Si të mos vuani nga afrimi i afateve

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Paradoks: nëse keni frikë se nuk do të arrini ta përfundoni punën në kohë, shkurtoni afatin.

Afatet janë një nga shkaqet më të zakonshme të stresit në vendin e punës, sipas një sondazhi të CareerCast.

Por nëse ndaloni të merrni afate negativisht, do të kurseni shumë nerva. Këtu janë disa truke efektive për t'ju ngritur dhe funksionuar më shpejt.

1. Vendosni data të shumta në vend të një

Ekonomistët Dan Ariely dhe Klaus Wertenbroch kryen kërkime duke u përpjekur të zbulonin se si njerëzit menaxhojnë planifikimin e detyrave të tyre dhe shmangin zvarritjen. Lëndët u ndanë në tre grupe, duke pasur parasysh punën e të gjithëve, të ndarë në tre detyra dhe caktuan afate të ndryshme kohore:

1. Grupi i parë u udhëzua të kryente një detyrë në javë dhe të raportonte përparimin çdo 7 ditë.
2. Grupit të dytë iu dhanë tre javë për të gjitha detyrat.
3. Grupi i tretë vendosi afate sipas gjykimit të tij.

Si rezultat, grupi i parë, i cili u detyrua të raportonte për detyrat në baza javore, bëri një punë shumë më të mirë - njerëzit bënin më pak gabime dhe i respektonin më saktë afatet.

Hulumtimet tregojnë se mënyra më e mirë për të vendosur afatet më realiste dhe më pak stresuese është të ndash projektet e mëdha në detyra më të vogla, me një afat të ndryshëm për secilën.

Për shembull, detyra e "paraqitjes së një projekti te klienti deri më 15 gusht" mund të jetë mjaft stresuese për ju - duket shumë e frikshme. Por opsionet "bëni një skicë deri më 1 korrik", "bëni një plan urbanistik deri më 15 korrik", "krijoni një prototip deri më 31 korrik" duken shumë më të thjeshta dhe më të arritshme - keni afate specifike dhe veprime specifike që duhen ndërmarrë.

Përveç kësaj, planifikimi i barabartë i afateve kohore ju lejon të ndjeni përparim, gjë që ju motivon më tej. Një shembull nga mbretëria e kafshëve: Psikologu Clark Hull hetoi se si minjtë lundrojnë në labirint në kërkim të ushqimit. Ai zbuloi se kafshët që kishin gjetur tashmë një shpërblim bënë më shumë përpjekje për të vazhduar kërkimin. Hull e quajti këtë sjellje hipoteza e gradientit të qëllimit.

Nëse vëzhgoni vizualisht përparimin në punë, atëherë merrni një nxitje shtesë për të mos relaksuar përpjekjet tuaja. E thënë thjesht, ndërsa kaloni gjithnjë e më shumë artikuj ndërsa lëvizni poshtë listës së detyrave tuaja, kjo ju motivon të përfundoni punën më shpejt. Ekziston një numër i madh i menaxherëve të detyrave që ju lejojnë të gjurmoni përparimin - zgjidhni cilindo.

2. Gjeni nivelin tuaj ideal të stresit

Jemi mësuar të mendojmë se stresi është diçka pa mëdyshje e keqe dhe, në mënyrë ideale, duhet shmangur në çdo mënyrë të mundshme. Por nuk është kështu. Në sasi të vogla, stresi mund të na motivojë.

Ligji Yerkes-Dodson, i formuluar nga psikologët Robert Yerkes dhe John Dodson në vitin 1908, thotë se sa më i stresuar mendërisht të jetë një person, aq më me efikasitet ai punon. Por pasi arrin një prag të caktuar të kësaj gjendjeje, produktiviteti bie dhe personi dorëzohet.

Kur jemi të stresuar, adrenalina rritet në trup, e cila na bën më vigjilentë, na mpreh shqisat dhe na jep forcë. Stresi është një lloj dopingu që na jep një nxitje të përkohshme të energjisë fizike dhe mendore.

Si të zgjidhni nivelin tuaj ideal të stresit?

• Projektet komplekse kërkojnë një nivel të ulët tensioni. Ata vetë shkaktojnë eksitim, nuk keni nevojë të mbyteni përtej kësaj.
• Problemet me vështirësi mesatare kërkojnë nivele të moderuara stresi.
• Një nivel i lartë është i shkëlqyeshëm për detyra të thjeshta për t'ju motivuar që ta bëni atë siç duhet.

