Si të delegoni siç duhet detyrat e punës

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Urdhrat kategorike, mosvëmendja ndaj interesave të punonjësve dhe mungesa e mirënjohjes nuk janë qasja më efektive për shpërndarjen e detyrave në ekip.

Një udhëheqës i mirë nuk është ai që mban gjithçka mbi supet e tij, por ai që është në gjendje të mbledhë një ekip të fortë efektiv dhe të shpërndajë me kompetencë përgjegjësitë, përfshirë ato të paplanifikuara.

Delegimi, pra delegimi i detyrave nga një punonjës te tjetri, ndihmon në rritjen e nivelit të angazhimit në ekip dhe menaxherët që kanë sukses në këtë, mesatarisht u sjellin kompanive të tyre 33% më shumë të ardhura se të tjerët.

Por thjesht të thuash "bëje këtë" është e gabuar. Një ton urdhërues, një detyrë e planifikuar keq, mungesë shpjegimi - e gjithë kjo mund të shkaktojë refuzim dhe, si rezultat, të përfundojë me rezultatin jo më të mirë.

Ekspertja e Shkollës së Biznesit të Harvardit, Lauren Landry foli për rregullat që do të ndihmojnë në delegimin në mënyrë efektive dhe përmirësimin e performancës.

1. Vlerësoni aftësitë e punonjësve

Ka detyra që nuk mund të delegohen. Për shembull, ato janë pjesë përbërëse e përgjegjësive tuaja. Ose një punonjës tjetër nuk ka njohuri dhe kualifikime për të kryer detyra të tilla. Ose, anasjelltas, ato janë shumë më të thjeshta se ato që ai bën zakonisht. Për shembull, të kërkosh nga një menaxher shitjesh ose auditori që të gjejë një mjeshtër për të riparuar një aparat kafeje zyre, do të ishte, për ta thënë butë, e papërshtatshme.

Në përgjithësi, para se t'i besoni diçka dikujt, duhet të pyesni veten:

• A do ta përballojë një person këtë detyrë? A ka kohë të mjaftueshme apo do të ndërhyjë në përgjegjësitë e tij të tjera?
• A do të ketë punonjësi njohuri dhe aftësi të mjaftueshme? Apo duhet ta përditësoni për aq kohë sa ta keni më të lehtë ta bëni vetë ose të gjeni një specialist tjetër? Le të themi se ju duhet të hartoni një raport mbi punën e ekipit në një projekt, por kolegu të cilit dëshironi t'i besoni këtë nuk e ka bërë kurrë këtë gjë, që do të thotë se biznesi do të ecë ngadalë, me një kërcitje, dhe ju mund të duhet të ribërë gjithçka.
• A do ta ndihmojë kjo detyrë punonjësin të përmirësojë disa aftësi, të fitojë përvojë? Kjo është opsionale, por do të ishte mirë.
• A ka një punonjës që mund ta përballojë atë më mirë?

2. Përpiquni të përshtatni interesat dhe nevojat e të gjithëve

Për shembull, ju duhet të organizoni ndërtimin e ekipit për të gjithë ekipin, por nuk ka asnjë punonjës të veçantë për këtë. Por ka një person që është i fortë në komunikim dhe do të donte të fitonte përvojë në organizimin e ngjarjeve, trajnimeve dhe menaxhimit të personelit. Ju mund t'ia ofroni këtë detyrë atij.

Ose kompania ka mbetur përkohësisht pa një specialist të SMM-së, por është dikush që është i përgatitur mirë në algoritmet e rrjeteve sociale dhe nuk do të kishte problem të provonte dorën e tij në marketing.

Sigurisht, kjo nuk është gjithmonë e mundur. Ka detyra të mërzitshme që askush nuk i pëlqen. Por megjithatë, nuk do të jetë e tepërt të vlerësohet në mënyrë kritike ekipi dhe të mendohet se kush mund të përfitojë nga detyra e re.

3. Vendoseni detyrën saktë

Kur i drejtoheni një punonjësi, shpjegoni pse doni t'ia besoni detyrën atij, si mund të jetë e dobishme për kompaninë dhe për të personalisht. Sigurohuni që të lavdëroni dhe renditni pikat e tij të forta që ndikuan në zgjedhjen tuaj. Behu i sjellshem.

