"0 hyrje" - një sistem i qartë për ruajtjen e kutisë hyrëse zero

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Duke lexuar këtë artikull, do të bëheni mbreti i emaileve. Sinqerisht.

Për shumë njerëz, posta elektronike është ende një mjet pune i pakontestueshëm dhe vuajtje e përditshme. Dikush ka shtatë letra hyrëse dhe ai do t'i zgjidhë shpejt ato tani. Dikush ka 46 të ardhur, por do t'i mbledhë edhe në një ditë, se është mësuar me të. Për çdo person, ekziston një prag i caktuar për numrin e emaileve hyrëse në ditë, të cilin ai mund ta përballojë pa vonuar përpunimin të nesërmen dhe, në përputhje me rrethanat, pa krijuar bllokime në kutinë e postës elektronike. Ju mund ta quani këtë prag "natyror".

Nëse ka më shumë email sesa mund të përpunojë një person, atëherë duhet të ndryshoni qasjen tuaj ndaj menaxhimit të emailit. Kjo do të rrisë pragun në vlerën e kërkuar në një rast të veçantë. Keni nevojë të menaxhoni 100 email në ditë? Kjo do të thotë që ju mund të bëni 100, thjesht përdorni metodologjinë e duhur kur punoni me postë. Cila? Le t'ju tregojmë tani.

Treguesi i vetëm që një person mund të trajtojë postën është zero postë hyrëse në fund të ditës së punës. Parimi kryesor i përpunimit kompetent të mesazheve hyrëse është të kuptoni se çfarë lloj letre është para jush. Së pari ju duhet të mësoni se si të klasifikoni qartë shkronjat dhe të dini se çfarë të bëni me secilin lloj.

Të gjitha emailet hyrëse mund të ndahen në shtatë kategori:

1. Nuk duhet të përgjigjesh, nuk duhet të lexosh. Ka dy mënyra për letra të tilla: arkivoni ose fshini. Nëse merrni një buletin tjetër që nuk e keni lexuar kurrë, atëherë bëni një nder vetes - çabonohuni. Një veprim në këmbim të heqjes qafe të dhjetëra emaileve të tillë në të ardhmen. Ne duam të mësojmë se si të përballemi me rrjedhën e letrave brenda një dite? Më pak rrjedhje është më e lehtë për t'u trajtuar. Mos kini frikë të humbisni diçka të rëndësishme. Informacioni vërtet i nevojshëm do t'ju arrijë në një mënyrë tjetër dhe do të shfaqet para jush të paktën edhe një herë.
2. Me skedarë të bashkangjitur. Këto mund të jenë njoftime për nevojën për të paguar për diçka ose informacion për punën aktuale ose të ardhshme. Është e dobishme të krijohen dosje të veçanta për letra të tilla, por pa fanatizëm. Shumë dosje? Thjeshtoni. Për të gjetur diçka që ju nevojitet më vonë, nuk ju nevojiten një mijë dosje, por aftësia për të përdorur funksionet e kërkimit të postuesit.
3. Përgjigjuni sipas dëshirës. Përgjigja duket se është fakultative, por ndonjëherë mirësjellja është e dobishme. Këtu veproni ekskluzivisht sipas situatës.
4. Me një diferencë kohe për njohje. Interesante për të lexuar, por jo e nevojshme. Mundohuni të kategorizoni sa më shumë email që të jetë e mundur në këtë dhe kategorinë e mëparshme. Ky është çelësi për trajtimin efektiv të postës.
5. Më duhet të përgjigjem sot. Gjithçka është e thjeshtë këtu: merrni dhe përgjigjuni ose tani, nëse diçka është shumë urgjente, ose në fund të ditës së punës.
6. Më duhet të përgjigjem, por jo sot. Bukuria e emailit është se nuk është një bisedë apo një telefon. Askush nuk pret dhe nuk duhet të presë një përgjigje të menjëhershme me email, nëse kjo nuk thuhet në kokën e letrës. Nëse një ditë e caktuar është caktuar si afati i fundit për një përgjigje, ose ju vetë e dini dhe kuptoni se sa kohë ju duhet për të dhënë një përgjigje, atëherë vendosni letra të tilla në dosjen përkatëse. Për shembull, "Përgjigju të hënën", "Përgjigju të martën" dhe kështu me radhë. Tani krijoni vetes një listë kontrolli, e cila përmban artikullin "Në mëngjes, përpunoni postën e shtyrë për sot". Ekzistojnë gjithashtu mjete të specializuara automatizimi për qëllime të tilla: për Gmail dhe.
7. Letër e pakuptueshme. Ka letra që janë të vështira për t'u kategorizuar. Mos e mundoni veten me reflektime dhe pajtohuni me veten që të klasifikoni letra të tilla në një nga kategoritë e listuara më sipër.

Bazuar në këtë klasifikim, na duhen dosje për kategoritë 2, 3, 4 dhe 6.

