim. Kur mësoni të mbështeteni në këtë sistem, truri juaj nuk do të mbajë të gjithë informacionin. Kjo do të reduktojë stresin dhe do të keni forcën për aktivitete më produktive.

Si funksionon kjo teknikë

GTD bazohet në një sistem listash me të cilin organizoni gjithçka që ju vjen në mendje. Për ta zbatuar atë në jetën tuaj, ju duhet të regjistroni dhe përpunoni informacionin në hyrje. Përveç kësaj, do t'ju duhet të krijoni lista të tilla: "Në hyrje", "Veprimet e ardhshme", "Lista e pritjes", "Projektet" dhe "Një ditë". Çdo gjë që kërkon vëmendjen tuaj do të shkojë fillimisht në "Inbox" dhe më pas do të shkojë në një nga listat e tjera.

1. Koleksion

Mblidhni të gjitha informacionet që kanë nevojë për vëmendjen tuaj, nga letrat që ju nevojiten për t'iu përgjigjur deri te idetë gjeniale që ju vijnë në mendje gjatë dushit. Pika e grumbullimit mund të jetë një fletore letre, një bashkëngjitje ose një email në të cilin do t'i dërgoni letra vetes.

Kur filluat të përdorni teknikën GTD, përpiquni të çlironi kokën nga të gjitha informacionet e grumbulluara. Shkruani gjithçka që keni nevojë ose dëshironi të bëni, gjithçka që ju ka pushtuar ditët ose javët e fundit, ka ndërhyrë në përqendrimin tuaj ose është kujtuar në momentin e papërshtatshëm.

2. Përpunimi

Merrni parasysh informacionin e grumbulluar. Ky është rregulli kryesor i të gjithë sistemit. Bëjeni këtë rregullisht në mënyrë që të mos grumbulloni shumë prej saj. Për të përpunuar informacionin, bëni vetes një sërë pyetjesh.

• A është e zgjidhshme? Ju po pyesni veten nëse mund të bëhet diçka për ta hequr këtë artikull nga lista. Nëse jo, fshijeni ose zhvendoseni në listën Një ditë. Ruani informacione të dobishme me të cilat nuk keni nevojë të bëni asgjë, si p.sh. një recetë ose një artikull interesant, në një vend të veçantë. Gjërat që dëshironi të bëni në të ardhmen e largët (mësoni japonisht, shkruani një libër), zhvendosini ato në listën "Një ditë" në mënyrë që të mos renditen në "Veprimet e radhës".
• A është e mundur të përfundoni një çështje në një hap? Në GTD, çdo gjë që kërkon më shumë se një hap quhet projekt. Nëse keni shumë detyra të lidhura në kutinë tuaj hyrëse, krijoni një projekt të veçantë për to. Shtoni emrin e tij në listën tuaj të projekteve dhe zgjidhni një veprim për ta shtuar në "Next".
• A do të duhen më shumë se dy minuta? Nëse jo, bëjeni menjëherë. Është më e shpejtë sesa ta shtosh atë në listën e detyrave të radhës ose t'ia delegosh dikujt tjetër. Nëse kërkon më shumë kohë për të përfunduar detyrën, mendoni nëse vetëm ju mund ta bëni atë ose mund t'ia delegoni dikujt.
• A mund t'ia delegoj dikujt? Nëse po, delegojeni. Kur ju duhet të gjurmoni përparimin, zhvendoseni artikullin në "Lista e pritjes". Nëse nuk mund të delegoni një detyrë, shtojeni atë në kalendarin tuaj ose në listën "Next".
• A ka një afat specifik? Nëse po, shtoni këtë në kalendarin tuaj. Mos shkruani gjithçka që dëshironi të bëni brenda një dite. Shkruani vetëm atë që duhet bërë: një vizitë te dentisti, një takim, një fluturim. Nëse nuk ka një afat specifik, zhvendoseni çështjen në hapat e ardhshëm.

3. Organizimi

Renditni gjithçka në vend: në një nga pesë listat, në një dosje me informacione të dobishme për të ardhmen, në kalendarin tuaj ose në plehra.

Shtoni në "Lista e pritjes" çdo rast që ka ngecur për ndonjë arsye. Për shembull, kur nuk mund të vazhdoni derisa të merrni një përgjigje në emailin tuaj, ose kur jeni në pritje të dorëzimit. Mos harroni të përfshini datën pranë çdo artikulli.

Hapat e ardhshëm duhet të kenë detyra që duhet të kryhen sa më shpejt që të jetë e mundur. Formulojini ato si veprime fizike të realizueshme, kështu që do të jetë më e lehtë t'i qaseni biznesit. Për shembull, është më mirë të shkruani "thirrni Lenën dhe rregulloni që ajo të ulet me fëmijën të enjten në mbrëmje" sesa "të organizoni që dikush të ulet me fëmijën", megjithëse në thelb është e njëjta gjë.

Në mënyrë ideale, duhet të shtoni një etiketë konteksti për çdo artikull në "Next". Ai do t'ju tregojë se ku duhet të jeni, me kë, çfarë duhet të merrni me vete. Për shembull, mund të keni etiketa "pazar", "në punë", "me fëmijë", "telefon", "kompjuter". Ju gjithashtu mund të tregoni se sa kohë keni për këtë rast ose çfarë prioriteti ka. Pastaj, nëse është e nevojshme, mund t'i renditni shpejt të gjitha rastet sipas etiketave.

4. Vështrim i përgjithshëm

Sigurohuni që të kontrolloni të gjitha listat një herë në javë. Sa më gjatë t'i lini gjërat në Inbox, aq më e vështirë do të jetë të merreni me to më vonë.

• Një veprim tjetër duhet të përcaktohet për çdo projekt.
• Çdo artikull në "Next" duhet të jetë diçka që dëshironi të bëni në javën e ardhshme. Zhvendosni të gjitha gjërat e panevojshme në listën "Një ditë" ose fshijini ato fare.
• Herë pas here, përpiquni të zhvendosni diçka nga lista "Një ditë" në "Hapat e ardhshëm".

5. Ekzekutimi

Vepro! Nëse e keni organizuar saktë sistemin tuaj, ky do të jetë hapi më i lehtë. Duke përsëritur rregullisht katër hapat e parë, do të jeni plotësisht të sigurt se të gjitha gjërat në listë janë të nevojshme për të bërë përparim dhe për t'iu afruar qëllimeve tuaja.