13 gjëra në korrespondencën e biznesit që thjesht mërzit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Nëse nuk doni të zemëroni personin tjetër, mos e bëni këtë.

1. Mungesa e përshëndetjes

Ju nuk po shkruani një letër biznesi për kënaqësi, keni nevojë për diçka nga adresuesi. Prandaj, është e saktë të fillohet me një akt mirësjelljeje - një përshëndetje. Të bësh pa të është si të hapësh derën e zyrës së dikujt tjetër me këmbën tënde.

Si të mos

Është më mirë kështu

2. Fraza "Ditën e mirë"

Nëse nuk po shkruani një letër biznesi direkt nga vitet 2000, atëherë zgjidhni formulime më moderne. Nuk ka rëndësi që ju nuk mund të parashikoni saktësisht se kur personi tjetër do ta lexojë mesazhin. Opsioni "mirëmëngjes" është më neutrali, por mund të përdorni edhe periudhën kur dërgoni letrën. Dhe lëreni "kohën e mirë të ditës" në forume gjysmë të vdekura nga e kaluara.

Si të mos

Është më mirë kështu

3. Trajtimi i gabimeve

Është e mahnitshme se sa gabime mund të bëhen në një pjesë kaq të shkurtër të tekstit. Së pari, shumë e kanë marrë fjalë për fjalë rregullin e ndarë me presje. Kjo krijon kryevepra si "I dashur Anton Mikhailovich". Një apel nuk është vetëm një emër, por edhe fjalë që varen prej tij.

Së dyti, kontrolloni me kujdes emrin e adresuesit. Mos e quani Alekseev Alexandras, Marin Marias dhe deshifroni inicialet.

Si të mos

Është më mirë kështu

4. Shkurtesat dhe përgjigjet njërrokëshe

Shkrimi i biznesit kërkon që ju të komunikoni me fjali të plota. Kjo qasje ka një përfitim praktik: bashkëbiseduesi nuk ka pse të hamendësojë atë që keni parasysh, sepse ju zbuloni të gjitha nuancat dhe nuk jepni mundësinë për të keqinterpretuar fjalët. Dhe "OK" juaj mund të nënkuptojë çdo gjë. Plus, shkurtimet nuk kursejnë shumë kohë.

Si të mos

Është më mirë kështu

5. Humori dhe metaforat

Një letër biznesi nuk duhet të lërë hapësirë për interpretim. Të gjitha fjalët përdoren në kuptimin e tyre të drejtpërdrejtë dhe nuk nënkuptojnë interpretime të ndryshme. Përndryshe, prisni një raund shtesë korrespondence, në të cilën do të zbuloni se kush çfarë kishte në mendje. Dhe mund të marrë shumë kohë.

Si të mos

Është më mirë kështu

6. Pikëçuditëse

Në tekstet letrare nuk përdoren shpesh pikëçuditëse, sepse ato janë krijuar për të shprehur ndjenja të forta. Një letër biznesi nuk është një platformë për shprehje, edhe nëse vërtet dëshironi t'i shprehni bashkëbiseduesit atë që mendoni për të.

Mund të mos keni parasysh ndonjë gjë të veçantë, por për bashkëbiseduesin, pikëçuditja do të jetë një sinjal se ndoshta po bën diçka të gabuar. Kështu që mbani nën kontroll si shqisat ashtu edhe kombinimin e tasteve Shift + 1. Një pasthirrmë është e përshtatshme vetëm në qarkullim.

Si të mos

Është më mirë kështu

7. Një bollëk burokratësh

Dëshira për t'u shprehur më formalisht shpesh gjeneron ndërtime monstruoze në të cilat është jashtëzakonisht e vështirë të dallosh kuptimin. Mos e teproni me frazat komplekse dhe shkruani më lehtë.

Si të mos

Është më mirë kështu

8. Caps Lock

Nuk ia vlen të theksohen vijat me shkronja të mëdha. Në internet, ajo ende simbolizon bërtitjen. Askujt nuk i pëlqen t'i bërtasin. Për ta bërë të qartë mesazhin, thjesht bëjeni të qartë.

Si të mos

Është më mirë kështu

9. Fraza "Faleminderit paraprakisht"

Faleminderit, sigurisht që nuk mund ta fusësh në xhep, por mirënjohja e hershme e vendos bashkëbiseduesin në një pozitë të vështirë. Një person i sjellshëm do të ndihet i detyruar të përmbushë kërkesën tuaj, edhe nëse e kupton që nuk duhet ta bëjë këtë. Dhe do të mbaheni mend për problemet e hedhura.

Nëse bashkëbiseduesi ende duhet të nxitet, është më mirë të përshkruani se si është e dobishme që ai t'i përgjigjet kërkesës suaj.

Si të mos

Është më mirë kështu

10. Linja e çuditshme e subjektit ose pa subjekt fare

Është e pasigurt të hapësh letra të pakuptueshme, kështu që një mesazh pa subjekt rrezikon të shkojë në postë të padëshiruar. Natyrisht, një person do të zemërohet shumë kur të zbulojë se nën fjalët "Zina, gome" fshihej një dokument i rëndësishëm nga menaxherja e fabrikës së gomave, Zinaida.

Si të mos

Është më mirë kështu

11. Familjariteti

Ju nuk duhet të devijoni nga stili juaj i biznesit, edhe nëse adresuesi është miku juaj më i mirë. Së pari, ai mund t'i duhet t'i dërgojë një letër shefit ose kontraktorëve të tij. Së dyti, letra mund të bjerë në duar të treta rastësisht dhe ta komprometojë atë, dhe në të njëjtën kohë ju.

Së treti, ju duhet të bëni dallimin midis punës dhe personale. Interesat e korporatës jo gjithmonë përkojnë me ato personale. Ia vlen t'i lini vetes hapësirë për manovrim në mënyrë që të ruani marrëdhënie miqësore pa bërë lëshime në negociata.

Si të mos

Është më mirë kështu

12. Mungesa e historikut të korrespondencës

Nëse jeni duke biseduar në mënyrë aktive me dikë, adresuesi është i vetëdijshëm se për çfarë bëhet fjalë biseda dhe mund të kthehet lehtësisht në fillim të dialogut duke rrotulluar timonin e miut. Por kur herë pas here shkëmbeni letra me e-mail, bashkëbiseduesi mund të harrojë se kush jeni dhe çfarë keni nevojë prej tij.

Lehtësojeni personin që ta bëjë këtë: Në një paragraf, kujtojini personit se për çfarë po flasin.

Si të mos

Është më mirë kështu

13. Trajtimi i papërshtatshëm i temave të mesazheve

Shërbimet dhe agjentët e postës ju lejojnë të punoni me temat e mesazheve. Është një mjet vërtet i dobishëm nëse trajtohet siç duhet. Por jo të gjithë kanë sukses.

Ndoshta ju jeni bërë tashmë viktimë e një postimi masiv, pjesëmarrësit e të cilit nuk i përgjigjen drejtpërdrejt autorit, por të gjithëve. Si rezultat, një bisedë jointeresante mbush kutinë tuaj hyrëse dhe ju merrni dënime për ata që nuk mund të gjejnë butonin e duhur. Në të njëjtën kohë, informacioni që nuk është i destinuar për sytë kureshtarë shpesh futet në fushën e informacionit të përgjithshëm.

Medalja ka edhe një anë negative: kur, në një bisedë të rëndësishme, një nga pjesëmarrësit nuk i përgjigjet të gjithëve, por një personi. Dhe marrësi duhet të shpenzojë shumë kohë duke dërguar letra në vend që të bëjë punën e tij.