Na tregoni për detyrën në detaje. Keni një objektiv dhe afat kohor të qartë. Jepni të gjitha dokumentet e kërkuara dhe informacione të tjera. Do të jetë shumë mirë nëse të gjitha materialet e nevojshme janë të qarta dhe të strukturuara, në mënyrë që punonjësi të mos ketë nevojë të shpenzojë shumë orë për të kuptuar se çfarë është.

4. Siguroni komunikim normal dhe një atmosferë komode

Lëreni personin të dijë se jeni gjithmonë aty për të ndihmuar, sugjeruar, përgjigjur pyetjeve. Paralajmëroni që nëse për ndonjë arsye ai nuk e përballon ose humbet afatin, ai do të jetë në gjendje të flasë me ju dhe së bashku do të arrini diçka.

Pyetni se çfarë i duhet për të përfunduar detyrën. Ju mund t'ju duhet t'i jepni atij informacion shtesë ose, për shembull, ta lironi atë nga çështjet aktuale.

Është e rëndësishme të qëndroni miqësorë, në mënyrë që punonjësi të mos hezitojë vërtet t'ju kontaktojë nëse diçka nuk shkon.

5. Jini në anën e sigurt

Kur përfundoni një detyrë vetë, ju jeni në kontroll të plotë të situatës. Nëse dikush tjetër merr përsipër punën, mund të ketë një milion probleme që mund të rezultojnë në rezultate të dobëta ose në afate të humbura.

Mendoni paraprakisht se çfarë do të bëni në rast të një zhvillimi të pafavorshëm të ngjarjeve. Jini të përgatitur për të marrë përsipër vetë detyrën ose ta transferoni shpejt atë tek dikush tjetër.

Përpiquni t'i trajtoni këto situata jo si një dështim, por si një përvojë që do t'ju ndihmojë të kuptoni më mirë ekipin tuaj, aftësitë e tij dhe nivelin e organizimit.

6. Jini të durueshëm

Po, ka gjëra që mund t'i bëni më shpejt vetë sesa t'i besoni dikujt dhe më pas të kaloni kohë duke iu përgjigjur pyetjeve dhe duke monitoruar rezultatin.

Është e rëndësishme të mbani mend se nuk jeni një orkestër njerëzore dhe për një punë efektive ju duhet të zhvilloni ekipin tuaj, t'u jepni punonjësve mundësinë për të bërë diçka të re, të bëhen më kompetentë, të mësojnë, përfshirë nga gabimet tuaja.

Kjo do të thotë që ju duhet të jeni të durueshëm nëse dikush bën shumë pyetje ose e përballon një detyrë më ngadalë nga sa prisnit.

7. Jepni dhe kërkoni komente

Kur detyra të përfundojë, sigurohuni që t'i tregoni punonjësit se si e vlerësoni punën e tij: çfarë ju pëlqeu dhe për çfarë jeni gati ta lavdëroni, cilat pika mund të përmirësohen, çfarë duhet bërë për këtë dhe çfarë të kërkoni në e ardhmja.

Jini korrekt. Mos shani, mos ngrini zërin, mos zhvlerësoni apo kritikoni pa arsye. Sigurohuni që të filloni me lavdërime dhe më pas të flisni butësisht për atë që duhet punuar.

Nëse detyra për personin ishte e re dhe e vështirë, pyeteni se si e ka punuar. Çfarë ishte e lehtë dhe çfarë jo, çfarë ishte interesante dhe çfarë nuk i pëlqeu fare, si e vlerëson ai vetë rezultatin, çfarë do të dëshironte të përmirësonte dhe si planifikon ta bëjë atë.

8. Mos harroni të thoni faleminderit

Dhe jo vetëm një me një, por edhe publikisht, veçanërisht nëse detyra nuk ishte e lehtë. Lavdëroni personin para të gjithë ekipit, jepini një ditë pushimi shtesë, shënoni si punonjësin më të mirë, nëse kompania e praktikon këtë.

Gjithashtu, nuk duhet të përvetësoni frytet e punës së dikujt tjetër. Në vend që të thoni "Unë organizova ndërtimin e ekipit" ose "Unë përgatita raportin", është më mirë të theksoni se keni përgatitur gjithçka së bashku dhe kolegu juaj ka ndihmuar shumë. Njerëzit e vlerësojnë njohjen për meritat e tyre, duke i bërë ata më të përfshirë dhe besnikë ndaj kompanisë.