Vendosni afate të shkurtra për detyra të thjeshta, mos i shtyni për më vonë. Afrimi më afër afatit do të rrisë nivelin tuaj të stresit - do t'ju nxisë.

3. Shkurtoni afatet paraprakisht

Nëse jeni duke luftuar për të përmbushur afatin, por keni probleme motivimi, vendosja e afateve më të shkurtra mund të ndihmojë.

Në një studim të botuar në revistën Consumer Research në 2018, eksperimentuesit u kërkuan shumë njerëzve të plotësonin një anketë. Një grupi iu dha një javë për këtë, i dyti - dy javë.

Gjeni se cili grup e përfundoi sondazhin në kohë? Ai me më pak kohë.

Në një eksperiment tjetër, të njëjtët studiues i dhanë një grupi studentësh një zgjedhje: ose të përfundonin një detyrë më urgjente dhe të merrnin tre çokollata, ose të bënin një punë më pak të djegur dhe të merrnin pesë çokollata si shpërblim. Dhe shumica e studentëve preferuan opsionin e parë, megjithëse shpërblimi atje ishte më i vogël.

Studiuesit arritën në përfundimin se ekziston një i ashtuquajtur efekt urgjence: ne jemi të interesuar të përfundojmë detyrat së shpejti, edhe nëse përfitojmë më pak prej tij. Çështjet urgjente, siç shkruajnë eksperimentuesit, kanë një tërheqje të madhe.

Marrja e një detyre me një afat të gjatë nuk është e lehtë, sepse mendojmë se detyra të tilla janë më të vështira sepse kërkojnë më shumë kohë. Ne priremi të shtyjmë gjërat që i konsiderojmë se kërkojnë kohë, por vendosja e afateve më të shkurtra na motivon ta kryejmë punën sa më shpejt që të jetë e mundur.

4. Ndani qëllimet dhe përparimin tuaj me kolegët

Në vitin 2015, Shoqata Amerikane e Zhvillimit të Talenteve (ATD) kreu një studim dhe zbuloi se nëse raportoni përparimin tuaj në punë tek një person tjetër (shefi, kolegu ose thjesht një mik), shanset tuaja për të përfunduar atë që keni filluar rriten me 65%. Ato gjithashtu rriten me 95% nëse i bëni ekipit raporte të rregullta mbi arritjet tuaja.

Këto gjetje janë në përputhje me hulumtimin e Dan Ariely dhe Klaus Wertenbroch, të cilët i përmendëm më herët. Ata zbuluan se punonjësit të cilëve u caktuan afate nga njerëz të tjerë, i kryenin detyrat më shpejt dhe më me efikasitet sesa ata që planifikonin kohën e tyre.

Lëreni dikë tjetër të vendosë afatet për ju, dhe ju ndiqni ato dhe raportoni për progresin. Nëse nuk keni një lider, gjeni një partner që do t'ju kontrollojë.

5. Bëjeni takimin e afateve një lojë

Në fjalimin e tij në TED, psikologu Mihai Csikszentmihalyi e përshkroi rrjedhën si sekretin e lumturisë. Flow është një gjendje ku je aq i përqendruar dhe i apasionuar pas punës tënde sa as nuk e vëren se si kalon koha.

Kur jemi në një gjendje fluksi (quhet edhe periudha e efikasitetit maksimal kognitiv), edhe aktiviteti i trurit tonë ndryshon. Në korteksin paraballor, përqendrimi i hemoglobinës së oksigjenuar rritet dhe efikasiteti i trurit rritet. Kur jemi të mërzitur, kjo nuk ndodh dhe është më e vështirë për ne të përqendrohemi në detyrën që kemi në dorë.

Prandaj, ia vlen të zbatohet parimi i gamifikimit, veçanërisht për ato raste që ju duken jo interesante. Detyrat e mërzitshme nuk janë të favorshme për të përmbushur afatet. Duke e kthyer punën tuaj në lojë, do ta bëni atë më argëtuese dhe do të rrisni motivimin tuaj për të përfunduar gjithçka në kohë.

Ka shumë mënyra për të gamifikuar detyrat e mërzitshme. Për shembull, ju mund të konkurroni me bashkëmoshatarët tuaj për të zgjuar frymën e eksitimit. Ose instaloni ndonjë aplikacion të specializuar (për shembull, Habitica) që do t'ju japë një arritje për çdo detyrë të përfunduar.

Provoni të gjitha këto metoda dhe afati i afërt nuk do t'ju shkaktojë më panik.