Leo Babauta: 10 zakonet e mia të postës elektronike

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

© foto

Email-i mund të jetë një mjet i shkëlqyeshëm pune, ose mund të kthehet në një burim të bezdisshëm zvarritjeje, dhe kjo është se si e përdorni vetë. Ka qenë një kohë kur kam bërë kërkesë për falimentim të plotë të emailit tim, dhe tani e kontrolloj 2-3 herë në ditë çdo ditë, por shkon shpejt dhe me efikasitet.

Unë kam zhvilluar disa zakone që më ndihmojnë të punoj në mënyrë shumë efektive me postën time dhe të fokusohem më mirë në punë të tjera të rëndësishme. Dhe për të qenë i sinqertë, kutia ime është më në fund bosh dhe ndihem shumë mirë. Unë do të jap 10 nga zakonet e mia në këtë artikull. Nuk do të thotë aspak se duhet t'i ndjekësh verbërisht, unë thjesht dua të tregoj rrugën time dhe mbi bazën e saj mund të shtrosh rrugën tënde. Pra, këtu janë zakonet që funksionojnë për mua:

Shikoni në postë më rrallë

Unë nuk e mbaj të hapur kutinë time postare gjatë gjithë ditës. Dhe unë e shikoj atë rrallë. Unë arrita në përfundimin se nëse 20-30 letra grumbullohen në kutinë time postare, atëherë bota nuk do të shembet, në të njëjtën kohë, do të jetë e lehtë për mua që të përpunoj shpejt pikërisht këtë shumë. Kujdes! Unë them proces, jo lexo. Unë hap kutinë time hyrëse për të shpërndarë mesazhe në dosje të tjera, jo për t'i lexuar dhe për t'i lënë aty.

Shpërndani në dosje

Unë hap postën time dhe filloj të marr vendime të shpejta: fshij ose arkivoj, lexoj dhe përgjigjem menjëherë (nëse zgjat më pak se 2 minuta) ose arkivoj, dërgoj një përgjigje të shpejtë dhe më pas arkivoj, shtoj në listën time të detyrave për ta bërë këtë më vonë (shënoni me yll dhe më pas arkivoni). Në çdo rast, në inbox nuk duhet lënë asgjë.

Shtoni gjithçka në kalendar menjëherë

Nëse më vjen një letër me një datë që duhet ta mbaj mend, e fut menjëherë në kalendar. Një takim ballë për ballë ose një bisedë në Skype, një stërvitje ose diçka që duhet ta kujtoj vetëm pas një jave - gjithçka dërgohet menjëherë në kalendar. Tani ky është zakoni im më i mirë, është sjellë në automatizëm, dhe falë tij, rrallë harroj diçka.

Përdorni "çelësat e nxehtë"

Unë përdor Gmail, i cili ofron një shumëllojshmëri të shkurtoreve të tastierës për postën time. Në fakt, m'u deshën vetëm disa minuta për t'i mësuar dhe më pas kujtesa e muskujve kujton çelësat.

Këtu janë shkurtoret që përdor:

"Gi" - kthehu në inbox;

"E" - arkiv;

"#" - fshini;

"C" - krijoni një mesazh të ri;

"R" - përgjigje;

"F" - përpara;

"A" - përgjigjuni të gjithëve;

"Gs" - shkoni te shënuara;

"Tab + Return" - kur krijoj një mesazh, atëherë dërgoj menjëherë dhe arkivoj.

Unë përdor gjithashtu cilësimin kur, pas fshirjes ose arkivimit të një mesazhi, shkoj automatikisht te mesazhi tjetër pa u kthyer në kutinë hyrëse, kjo ju lejon të lëvizni shpejt nëpër mesazhe.

Shkruani letra të shkurtra

Përgjigja ime ndaj një letre është zakonisht 1-3 fjali. Rrallëherë shkruaj letra më të gjata se 5 fjali. Dhe duhet të ketë një arsye të mirë për këtë. Nëse vërtet më duhet të shkruaj shumë, do ta bëj më mirë në Google Docs dhe ta ndaj me personin e duhur. Një letër e shkurtër nënkupton një përgjigje të shpejtë nga marrësi, sepse një person nuk duhet të kalojë nëpër xhunglën e elokuencës suaj për të kapur dhe asimiluar informacionin kryesor.

Shtoni shpejt detyra në një listë detyrash

Disa njerëz përdorin kutinë hyrëse si një listë detyrash, por nuk është e përshtatshme për këtë, dhe ja pse:

1. Detyrat që duhen bërë përzihen me shkronja të tjera dhe më pas është e vështirë t'i kapësh nga turma.

2. Historia në letër nuk përmban gjithmonë një udhëzues specifik për veprim, por bazuar në letrën, mund t'i vendosni vetes një detyrë. Kur të jeni gati ta përfundoni, do t'ju duhet ta rilexoni letrën përsëri për të kujtuar se çfarë detyre specifike i keni vënë vetes pasi e keni lexuar.

3. Sa herë që shikoni në postën tuaj për të kapur një detyrë tjetër, ndesheni me mesazhe të reja që ju tërheqin vëmendjen dhe largojnë vëmendjen nga detyrat kryesore, duke ju prishur ritmin e punës.

Një listë e thjeshtë dhe e përshtatshme detyrash është një dokument i rregullt teksti ku mund të shtoni detyra nga emailet me vetëm disa klikime. Dhe gjatë punës, një fletë e tillë do të jetë një mjet më efektiv, sepse nuk keni pse të shikoni në inbox gjatë gjithë kohës.

Ruani vetëm mesazhet e palexuara në inbox

Ky është një truk për përdoruesit e avancuar. Kam hakuar kutinë time hyrëse të Gmail në mënyrë të tillë që nuk mund të ruajë më mesazhe të lexuara. Kjo do të thotë që nëse e hap letrën dhe nuk e hedh në ndonjë dosje tjetër, atëherë ajo thjesht do të zhduket. Kjo më motivon të marr një vendim se çfarë të bëj me këtë letër, menjëherë, ose thjesht do ta humbas atë. Falë këtij parametri specifik, mesazhet e hapura nuk grumbullohen në kutinë time hyrëse, të cilat gradualisht bëhen mbeturina.

Lëreni mënjanë për lexim

Shpesh më dërgojnë lidhje me artikuj. I dërgoj menjëherë në Instapaper për t'i lexuar më vonë. Kjo është arsyeja pse unë përpiqem të kaloj më pak kohë në postë, sepse kam shumë gjëra interesante për të lexuar përveç saj.

Filtro pa mëshirë

Kur në inbox shfaqet një letër që nuk do të doja ta shihja, merrem me të menjëherë. Nuk jam dembel të çabonohem nga lista e postimeve ose të instaloj një filtër në këtë dërgues. Dhe kjo redukton ndjeshëm rrjedhën e emaileve hyrëse. Unë jam i pamëshirshëm për letrat që më bllokojnë kutinë e postës, dhe ky rregull vlen edhe për njerëzit që më shqetësojnë shumë.

Mbyllni postën në fund të përpunimit të letrave

Mesazhe të çmontuara - mbyllni postën dhe mos e hapni për disa orë derisa të ketë përsëri një numër të mjaftueshëm letrash.

Hyrja në disa zakone të mira të postës elektronike është një gjë e mirë. Do të vini re menjëherë se sa më të qetë jeni bërë për të kryer detyra më të rëndësishme, duke hequr qafe kontrollin ndërhyrës të emailit çdo 10 minuta. Koka juaj do të jetë e lirë për mendime të reja sapo kutia juaj hyrëse të jetë e lirë nga emailet e panevojshme. Paç fat!