Rregullat për përpunimin efektiv të postës elektronike

• Lini mënjanë 30 minuta në fund të ditës tuaj të punës për ta çuar kutinë tuaj hyrëse në zero. Kjo është më efektive sesa të përpiqesh t'i përgjigjesh menjëherë çdo emaili. Njerëzit nuk kryejnë shumë detyra. Më pak shpërqendrime dhe ndërrime, më shumë efikasitet.
• Çfarë duhet të bëni me emailet urgjente? Vendosni vetes një interval në të cilin kontrolloni kutinë tuaj hyrëse gjatë gjithë ditës. Për shembull, një herë në orë. Kontrolloni kutinë tuaj hyrëse për emaile të rëndësishme urgjente dhe, nëse nuk ka, kthehuni në punë. Mos harroni avantazhin e postës: nuk është një mjet komunikimi i menjëhershëm. Është e mundur që problemi i përmendur në një nga emailet jourgjente të zgjidhet pa pjesëmarrjen tuaj deri në fund të ditës, ose deri në fund të ditës do të merrni më shumë informacion, i cili do t'ju lejojë ta zgjidhni problemin më shpejt. dhe në mënyrë më efikase.
• Sa herë që nuk po kontrolloni postën tuaj, mbajeni postuesin të mbyllur. Çaktivizo njoftimet. Ruani vetes soditjen shpërqendruese të numrit të letrave hyrëse. Tani ju keni një punë tjetër, dhe koha për postë nuk ka ardhur ende. Në momente dyshimi për korrektësinë e kësaj qasjeje, mbani mend: nuk jeni në një termocentral bërthamor, por edhe nëse do të ishit atje, nuk do të ishit gjithsesi informuar për mbinxehjen e reaktorit me email.
• Përdorni dëshirën tuaj për të përfunduar ditën tuaj të punës në kohë për të përshpejtuar përpunimin e postës. Kjo është arsyeja pse rekomandohet çmontimi i kutisë hyrëse në zero në fund të ditës. Keni 30 minuta dhe doni ta kaloni shpejt. Në thelb, rezulton të jetë një lloj loje, por ju gjithashtu mund të gamizoni me qëllim përpunimin e emailit.
• Jini të shkurtër dhe të saktë.
• Jini pozitiv dhe miqësor. Emailet mund të ndërtojnë dhe shkatërrojnë marrëdhënie. Në vend që të zgjidhin çështje vërtet të rëndësishme, njerëzit ndonjëherë rrëshqasin në përpjekje për ta quajtur kundërshtarin një idiot sa më delikate dhe të fshehtë të jetë e mundur, dhe i gjithë teksti bazohet në këtë. Nuk ka asgjë të çuditshme në shprehjen e qëndrimit tuaj pozitiv ndaj adresuesit me një frazë të vogël të këndshme në trupin e letrës. Miqësia juaj do të kthehet tek ju dhe korrespondenca juaj do të bëhet shumë më kuptimplote dhe efektive.
• Ju duhet të grumbulloni shkronjat në rend të kundërt. Dhe vetëm kështu. Duket se është më logjike të fillojmë me letra më të vjetra, por synimi ynë është zero inbox, që do të thotë se deri në fund të ditës së punës do të arrijmë edhe tek letra e parë e marrë. Nëse kënaqeni dhe filloni t'i lini letrat e fundit që keni marrë sot për nesër, atëherë e gjithë teknika pushon së funksionuari. Pse dëshironi të mësoni fare postime të mira nëse nuk ndiqni një rregull themelor? Vazhdoni të punoni si më parë dhe vuani.
• Hapni vetëm letrat që ju nevojiten, duke dërguar pjesën tjetër në arkiv ose për fshirje. Ne i përdorim shumë abonimet për gjëra të panevojshme (një abonim në Lifehacker, përkundrazi, është shumë i nevojshëm) dhe si rezultat marrim më shumë informacion sesa mund të lexojmë. Si të dalloni shkronjat që dëshironi? Ekziston një rregull i thjeshtë, por shumë efektiv: hapni vetëm ato letra që i drejtohen një personi specifik personalisht për ju. Pjesa tjetër - në një nga kategoritë e përshkruara në fillim të artikullit sipas situatës.
• Krijo shabllone. Shpesh, përgjigjet ndaj emaileve janë mjaft standarde, domethënë, ju shkruani të njëjtën gjë. E keni vënë re që e shkruani shpesh këtë frazë? Bëni një shabllon për kopjimin-ngjitjen e shpejtë ose krijoni atë në vetë shërbimin e postës.
• Nëse posta është përpunuar dhe ka ende kohë, atëherë duhet ta përdorni në mënyrë racionale. Shkojmë në kategorinë e shkronjave numër 3, 4 dhe 6 dhe i vendosim gjërat në rregull atje.

Ky tutorial, i cili bazohet në renditjen e saktë, siç mund ta shihni, është një shtesë e shkëlqyeshme për këshillat më të përgjithshme të emailit nga CEO i LinkedIn, Jeff Weiner. Gjithashtu, mos i humbisni 10 këshillat me email të Leo Babautës. Në fakt, ka shumë mënyra shtesë për të përfituar sa më shumë nga emaili juaj. Provoni teknikat që vlejnë për ju, analizoni rezultatet dhe mos harroni të lini në komente këshillat tuaja për të përmirësuar efikasitetin e punës me e-mail.